Цифровизация кадровых процедур как суровая реальность нашего времени

Палата адвокатов Нижегородской области

Цифровизация всего и вся идет семимильными шагами. «Цифровизируй это!» и «Все в сеть!» - вот девизы 2020 и текущего 2021 года. А уголек, подкинутый пандемией Covid-19 в топку локомотива «Индустрия 4.0» с ее технологиями искусственного интеллекта, разогнал его до суборбитальной скорости. Перевод кадровых процедур из бумажного в электронный формат - дело решенное; вопрос только когда он произойдет повсеместно и какие будут условия перехода. Закон о тотальной цифровизации кадровых процедур уже внесен в Госдуму.

Исследование этого вопроса позволило выявить неочевидный, на первый взгляд, побочный эффект - резкое сужение возможности человеческого общения на работе, которое может стать критическим для существования самой организации и всего социума.

Рассмотрим возможности и проблемы тотальной цифровизации.

Кадровые процедуры

Кадровая процедура - это термин, который не используется законом, однако является ключевым в теме цифровизации трудовых отношений.

Трудовой кодекс прибегает к слову «оформление», говоря о кадровых процедурах, например «оформление приема на работу» (название ст.68), «общий порядок оформления прекращения трудового договора» (название ст.84.1) [10]. Под оформлением понимается внешний вид, форма чего-нибудь, оформить означает придать чему-нибудь окончательную, установленную или необходимую форму [9]. Оформление в Кодексе означает издание соответствующего приказа и ознакомление с ним работника под подпись.

Оформляются в Кодексе кадровые решения, принятые работодателем, хотя прямо об этом и не говорится. Например, прием на работу (кадровое решение) оформляется приказом (распоряжением) о приеме работника на работу (ч.1 ст.68 Трудового кодекса и Унифицированная форма №Т-1, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 [5]), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ч.1 ст.84.1 Трудового кодекса и Унифицированная форма №Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1).

Термин «кадровые решения» применяется Верховным судом. Так, под кадровыми решениями Пленум Верховного суда понимает подбор, расстановку, увольнение персонала (абз.2 п.10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации») [6].

Законопроект №1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)» [3] определяет электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (электронные документы). Опять-таки речь идет об оформлении кадровых решений в аспекте формы документа, замещении бумажного документа электронным.

Введение нового термина «кадровая процедура» вызвано тем, что диджитализация на сегодняшний день позволяет перевести в электронный формат не только оформление кадровых решений, но и кадровые решения (принимать их без участия человека).

Предлагаем под кадровой процедурой понимать кадровое решение и его оформление.

кадровый цифровизация электронный учет труд

Поколения цифровизации

В лексиконе программистов, разработчиков программного обеспечения для определения стадий жизни или существования продукта используется термин «поколения», который удачно вписывается в задачу описания стадий внедрения цифровых продуктов в трудовые отношения.

Я выделяю 3 стадии, или 3 поколения, цифровизации трудовых отношений. Первое поколение - автоматизация, второе поколение - безбумажное оформление, третье поколение - кадровые процедуры без участия человека.

В рамках первого поколения осуществляется автоматизация ведения кадрового документооборота путем внедрения Систем управления персоналом, то есть цифровых решений по управлению персоналом (HR) и работе с кадрами. Как правило, такие системы являются подсистемами комплексной Автоматизированной системы управления предприятием, но могут быть и самостоятельными программными продуктами. Понятно, что во втором варианте их возможности значительно ниже. На сегодняшний день существует множество Систем управления персоналом, имеющих разный функционал для решения разных задач, требующихся заказчику-работодателю (в источнике [8] представлен список из 53 программных продуктов, обеспечивающих реализацию Системы управления персоналом; к каждой из них имеется описание с расшифровкой возможностей программы).

Наиболее продвинутые программные продукты по управлению персоналом позволяют решать следующие задачи:

- оформление всех необходимых кадровых документов;

- расчет зарплаты, больничных, премий, налогов;

- ведение базы данных сотрудников;

- быстрый поиск информации по сотрудникам и документам;

- настройка календаря напоминаний по работникам;

- архивирование документов;

- отчетности и аналитика;

- импорт и экспорт данных, печать документов;

- ведение кадровой статистики.

Программные продукты первого поколения позволяют в автоматическом режиме заполнять данными конкретного работника все необходимые кадровые документы. Программа «по щелчку мыши» «подтягивает» всю информацию из карточки работника, ранее заполненную сотрудником, в шаблоны трудового договора, приказа о приеме на работу и проч. и выводит их на печать.

Автоматизация кадрового документооборота не является чем-то новым, поскольку программные продукты, позволяющие решать основные из указанных задач, появились на рынке уже в 2004 г. (например, подсистема «Зарплата и Управление персоналом» (ред. 2. 0) для технологической платформы «1С: Предприятие 8.0» запущена в эксплуатацию в декабре 2004 г. [1]). Однако нужно понимать, что их внедрение произошло не на всех предприятиях, поскольку это зависит от усмотрения работодателя, его материальных и организационных возможностей, задач.

Второе поколение цифровизации трудовых отношений разворачивается прямо сейчас. В его рамках обеспечивается электронное (то есть безбумажное) оформление кадровых документов (договоров, приказов, локальных нормативных актов и иных), а факт подписи сторон подтверждается не собственноручной, а электронной подписью.

На основании Федерального закона от 24.04.20 N122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» в период с 1 июля 2020 г. по 15 ноября 2021 г. проводится эксперимент по использованию работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых законом предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. При этом период проведения эксперимента на конкретном предприятии определяется самостоятельно работодателем. Заявления от работодателей на включение в число участников принимались до 30 мая текущего года. На 31.05.2021 в эксперименте участвуют 345 предприятий, учреждений, организаций [4].

Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте является добровольным. Сам работодатель определяет конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент. Ими могут быть любые виды кадровых документов, оформляемых в процессе трудовых отношений, от заявлений, объяснений и извещений до коллективного и трудового договоров.

Кроме компаний - участников эксперимента по кадровому электронному документообороту использовать безбумажное оформление трудовых отношений могут любые работодатели в отношениях с дистанционными работниками (ст.312.3 Трудового кодекса) [10]. Обновленная гл.49.1 Трудового кодекса, позволяющая заключать трудовой договор, иные договоры, осуществлять взаимодействие между работником и работодателем путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи вступила в силу 01.01.2021 [11].

Программные продукты второго поколения позволяют обеспечить «прохождение» документа от его создания до подписания всеми заинтересованными лицами полностью в электронной форме без необходимости их распечатки на бумажном носителе на любом этапе его существования. При этом используются все возможности автоматизации, то есть заполнение документов происходит в автоматическом режиме.

Цифровизация 3.0, используя возможности и решения предыдущего поколения, позволяет обеспечить принятие отдельных кадровых решений без участия человека. На этом этапе ряд кадровых процедур осуществляется с помощью искусственного интеллекта. Несмотря на то, что широкое применение сейчас получают программные решения только предыдущего, второго поколения, некоторые возможности третьего поколения используются уже сегодня. При этом они получили достаточно широкое распространение и не вызывают удивления или недоумения.

Наиболее известным примером можно назвать проведение программным продуктом (онлайн-сервисом, цифровым ботом) отбора кандидатов на вакансию путем оценки резюме и проведения видео- или телефонного собеседования по подготовленному сценарию. Нужно пояснить, что отбор резюме и проведение собеседования осуществляется без участия человека (в качестве примеров можно назвать «Робот Вера» от компании Стафори [7] или Huntica от Агентства Аккорд [14]).

Еще одним примером использования возможностей третьего поколения цифровизации является «цифровой оффер», внедренный X5 Retail Group в марте текущего года. «Цифровой оффер автоматически собирает данные из внутренней CRM-системы подбора, включая все согласования. При изменении в CRM индикатора “Сделано предложение” кандидату отправляется ссылка на лендинг на сайте Х5, на котором соискатель может проставить ответ “принимаю / не принимаю”, а также выбрать дату выхода на работу» [15].

Та же компания X5 Retail Group совместно с Альфа-Банк автоматизировали работу с самозанятыми - курьерами экспресс-доставки. Сервис Альфа-Банка автоматически переводит вознаграждение на карту курьера в любом банке, проверяет статус каждого самозанятого, регистрирует доход в налоговой инспекции [2].

На сегодняшний день не существует технологических ограничений по внедрению технологий цифровизации третьего поколения в практику работы любой организации. Ограничения носят исключительно организационный и экономический характер.

Однако есть и правовые ограничения для подобных технологий. Статья 16 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» запрещает принимать решения, порождающие юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных. Такие решения могут приниматься только при наличии письменного согласия на это субъекта персональных данных или в иных случаях, установленных законом [12]. При этом Трудовой кодекс содержит более жесткие требования для обработки персональных данных и вообще запрещает работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения (п.3 ст.86 Трудового кодекса) [10].

Суровая реальность

Реальность от внедрения решений из любого и каждого поколения цифровизации кадровых процедур оказывается не столь радужной, как это может представляться на первый взгляд. Реальность может приобретать признаки, позволяющие назвать ее суровой. Это проявляется в нескольких моментах, выделим из них три наиболее значимых.

Во-первых, внедрение любого электронного продукта вызывает осознанное и неосознанное сопротивление людей, поскольку требует здесь и сейчас приложить больше усилий для выполнения той же работы. Тот факт, что в дальнейшем эта же работа будет требовать меньше времени и сил, не всегда осознается. Интересно, что успех у людей того или иного новшества предсказать практически невозможно, поскольку на восприятие нововведения самым непредсказуемым образом влияет неисчислимое количество факторов. Эффект бабочки здесь работает в полной мере.

Во-вторых, использование любой автоматизированный системы для взаимодействия между людьми уменьшает пространство свободы выбора. В трудовых отношениях провозглашена свобода договора, действует принцип свободы труда, все условия трудового договора (как обязательные, так и дополнительные) подлежат согласованию сторонами.

В случае заполнения бланка документа, тем более без присутствия второй стороны, никакие условия договора обсуждаться не могут в связи с физической невозможностью этого. Понятно, что при желании переговорный процесс между потенциальными работником и работодателем возможен, однако он существенно, кардинально затруднен. Ситуация, когда работнику дают выбор только из двух вариантов: согласиться или отказаться от предложений работодателя по условиям трудового договора или любых иных соглашений, при любом уровне цифровизации становится единственно возможной.

В-третьих, негативным последствием тотальной цифровизации, пожалуй, самым неприятным, трудно- или вообще нерегулируемым правом является критическое уменьшение возможностей человеческого общения. Гуманистические теории единодушно считают человека социальным существом, которое живет в социуме себе подобных и несет на себе его отпечаток. Общение между людьми, а не просто нахождение среди них, выступает ключевым фактором социализации, проявления социальной сущности человека. Подрывая его, мы ставим под сомнение существование человека как члена трудового коллектива. При этом нужно учитывать, что работа занимает у россиян второе место по временным затратам [13]. Человеку придется найти иные варианты для удовлетворения потребности в общении.

Результаты

Дана периодизация такого явления, как цифровизация кадровых процедур; выявлены три поколения: автоматизация, безбумажное оформление, кадровые процедуры без участия человека. Проанализированы положительные и отрицательные черты цифровизации кадровых процедур.

Заключение

Программные продукты первого поколения позволяют в автоматическом режиме заполнять данными конкретного работника все необходимые кадровые документы. Программа «по щелчку мыши» «подтягивает» всю информацию из карточки работника, ранее заполненную сотрудником, в шаблоны трудового договора, приказа о приеме на работу и проч. и выводит их на печать.

Программные продукты второго поколения позволяют обеспечить «прохождение» документа от его создания до подписания всеми заинтересованными лицами полностью в электронной форме без необходимости их распечатки на бумажном носителе на любом этапе его существования. Используются все возможности автоматизации при заполнении документов.

При переходе в третье поколение с использованием возможностей и решений, предшествующих обеспечивается принятие отдельных кадровых решений без участия человека.