Основы делопроизводства

3. Практическое задание 2

Список литературы

1. Печать. Виды печати. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать. На какие документы ставится печать? Все о печати и ее использовании

Печать - устройство с клише, предназначенное для нанесения оттиска на бумагу. Клише - часть печати, содержащее зеркальное отображение оттиска.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

Виды печати:

- Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону "О государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.2014) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

- Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

- Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

На практике проставление гербовой печати необходимо на многих бухгалтерских и нотариальных документах. К таковым можно отнести:

· письма гарантийного характера на выполнение работ определенного рода либо получение услуг;

· всевозможные поручения (пенсионные, платежные, банковские, платежные);

· разные заявления, связанные с аккредитивами, отказами от акцепта и т.п.;

· доверенности (для осуществления процедуры получения товаро-материальных ценностей).

Основополагающим актом, регулирующим использование такого вида печатей, был и остается ст.№ 4 ФКЗ РФ - "О Государственном гербе РФ", где сказано о том, что: герб государственного уровня РФ должен быть размещен на печатях принадлежащих федеральным органам госвласти, другим государственным органам, организациям и учреждения, а также тем органам, организациям и учреждениям (форм собственности не имеет значения), которые наделены отдельными государственно-властными полномочиями".

На какие документы ставится печать?

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

· для заверения справок;

· на копии документов;

· на выписки из документов;

· учетные документы и др.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Все о печати и ее использовании.

Инструкция может иметь следующие разделы:

- перечень печатей, используемых в организации;

- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа "печать".

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

- название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати;

- разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица "не в единственном экземпляре";

- должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.