Структура и система функционирования процессных ИС

Размещено на http://www.allbest.ru/

министерство НАУКИ И ВЫСШЕГО образования российской федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Г.В. ПЛЕХАНОВА»

КЕМЕРОВСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

Техникум информационных технологий, экономики и права

Реферат

на тему

Структура и система функционирования процессных ИС

Выполнена

Котанкиным К.Л.

Кемерово 2021

СОДЕРЖАНИЕ

информационный бизнес процесс управление

• Введение
• 1.Виды процессов
• 1.1 Сквозные процессы

1.2 Процессы подразделений

1.3 Бизнес-процессы

• 1.3.1 Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса
• 1.4 Вспомогательные процессы

1.5 Процессы управления кадрами

• 2. Преимущества процессного подхода перед функциональным
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

Интегрированные (процессные) информационные системы, выполненные на единой информационной базе и обеспечивающие сквозную связь между всеми элементами ИС. Они поддерживают управление бизнес-процессами.

При процессном подходе происходит управление не отдельными структурными подразделениями предприятия, а сквозными бизнес-процессами.

Процесс - это совокупность видов деятельности, которая по технологии преобразует входы в выходы. Процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, производящих конкретный конечный продукт или услугу.

Функционально-позадачная структура информационной системы отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. В результате имеет место разобщенность отделов, каждый из которых выполняет свою функцию, отвечает за ее выполнение и при этом не заинтересован в общих результатах работы. Каждое подразделение стремиться к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

Информационная система, состоящая из отдельных функциональных подсистем, не в состоянии обеспечить информацией менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии предприятия. Например, сотрудники службы сбыта не могут при оформлении заказа сразу получить информацию о нужном товаре на складе, а производственный отдел - согласовать свою деятельность с финансовым отделом. Отсюда появляются конфликты между работниками бухгалтерии, финансового, планового и других отделов.

Альтернативный взгляд на управление любым экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы, в составе которых находятся все операции, выполнение которых обеспечивает получение законченного продукта. Наличие бизнес-процесса позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP Enterprise Resources Planning - планирование ресурсов предприятия).

1.Виды процессов

информационный бизнес процесс управление

1.1 Сквозные процессы

Выделяют две группы процессов: сквозные: проходящие через несколько подразделений (межфункциональные); процессы подразделений: деятельность ограничена рамками одного подразделения.

Процесс можно считать сквозным (межфункциональным) и стоит выделять как сквозной, если:

- участниками процесса являются сотрудники различных структурных подразделений;

- деятельность в рамках процесса рассматривается на уровне отделов или сотрудников (операционный уровень);

- существует возможность организации контроля оперативной деятельности по процессу и полученных результатов одним руководителем;

- результат процесса важен с точки зрения достижения целей организации в целом (или существенной ее части) либо удовлетворения потребностей внешнего потребителя;

- существует возможность значительного улучшения деятельности за счет оптимизации межфункционального взаимодействия в рамках процесса.

Сквозные процессы рационально определять на операционном уровне, то есть уровне операций, выполняемых конкретными сотрудниками.

Сквозной процесс определяют как целенаправленную последовательность операций, приводящую к заданному конечному результату - выходу процесса. К сквозным процессам относятся в первую очередь бизнес-процессы, непосредственно добавляющие продукции (услуге) ценность.

Часто сквозные процессы выделяют на основе:

- клиентоориентированных цепочек (если каждый клиент потребляет уникальный продукт, создание продуктов ведется параллельно, и при этом процессы слабо пересекаются друг с другом, например торгово-закупочные или проектные организации);

- продуктовых цепочек (если организация производит ряд продуктов, и каждый клиент этой организации потребляет несколько видов продукции).

Многие сквозные процессы, связанные с развитием организации, могут рассматриваться в качестве внутренних проектов организации. Однако если проекты развития повторяются регулярно, причем по одной и той же технологии, их можно рассматривать в качестве сквозных процессов. Кроме того, в каждом хорошо организованном проекте существует набор формализованных процессов.

Деятельность можно назвать сквозным процессом, когда:

- основная цель деятельности - не меняется;

- деятельность регулярно повторяется;

- деятельность выполняется по неизменной технологии;

- состав участников остается практически неизменным.

Примеры сквозных процессов развития: процесс разработки нового изделия или процесс открытия нового магазина (филиала).

1.2 Процессы подразделений

Внутри подразделения может быть выделено несколько процессов, как показано на рисунке 1. Возможна ситуация, когда внутри подразделения будет выделен всего один процесс (Отдел 2 на рис. 1).



Рисунок 1 процессы подразделения

В подразделение поступает информация и материалы, являющие продуктами деятельности других процессов-поставщиков. Они преобразуются процессами подразделения в результаты (выходы), потребляемые внутренними или внешними клиентами.

Внутри подразделения организации может быть выделено несколько процессов (отдел 1), или всего один процесс (отдел 2). Заместители руководителя - начальники отделов, являются владельцами процессов, происходящих в их отделах. Руководитель подразделения, в любом случае отвечает за все процессы подразделения.

Создание продукции в подразделении чаще всего предполагает взаимодействие с другими подразделениями, которые также выполняют определенные процессы, как показано на рисунке 2.

Процесс «Б» подразделения 2 является поставщиком процесса «А». Деятельность внутри каждого подразделения необходимо четко структурировать, определить зоны ответственности, распределить ресурсы и, что очень важно, четко определить порядок взаимодействия подразделений. Такое структурирование деятельности возможно, если в организации существует определенная культура управления, существуют документы, регламентирующие распределение зон ответственности и обязанности руководителей подразделений и исполнителей (положения о подразделениях, должностные инструкции, рабочие инструкции и т.п.) и документы, регламентирующие выполнение отдельных видов работ (функций) (инструкции по видам работ, и спецификации на конечные продукты и промежуточные полуфабрикаты).

Рисунок 2 - взаимодействие процессов подразделений

1.3 Бизнес-процессы

Если процесс увеличивает добавленную стоимость, то он называется бизнес-процессом. Под бизнес процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых увеличивает добавленную стоимость и позволяет получить конечный результат (товар или услугу).

На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя.

Если бизнес-процесс представить цепочкой создания добавленной стоимости, то все они делятся на: основные бизнес-процессы то, ради чего существует предприятие производимый конечный товар или услуга; вспомогательные процессы. Основные бизнес-процессы: это процессы, которые создают.

Бизнес-процессом называют регламентированную, регулярно повторяющуюся последовательность действий одного или ряда сотрудников, благодаря которой достигается нужный результат. Термин ввели в 70-хх гг. ХХ века, когда стали активно использовать информационные системы. Во-первых, после этого усложнилась организация труда людей в учреждениях. Во-вторых, техника не могла работать с абстракциями, и для неё стали продумывать чёткие алгоритмы. Если раньше информацию передавали из уст в уста, всё было просто и понятно, коммуникация позволяла избегать проблем, теперь нужна была строгая регламентация.

Цель БП разработать последовательные мероприятия, которые обеспечат прибыль.

Задачи БП: контроль последовательности операций, обеспечение максимально возможной скорости их выполнения, помощь в поиске дублирующихся или лишних операций и т. д.

Анализируя вышеизложенное, можно понять, из чего состоит бизнес-процесс, а именно:

- вход стартовый ресурс, который нужен для выполнения операций (заявка, сырьё, поставка);

- выход непосредственно результат, это готовый продукт, услуга, информация, документ.

Границы бизнес-процесса это событие или время, которое служит началом и окончанием БП.

Описание бизнес-процесса это пошаговое описание действий работников при выполнении той или иной операции, включая ответственность, порядок принятия решений, порядок взаимодействия с другими сотрудниками. Проще всего рассмотреть описание бизнес-процессов в компании на примере продаж.

Так, один продавец в разных случаях (в зависимости от продаваемого им товара, стоящего перед ним покупателя, настроения, наконец) будет продавать по-разному. Соответственно, компания в разных случаях будет получать разный результат.

Но если чётко прописать процесс продажи, то, независимо от внутренних и внешних факторов, продавец будет действовать по регламенту, что с большей вероятностью обеспечит продажи.

Не стоит путать бизнес-процесс с технологическим процессом. В последнем случае всё происходит без участия человека, например, с привлечением программы или автоматической системы. Более того, основное отличие заключается в том, что в технологическом процессе на выходе всегда будет конкретный результат, то есть если это производство, то на выходе получается продукт с конкретными параметрами. Брак продукции не является исключением из правил, поскольку является нарушением технологического процесса.

В бизнес-процессе результат на выходе может отличаться даже без нарушения самого процесса. Это объясняется тем, что в самом алгоритме закладываются разные условия, при которых нужно выполнять те или иные действия.

Например: если покупатель приходит за определённым товаром, продавец просто совершает продажу; если покупатель не может определиться и выбирает товары, либо у него есть возражения, продавец по ситуации подсказывает, какой товар лучше решит проблему покупателя, или обрабатывает его возражения и после этого также совершает продажу.

Бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. Каждый бизнес-процесс характеризуется определенным во времени началом и концом, интерфейсом с другими параметрами, последовательностью выполнения бизнес-операций, а также владельцем бизнес-процесса, то есть лицом, которое несет ответственность за его выполнение.

На рис. 2 представлена структура информационной системы, ориентированной на обслуживание бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, первый из которых содержит пять, а второй шесть бизнес-операций. Их расшифровка выполнена с помощью стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющие соответствующую операцию. Например, бизнес-процесс 1 состоит из следующих бизнес-операций:

БО-11 Разработка технологического процесса и оснастки для изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 1 в производственном отделе;

БО-12 Составление плана производства и плана-графика изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход в организации функциональной части ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления.

Рисунок 2 - Схема информационного обслуживания бизнесс-процессов.

Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны - непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой - руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.

1.3.1 Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

При выборе методологии описания бизнес-процессов и инструментария необходимо опираться на цели бизнеса:

ARIS комплект программных обеспечений, который, прежде всего, создавался для описания алгоритмов и последовательности действий (другие задачи тоже можно решать, но это не так просто). Объединяет более 80 моделей. Без опыта в них сложно разобраться.

CA ERwin Data Modeler программа с хорошо реализованной возможностью описания взаимосвязанных моделей. Дополнительные задачи (построение дерева свойств, например) усложнены либо отсутствуют.

BPMN 2.0 одна из лучших систем для описания бизнес-процессов, она гибкая, функциональная и простая, к тому же позволяет увидеть все взаимодействия сотрудников (а это как раз огромная проблема в БП).

1.4 Вспомогательные процессы

Вспомогательные процессы не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, но без них невозможно получение добавленной стоимости. Как правило, это управленческая деятельность. Вспомогательные БП способствуют выполнению основных. Для ТЭЦ таким процессом будет ремонт оборудования на производстве.

Примеры вспомогательных процессов:

- Процессы маркетинга

- Процессы продаж

- Процессы работы с сотрудниками

- Процессы учета (бухгалтерского, налогового, управленческого)

- Процессы закупки

- Производственные процессы

- Складские процессы

- Логистические процессы

- Процессы IT-сопровождения

- Административно-хозяйственные процессы

Все эти процессы клиент не готов оплачивать, потому что они ему не нужны, а нужны лишь самому предприятию. Однако без них оно существовать не способно.

Например, бухгалтерия есть в каждой компании, однако она не создаёт никакой ценности для клиента. Тем не менее, услуги бухгалтеров потребуются для того, чтобы предприятие могло нормально работать и производить свои основные ценности.

Критерием выделения вспомогательного процесса может являться использование результатов этого процесса многими подразделениями и процессами. Вспомогательные процессы не являются в организации менее важными и второстепенными. И при этом надо помнить, что разделение на основные и вспомогательные тоже может быть достаточно условным.

Типовыми вспомогательными процессами являются: бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

1.5Процессы управления кадрами

Процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Эта группа бизнес-процессов необходима для принятия и реализации управленческих решений, а также для управления ресурсами компании. Эти процессы менее очевидны чем основные и вспомогательные.

Выделение в качестве объектов описания процессов управления требует измерения их эффективности и результативности. Но для большинства организаций (до 300-500 сотрудников) выделение таких процессов будет нецелесообразным и большинство таких процессов будут выступать в роли вспомогательных.

2. Преимущества процессного подхода перед функциональным

В рамках функционального подхода учитывается организационная структура управления, деятельность компании сводится к набору функций, которые выполняются теми или иными отделениями. Сложности заключаются в том, что при выполнении функций отделения концентрируют внимание на выполнении своих целей. С одной стороны, между целями разных отделений могут быть противоречия, с другой в таких условиях могут неправильно пониматься главные операционные функции, а это повлечёт за собой снижение результативности работы. К тому же при таком подходе не будет нацеленности на итоговый результат, а это приводит к увеличению расходов и может стать причиной потери клиентов и т. д.

Процессный подход учитывает не организационную структуру и функции отделений, а деятельность руководства и команды, которую можно представить как последовательность операций, обеспечивающих нужный результат. То есть сама компания в таком случае это комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, включающих функции разных отделений.

Иными словами, функциональный подход демонстрирует возможности организации, определяя, что надо делать, а процессный подход описывает технологию достижения нужных целей, давая ответ на вопрос: «Как надо делать?»

Основное преимущество процессного подхода в более высокой результативности работы компании, которая достигается за счёт:

- клиентоориентированности;

- передачи оперативного управления в руки наёмных менеджеров, благодаря чему руководство может заняться продумыванием стратегии развития;

- постановки понятных целей и задач (всем ясно, что требуемые показатели нужны для получения конечного результата);

- разработки описаний бизнес-процессов с чёткой последовательностью действий для сотрудников, что исключает риск ошибок;

- обоснованности ресурсов (видно, для чего расходуются средства).

К тому же процессный подход даёт возможность бизнесу расширяться за счёт открытия новых площадок согласно схеме: если в одной организации БП чётко налажены, можно создать филиал с такими же подразделениями, обязанностями сотрудников и аналогичным образом выстроить в нём БП. Неудивительно, что в таких условиях можно постоянно совершенствовать свою работу.

Заключение

Наибольший эффект от использования информационной системы можно получить, напрямую связывая задачи ее внедрения с применением процессного подхода, то есть выполняя процессное внедрение.

Предприятие приступило к процессу внедрения системы, располагая всеми необходимыми знаниями в следующих областях:

- формализованное описание ситуации, в которой предприятие находилось до внедрения;

- формализованное описание целевой ситуации, формирующейся в результате внедрения;

- обоснованный объем финансовых ресурсов, необходимых для приобретения лицензий программного обеспечения;

- обоснованный объем трудозатрат, необходимый для осуществления всего проекта; сроки проведения этих работ;

- обоснованный объем финансовых ресурсов, которые необходимо затратить на привлечение внешних консультантов;

- обоснованный объем внутренних трудовых ресурсов, занятых в рамках проекта.

Все перечисленное позволило разработать детальный план внедрения информационной системы и оптимизировать ресурсы, необходимые для перехода предприятия к процессно-ориентированному характеру деятельности.

Список использованных источников

1. Процессно-ориентированная организационная структура [Электронный ресурс] -URL: https://blog.iteam.ru/protsessno-orientirovannaya-organizatsionnaya-struktura/#i-2

2. Структура и схема функционирования процессных информационных систем [Электронный ресурс] -URL: https://mydocx.ru/6-78750.html

3. Внедрение информационной системы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия [Электронный ресурс] -URL: https://sapr.ru/article/7199

4. Процессы подразделений [Электронный ресурс] - URL: https://studopedia.ru/11_44299_protsessi-podrazdeleniy-vnutrifunktsionalnie-protsessi.html

5. Классификация процессов по структуре [Электронный ресурс] -URL: https://studopedia.ru/8_58299_klassifikatsiya-protsessov-po-strukture.html

6. Описание бизнес-процессов [Электронный ресурс] - URL: https://bbooster.online/stati/opisanie-biznes-protsessov.html

7. Классификация бизнес-процессов организации [Электронный ресурс] -URL:https://www.antonpiskun.pro/klassifikacziya-biznes-proczessov-organizaczii/#Vspomogatelnye_biznes-processy

Размещено на Allbest.ru