Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство науки и высшего образования

Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

«Южно-Уральский государственный университет (национальный исследовательский университет)»

Высшая школа экономики и управления

Кафедра «Прикладная экономика»

Контрольная работа

по дисциплине «Документирование хозяйственной деятельности»

Критический анализ организационно-распорядительных документов

М.С. Метуева,

студент группы ЗЭУ-568

Челябинск, 2020

Аннотация

Метуева М.С. Критический анализ организационно-распорядительных документов. - Челябинск: ЮУрГУ, ЗЭУ-568, 2020. - 19 с., 9 ил., библиогр. список -15 наим.

Объект исследования - документация.

Предмет исследования - правильность оформления организационно-распорядительных документов.

Цель работы - провести критический анализ организационно-распорядительных документов.

В работе приведен критический анализ организационно-правовой, распорядительной, информационно-справочной, кадровой документации. По результатам анализа каждого документа сформулированы замечания и пути их устранения.



Оглавление

• 1. Организационно-правовой документ
• 2. Распорядительный документ
• 3. Информационно-справочный документ
• 4. Документ по личному составу
• Заключение
• Библиографический список


Введение

документация делопроизводство распорядительный кадровый

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу на предприятии ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты.

Исходя из определения делопроизводства можно установить, что объект анализа - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия.

Предмет анализа - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия согласно требованиям ГОСТа.

Цель критического анализа: в овладении основами правильного оформления документов через критический анализ организационно-распорядительных документов и надлежащей организации документооборота в учреждении, согласно требованиям ГОСТа механическим и электронным способами.

1. Организационно-правовой документ

Организационно-правовые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

В данной главе проведен анализ такого организационно-правового документа, как Устав.

Устав - свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Рисунок 1. Титульный лист документа



Рисунок 2. Второй лист документа

Согласно П. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа».

Исправленный документ будет выглядеть так:



Рисунок 3. Исправленный организационно-правовой документ

2. Распорядительный документ

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются:

- при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений;

- при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

- при введении новых стандартов;

- при изменении графика работы предприятия и т.д.

2) по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

- при назначении работников на должность;

- при освобождении от должности;

- при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях;

- при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т.д.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

- название вида документа (ПРИКАЗ);

- дата (датой приказа является дата его подписания);

- порядковый номер приказа;

- место издания приказа;

- индекс документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись руководителя;

- отметка о согласовании;

- фамилия и телефон исполнителя.

Рисунок 4. Оригинал распорядительного документа

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

В данном примере отсутствует распорядительная часть слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Исправленный документ будет выглядеть так:

Рисунок 5. Исправленный распорядительный документ



3. Информационно-справочный документ

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-либо решений или подготовки распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относят акт, докладную записку, заключение, заявление, объяснительную записку и др.

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и со-держащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести…», «прошу предоставить отпуск…» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем.

Рисунок 6. Оригинал заявления на отпуск

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

В данном документе отсутствуют реквизиты №11 - регистрационный номер документа и №06 - наименование структурного подразделения. Исправленный информационно-справочный документ будет выглядеть так:

Рисунок 7. Исправленный информационно-справочный документ

4. Документ по личному составу

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

В данной работе проводится анализ трудового договора. Это документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятия (работодатель) и работник.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

Приказы по личному составу издаются по вопросам приема на работу, перемещения по службе, увольнения, предоставления отпусков, применения мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.д.

Приказ по личному составу оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия, фамилия и инициалы работника, должность, дата вступления в силу данного пункта приказа.

В любом приказе по личному составу должна быть ссылка на документ, на основании которого он издан.



Рисунок 8. Оригинал приказа о приеме на работу

Согласно унифицированным формам, приказ о приеме на работу должен содержать следующие реквизиты:

- код предприятия;

- код приказа;

- название предприятия (наименование структурного подразделения);

- должность;

- фамилию, имя, отчество;

- табельный номер работника;

- условия приема: на неполный рабочий день, с испытательным сроком и так далее;

- срок действия трудового договора;

- длительность испытательного срока, если он установлен;

- характер предстоящей работы, например, по совместительству.

В случае, если с сотрудником подписан бессрочный договор, соответствующие графы унифицированной формы не заполняют.

Приказ, подписанный руководителем предприятия и руководителем кадровой службы, становится основанием для внесения записи о трудоустройстве в трудовую книжку.

В рассматриваемом документе отсутствует основание приема на работу - дата и номер трудового договора. Отсутствует виза принимаемого работника.

Исправленный документ будет выглядеть так:

Рисунок 9. Исправленный документ о приеме на работу

Заключение

В данной работе были рассмотрены и использованы в качестве примеров организационно-распорядительные документы основных групп:

- организационно-правовые документы (Устав);

- распорядительные документы (приказ);

- информационно-справочные документы (Заявление);

- и документы личного состава (приказ о приеме на работу).

Проведен критический анализ документации согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. В документах были выявлены и исправлены ошибки.

В заключении хочется добавить, что правильное оформление организационно-распорядительной документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.



Библиографический список

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. - М.: Стандартинформ, 2017.

2. Приказ Росстата от 06.04.2012 №107 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений» 81/2014

3. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практич. Пособие / В.И. Андреева, - 10-е изд. - М.: Управление персоналом, 2005. - 123 с.

4. Демин, Ю.М. Секретарское дело: универсальный справочник / Ю.М. Демин. - М.: Директ-Медиа, 2014. - 321 с.

5. Бородина, В.В. Документирование в бухгалтерском учете: учебное пособие /В.В. Бородина. - М.: Форум, 2008. - 303 c.

6. Касьянова, Г.Ю. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Г.Ю. Касьянова. - 13-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2012. - 799 с.

7. Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе / Ш.А. Янкович. - М.: Юнити-Дана, 2012. - 160 с.

8. Добсон, Э. Как писать деловые письма. Практическое руководство для всех / Э. Добсон - М: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 44 с.

9. Савельев, Д.А. Информационное право и электронное государство /Д.А. Савельев. - СПб: НИУ ИТМО, 2012. - 71 с.

10. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

11. Галахов, В.В. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - 479 с.

12. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. - М.: Инфра - М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2010. - 302 с.

13. Кузнецов, И.Н. Деловое общение: учебное пособие для бакалавров / И.Н. Кузнецов. - М.: Феникс, 2014. - 335 с.

14. Смирнова, Е.П. Делопроизводство для секретаря. / Е.П. Смирнова. - М.: Омега-Л, 2010. - 152 с.

15. Щур, Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству / Д.Л. Щур

Размещено на Allbest.ru