Особливості застосування key performance indicators в умовах формування механізмів кадрової безпеки органів державної влади

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості застосування key performance indicators в умовах формування механізмів кадрової безпеки органів державної влади

В. Я. Карковська

orcid.org/0000-0003-0178-4137кандидат економічних наук, доцент, доцент кафедри адміністративного та фінансового менеджменту Національного університету «Львівська політехніка»

У статті розглянуто актуальну тему особливості застосування keyperformanceindicatorsв умовах формування механізмів кадрової безпеки органів державної влади. Реалізація механізму кадрового забезпечення органів державної влади входить у зону відповідальності вищої управлінської ланки, тоді як її реалізація залежить від зусиль кожного службовця. Відсутність конкретних завдань і відповідної системи оцінки призводить до того, що виконавці не координують свої дії із цілями органів державної влади і не мають можливості орієнтуватися у стратегічних пріоритетах. Встановлено, що одним з інструментів, що дозволяють керівництву під час ухвалення управлінських рішень оперувати досить повною інформацією, є ключові показники ефективності діяльності. Keyperformanceindicatorsможуть характеризувати як загальні моменти, рівноцінні для всіх службовців органів державної влади, так і специфічні норми праці і поведінки, характерні для конкретного робочого місця або конкретної посади. Запропоновано Класифікацію ключових показників ефективності keyperformanceindicatorsв умовах формування механізмів кадрової безпеки органів державної влади. Ця класифікація характеризується такими категоріями: критерій класифікації, групи показників, призначення показників, приклади показників ефективності. Розглянуто застосування системи keyperformanceindicatorsз позиції оцінки ефективності. Її можна розглянути із двох позицій: процесу підбору службовців; роботи працівників, в обов'язки яких входять процедури приймання службовців на службу (конкурсна комісія). Подано переваги та недоліки keyperformanceindicatorsяк інструменту управління. Ключові показники ефективності як інструмент управління дозволяють: чітко формулювати цілі, висловлювати ї'х кількісно; транслювати цілі на всі рівні управління; вести моніторинг результатів; своєчасно діагностувати складні ситуації, що потребують управлінського втручання; своєчасно коригувати цілі, тим самим оптимізувати плани; делегувати повноваження; оцінювати рівень управління; мотивувати державних службовців; об'єктивно оцінювати ефективність діяльності службовців. Універсальність зазначеної системи дозволяє з однаковим успіхом використовувати її в організаціях будь-якої форми власності та будь-якого напряму діяльності незалежно від чисельності державних службовців. Однак на шляху її впровадження можуть виникнути труднощі.

Ключові слова: ключові показники ефективності, механізми кадрової безпеки органів державної влади, класифікація, державні службовці, оцінювання.

Karkovska V. Features of the application of key performance indicators in the conditions of formation of staff authorities mechanisms of state authorities

The article deals with the actual topic of the peculiarity of the use of key performance indicators in the conditions of formation of mechanisms of personnel security of public authorities. Implementation of the mechanism of staffing of state authorities is within the area of responsibility of the senior management, while its implementation depends on the efforts of each employee. The lack of specific tasks and an appropriate evaluation system lead to the fact that contractors do not coordinate with the goals of public authorities and do not have the opportunity to be guided in strategic priorities. It is established that one of the tools that allow management to make fairly complete information when making management decisions is the key performance indicators. Key performance indicators can characterize both general aspects that are equal for all public servants, as well as specific norms of work and behavior specific to a particular workplace or position. The classification of key performance indicators of the key performance indicators in terms of formation of mechanisms of personnel security of public authorities is proposed. This classification is characterized by the following categories: classification criterion, groups of indicators, assignment of indicators, examples of performance indicators. The application of the key performance indicators system from the point of view of performance appraisal can be considered from two positions, namely: the recruitment process; the work of employees who are responsible for the procedures for hiring employees (commission). The advantages and disadvantages of key performance indicators as a management tool are presented. Key performance indicators as a management tool allow you to: clearly formulate goals, express them quantitatively; translate goals to all levels of management; monitor the results; timely diagnose complex situations requiring managerial intervention; adjust goals in a timely manner, thereby optimizing plans; delegate authority; to evaluate the level of management; motivate civil servants; objectively evaluate the effectiveness of employees. The versatility of the key performance indicators system makes it equally possible to use it in organizations of any form of ownership and any line of business, regardless of the number of civil servants. However, there are a number of difficulties in implementing it.

Key words: key performance indicators, mechanisms of personnel security of public authorities, classification, civil servants, evaluation.

Постановка проблеми

Реалізація механізмів кадрової безпеки органів державної влади входить у зону відповідальності вищої управлінської ланки, тоді як її реалізація залежить від зусиль кожного службовця. Відсутність конкретних завдань і відповідної системи оцінки призводить до того, що виконавці не координують свої дії із цілями органів державноївлади і не мають можливості орієнтуватися у стратегічних пріоритетах. Одним з інструментів, що дозволяють керівництву під час ухвалення управлінських рішень оперувати досить повною інформацією, є ключові показники ефективності діяльності. державна влада безпека кадровий

Ключові показники ефективності (keyperformanceindicators(далі - КРІ)) - показники, за якими оцінюється ефективність дій, процесів і функцій управління відповідно до досягнення поставлених цілей. КРІ - набір основних параметрів, які використовуються керівництвом для відстеження та діагностики результатів діяльності органів державної влади та подальшого ухвалення на їх основі управлінських рішень. Показники повинні відображати всю найбільш важливу інформацію для управління органів державної влади або управління результатами діяльності службовця, водночас фокусувати увагу на найбільш критичних моментах [7].

КРІ можуть характеризувати як загальні моменти, рівноцінні для всіх службовців органів державної влади, так і специфічні норми праці і поведінки, характерні для конкретного робочого місця або конкретної посади. У першому разі показники оцінки визначають приналежність службовця до конкретної організаційно-соціальної системі, у другому - відповідність службовця професійним вимогам.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Натепер у науково-практичній літературі не відстежується однодумність у поглядах авторів щодо сутності, призначення та методик формування КРІ [1; 3; 2; 5]. Також немає одностайності щодо поглядів на типологію даних показників, що істотно ускладнює їх використання як інструменту оцінки ефективності діяльності системи управління персоналом на різних етапах розвитку організації.

На основі аналізу різних підходів до типології КРІ можна запропонувати таку їх класифікацію (табл. 1) [7; 6; 4].

КРІ допомагають оцінити низку областей сфери управління персоналом державної служби. Вимірні області, де вже давно застосовуються КРІ, - це плинність кадрів, прогули, показники задоволеності персоналу, мікроклімату в колективі і низка інших. Сьогодні НР-служби багатьох органів державної владишукають можливість застосування КРІ в таких сферах, як корпоративна культура, лояльність службовців, інтерес до роботи, процес передачі знань тощо.

Найчастіше вони належать до загальних адміністративних обов'язків НР-фахівців, а також до функцій підбору державних службовців. Досить рідко трапляються КРІ, пов'язані з навчанням, мотивацією. Водночас застосовуються кілька кількісних КРІ, за якими оцінюється діяльність НР-служби у сфері набору та звільнення персоналу, навчання, переміщення талантів, кадрових витрат [1].

Таблиця 1

Класифікація ключових показників ефективності №Х в умовах формування механізмів кадрової безпеки (МКБ) органів державної влади

Мета статті полягає в дослідженні системи КРІ з позиції її використання органами державної влади.

Виклад основного матеріалу

Розглянемо застосування системи КРІ з позиції оцінки ефективності. Її можна розглянути із двох позицій: процесу підбору службовців; роботи працівників, в обов'язки яких входять процедури приймання службовців на службу (конкурсна комісія).

Стосовно процесу підбору персоналу можна виділити такі етапи розроблення КРІ.

Етап І - виділяють складові частини даного процесу і класифікують їх.

Етап II - визначають критично важливі чинники і виділяють показники, які будуть оцінюватись.

Етап III - послідовно порівнюють змінні одну з одною таким чином, щоб виявити їхню залежність.

Етап IV - конструюють формули для виконання вимірювань.

Для оцінки встановлюють два рівні основних показників ефективності - базовий (мінімально необхідний) і випереджаючий (бажаний). Такий спосіб постановки завдань в поєднанні з відповідно вибуду- ваною системою оплати праці (відносно невеликі виплати за досягнення базового рівня і суттєві премії за досягнення випереджальних значень) ефективно стимулює державних службовців і організацію загалом на досягнення максимального результату.

Інструментами управління на практиці виступають традиційні системи регулярної наскрізної оцінки й отримання зворотного зв'язку, а саме системи щотижневої звітності та щомісячних співбесід зі службовцями про досягнуті результати КРІ [1; 3].

Під час оцінювання підсумкових результатів діяльності підрозділу (службовця) беруться до уваги пріоритетність показників (їхні вагові коефіцієнти) і ступінь виконання плану [4]. Проводиться розрахунок ефективності діяльності за результатами звітного періоду за кожним оціночним листом.

Оцінка службовця здійснюється безпосереднім керівником органів державної влади. Крім формальної процедури розрахунку балів, важливо провести співбесіду, щоб виявити причини успіху або невдач, визначити можливість здійснення планів, проаналізувати ризики, щоб урахувати їх у майбутньому. Оціночна співбесіда водночас стає підбиттям підсумків попереднього звітного періоду, а також розстановкою пріоритетів і плануванням чисельних значень показників на наступний.

Переваги та недоліки КРІ як інструменту управління. Ключові показники ефективності як інструмент управління дозволяють:

- чітко формулювати цілі, висловлювати їх кількісно;

- транслювати цілі на всі рівні управління («дерево показників і нормативів» стає інструментом узгодження стратегічного й операційного планів);

- вести моніторинг результатів (оцінювати ступінь досягнення цілей);

- своєчасно діагностувати складні ситуації, що вимагають управлінського втручання (показники як індикатори проблем);

- своєчасно коригувати цілі, тим самим оптимізувати плани (великий розрив між нормативними і фактичними значеннями свідчить про помилки у плануванні);

- делегувати повноваження (рівень деталізації показників виявляє ступінь передачі функцій і відповідальності), що особливо важливо у великих структурах;

- зіставляти однорідні процеси, що протікають в різних умовах, що дає можливість порівнювати підрозділи один з одним;

- оцінювати рівень управління, ефективність підрозділів і виявляти найбільш слабкі напрями роботи;

- мотивувати державних службовців на досягнення результатів;

- об'єктивно оцінювати ефективність діяльності службовців.

Висновки і пропозиції

Універсальність системи КРІ дозволяє з однаковим успіхом використовувати її в організаціях будь-якої форми власності та будь-якого напряму діяльності незалежно від чисельності державних службовців. Однак на шляху її впровадження можуть виникнути труднощі, а саме:

- трудомісткість і порівняльна тривалість розробки і впровадження системи КРІ. В органів державної влади має бути необхідна інформаційна підтримка, упроваджена або готова до впровадження автоматизована система обліку (ERP або інші системи). Обслуговування системи може вимагати виділення спеціально навчених фахівців або навіть підрозділи зі складу служби з управління персоналом;

- необхідність перебудови системи управлінського обліку для отримання валідної інформації про виконання встановлених стандартів;

- наявність в органів державної влади інших систем оцінки персоналу нарівні із КРІ. Наприклад, якщо зберігається автоматична виплата річного бонуса, то існує можливість опору з боку персоналу, який звик отримувати фіксовану премію за виконання повсякденних обов'язків;

- КРІ можуть перетворитися на немо- тивуючий чинник. Складність виміру якісних показників збільшує суб'єктивність оцінки. У такому разі низька оцінка роботи службовця буде для керівника сигналом, що його кваліфікація не відповідає посаді, а для службовця - що його працю не цінують і пора підшукувати нове місце роботи;

- занадто велика кількість КРІ ускладнює процес контролю за результатами роботи. Для оцінки діяльності рядового службовця доцільно використовувати від двох до п'яти показників, а число завдань керівника може досягати 7 - щоб уникнути «згладжування» їхньої значущості та деконцентрації зусиль на їх досягнення. Інакше службовці будуть ігнорувати низку показників, які незначно впливають на розмір премій;

- цільові значення показників недосяжні або, навпаки, легкодоступні. Наприклад, виконання поставленої мети може бути ускладнене відсутністю в органів державної влади необхідної інформаційної бази;

- зайва деталізація КРІ, націлених на вузьку ділянку роботи без урахування загальної стратегії;

- визначення КРІ за функціями, які не контролюються службовцем;

- надмірний акцент на використання КРІ або занадто велика вага показника можуть призвести до навмисного спотворення інформації службовцем в гонитві за премією.

Список використаної літератури:

1. Беков Х. Методология и практика формирования системы оценки управленческого персонала :дис. ... экон. наук: 08.00.05. Москва, 2002. 319 с.

2. Державнакадрова політика в Україні: стан, проблеми та перспективи розвитку : наукова доповідь / за заг. ред. Ю. Ковбасюка, К. Ващенка, Ю. Сурміна. Київ : НАДУ, 2012. 72 с.

3. Мосора Л. Відкритість як критерій оцінки якості функціонування державної служби. Young.2018. Вип. 53.1.

4. Зелінський С. KPI- на службу державній службі. Актуальні проблеми державного управління. 2013. № 2. С. 163-167.

5. Вимір ефективності в системі управління державними фінансами: світовий досвід та імплементація в Україні / Г. Котіна та ін. 2018.

6. Саєнко І. Використання КРІ для оцінювання діяльності підприємства. Актуальні проблеми та перспективи розвитку маркетингового управління. Київський національний універститет технологій та дизайну. Київ, 2017.

7. Лойко І. Аналіз сучасних методів оцінювання персоналу. Збірник наукових праць Української державної академії залізничного транспорту. 2014. № 146. С. 129-135.

Размещено на Allbest.ru