Моделирование управления затратами в гостиничном бизнесе

Аннотации

In a global sense, simulation is the primary method of research in all fields of knowledge, as well it's a scientifically based method for estimating the characteristics of complex systems, that are used for management decision-making. During the implementing the modern concept of business stimulation it has been developed diverse and complex tool that allows us to study various aspects of the enterprise, but in the field of management there is still a lack of a systematic approach. This article is an attempt to build a model for the problem of cost management of hotels and similar means accommodation.

В широком смысле моделирование - это основной метод исследования во всех областях знаний, а также научно обоснованный метод оценки характеристик сложных систем, используемых для принятия управленческих решений. При реализации современной концепции бизнес-моделирования сложился разнообразный и сложный инструментарий, который позволяет изучать различные аспекты деятельности предприятий, однако в области менеджмента до сих пор отсутствует системный подход. В статье предпринята попытка построения модели применительно к задаче управления затратами гостиниц и аналогичных средств размещения.

Key words: cost management, model, registration and analysis system, hotels and similar means of accommodation

Ключевые слова: управление затратами, модель, учетно-аналитическая система, гостиницы и аналогичные средства размещения.

В теории оптимального регулирования существует модель управления произвольным объектом, которая включает:

- модель наблюдателя;

- модель объекта управления;

- модель регулятора;

- критерий оптимизации.

С.В. Сухов трансформировал данную систему применительно к задаче управления предприятием, и набор элементов модели управления стал включатьв себя: 1) модель учетно-аналитической системы; 2) модель функционирования предприятия; 3) модель организационно-распорядительной системы; 4) целевую функцию управления [9].

Развивая указанные положения, представляется возможным исследовать модель учетно-аналитической системы применительно к задаче управления затратами гостиниц и аналогичных средств размещения.

С учетом специфики гостиничного бизнеса, по нашему мнению, целью разработки модели учетно-аналитической системы (МУАС) является формализация алгоритма анализа и оценки состояния гостиницы. На базе МУАС разрабатывается система управленческой информации, позволяющей осуществлять ее сбор, организацию, обработку и представление, необходимой для принятия управленческих решений, в т.ч. на основе данной системы происходит формирование внутренней отчетности, бланков учета, анкет, способов выбора и расчета контрольно-аналитических показателей и т.д. (рис. 1). управленческий решение модель

Рис. 1. Механизм функционирования учетно-аналитической системы

Применительно к гостиницам и аналогичным средствам размещения учетно-аналитическая система функционирует во внешней и внутренней среде.

Во внутренней среде инструментом сбора информации о затратах являются первичные документы. В первичных документах содержится информация, которая может быть сгруппировано относительно элементов затрат (табл. 1)

Таблица 1

ГРУППИРОВКА ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ О ЗАТРАТАХ

Во внешней среде также образуется информация о затратах, примером может служить информация об изменении тарифов энергосберегающих организаций, организаций поставщиков товаров и услуг (химчистка, прачечная и т.д.).

Не менее важную роль в формировании информации о затратах для целей управления затратами гостиницы и аналогичных средств размещения играет нормирование. Так, в целях реализации функции управления затратами, в частности планирования, менеджменту коллективных средств размещения необходимо использовать систему норм и нормативов.

По масштабам применения нормативной базы, М.И. Трубочкина выделяет [11]:

- нормы и нормативы, установленные на основе государственных стандартов и требований;

- нормы и нормативы, рекомендованные к установлению на отраслевом уровне;

- предметные, пооперационные и др. нормы, разрабатываемые непосредственно гостиницей.

Кроме этого, в нормативной базе можно выделить следующие разделы:

- нормы использования трудовых ресурсов;

- нормы запасов и расходования товарно-материальных ценностей;

- нормы использования основных фондов;

- нормы и нормативы организации оказания услуг;

- нормы и нормативы использования финансовых ресурсов.

Так, расходы на материально-техническое обеспечение гостиниц занимают существенную долю в общей сумме затрат на их содержание, поэтому приобретение постельного белья является объективной и постоянной необходимостью для гостиницы. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности [5] постельные принадлежности не являются основными средствами независимо от их стоимости и срока службы. В то же время согласно постановлению о единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов [6] утверждены нормы амортизации на постельное белье в размере 25%. Для целей налогового учета гостиницы, обязаны применять нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" [7]. Поэтому менеджмент гостиниц должен придерживаться четкой позиции в отношении отнесения постельных принадлежностей к определенной группе активов и применения норм амортизации с обязательным закреплением в учетной политике.

Другим примером подходов к нормированию могут служить нормы запасов и расходования товарно-материальных ценностей. Так, Центром муниципальной экономики и права при участии ряда организаций гостиничного хозяйства разработаны Рекомендации по нормированию материальных ресурсов на содержание гостиниц [3], включающие нормы расхода материалов и обеспеченности уборочным инвентарем на работы по содержанию гостиниц. Рекомендации предназначены для определения потребности в материальных ресурсах, на основании которых рассчитываются материальные затраты в себестоимости услуг гостиниц. Указанные нормы носят рекомендательный характер, что позволяет гостинцам вносить в них корректировки с учетом свои потребностей и специфики.

Собранная информация заносится в различные регистры, которыми могут служить как промежуточные формы накопительных и группировочных ведомостей, так и формы налоговой, бухгалтерской (финансовой) отчетности и статистического наблюдения. Так, основными формами статистического наблюдения являются формы 1-КСР и 1-КСР (краткая), которые представляют собой систему количественных и качественных показателей, характеризующих работу гостиниц и аналогичных средств размещения за определенный период времени (год и квартал) [4]. В данных формах документов информация о затратах отражается в разрезе элементов затрат в специальном разделе 9 "Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности" по строкам 125--138.

На наш взгляд, обработка информации о затратах должна осуществляться не только по видам затрат, элементам и статьям калькуляции, но и для целей менеджмента по центрам ответственности и более детально по центрам затрат.

Таким образом, основополагающее место в учетно-аналитической системе гостиниц и аналогичных средств размещения занимает выделение центров затрат. Концепция центров ответственности была разработана американским ученым экономистом Д. Хиггинсом и рассматривает методологию учета и ответственности руководителей разного уровня за финансовые результаты своей деятельности. Центры ответственности по Д. Хиггенсу, - это психологическая, бихевиористическая трактовка учета, направленная на организацию и подведение итогов деятельности администраторов разного уровня, подчиненности и принятия решений [10].

Я.В. Соколов связывает функционирование центров ответственности с местами возникновения затрат [8].

Наиболее распространены следующие типы центров ответственности: 1) за затраты отвечает центр затрат; 2) за выручку - центр продаж; 3) центр прибыли контролирует затраты и выручку; 4) центр инвестиций отвечает за затраты, выручку и инвестиции [13].

Несмотря на то, что центры ответственности исследовались многими отечественными и зарубежными учеными, до настоящего времени не существует модели центров ответственности с учетом специфики деятельности предприятий гостиничного бизнеса. Основная работа в данном направлении была проведена российскими исследователями В.И. Ткачем и О.Н. Гончаренко. По их мнению, один из путей возникновения затрат, доходов, результатов и возложения финансовой ответственности на конкретных работников состоит в создании системы центров: инвестиций, затрат, прибыли, инноваций, "ноу-хау", "хай-тэк", сегментов деятельности, изделий [10].

Наиболее многочисленной группой центров являются центры затрат, к которым относятся внутренние подразделения или отделы, в отношении которых могут быть идентифицированы сметные и фактические расходы [12]. Выделив затраты, присущие каждому из подразделений, менеджменту гостиниц легче принимать корректирующие решения. Так, руководитель службы обслуживания гостиницы, должен следить не только за нормами расхода материалов, установленными в гостинице, но и нормативной трудоемкостью производимых работниками работ. Руководитель центра затрат, прежде всего, отвечает за минимизацию затрат, а его деятельность может оцениваться путем сопоставления нормативных и фактических затрат гостиницы. Здесь хотелось бы обратить внимание на следующую проблему: не все затраты могут быть регулируемыми в формируемых центрах затрат. Возможны ситуации, когда менеджменту гостиницы нельзя влиять на величину затрат такого центра, и он принимает ее как заданную величину. Примером такого центра затрат может служить медпункт гостиницы.

Таким образом, под центрами затрат понимаются сферы гостиницы, в которых конкретизируются затраты на обслуживание тех или иных функций, реализуемых гостиницей.

Существует мнение, что для более четкого управления затратами гостиниц и аналогичных средств размещения, необходимо различать центры затрат и центры убытков [1]. Так, центры убытков представляют собой сферы гостиницы, которые не сбалансированы соответствующими доходами. Цель менеджмента гостинцы состоит в минимизации их количества.

В отличие от центра убытков, центры затрат важны с точки зрения поддержания операционной деятельности и всего бизнеса гостиницы, так как без затрат нельзя произвести продукт и, соответственно, получить доход. Выделяют следующие ключевые центры затрат гостиниц и аналогичных средств размещения:

- эксплуатация зданий и помещений гостиницы;

- поставка товаров;

- персонал гостиницы;

- маркетинг и продажи.

В зависимости от целей стоящих перед каждым центром затрат гостиницы можно выявить основные инструменты минимизации затрат (табл. 2).

Таблица 2

ИНСТРУМЕНТЫ МИНИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ ГОСТИНИЦ И АНАЛОГИЧНЫХ СРЕДСТВ РАЗМЕЩЕНИЯ ПО ЦЕНТРАМ ЗАТРАТ

Эффективность функционирования центров затрат во многом зависит от содержания отчетов по центрам затрат. Основными принципами этой отчетности являются: включение в отчет только контролируемых расходов; укрупнение показателей отчетности по центрам по мере восхождения от низшего уровня управления к высшему; отчетность должна содержать информацию и об отклонениях, позволяющую реализовать принцип управления по отклонениям.

Представление информации зависит от вида пользователей данной информацией. Здесь необходимо выделить два важных момента: основное влияние на данную информацию оказывают не только внешние и внутренние пользователи, но также пользователи, имеющие прямой финансовый интерес и не имеющие финансового интереса.

Внутренние пользователи - это не только собственники, высший управленческий персонал, но и руководители, и специалисты подразделений гостиницы, менеджеры различных звеньев управления, поэтому состав внутренних пользователей определяется в зависимости от его функций и уровня занимаемой должности. К примеру, собственников и высшее руководство гостиницы, в первую очередь, интересуют общий объем затрат и рентабельность гостиницы. Для менеджеров среднего звена наибольший интерес представляет информация о сумме и норме затрат, себестоимости и рентабельности отдельных видов услуг и т.п.

Перечислим основные критерии при определении состава информации для каждого внешнего пользователя гостиницы: ее соответствие действительным данным; отсутствие существенных ошибок и искажений; стоимость информации; необходимость соблюдения коммерческой тайны.

Внешние пользователи информации с прямым финансовым интересом (инвесторы, кредиторы, банки, поставщики, подрядчики и т.д.) пользуются, как правило, информацией, предоставляемой гостиницами в финансовой (бухгалтерской) отчетности, и по ее данным преследуют следующие цели: 1) получение представления об объемах, структуре и составе имущества гостиницы и аналогичного средства размещения, величине и состоянии ее обязательств; 2) выявление основных тенденций изменения эффективности деятельности, платежеспособности, затратоемкости услуг, финансовой устойчивости и т.д.

Внешние пользователи информации с косвенным финансовым интересом - налоговые органы, органы статистики, аудиторские фирмы, органы планирования экономики, фондовые биржи, научные консультанты и другие пользователи [2].

Таким образом, в учетно-аналитической системе создается основа для последующего описания состояния гостиниц и аналогичных средств размещения как объектов управления.

Литература

1. Иванов В.В., Волков А.Б. Антикризисный менеджмент в гостиничном бизнесе. М.: ИНФРА-М, 2010.

2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник. М.: Проспект, 2009.

3. Рекомендации по нормированию материальных ресурсов на содержание гостиниц, разработаны Центром муниципальной экономики и права. М., 2006.

4. Приказ Федеральной службы государственной статистики от 26 августа 2008 года № 205 "Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации статистического наблюдения за деятельностью, осуществляемой в сфере услуг, на 2009 год".

5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказ Минфина России от 29 июля 1998 года № 34-н.

6. Постановление Совмина СССР от 22 октября 1990 года № 1072 "О Единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР".

7. Постановление Правительства РФ от 1 января 2002 года № 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".

8. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996.

9. Сухов С.В. Модель управления предприятием.//Менеджмент в России и за рубежом. 2002. № 6.

10. Ткач В.И., Гончаренко О.Н. Управленческий учет на предприятиях сферы услуг: учебное пособие. М.: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: Издательский центр "МарТ", 2004.

11. Трубочкина М.И. Управление затратами предприятия. ИНФРА-М, 2006.

12. Уолл Н., Маркузе Я., Лайнз Д., Мартин Б. Экономика и бизнес. А-Я: Словарь-справочник//пер. с англ. К.С. Ткаченко. М.: ФАИР-ПРЕСС, 1999.

13. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект// Пер. с англ. Под ред. Я.В. Соколова. М.: Финансы и статистика, 1995.

14. Чудновский А.Д., Жукова М.А. Менеджмент в туризме и гостиничном хозяйстве. М.: Кнорус, 2006.

Размещено на Allbest.ru