Проблеми і перспективи застосовування системи електронного документообігу "АСКОД"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблеми і перспективи застосовування системи електронного документообігу «АСКОД»

Т.О. Банторіна, здобувач вищої освіти

У статі розглянуто перспективи застосування системи електронного документообігу «АСКОД» в органах місцевого самоврядування в Україні. Виявлено проблеми, які негативно позначаються на функціонуванні цієї сфери системи електронного документообігу.

Ключові слова: електронний документообіг, система електронного документообігу «АСКОД», органи місцевого самоврядування.

Постановка проблеми

З настанням ери активного використання комп'ютерних технологій, як елемента спрощення багатьох процесів, було необхідне подальше розширення використання електронних систем. Таке розширення дозволило пришвидшити процедури не тільки на великих підприємствах, а і в органах місцевого самоврядування. В той час як електронний документообіг на момент 90-х років досить активно застосовувався в країнах Європи, в України таке поняття стало відомо у 2000-х роках. Для подальшого стабільного розвитку та руху на одному рівні з іншими розвиненими країнами потрібне програмне забезпечення, яке б виконувало функції збору, обробки, збереження та контролю усієї документації, на основі якої, в подальшому, буде відбуватися побудова проектних дій установ та організацій. На даний момент, найрозповсюдженішою системою такого рівня в Україні є «АСКОД».

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Сучасне значення електронного документообігу викликає значний науковий інтерес. Особливості, проблеми та перспективи впровадження електронного документообігу в органах місцевого самоврядування викладено в наукових працях таких сучасних вчених, як І. Двойленко, В. Корнута, В. Писаренко та інші [2].

Постановка завдання. Дослідити проблеми і перспективи застосовування системи електронного документообігу «АСКОД».

Викладення основного матеріалу дослідженя

Згідно зі статтею 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документообіг здійснюється завдяки використанню систем електронного документообігу. Система електронного документообігу (далі - СЕД) - це організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функції для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та інші [2].

Система електронного документообігу АСКОД призначена для автоматизації процесів діловодства, службового, господарського та управлінського документообігу, для організації колективної роботи над документами з використанням без паперових технологій та для забезпечення електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП). Сучасна версія системи електронного документообігу АСКОД™ функціонує на платформі системи управління базами даних ORACLE [3].

Oracle Database (Oracle) - об'єктно-реляційна система керування базами даних від Oracle Corporation [1]. Система електронного документообігу АСКОД™ застосовується тривалий час у багатьох державних установах та органах місцевого самоврядування, а також в банківських установах, промислових, енергетичних та комунальних підприємствах.

На даний час на основі системи електронного документообігу АСКОД™ виконується декілька проектів з електронного урядування, а саме: створення та впровадження систем електронного документообігу, систем електронної взаємодії структурних підрозділів державних підприємств та установ, автоматизованих систем центрів надання адміністративних послуг та інші проекти.

Система АСКОД підтримує обмін даними і документами з системою електронної взаємодії центральних органів виконавчої влади. Система АСКОД забезпечує можливість формування переліку публічної інформації (даних та електронних копій документів) для публікації на WEB-сайтах.

Також система АСКОД має у своєму складі функціонал - АРМ Керівника, який надає можливість керівникам підприємства (установи) підписувати документи електронним цифровим підписом, здійснювати розгляд документів, приймати рішення щодо їх виконання (накладати резолюцію, формулювати доручення та завдання) та здійснювати контроль за їх виконанням. АРМ Керівника може функціонувати як на настільних персональних комп'ютерах так і на мобільних планшетних засобах (на базі операційних систем Windows, iOS та Android). АСКОД відповідно підтримує технології Workflow надає засоби автоматизації документообігу різноманітних ділових процесів, включаючи:

розробку маршрутів (схем бізнес-процесів);

контроль виконання;

розсилання повідомлень засобами самої системи, електронної пошти, SMS-повідомлень, тощо;

можливість виконання автоматичних операцій системою електронного документообігу та/або іншими системами при досягненні певного кроку (етапу) маршруту або стану документу.

Система АСКОД дозволяє впровадити технологію централізованого

документообігу для підприємств (установ) з територіально-розподіленою

організаційною структурою та забезпечує повноцінну роботу територіально-віддалених користувачів системи через WEB-доступ. WEB-інтерфейс системи АСКОД дозволяє територіально віддаленим та мобільним користувачам отримати доступ до центральної бази даних системи для виконання всіх необхідних дій в процесах документообігу, у тому числі ведення власного локального документообігу, відповідно до наданих прав і повноважень. Робота користувачів в системі системи АСКОД через WEB-доступ може здійснюватися шляхом застосовування браузерів: Mozilla FireFox 3.5+, Google Chrome 5+, Internet Explorer 8+, Safari 5+, Opera 12.0. Система АСКОД має програмний інтерфейс (API) для інтеграції з іншими програмними додатками, а також підтримує можливість експорту (імпорту) даних в інші формати (наприклад, XML, MS Office).

На серверах центральному офісу підприємства (установи) встановлюється програмне забезпечення та база даних системи електронного документообігу АСКОД. Користувачі системи АСКОД в територіально-віддалених підрозділах та мобільні користувачі можуть працювати в системі АСКОД через WEB-доступ або шляхом застосування планшетних засобів.

WEB-додаток системи АСКОД забезпечує повноцінну автоматизацію процесів документообігу територіально-віддалених підрозділів. Застосування WEB-додатку системи АСКОД не потребує встановлення на робочих місцях користувачів додаткового програмного забезпечення, достатньо забезпечити доступ до центральних серверів через канали Інтернет або інші телекомунікаційні мережі. [3].

Недолікам системи АСКОД є відсутність централізованого сховища документів та користувацьких нагадувань, а також не повна реалізація електронного цифрового підпису в усіх працівників органів місцевого самоврядування та інтеграції з іншим програмним забезпеченням.

Вирішити проблему з електронним цифровим підписом можна, завдяки створенню внутрішнього центру сертифікації, тоді кожен працівник органу місцевого самоврядування матиме власний цифровий підпис. Важливим є також створення централізованого сховища документів, оскільки це значно полегшить процедури пошуку та зберігання документів. Окрім цього необхідно вдосконалити процеси інтеграції СЕД з іншим програмним забезпеченням, що зробить її більш дієвою [2].

Висновок

Отже, враховуючи сучасний розвиток інформаційних технологій та розвитку економічних процесів на державному рівні, слід зазначити про необхідність вдосконалення системи електронного документообігу АСКОД. Покращення недоліків системи, може значно спростити користування продуктом та нормалізувати виконання проектів електронного врядування.

електронний документообіг самоврядування

Інформаційні джерела

Вікіпедія -- вільна енциклопедія. Oracle Database. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://uk.wikipedia.org/wiki/Oracle Database.

Хом'як І. Порівняльний аналіз систем електронного документообігу в органах місцевого самоврядування України. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://naub.oa.edu.ua/2015/ порівняльний-аналіз-систем-електрон/.

Центр комп'ютерних технологій “ІнфоПлюс”. Стислий опис системи електронного документообігу АСКОД [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.docflow.ua/products/ackod.pdf.

Размещено на Allbest.ru