Система электронного документооборота DirectumRX

Размещено на http://www.allbest.ru/

Российский университет транспорта (МИИТ)

Институт экономики и финансов

Кафедра «Информационные системы цифровой экономики»

ОТЧЕТ

По теме «Система электронного документооборота DirectumRX»

Дисциплина: «Управление электронным документооборотом»

Выполнила: Белозерова Е.И. гр. ЭББ-413

Проверила: ст.преп. Дмитриева Т.М.

г. Москва, 2019

Введение

Система электронного документооборота (СЭД) -- это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из вариантов применения BPM системы.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании -- как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).

С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Рассмотрим СЭД DiretumRX.

DiretumRX

DIRECTUM - система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), на базе возможностей которой строится полноценная система электронного документооборота и инфраструктура эффективного взаимодействия сотрудников предприятия от уровня топ-менеджмента до конечных исполнителей.

DIRECTUM полностью соответствует концепции ECM согласно модели, разработанной ассоциацией по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции:

- Ввода и преобразования документов;

- Управления совместной работой;

- Долговременного хранения документов;

- Обеспечения их целостности;

- Доставки информации.

Архитектура системы включает мощную ECM-платформу, которая обеспечивает высокую масштабируемость и гибкость решений, территориально распределенную работу, интеграцию с корпоративным ИТ-окружением, интерфейсы доступа к системе. Готовые модули и технические решения закрывают прикладные задачи по управлению и согласованию документов, работе с совещаниями, договорами, ведению делопроизводства и т.д. Специфические задачи бизнеса реализуются в широком наборе готовых бизнес-решений. Каждое из них включает техническое решение, услуги бизнес-консалтинга и обучения, методики внедрения и просчет конечного эффекта.

Заказчик сам определяет состав системы DIRECTUM, получая возможность внедрять и развивать СЭД как с помощью компании DIRECTUM, так и силами собственных ИТ-специалистов.

Начнем знакомится с системой.

Общие справочники

Откроем раздел общие справочники и просмотрим справочник страны.

рис 1 Справочник страны

Добавим в справочник страны новую страну, Австралия.

рис 2 Добавляем Австралию

Откроем справочник валюты и просмотрим его.

рис 3 Справочник валюты

Так как в справочник валюты нельзя добавить новую валюту, то закроем его, и откроем новый справочник регионы.

рис 4 Справочник регионы

В справочник регионы тоже нельзя добавить новый, поэтому перейдем к следующему справочнику. Откроем справочник населённые пункты.

рис 5 Справочник населенные пункты

В этот справочник нельзя добавить новый населенный пункт.

Контрагенты

Переходим к следующему разделу Контрагенты и добавим организацию.

рис 6 сведения о организации

Заполняем сведения организации и сохраняем. наша организация отобразилась в списке на рис.7

рис 7 Список организаций

Перейдем в раздел контрагенты банки.

рис 8 Список банков

Перейдем в следующий раздел контакты и создадим новый.

рис 9 Новый контакт

Новый контакт добавится в общий список.

рис 10 Список контактов

После добавления контактов перейдем в следующий раздел контрагентов, персоны. Создадим новую запись в разделе персоны.

рис 11 Добавление новой записи

Новая запись появится в списке персоны контрагенты.

рис 12 персоны

Перейдем в раздел банки и добавим новую запись с новым банком.

рис 13 заполнение формы для нового банка

Новый банк добавлен.

рис 14 Список банков

Совещания

Перейдем в раздел совещаний и создадим новую запись.

рис 15 Создание совещания

Новое совещание отразится в реестре совещаний (подраздел совещания).

рис 16 Реестр совещаний

Администрирование

Перейдем в раздел администрирование, подраздел роли.

рис 17 Список ролей

Перейдем в следующий раздел пользователи.

Здесь представлен список всех пользователей, имеющих доступ к системе.

рис 18 Список пользователей

Переходим в раздел группы и просмотрим все группы. Например, группа администраторы состоит из адмистраторов по разным проектам.

рис 19 Группы

Переходим в раздел учетные записи. Здесь представлены все учетные записи, под которым можно зайти в систему.

рис 20 Учетные записи

Переходим в раздел замещения.

Все замещения, добавленные на данный момент.

рис 21 Список замещений

электронный документооборот справочник

Просмотрим фоновые процессы

рис 22 Фоновые процессы

Документооборот

Просмотрим виды документов

рис 23 Виды документов

Создадим свой документ.

Создадим накладную. Состояние действующее.

рис 24 Новый документ.

Просмотрим группы документов

рис 25 Виды документов

Просмотрим группу документов.

Например, группа документов на поставку комплектующих.

рис 26 Карточка документа

Просмотрим подраздел право подписи

Здесь представлены все лица, имеющие право на подпись документов.



рис 27 Право подписи

Переходим в раздел право назначения прав



рис 28 Правила назначения прав

В этом разделе нет записей

Просмотрим шаблоны документов

рис 29 Шаблоны документов

Переходим в раздел типы связей.

рис 30 Типы связей

В этом разделе можно только просмотреть карточку записи, поэтому перейдем в следующий раздел.

Договоры

Начнем с создания договора.

рис 31 Создание договора

Создали расходный договор на покупку оборудования.

Созданный договор отражается в общем списке, реестре договоров.

рис 32 Список договоров

Перейдем в следующий раздел входящие счета.

Создадим новый счет.

рис 33 Входящие счета

Перейдем в следующий раздел и создадим организацию

рис 34 Создание организации

Эта организация будет являться нашим контрагентом.

Теперь создадим новый договор с новым контрагентом.

рис 35 Создание договора

Созданный договор появится в форме договорные документы.

рис 36 Созданный договор

После заполнения всех форм можно сохранить наш входящий счет.

рис 37 Входящий счет

Наш счет на оплату отразится в договорах на завершении.

рис 38 Договоры на завершении

Создадим еще один договор. Теперь доходный на поставку комплектующих.

рис 39 Договор доходный

Договор отразился во входящих счетах.

рис 40 Входящие счета

Всю историю по договорам можно просмотреть. Для этого перейдем в историю договоров.

рис 41 История договор

Контрагенты

Откроем раздел сотрудники.

рис 42 Сотрудники

Рассмотрим следующий раздел персоны.

рис 43 Список персон

Добавим нового человека.

рис 44 Новая персона

Новый человек добавлен.

рис 45 Персоны

Создадим еще один договор.

рис 46 договор

рис 47 Договорные документы

рис 48 Входящий счет

рис 49 Добавленный договор

рис 50 договор расходный

Создадим еще один договор.

рис 51 Договор расходный

рис 52 Реестр договоров

Совещания

рис 53 Реестр совещаний

Недавние документы

рис 54 Недавние документы

Заключение

В своем отчете я изучила систему электронного документооборота DirectumRX.

DIRECTUM полностью соответствует концепции ECM согласно модели, разработанной ассоциацией по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции:

- Ввода и преобразования документов;

- Управления совместной работой;

- Долговременного хранения документов;

- Обеспечения их целостности;

- Доставки информации.

Данная система очень удобна, так как является облачной, также имеет удобный интерфейс.

Размещено на Allbest.ru