Управление обеспечением безопасности персонала

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский государственный технический университет имени

Н.Э. Баумана (национальный исследовательский университет)»

(МГТУ им. Н.Э. Баумана)

Факультет «Инженерный бизнес и менеджмент»

Кафедра «Предпринимательство и внешнеэкономическая деятельность»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Основы экономической безопасности»

Тема: Управление обеспечением безопасности персонала

Группа: ИБМ 6-62

Студент: Цимбалюк Е.С.

Преподаватель: Латышев В.И.

Москва 2020 год

Содержание

Введение

1. Задачи службы безопасности и методы их решения

2. Обеспечение конфиденциальности информации

3. Проверка кандидатов при приеме на работу

4. Проверка и анализ информации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

кадровый безопасность экономический конфиденциальность

Кадровая безопасность -- ключевая составляющая экономической безопасности компании. Поскольку в процессе исполнения своих служебных обязанностей сотрудники ежедневно и ежечасно встречаются с бизнес-партнерами, ведут с ними переговоры, заключают договора, руководитель должен быть уверен в том, что действия персонала не поставят его бизнес под угрозу. На помощь приходит служба безопасности компании, работа которой позволяет лучше узнать сотрудников и предусмотреть их действия.

Мировая статистика свидетельствует о том, что около 80% ущерба материальным активам организаций наносит их собственный персонал. За последние 20 лет около 100 банков США потерпели крах из-за мошенничества сотрудников. К сожалению, нельзя сказать, что в отечественном бизнесе дело обстоит иначе. Вот почему вопросы кадровой безопасности должны оставаться в фокусе внимания руководителей даже (и особенно) в том случае, когда финансово-экономические показатели компании благополучны. Топ-менеджерам необходимо иметь как можно более полное представление о качестве «человеческого капитала», который создает это благополучие, а также является носителем информации о компании, в том числе конфиденциальной.

1. Задачи службы безопасности и методы их решения

Основные условия эффективности работы с персоналом -- согласованность деятельности службы безопасности по различным направлениям (внутренняя безопасность, информационная безопасность, правовая безопасность, техническая защита и прочее) и тесное взаимодействие с другими структурными подразделениями (с отделом кадров, спецотделом и т. п.).

Задача службы безопасности -- с одной стороны, выявлять лиц, склонных к мошенничеству, хищениям, недобросовестной работе и прочее, с другой -- способствовать созданию единой команды проверенных добросовестных сотрудников. Для этого проводятся организационные и организационно-технические мероприятия, используются личные наблюдения и беседы, а также результаты информационно-аналитической работы.

Выстраивая свою деятельность в компании таким образом, служба безопасности должна стремиться проводить ее бесконфликтно, но принципиально и компетентно.

Организационные мероприятия, проводимые в компании, включают:

* регламентацию внутрикорпоративных процедур, в том числе разработку нормативных документов (приказов, распоряжений, положений, инструкций);

* организацию контроля за экономической деятельностью компании;

* разъяснительно-обучающую работу с сотрудниками (проведение занятий по сохранению коммерческой тайны, изложение методов действий конкурентов в отношении компании и т. п.);

* профилактическую работу с сотрудниками (выявление лиц, склонных к различным правонарушениям, разъяснение последствий правонарушений и т. п.).

Организационно-технические мероприятия включают:

* организацию физической и технической охраны объекта (в т. ч. контроль режима работы сотрудников, регистрацию посетителей, предотвращение утечки информации по техническим каналам и пр.);

* анализ детализированной распечатки переговоров по служебным телефонам, использования электронной почты, интернета для изучения связей сотрудников и содержания информации;

* анализ использования копировальной техники (с целью предотвращения утечки информации, представляющей коммерческую тайну);

* контроль за поведением сотрудников в местах, находящихся в зоне открытых камер видеонаблюдения.

Личные наблюдения и беседы позволяют изучить:

* личностные особенности сотрудников компании;

* особенности психологического климата в коллективе;

* степень удовлетворенности сотрудников условиями труда, заработной платой и т. п.

Цель информационно-аналитической работы службы безопасности с персоналом -- выявление позитивных и негативных моментов, связанных с поведением сотрудников. Данная работа состоит из двух этапов:

* сбор и обработка информации;

* анализ и оценка полученных сведений для принятия оперативных управленческих решений.

Накопление информации начинается с момента изучения личности человека при приеме на работу и продолжается непрерывно в течение его трудовой деятельности в компании. Распорядок рабочего дня сотрудника, особенности его поведения во время проведения переговоров, при организации тендеров, при подготовке и заключении договоров и прочее должны постоянно контролироваться сотрудниками службы безопасности.

Очень полезную информацию о работниках компании можно получить при проведении неофициальных мероприятий (праздники, вечера отдыха, экскурсии, культурные и спортивные мероприятия). В этой обстановке оценивается микроклимат в коллективе, уровень интеллекта, культуры, личное поведение сотрудников.

Сведения, полученные в ходе изучения работников компании, формализуют: составляют аналитическую справку, которую подшивают в личное дело сотрудника. Это позволяет систематизировать работу с данными. В справке должно фиксироваться, проявляет ли сотрудник халатность при исполнении должностных обязанностей, принимает ли непрофессиональные решения, нарушает ли дисциплину, уличен ли в нечестности -- или наоборот: показывает высокие результаты в работе, добросовестно исполняет свои обязанности, отличается высокими личными качествами (порядочность, честность, готовность помогать коллегам и пр.). Аналитическая информация должна содержать выводы, полученные в результате оценки текущих событий.

Для большей эффективности этой работы целесообразно использовать автоматизированные базы данных, позволяющие накапливать и систематизировать информацию по каждому сотруднику, группировать ее по разделам (например, «лица», «организации», «события», «договоры», «контакты»), выявлять закономерности. Все данные взаимосвязаны, что дает возможность формировать досье, содержащее достоверную информацию.

В работе с персоналом служба безопасности учитывает влияние внешних и внутренних факторов, которые могут отражаться на деятельности компании как позитивно, так и негативно.

К внешним факторам относятся:

* социально-экономические (улучшение или ухудшение социально-экономической ситуации в стране в целом, влияние на работников перемен в обществе, уровень безработицы, уровень оплаты труда и т. п.);

* политические (политическая стабильность или конфликты в обществе, правовые отношения или коррупция);

К внутренним факторам относятся:

* организация управления процессами в компании;

* стиль руководства (демократичный, авторитарный и т. д);

* особенности внутрикорпоративной культуры.

Сотрудник службы безопасности обязан отмечать случаи неадекватного поведения работника компании во время исполнения им служебных обязанностей, в отношениях с коллегами. Особое внимание следует обращать на такие факты:

* нарушения режима трудового дня (немотивированные опоздания на работу, уход в рабочее время, выход на работу во внерабочее время, задержки на работе);

* склонность к азартным играм;

* злоупотребление алкоголем, наркотическая зависимость;

* наличие серьезных личных проблем, стрессов.

О возможных «факторах риска» для компании можно говорить в том случае, когда в поведении сотрудника наблюдается:

* интерес к кругу производственных и финансовых вопросов компании, которые не входят в его функциональные обязанности;

* неоправданно частые звонки и контакты с организациями и лицами, не связанными деловыми отношениями с компанией;

* ведение в рабочее время каких-либо дел, не входящих в функциональные обязанности;

* заметные изменения в стиле общения с коллегами, появление неуверенности, страха;

* использование в нерабочее время оборудования, множительной техники в личных целях;

* признаки внезапного ухудшения материального положения сотрудника, резкое увеличение его личных расходов, не соответствующее официальным доходам (приобретение дорогостоящих товаров, недвижимости и пр.).

Одна из форм работы службы безопасности -- изучение взаимоотношений между руководителями структурных подразделений и подчиненными. В компании должны быть разработаны формы контроля за работой сотрудников -- карточки оценки труда (своевременность, качество работы, творческий подход, инициативность, самостоятельность в принятии решений). Резко негативная или завышенная оценка деятельности работников требует дополнительного изучения и выявления причин.

Благодаря информации, полученной от доверенных лиц и в личных беседах, сотрудники службы безопасности могут изучать психологический климат в коллективе, отношение сотрудников к различным формам стимулирования труда и пр. О своих наблюдениях служба безопасности информирует руководство компании.

Понятие «экономическая безопасность» включает в себя:

* финансовую безопасность (финансово-экономическая состоятельность компании, устойчивость к банкротству, уровень платежеспособности и пр.);

* силовую безопасность (режим доступа на территорию компании, физическая охрана объектов, личная охрана руководства, противодействие криминальным структурам, взаимодействие с правоохранительными органами);

* информационную безопасность (защита информации компании, в том числе конфиденциальной, информационно-аналитическая работа с внешними и внутренними субъектами, деловая разведка);

* технико-технологическую безопасность (создание и использование технической базы, технологий и бизнес-процессов, укрепляющих конкурентоспособность предприятия);

* правовую безопасность (всестороннее юридическое обеспечение деятельности предприятия, профессиональная правовая работа с контрагентами и органами государственного управления);

* кадровую безопасность (предотвращение негативных воздействий со стороны персонала компании на все элементы экономической безопасности).

2. Обеспечение конфиденциальности информации

Большое внимание при работе с персоналом служба безопасности уделяет вопросам обеспечения защиты конфиденциальной и коммерческой информации, утечка которой может нанести ущерб интересам компании. Необходимо разработать перечень документов и сведений, являющихся коммерческой тайной, положение о системе доступа к таким документам, а также порядок учета, хранения и организации работы с ними. При приеме на работу представитель службы безопасности проводит инструктаж новых сотрудников, знакомит их с правилами работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию и коммерческую тайну. Работник подписывает обязательство о её неразглашении.

Как показывает практика, конкуренты часто получают интересующие их сведения, используя несовершенство или нарушения регламента по защите коммерческой информации, а также человеческие слабости и пороки.

Контролируя соблюдение работниками компании установленного порядка, требований по охране конфиденциальной информации и коммерческой тайны, служба безопасности выявляет факты их нарушения. Для этого используются организационные, технические меры, а также работа с доверенными лицами. Анализируя причины утечки информации, служба безопасности должна предлагать способы их устранения, а также выявлять лиц, которые могут способствовать такой утечке или прямо передавать коммерческую информацию конкурентам.

Приведем пример борьбы службы безопасности с утечкой информации. В компании «Прогресс» был разработан перспективный план на следующий год. Конкурирующей компании «Метеор» удалось получить этот документ. Воспользовавшись содержащейся в нем стратегической информацией, «Метеор» добился заметного успеха, захватив часть доли рынка, которую прежде занимала продукция «Прогресса».

Расследование выявило нарушения при работе с документами, составляющими коммерческую тайну. Перспективный план относится к категории информации с ограниченным доступом. Руководитель структурного подразделения нарушил Положение о работе с документами, содержащими коммерческую тайну, поскольку не контролировал процесс подготовки и тиражирования материалов. К составлению плана были привлечены лица, не имевшие допуска к работе с данной категорией документов. При редактировании, копировании и рассылке копий указанного плана в филиалы компании не проводился учет количества переданных экземпляров, что в результате и привело к утечке коммерческой информации.

3. Проверка кандидатов при приеме на работу

Подбор кандидатов на работу осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к специалисту на данном рабочем месте с учетом его профессиональных умений, навыков и личностных качеств. При отборе кандидатов на вакантные должности необходимо руководствоваться тем, что потенциальный сотрудник должен:

иметь надлежащую квалификацию или возможность быстро ее приобрести;

быть лояльным к компании;

обладать высокими моральными качествами.

Служба безопасности подключается к работе с кадрами уже на этапе подготовки объявлений о вакантных рабочих местах.

При подборе кандидатов используются различные способы поиска потенциальных сотрудников:

- изучаются предложения службы занятости, рекрутинговых агентств;

- размещаются объявления о вакансиях в периодических изданиях;

- рассматриваются рекомендации лояльных сотрудников, уже работающих в компании;

- просматриваются базы анкет и резюме, собранные ранее;

- изучаются предложения кандидатов в интернете;

Иногда на первоначальном этапе поиска кандидатов предложений оказывается слишком много, что требует дополнительной работы отдела кадров и службы безопасности. Число кандидатов можно сократить, если грамотно составить объявление о найме, указав в нем ограничительные требования: уровень образования и профессионализма, возрастные рамки, необходимость прохождения медицинского обследования, уровень предполагаемой оплаты труда, график работы, при необходимости -- обязательность прохождения армейской службы, знание иностранных языков, наличие водительских прав и т. д.

В настоящее время при подборе специалистов уже становится нормой обращение в специализированные организации, выступающие аккумуляторами предложений на рынке труда: службы занятости, рекрутинговые агентства. Поскольку при реструктуризации, ликвидации или сокращении рабочих мест на предприятиях информация о сотрудниках передается в службу занятости, то среди этих работников могут оказаться именно те высококвалифицированные специалисты, которые требуются компании. Информация, находящаяся в распоряжении организаций, занимающихся подбором персонала и трудоустройством, может быть очень полезна на этапе предварительного изучения кандидатов. Практика показывает, что установление доверительных отношений с работниками службы занятости и агентств позволяет облегчить первичный поиск и изучение данных о кандидатах на вакансию.

Служба секьюрити участвует в подготовке психологических тестов, а также в подготовке профессиональных вопросов (вместе со специалистами тех подразделений, где открыты вакансии). Содержание всех предоставленных кандидатами документов анализируется совместно сотрудниками отдела кадров и службой безопасности. При этом оценивается уровень образования кандидата, опыт работы, умение грамотно оформлять документы и пр.

Цель сотрудника службы безопасности -- собрать максимум дополнительной информации о кандидате. Это очень важно для предотвращения потенциальной угрозы безопасности компании и в настоящем, и в будущем. Необходимо выяснить:

- не привлекался ли кандидат к уголовной ответственности за правонарушения, связанные с финансовой или иной деятельностью на предыдущих местах работы;

- не был ли кандидат уволен с прежних мест работы по причинам, связанным с финансовыми и иными нарушениями, которые официально не получили огласки;

- не было ли в числе мест прежней работы организаций, которые практикуют «теневые» схемы бизнеса.

Проверка кандидата на работу по рекомендации сотрудников должна проходить по комплексной схеме, в полном объеме. Важно учитывать репутацию человека, который советует пригласить на работу в компанию своего знакомого, а также мотивы приглашения и степень родственных связей, наличие у них совместных бизнес-интересов.

4. Проверка и анализ информации

Отдельное направление работы службы безопасности -- непосредственная проверка сведений о кандидате. После сбора необходимой информации и документов, проведения предварительной беседы все полученные данные изучаются и анализируются.

На практике для получения дополнительной информации о новом работнике сотрудники службы безопасности обращаются в частные компании, специализирующиеся на предоставлении информационных услуг. Эти агентства работают с различными массивами информации, базами данных и могут предоставить необходимые сведения в отношении конкретного лица или организации.

При обращении в информационные агентства сотрудники службы безопасности могут выяснить или уточнить:

- список компаний, в которых проверяемое лицо являлось (или является) учредителем, руководителем, главным бухгалтером, а также организационно-финансовое состояние этих компаний в настоящий момент;

- наличие у кандидата судимостей, участие в деятельности преступных группировок;

- наличие связей (в том числе родственных) с конкурирующими компаниями.

Выявить некоторые негативные особенности человека можно, проанализировав предоставленные им документы, в частности, изучая причины взысканий и увольнений с предыдущих мест работы. При необходимости можно под благовидным предлогом (профосмотр) рекомендовать кандидату пройти медицинское обследование.

В результате анализа документов биография кандидата должна быть представлена как логически непротиворечивая цепь событий. При проверке данных анкеты и трудовой книжки необходимо обращать внимание на непрерывность стажа. Если на вопрос о причинах перерывов в работе человек дает неубедительный ответ, нужно провести дополнительную проверку, в том числе с использованием баз данных частных информационных агентств. Например, можно проверить финансовое состояние компаний, в которых кандидат ранее работал и которые, по его словам, ликвидированы или не ведут никакой деятельности. Значительный перерыв в трудовом стаже может свидетельствовать о пребывании в местах лишения свободы, о работе или учебе за границей и других обстоятельствах, которые могут влиять на работу будущего сотрудника.

Одна из форм проверки -- получение сведений о кандидате по предыдущему месту работы, учебы. Однако заметим, что опросы контактных лиц чаще всего не дают объективной информации. Более достоверные сведения о кандидате можно получить, беседуя с бывшими сослуживцами, работниками отдела кадров, руководителями структурных подразделений, а при наличии на предыдущем месте работы кандидата службы безопасности -- с ее сотрудниками. Такие беседы можно проводить как в «телефонном» режиме, так и с выездом в организации. Проводить их можно, открыто проговаривая цели визита, либо используя заготовленную «легенду». Второй вариант предпочтительнее, если кандидат пока еще работает в организации, и поэтому нежелательно разглашать информацию о том, что он хочет перейти на другое место работы. «Легенды» могут быть различными, они разрабатываются в зависимости от ситуации (например, целесообразно обратиться в компанию под предлогом проведения социологических или маркетинговых исследований). Выполняет такую работу подготовленный сотрудник службы безопасности, возможно, с привлечением доверенных лиц из внутренних рекрутеров службы занятости, рекрутинговых агентств.

В отдельных случаях используется метод сбора информации по месту жительства кандидата. При этом важно обратить внимание на его место проживания поведение в быту и пр. Сбор таких данных осуществляется сотрудником службы безопасности, имеющим соответствующую подготовку.

Тщательно проанализировав всю полученную информацию, сотрудник службы безопасности проводит заключительное собеседование с кандидатом (как правило, совместно с сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения).

Заключение

В заключение хочется особо подчеркнуть, что сотрудникам службы безопасности совместно с работниками отдела кадров важно создать в коллективе обстановку доверия. Каждый добросовестный сотрудник должен ощущать поддержку со стороны работодателя, иметь возможность карьерного и профессионального роста. Проводя работу через доверенных лиц, информируя руководство об обстановке в компании, служба безопасности стоит на страже экономической безопасности компании. Атмосфера подозрительности и слежки недопустима, она может разрушить коллектив.

При возникновении конфликтных ситуаций служба безопасности объективно их оценивает и находит компромиссы между сторонами. Предотвращение конфликтов между руководителями и подчиненными, между интересами сотрудников и компании помогает снизить для организации риски: уменьшить количество хищений, использования теневых схем, утечку к конкурентам коммерческой информации. В конечном итоге -- снизить степень возможного ущерба компании от действий нелояльных сотрудников.

Комплексная проверка кандидатов на работу позволит работодателям уменьшить риск нанесения ущерба деятельности компании из-за ошибок в подборе сотрудников. Безупречность деловых и личных качеств работников -- лучшая гарантия внутренней безопасности компании. Об этом должны помнить и руководители организации, и служба управления персоналом, обеспечивающая подбор кандидатов.

Вопросы безопасности чрезвычайно важны для обеспечения устойчивости компании. Не каждая компания, особенно в мелком и среднем бизнесе, может позволить себе иметь собственную службу безопасности, но проблемы, порождаемые «человеческим фактором», игнорировать нельзя.

Список использованной литературы

1. http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=465

2. http://www.hrliga.com/index.php?module=profession&op=view

3. В.И.Ярочкин "Информационная безопасность"

4. http://www.roskodeks.ru/codecs/trud.html

5. .http://www.secreti.info/tk230.html

Размещено на Allbest.ru