Комунікація як чинник організаційного процесу сучасної IT-компанії

Динамічність зовнішнього середовища, прискорення бізнес-процесів в сучасному світі вимагає від керівників компаній миттєвого реагування на виклики ринку, що часто потребує вирішення внутрішніх проблем. Ефективність підготовки та прийняття управлінських рішень в даному випадку залежить від налагодженості системи комунікацій в ІТ-компанії, безперервності реалізації всіх етапів комунікаційного процесу та донесення інформації з мінімальним рівнем її викривлення.

У сучасній науці існують різні підходи до визначення понять «комунікація», «спілкування» і їх співвідношенню. Так, група авторів під керівництвом М. Василик в роботі «Основи теорії комунікації» [8] розглядає три основні підходи до визначення цих понять:

- ототожнення понять «комунікація» і «спілкування»;

- поділ понять «комунікація» і «спілкування».

Деякі дослідники вважають комунікацію аспектом спілкування, інші трактують спілкування як форму комунікації.

Співвідношення понять «комунікація» і «спілкування» визначається через поняття «інформаційний обмін». Вчені, які є прихильниками даного підходу, вважають, що комунікація (інформаційний обмін) є загальним поняттям, соціальна комунікація (інформаційний обмін в суспільстві) - менш широким, а вузьким поняттям є спілкування, яке, в свою чергу, є різновидом соціальної комунікації, яка здійснюється на вербальному рівні обміну інформацією в суспільстві.

Ми дотримуємося думки, що комунікація є більш широким поняттям, ніж спілкування, оскільки інформаційний обмін в сучасному світі здійснюється не тільки вербально і безпосередньо між людьми, а й невербально і опосередковано.

Схему комунікації можна зобразити наступним чином:

Де:

1. Місце зосередження думок, саме тут розташована величезна кількість потенційних варіантів складових компонентів повідомлення.

2. Масив елементів за допомогою якого передається повідомлення, відбувається мінімізація всього різноманіття інформації, здійснюється переклад сенсу у "форму"

3.Отримання, декодування (інтерпретація), розуміння повідомлення.

При цьому треба розуміти, що точки «1» і «2» лежать в області соціального, психологічного, емоційного поля суб'єкта, що передає інформацію. На точку «2» впливає технологія передачі (шуми, перешкоди, специфіка і можливості каналу та ін. ). Точка «3» лежить в області соціального, психологічного, емоціонального поля об'єкта, що приймає інформацію.

Таким чином, ймовірність передачі і прийому однієї і тієї ж інформації на рівні сенсу прагне до нуля [9].

В термінах маркетингу, за С. М. Войнаренком [10], процес комунікації складається наступним чином:

- відправник (підприємство) кодує посилання у форму, прийнятну для передачі (рекламний ролик), та передає його через засіб поширення інформації (телебачення або радіомовлення);

- одержувач (споживач) отримує закодоване посилання (дивиться або слухає ролик) та декодує його (отримує корисну інформацію);

- на кожному з етапів можливий вплив сторонніх перешкод, які не дають можливості отримати достовірну інформацію [10].

За даним визначенням простежується певний алгоритм, що пояснює сутність комунікацій через взаємодію певних елементів (рис. 1.2).

Будь-який комунікативний процес передбачає наявність ланцюга комунікативних бар'єрів (бар'єру «відбору суттєвої інформації», бар'єру «перекладу в слова і образи», бар'єру «розуміння», бар'єру «вбудовування інформації в ментальне поле» та «запам'ятовування»). Він не закладений безпосередньо в людській емпірії - він відтворюється кожного разу заново і лежить в області мовної картини світу, ідейно-ціннісному визначенні світу, психо-емоційному стані учасників комунікативного процесу. Чим більше інформації потрапляє в комунікативні канали тим більш формально вона кодується/декодується, тим більше сенсу втрачається при рецепції, тим більше виникає непорозуміння на різних рівнях комунікації.

Рис. 1.2 Алгоритм за С.М. Войнаренком [10]

Ф. Котлер пропонує наступну схему процесу комунікації та визначає основні етапи роботи над створенням дієвої системи комунікацій (рис. 1.3).

Таким чином, під комунікаціями на підприємстві слід розуміти обмін інформацією між керівниками та працівниками в внутрішньому та зовнішньому середовищі за рахунок взаємодії елементів комунікаційного процесу:

- джерела виникнення інформації (творець ідеї (комунікант), повідомлення, інформації, завданням якого є вибір каналу, засобів зв'язку і форми комунікації);

Рис. 1.3 Схема процесу комунікації за Ф. Котлером [11]

- повідомлення (інформація, яку передає джерело одержувачу, завданням даного елементу є вибір форми комунікації, кодування інформації);

- канал прямого та зворотного зв'язку (засіб, за допомогою якого повідомлення передається від джерела до одержувача і назад. Завданням даного складового елементу є технічне забезпечення передачі неспотвореної (якісної) інформації);

- комунікаційні перешкоди (дія керованих та некерованих факторів, що впливають на рівень якості передачі інформації, її зміст та форму);

- отримувач інформації (рецепієнт, заради якого функціонує комунікація. Завданням рецепієнта є декодування інформації).

Комунікація дозволяє синхронізувати ритм діяльності людини з ритмом компанії. Регулювання процесів життєзабезпечення людини і суспільства повністю лежить в області комунікації і здатності з її допомогою організувати середу навколо себе. Чим складніші взаємозв'язки з'являються в світі, тим складніших інструментів комунікації вони потребують.

Теж саме характерно і для підприємства: чим складніші бізнес-процеси реалізуються - тим більше уваги вимагають комунікативні процеси на підприємстві.

Сфера IT - це досить особлива сфера діяльності, в її основі лежить інформаційний обмін в різних проявах: у вигляді коду, який буде створювати певні програмні дії, у вигляді взаємодії між замовником і виконавцем, а також організаційна взаємодія між працівниками, які виконують суміжні завдання. Для IT характерна обов'язкова наявність технічного завдання (ТЗ), яке за своєю суттю є результатом переговорного процесу між замовником і представником компанії. Як правило, використовуються підходи проектного менеджменту, що дозволяє більш чітко донести інформацію і прописати шляхи її руху всередині проекту та між конкретними виконавцями.

Варто уточнити, що простота і доступність комунікації призводить до появи «сміття» спілкування (особливо віртуального). Велика кількість комунікативних зв'язків формалізують спілкування, що знижує загальну якість взаємодії.

На сьогоднішній день існує ряд програм, таких як Wrike, Asana, Trello, Jira, Slack та велика кількість CRM та HR систем, які дозволяють максимально ефективно організувати ділові комунікації у сфері IT. Однак будь-яка програма - це лише спосіб структуризації даних і чітка зв'язка «передавач» - «повідомлення» - «приймач», що само по собі не забезпечує якість комунікації. Людина залишається найважливішим елементом комунікативної взаємодії, який забезпечує змістове наповнення повідомлення.

Комунікаційний процес в компанії - це обмін інформацією між двома і більше учасниками команди або клієнтами, мета якого - забезпечити розуміння інформації, яка є предметом обміну. Під час здійснення комунікацій між учасниками команд виникає багато різних непередбачуваних ситуацій, бар'єрів, викликів та загроз, які потребують реакції з боку керівників проекту та лідерів команд. Для правильного реагування на виклики, які виникають під час комунікації, необхідно сформувати в компанії систему комунікаційної діяльності, яка б сприяла ефективній організації та успішній роботі над проектами. Для цього проектні менеджери виробляють систему внутрішніх та зовнішніх комунікацій з урахуваннями очікувань замовника та особливостей членів команди. Задля цього можуть бути використані такі інструменти як: Asana, Trello, Wrike, Jira; Google Calendar; Hangouts Meeting, Skype.

Для того щоб дізнатися, яка частота та які види комунікацій взагалі потрібні ПМ та команді треба враховувати побажання замовника, особливості роботи команди, швидкість роботи, рівень комунікації між розробниками в процесі роботи, рівень їх взаєморозуміння та взаємодії.

На сьогоднішній день існує велика кількість комунікативних дій, які може використовувати Проектний Менеджер у своїй роботі:

-Daily Meeting -Technical Meeting -Grooming -Sprint Planning -Retrospective -Team Building -Kick-Off meeting

Таким чином, на початку роботи такі зустрічі як Grooming, Retrospective треба проводити частіше, задля того, щоб розуміти, об'єм роботи, а також помилки та проблеми, які виникають в процесі розробки. А через кілька ітерацій проектний менеджер та команда вже розуміють та виправляють свої помилки та усвідомлюють потребу проводити Technical Meeting задля того, щоб вирішити технічні проблеми проекту, обговорити покращення з технічної сторони.

Висновки

Отже, сьогодні існує велика кількість інструментів для результативної внутрішньої та зовнішньої комунікації, одним із головних показників якої є виправдані очікування замовника. Тому що проект вважається успішним не тільки якщо команда виконала весь обсяг робіт за обговорений час та вклавшись у бюджет, а також якщо замовник залишився лояльним до компанії та щасливим після місяців роботи із її командою. Але зрозуміти, як саме організувати комунікацію, ПМ може тільки з набуттям досвіду. Проектний менеджер має розуміти потреби та очікування замовника, знати можливості майбутньої команди, та розробити інструменти комунікативної взаємодії. Під час роботи над проектом команда може зрозуміти, що деякі види комунікації їм вже не потрібні, в той час як інші варто було проводити частіше.

Список використаних джерел

1. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации: Стратегии и навыки. Санкт-Петербург: Питер, 2001. 686 с.

2. Крылов А.Н. Коммуникационный менеджмент. Теория и практика взаимодействия бизнеса и общества: учебное пособие. Москва: Икар, 2015. 2015. 352 с.

3. Аминов И.И. Психология делового общения. Москва: Омега-Л, 2006. 304 с.

4. Куренчук Л.С. Психологічні особливості професійної комунікації державних службовців. Наукові записки. Серія Культура і соціальні комунікації. 2009. Вип. 1. С. 94-10.

5. Корпоративная культура делового общения: Главные правила общения и поведения в современном обществе. Москва: АСТ; Минск: Харвест. 2005. 533 с.

6. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учебное пособие. 2-е изд. Санкт-Петербург: Знание, ИВЭСЭП, 2004. 495 с.

7. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. Санкт-Петербург: Питер, 2001. 448 с.

8. Основы теории коммуникации: Учебник /Под ред. проф. М.А. Василика. Москва: Гардарики, 2003. 615 с.

9. Иванова С.А. Коммуникативный менеджмент: Научно-методическое пособие. Днепропетровск, 2010. 16 с.

10. Войнаренко С.М. Комунікативна політика підприємств в сучасних умовах. Вісник Хмельницького національного університету. 2011. № 6. T. 2. С. 51-54.

11. Котлер Ф. Основы маркетинга/ Краткий курс /пер с англ. Москва: Издательский дом "Вильямс", 2007. 656 с.

Размещено на Allbest.ru