Формування комунікаційного середовища організації на основі комунікаційної логістики

Размещено на http://www.allbest.ru/

Формування комунікаційного середовища організації на основі комунікаційної логістики

Постановка проблеми

Інформатизація сучасного життя людини призводить до кардинальних змін у поведінці та комунікаціях на рівні різних організацій, їх керівників, виробників продуктів, надавачів послуг та споживачів. Ці зміни є настільки визначальними, що викликають суттєві трансформації як у виробництві та реалізації товарів та послуг, так і в комунікаціях між учасниками виробничих, управлінських та збутових процесів. В епоху гострої динамічної конкуренції зростають трансакційні витрати у сфері реалізації, і стає актуальною важливість формування якісного динамічного комунікаційного середовища як на рівні споживачів, так і на рівні операційних систем управління підприємствами та організаціями. Активне запровадження сучасних технологій та прискорення комунікацій не обов'язково призводять до підвищення ефективності діяльності учасників виробничих та управлінських процесів. Ефект легкості отримання інформації може нівелюватися зростанням її обсягів, що актуалізує завдання побудови та обслуговування ефективного комунікаційного середовища.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідження формування ефективного комунікаційного середовища для підприємств та інших організацій здійснювалися науковцями та практиками різних напрямів. Серед них можна виділити роботи П. Ардженті, А. Босака, М. Вайнрайта, У. Вівера, Д. Нортона, Г. Осовської, Г. Островської, С. Парі- нова, Г. Почепцова, Н. Шпака [1] та ін. Результати досліджень цих учених свідчать про необхідність синхронізації системи управління та технологічних процесів, оновлення знань та навичок персоналу, формування високого рівня готовності організації до ефективних зовнішніх та внутрішніх комунікацій. Усе це свідчить про необхідність подальших досліджень та формування рекомендацій щодо змін у системі управління та її комунікаційного середовища з урахуванням розвитку управлінських та інформаційних технологій.

Формування ефективного комунікаційного середовища необхідно здійснювати на основі використання системи сучасних інформаційних критеріїв та моделей прийняття рішення і визначених бізнес-процесів за участю виробників товару, надавачів послуг, їх постачальників, партнерів та споживачів.

Мета дослідження полягає у визначенні основних критеріїв та процесів моделювання комунікаційного середовища.

Виклад матеріалу дослідження та його основні результати

Для побудови моделі комунікаційного середовища використаємо критерії комунікаційної логістики та цільового управління, що дадуть змогу чітко визначити основні параметри комунікаційних процесів [2].

1. Часові критерії передачі інформації - швидкість та вчасність. Важливість критерію полягає у тому, що від вчасної і релевантної інформації, яку отримує підприємство про зовнішнє і внутрішнє середовище, залежить формування ефективного комунікаційного середовища.

2. Координаційні просторові критерії, тобто дотримання основних принципів інформаційної та комунікаційної логістики забезпечить підприємству мак- симізацію прибутків, ефективний збут продукції та здійснення інформаційних зв'язків за допомогою мобільного зв'язку, комунікаційних мереж тощо, серед основних принципів доцільно зазначити: контент, тобто релевантна і актуальна інформація про оточення фірми; час, тобто вчасність надходження інформації від керівника до підлеглого, і навпаки, інформації про зовнішнє оточення фірми, що гарантуватиме підприємству ефективність збереження ресурсів та вчасність поставок готової продукції до цільового споживача; місце, тобто гарантія збуту готової продукції саме там, де вона є найбільш необхідною.

3. Критерії надійності та безпеки. Відомо, що найкращі результати досягаються, коли інформація з певного питання поширюється водночас кількома каналами та контролюється власниками процесів. Окрім того, інформація повинна мати всі семантичні й технічні зв'язки для її деталізації та поширення.

4. Критерії достовірності та правильного сприйняття інформації. Йдеться про правильну інтерпретацію інформації реципієнтом, швидкість та вчасність її доведення - координаційні просторові критерії. Психологічний аспект комунікацій на рівні процесів має велике значення, тобто як саме працівник інтерпретує доведену у його розпорядження інформацію.

5. Критерії технічного обслуговування комунікаційних каналів: технічні показники мережі, тобто технічна готовність комунікаційних каналів до передачі необхідного обсягу інформації, наприклад мережеве оточення або система Інтранет (за наявності необхідних ресурсів на підприємстві).

6. Критерії готовності персоналу до впровадження ефективного комунікаційного середовища можна оцінити на рівні інформаційної культури кожного учасника бізнес-процесу, відповідальності та кваліфікації власника бізнес-процесу.

7. Критерії оцінки матеріальних ресурсів, що забезпечують функціонування комунікаційного середовища, оцінюють на рівні характеристик оновлення та підтримки обладнання та інструментів комунікаційного середовища, навчання користувачів.

8. Критерії ефективності організаційної структури. Залежно від того, яка саме на підприємстві функціонує організаційна структура й як вона відображена в інформаційному просторі, буде залежати ієрархічність передачі інформації. Дослідження американських учених дають змогу стверджувати, що передача інформації з важливих складних питань має ефективність не більше як на 60% та пропорційно зменшується за ланцюгом передачі, втрачаючи свій початковий зміст [3].

Комунікаційне середовище можна представити як систему прийняття, генерації, збереження та передачі інформації під час здійснення комунікацій. Таке визначення потребує оптимальних комунікацій за критеріями «хто, що, куди, кому, коли, на який час». Такими критеріями характеризується інформаційна логістика. Інформаційна логістика - це сукупність дій з ефективного розподілу інформаційних потоків між цифровими та традиційними носіями [4]. Відомі виробники інформаційних систем використовують принципи інформаційної логістики під час формування інформаційного середовища підприємств, на яких вони впроваджують різноманітні програмні рішення. Поняття інформаційної логістики використовується під час проектування інформаційної системи [5, с. 75]. Комунікаційна логістика включає у себе не тільки інформаційні критерії (вчасність, швидкість, адресність, повнота), а й критерії готовності агентів комунікації: технічна готовність; організаційна; готовність персоналу.

Критерії комунікаційної логістики, які відповідають на питання «хто, кому, що, коли, як», можуть бути виміряні за допомогою показників вчасності, швидкості, дублювання, регламентованості, відсотку виконання завдання, результативності. Критерії готовності можуть бути оцінені за допомогою показників технічної готовності, готовності персоналу, відповідності організаційній структурі. Разом вони становлять критерії комунікаційної логістики.

Критерії комунікаційної логістики можуть бути наведені для конкретних реципієнтів і комунікато- рів. Актуальними є, наприклад, вчасне та якісне одержання інформації клієнтами, вчасне одержання претензій та рекомендацій і швидка реакція на них. Залежно від змістовного складника інформації швидкість і вчасність можуть вимірятися місяцями, днями, годинами, хвилинами. Для внутрішнього комунікаційного середовища підприємства актуальним є вчасне та якісне взаємне одержання інформації між учасниками виробничого процесу та менеджерами з якості.

З урахуванням активного розвитку проектних, громадських організацій, об'єднання підприємств різного типу, комунікаційне середовище формується не тільки в межах одного підприємства.

Загальний алгоритм формування комунікаційного середовища за критеріями комунікаційної логістики організації може бути деталізований так:

1. Оцінка загального стану комунікацій.

2. Виявлення сучасних тенденцій розвитку комунікаційного середовища.

3. Виявлення найбільш проблемних ділянок у комунікаційному середовищі.

4. Формування стратегії розвитку комунікаційного середовища згідно із загальною стратегією розвитку підприємства, організації, конкретних програм або проектів.

5. Формування портфелю проектів щодо розвитку комунікаційного середовища.

6. Розроблення ментальної карти проекту модернізації комунікацій.

7. Визначення комунікаційних агентів.

8. Визначення інформаційного контенту комунікацій.

9. Оптимізація зв'язків ментальної карти.

10. Оптимізація контенту комунікацій

11. Формування діаграм здійснення комунікацій у проекті.

12. Оптимізація комунікацій за діаграмами та графами.

13. Визначення комунікацій, що будуть здійснені за допомогою інформаційних систем.

14. Аналіз можливостей інформаційних систем для здійснення електронних комунікацій.

15. Прийняття рішення щодо модернізації інформаційної системи реалізації комунікаційного середовища.

16. Оцінка вибраного варіанту модернізації.

17. Формування бізнес-плану вдосконалення комунікаційного середовища.

Запропонований алгоритм оптимізації може бути використаний як для загального комунікаційного середовища організації, так і для комунікаційного середовища окремих проектів.

Найбільш доцільним для оптимізації комунікаційного середовища підприємства є здійснення оптимізації відповідно до організаційної структури. Така система передбачає детальний опис та моделювання бізнес-процесів. На основі таких моделей за допомогою спеціальних інструментів можна здійснити оптимізацію кожного бізнес-процесу. До найпоширеніших належать такі методології:

- моделювання бізнес-процесів (Business Process Modeling);

- опис потоків робіт (Work Flow Modeling);

- опис потоків даних (Data Flow Modeling).

Найбільш широко використовувана методологія опису бізнес-процесів - стандарт США IDEF0 [7]. Від моменту розроблення стандарт не зазнавав істотних змін. Сьогодні розвиток методології IDEF0 об'єднано з удосконалюванням підтримуючих її інструментів - програмних продуктів для моделювання бізнес-процесів (наприклад, BPWin 4.0, ProCap, IDEF0/EM Tool тощо). Методологія IDEF0 надає аналітикові широкі можливості для опису бізнесу організації на верхньому рівні з акцентом на керування процесами. Нотація дає змогу здійснювати моделювання зворотних зв'язків різного типу: за інформацією, управлінням, рухом матеріальних ресурсів тощо.

Стандарт IDEF3 близький до алгоритмічних методів побудови схем процесів і стандартних засобів створення блок-схем. Слід зазначити, що стандарт включає два різних методи опису процесів.

Деталізація бізнес-процесів здійснюється після формування загальної моделі визначених модулів участі процесів прийняття рішення за допомогою інструментів комунікаційного середовища. На рис. 1 показано загальну модель формування комунікаційних процесів для прийняття управлінського рішення на виробничому підприємстві.

Рис. 1. Модель комунікаційного процесу прийняття рішення на підприємстві Джерело: складено автором

Деталізація кожного бізнес-процесу містить два складники: пасивний та активний. Пасивний - стала інформація та незмінні процеси; активний - зміни в процесах та активні комунікації. Взаємодія пасивного та активного складників комунікаційного середовища повинна дати в сумі синергетичний ефект, який повинен призвести до оптимізації комунікативних зв'язків і формування ефективної системи менеджменту знань. Тобто учасники та власники біз- нес-процесів мають динамічну базу знань варіантів комунікацій та змін у виробничих та управлінських процесах.

Висновки

Отже, ефективне комунікаційне середовище організації, побудоване на основі сучасних інформаційних та управлінських технологій, націлене на спрямування потоків інформації від однієї ланки організаційної структури управління до іншої згідно із цілями визначених процесів та організації у цілому. Також воно діє як регулятор швидкості прийняття управлінських рішень, підвищує ефективність взаємодії всіх підрозділів підприємства та працівників між собою. Ефективність функціонування комунікаційного середовища безпосередньо залежить від розуміння загальної стратегії, визначення варіантів реалізації бізнес-процесів залежно від змін у зовнішньому та внутрішньому середовищі організації, психологічних особливостей членів колективу. У планах подальших досліджень - розроблення пове- дінкових моделей внутрішніх та зовнішніх комунікацій в організації.

Бібліографічний список

комунікаційний управлінський бізнес

1. Шпак Н.О. Основи комунікаційного менеджменту промислових підприємств : монографія. Львів : Львівська політехніка, 2011.328 с.

2. Шлапак О.А. Дослідження ефективності комунікаційного середовища за різними критеріями оцінки. Вісник Чернівецького торговельно-економічного інституту КНТЕУ Економічні науки. 2010. Т 2 (38). С. 188-195.

3. Стаффорд Б. Кибернетика и менеджмент ; 4-е изд. ; под. ред. А.Б. Челюсткина ; пер с англ. Москва : КомКнига, 2011. С. 280.

4. Роджерс Э. Коммуникации в организациях ; пер. с англ. Москва : Экономика, 2010. С. 176.

5. Коваленко О. Інформаційна система як складова управління підприємством. Вісник КнТЕУ 2006. № 4. С. 71-77.

6. Коваленко О.О. Методологія створення мережевого інформаційного середовища управління діяльністю та розвитком організації : монографія. Вінниця : РВВ ВНАУ, 2009. 230 с.

7. Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования. URL : https://habr.com/ru/company/trinion

Размещено на Allbest.ru