Корпоративная система управления проектами как эффективный инструмент управления проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сибирский федеральный университет- Институт Управления бизнес-процессами и экономики

КСУП как эффективный инструмент управления проектами

К.О. Чепелина

В условиях жёсткой конкуренции, нестабильной экономической ситуации страны, постоянного усложнения потребностей общества современные российские компании вынуждены адаптироваться существующей рыночной политике.

На протяжении своего развития управление проектами зарекомендовало себя как действенный механизм развития бизнеса. Использование проектных технологий позволяет руководителям соблюдать ограничения по временным и стоимостным параметрам реализации проектов, увеличивать качество производимых продуктов и услуг, тем самым повышать эффективность управления проектами, программами, а также портфелем проектов и программ компании.

Стоит отметить, что если в середине 2000-х гг. управление проектами было востребовано в основном крупными корпорациями, которые выходили на международные рынки капитала или привлекали в свой бизнес иностранных акционеров, то к концу первого десятилетия нового века управление проектами стало интересовать средние и небольшие частные компании [1, с. 8]. На сегодняшний день всё больше руководителей приходят к выводу, что использование инструментов и методов управления проектами позволяет грамотно организовать, спланировать, реализовать и контролировать деятельность компании.

Между тем, задачи современной компании уже не ограничиваются управлением отдельно взятыми проектами. В зависимости от масштаба компании на практике руководителям приходится сталкиваться с управлением совокупностью проектов - программами и/или портфелями проектов. В данном случае рост числа и масштаба проектов компании увеличивает сложность принятия решений по поводу: эффективного распределения ресурсов между проектами, координации команды проекта, выявления отклонений при реализации проектов, контроля за выполнением срока реализации проектов и др. Все вышеперечисленные проблемы решает внедрение корпоративной системы управления проектами в процесс деятельности компании.

Корпоративная система управления проектами (КСУП) представляет собой комплекс организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами, программами и портфелями проектов в компании. Данная система помогает [2]:

* повысить эффективность управления проектами компании за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы реализации проектов;

* усилить контроль качества исполнения, сроков и бюджета проектов;

* планировать, организовывать, координировать и контролировать процессы проектной деятельности компании и принимать рациональные управленческие решения на основании данных, полученных по всем проектам;

* применять единые методы, подходы и технологии в управлении проектами компании;

* создать информационную базу данных, которая систематизирует весь объём информацию по проектам компании;

* создать систему мотивации руководителей и специалистов, участвующих в реализации проектов компании;

* повысить эффективность использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов компании, задействованных в проектах.

Построение КСУП - сложная задача, которая состоит из определённых этапов действий. Каждая такая система уникальна, и разрабатывается в индивидуальном порядке для конкретной компании с учетом специфики её деятельности.

Ключевыми компонентами КСУП являются:

Сущность «проектной деятельности» в компании. Прежде чем начать разрабатывать КСУП, необходимо определить, что в компании будет являться проектом [1, c. 16]. Какими работами необходимо будет управлять и, к каким применять проектные технологии. Современное бизнес-сообщество пока имеет сложности в трактовке данных понятий, что в дальнейшем создает сложности во внедрении и использовании КСУП.

Под проектом понимается комплекс мероприятий направленных на достижение конкретной цели, при условии ограничения по ресурсам, качеству, временным и стоимостным параметрам.

Управление проектом - целенаправленная деятельность, включающая процесс планирования, организации, руководства и контроля трудовых, финансовых, материально-технических и прочих ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, с использованием современных методов, подходов и технологий управления.

Методология управления проектами и портфелем проектов. В основе работы КСУП лежат четкие правила, регламент работ по проекту, методика и подходы, которые описываются в корпоративной методологии управления проектами и портфелем проектов компании. Эти правила зависят от уровня сложности проектов и профессиональной подготовки персонала [1, c. 48]. Методология описывает состав управленческих документов, регламентирующих проект, и содержит шаблоны этих документов, что позволяет стандартизировать бизнес-процессы, выработать методику и тактику по эффективному управлению проектами компании.

Офис управления проектами. Для грамотного и эффективного управления портфелем проектов компании почти всегда создаётся контрольно-координационный орган так называемый «офис управления проектами» (ОУП) или «проектный офис» [1, c. 17]. В зависимости от размера компании и количества реализуемых проектов ОУП может создаваться как внутри функционального подразделения, так и отдельным подразделением, осуществляющим только проектную деятельность.

Офис управления проектами представляет собой специализированные подразделения и совещательные органы по управлению проектами в компании, в задачи которого входят: поддержка и развитие методологии управления проектами, контроль соблюдения методологии, подготовка регулярных отчётов по проектам, администрирование проектов и координация ресурсов между проектами компании.

Автоматизация: информационная система управления проектами (ИСУП). Поскольку каждый проект содержит большой объем информации, то для эффективного обмена этой информацией и сведения ее в портфель необходимо автоматизированное решение. Современные автоматизированные системы управления проектами содержат ряд модулей, набор которых зависит от сложности методологии [1, c. 17]. К базовым функциям ИСУП относятся: отбор наиболее эффективных и менее затратных проектов, создание реестра проектов, контроль выполнения работ по проектам (отслеживание сроков, качества и затрат по проектам), формирование пула ресурсов (управление человеческими и материальными ресурсами проектов), оценка риска проектов, хранение документации по проектам и др. корпоративный мотивация проектный команда

Система мотивации и принципы формирования проектных команд. Замотивированность персонала в осуществлении проектной деятельности является ключевым фактором успеха внедрения КСУП [1, c. 89]. Использование проектных подходов приводит к преобразованию организационной структуры компании, в ходе чего изменяются связи между функциональными и проектными подразделениями, что приводит к появлению новых команд. Однако этот процесс неизбежно приводит к конфликтам в борьбе за влияние между руководителями проектов и линейными менеджерами. В данном случае проблемными вопросами становятся: кого наделить большими полномочиями, каким образом распределить ответственность за результат деятельности проектов, а значит, и какой тип мотивации выбрать для сотрудников, участвующих в проекте.

Необходимость внедрения КСУП в деятельность компании вопрос сугубо индивидуальный для каждого руководителя. Однако если компания периодический реализует проекты и тем более, если деятельность компании в большой степени ориентирована на использование проектных технологий, то целесообразно будет создать в компании корпоративную систему управления проектами. Процесс внедрения КСУП достаточно сложный и затратный, но успешное внедрение данной системы позволит усовершенствовать механизмы управления проектами, тем самым повысить прибыль компании и её конкурентоспособность на рынке.

Список литературы

1 Богданов В.В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом / Вадим Богданов [Текст]. М.: Манн, Иванов и Фербер. 2012. 248 c.

2 Гнедых В.А. Что такое корпоративная система управления проектами и зачем она нужна компании // Современные научные исследования и инновации. 2015.

Аннотация

Рассматривается понятие корпоративной системы управления проектами, описываются преимущества её внедрения с целью повышения эффективности управления проектами компании. Анализируются основные компоненты КСУП.

Ключевые слова: корпоративная система управления проектами, компоненты КСУП, проект, управление проектами

Размещено на Allbest.ru