Автоматизированное рабочее место специалиста отдела кадров

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Автоматизированное рабочее место специалиста отдела кадров



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты эффективного использования автоматизированного рабочего места специалистами отдела кадров

1.1. Сущность и понятие АРМ специалиста

1.2. Особенности АРМ специалиста отдела кадров на предприятии

1.3. Комплекс программных средств, предназначенных для решения задач управления персоналом

Глава 2. Анализ организации труда специалистов отдела кадров ОАО «АК «Транснефть»» в условиях использования АСУП «Галактика»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО «АК «Транснефть»

2.2. Анализ организации труда специалистов отдела кадров ОАО «Сибнефтепровод» в условиях использования АСУП Галактика

Заключение

Библиографический список

автоматизация организация труд отдел кадров



Введение

Актуальность выбранной темы, в условиях реализации принципов рыночной экономики возрастает роль организации труда как элемента управления стабильностью экономического, технического и социального развития предприятия любой организационно-правовой формы управления при различных формах собственности. Причем особое место в этом процессе занимает организация труда специалистов.

В современных условиях состояние организации труда специалистов необходимо рассматривать в качестве одного из важнейших критериев, оказывающих воздействие на себестоимость производимого товара (услуги) и получение прибыли.

Данная тема всегда остается актуальной, так как правильная организация труда на предприятии - постоянно действующий фактор эффективности любого вида деятельности. Во все времена рационально организованный труд при его технической оснащенности обеспечивает, достижение более высоких результатов.

С переходом экономики на постиндустриальные рельсы возросла роль информационных технологий. В настоящее время разработано множество программных продуктов поддержки принятия управленческих решений, автоматизации функций различных специалистов. Но крупные компании стремятся внедрить информационные технологии на все производственные и управленческие процессы.

Учитывая большие массивы информации, с которой приходится работать специалистам любого предприятия, в частности специалистам отдела кадров, руководство всё чаще из соображений экономии времени, увеличения производительности, продуктивности и качества работы внедряют на своих предприятиях автоматизированные системы управления.

В рамках этой проблемы актуальным становится вопрос об организации труда специалистов отдела кадров в условиях использования автоматизированной системы управления предприятием. Такие системы позволяют автоматизировать некоторые рутинные функции, как специалистов отдела кадров, так и специалистов других подразделений, обеспечивают обмен информацией между подразделениями предприятия, облегчают кадровое делопроизводство, сокращается потери времени, повышается производительность труда работников, сокращаются издержки производства и увеличивается эффективность функционирования предприятия.

Цель работы: разработать рекомендации по организации автоматизированного рабочего места специалиста отдела кадров.

Для достижения цели работы были определены следующие задачи:

1. Охарактеризовать современные требования к организации автоматизированного рабочего места специалиста отдела кадров.

2. Проанализировать организацию автоматизированного рабочего места специалиста отдела кадров на предприятии.

3. Разработать рекомендации по организации автоматизированного рабочего места специалиста отдела кадров предприятия.

Объект исследования: автоматизированное рабочее место специалиста отдела кадров.

Предмет исследования: разработка рекомендаций по организации автоматизированного рабочего места специалистов отдела кадров.

Глава 1. Теоретические аспекты эффективного использования автоматизированного рабочего места специалистами отдела кадров.

1.1 Сущность и понятие АРМ специалиста

Термин «автоматизированное рабочее место» (АРМ) возник в 70-е гг. прошлого столетия с появлением вычислительных средств, позволяющих вести автоматизированную обработку символьной информации, трактовался как средство для создания систем автоматизации процесса проектирования и рассматривался в качестве одного из возможных вариантов разработки программных интегрированных пакетовАбрамов, В.М. Нормирование труда [Текст]: учеб. / В.М. Абрамов [и др.]. Под ред. В.М. Данюка. - Киев, 2005. - 578 с..

Ситуация коренным образом изменилась с начала массового выпуска персональных компьютеров. Сейчас уже трудно представить какое бы то ни было производство, функционирующее без применения персональных компьютеров.

Использование вычислительной техники привело к качественно новым тенденциям в построении структуры учетного аппарата.

Первым характерным отличием является использование автоматизированных рабочих мест (АРМ).

В своем учебном пособии «Информационное обеспечение управленческой деятельности» Е.Е. Степанова и Н.В. Хмелевская рассматривают понятие автоматизированное рабочее место, как комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

Рассмотрим следующие определения понятия автоматизированное рабочее место:



Таблица 1 Сравнительная таблица понятия «автоматизированное рабочее место».

Ф.И.О. автора	Трактовка понятия
Е.Е.Степанова и Н.В. Хмелевская	комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.
С.В. Абляев, Н.Н.Пушкарев	Совокупность технических программных, языковых и методических средств, обеспечивающих автоматизацию обработки кадровой информации.
О.В. Максимова, В.И. Невзорова	Совокупность аппаратных, программных, методических и языков средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно управлять его информационно - вычислительными потребностями.
Герчикова И.Н.	комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления
В.В.Трофимова	место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций.

Таким образом, можно говорить об автоматизированном рабочем месте как о комплексе специально организованных данных, разных по своему целевому назначению и составу программных, языковых, организационных и технических средств, предназначенных для реализации профессиональных функций специалиста непосредственно на его рабочем месте.

1.2 Особенности АРМ специалиста отдела кадров на предприятии

Автоматизированное рабочее место специалиста отдела кадров - рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста по кадрам профессиональных функций.

К инструментальным средствам относят: техническое, информационное, математическое, программное, техническое, лингвистическое, правовое и эргономическое обеспечениеАвтоматизированные системы управления предприятием SAPR-3 / [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sap.com, свободный. - Загл. с экрана..

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, необходимых для оборудования АРМ кадровика. Кроме средств вычислительной техники АРМ кадровика оснащается оргтехникой.

Программное обеспечение АРМ кадровика включает следующие компоненты:

- Операционные системы;

- Языки и системы программирования;

- Прикладное программное обеспечение;

Операционная система представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратами средствами и представляют пользователю возможность общего управления компьютера. Операционная система управления компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ.

Деятельность специалистов отдела кадров связана с необходимостью огромного потока информации, так как вся информация о сотрудниках содержится, хранится и обрабатывается отделом кадров. Для улучшения продуктивности работы разрабатываются и внедряются автоматизированные рабочие места, и их преимущества в том, что:

- при непредвиденных обстоятельствах (прорыв трубы, пожар, кража), информация хранится не только в печатном виде, но и в электронном виде. Это позволяет восстановить утраченную документацию;

- позволяет сократить время на выполнение некоторых стандартных операций (выдача справок, бланки документов);

- обеспечивает доступность к информационным системам (Гарант, Консультант Плюс), что помогает использовать достоверную информацию;

- обеспечивается конфиденциальность информации, которая позволит предотвратить утечку информации о сотрудниках.

Но существует один недостаток, это то, что многие сотрудники отказываются овладевать новыми технологиями.

Благодаря внедрению автоматизированного рабочего места менеджер отдела кадров может решать следующие задачи:

- контролирует своевременное исполнение приказов по личному составу и поручений руководителя организации;

- ведет учет личного состава организации;

- оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с ТК РФ, положениями и приказами руководителя организации;

- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- учувствует в разработке перспективных годовых планов по труду и кадрам;

- подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссии и представления работников к поощрениям и наградам;

- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;

- выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графика отпусков?

- оформляет и учитывает командирование работников;

- ведет табельный учет времени;

- оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам;

- изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению;

- принимает участие в составлении номенклатуры дел на предстоящий календарный год;

- составляет установленную отчетность;

- готовит документы к сдаче на хранение в архив (по истечении установленных сроков текущего хранения).

Существуют программные продукты, которые позволяют увеличить производительность труда, благодаря сокращению времени на рутинную работу. К таким программным продуктам относятся:

- MicrosoftOffice: Word, Exel (Позволяют печатать различные документы);

- Гарант, Консультант Плюс (справочно- правовые системы, необходимые для использования нормативных актов);

- «1С: Зарплата и Управление персоналом» - позволяет автоматизировать расчет заработной платы и реализует кадровую политику предприятия и решает следующие задачи: расчет заработной платы, управление финансовой мотивацией персонала; исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия, учет кадров и анализа кадрового состава, автоматизация кадрового делопроизводства, планирование потребностей в персонале, управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

- БОСС - Кадровик - предназначен для упорядочения всех учётных и расчетных операций и решает следующие задачи: обеспечивает ведение учета нескольких юридических лиц и направлений бизнеса в рамках единой БД, формирует необходимую отчетность и предоставляет информацию как для целей фискального (бухгалтерского и налогового), так и управленческого учета.

- Галактика ERP - обеспечивает всю полноту работы с кадровой информацией т решает следующие задачи: учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия; трудоустройство, прием на работу, перемещение по службе, увольнение; ведение документации по кадровым вопросам; персонифицированный учет; расчет заработной платы и налогов; учет рабочего времени и анализ его эффективного использования; формирование статистики, форме разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.

1.3 Комплекс программных средств, предназначенных для решения задач управления персоналом

Промышленное предприятие с его сложной структурой и многочисленными производственно-экономическими внутренними связями представляет собой наиболее сложные объекты управления. Сложность объекта управления приводит к необходимости автоматизации системы управления предприятием.

Автоматизированные системы управления предприятиями (АСУП) - организационно-технический комплекс, обеспечивающий организацию управления предприятием на базе использования экономико-математических методов и ЭВМ, обычно представляют собой интегрированные системы. АСУП по характеру производства делят на несколько типов:

- Непрерывные;

- Дискретные;

- Непрерывно-дискретные

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, обеспечивающих функционирование АСУП. В его состав входят средства сбора информации, средства обработки, хранения и отображения информации.

Если говорить об автоматизируемых функциях кадровых служб, то в большинстве своём АСУП автоматизируют следующие функции:

ѕ кадровый учёт;

ѕ учёт рабочего времени;

ѕ аттестация персонала;

ѕ планирование потребности в обучении;

ѕ персонифицированный учёт.

Основными потребителями программных продуктов автоматизации функций кадрового менеджмента являются средние и крупные предприятия, дивизиональные подразделения холдинговых структур, финансово промышленные группы и организации федерального масштаба. Это можно объяснить тем, что в компаниях такого масштаба сроки окупаемости будут самыми наименьшими. Если говорить о принадлежности компаний-потребителей АСУП по секторам экономики, то можно выделить предприятия нефтегазовой, автомобильной промышленности. Также АСУП стали распространяться в финансово-банковском секторе.

Если говорить о бизнес-задачах, автоматизируемых при помощи специализированного программного обеспечения, то авторы и специалисты, такие как, Гутгарц, Рухляда, Мартынов, Якобсон, Сырятов, Уваров, Жигулёв, выделяют следующие:

ѕ повышение эффективности кадрового менеджмента;

ѕ унификация кадровых процедур;

ѕ создание единой системы информационно-справочной информации;

ѕ создание единого кадрового пространства;

ѕ систематизация штатных единиц;

ѕ автоматизация многоуровневой системы грейдов, должностных вилок и окладов;

ѕ подетальный учёт рабочего времени, отпусков и прочего.

Как видно из приведённой информации АСУП всё больше проникает на российский рынок и не только в частные компании, но также на предприятия государственного сектора, и в российское образование. Российские предприятия начали понимать актуальность и выгоду применения АСУП в своей работе. Производители в свою очередь стремятся улучшить качество своей продукции, добавляют новые модули и обеспечивают наибольшую адаптивность программных продуктов под предприятие заказчика.

Но многие АСУП от российских производителей рассчитаны на предприятия с численностью персонала до 1000 человек, поэтому крупнейшие компании нефтяной, газовой и перерабатывающих промышленностей используют АСУП зарубежных производителей. Таким программным продуктом является R-3 от немецкой компании SAP. Примерами компаний использующих данную АСУП в своей деятельности можно привести ОАО «Сургутнефтегаз», ОАО «Газпром трансгаз», ОАО «Газпром переработка», ОАО «Тюменьэнерго», ТНК-ВР, ОАО «РЖД», ОАО «Сибнефть», ОАО «Славнефть», SunwayGroup, ОАО «МОЭК», ОАО «Корпорация «Тактическое ракетное вооружение».



Глава 2. Анализ организации труда специалистов отдела кадров ОАО «АК «Транснефть»» в условиях использования АСУП «Галактика»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО «АК «Транснефть»

Компания по транспорту нефти "Транснефть" была зарегистрирована в декабре 1991г. как ассоциация, а как ОАО - в августе 1993г. Она является правопреемником Главного производственного управления по транспортировке и поставкам нефти (Главтранснефть) Министерства нефтяной промышленности СССР. В свою очередь, советское трубопроводное хозяйство являлось наследником трубопроводного транспорта Российской империи и имело более чем вековую историюГутгарц, Р. Возможности программного обеспечения [Текст] // Служба кадров и персонал. - 2009. - № 8. - с. 52-54 .

Начало развития нефтепроводов в России связано с освоением нефтяных месторождений Баку. Первоначально добываемая нефть доставлялась до пунктов переработки в бочках, такая транспортировка была чрезвычайно затратна и превышала стоимость самого сырья. Первым идею строительства трубопровода высказал химик Дмитрий Менделеев, воплотил же ее в жизнь инженер Владимир Шухов, спроектировавший первый отечественный трубопровод. По заказу добывавшего в Баку нефть Людвига Нобеля 25-летний В.Шухов построил трубу от его промысла до так называемого Черного города, где были сосредоточены перерабатывающие мощности. В результате в 1878г. в России появился первый нефтепровод длиной около 10км, он быстро принес прибыль владельцам и новые заказы - его авторам (В.Шухов трудился в Строительной конторе инженера Александра Бари).

На волне тотальной приватизации девяностых годов власти задумываются и о продаже части "Транснефти". 25-процентный пакет ее акций было решено выставить на продажу в 1998г., однако тогда более чем сомнительная конъюнктура рынка развеяла надежды выручить хорошие деньги, и аукцион не состоялся.

Но именно в 60Генкин, Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях [Текст]: учебник для вузов / Б.М. Генкин. - 3-е изд., изм. и доп. - М.: Норма, 2008. - 478 с-80-е годы ХХ века в коллективе предприятия складывалась замечательная атмосфера трудового братства, искренней преданности своему делу, своей отрасли.

2.2 Анализ организации труда специалистов отдела кадров ОАО «Сибнефтепровод» в условиях использования АСУП Галактика

ОАО «Сибнефтепровод» является крупнейшей компанией транспортировки нефти на территории трёх субъектов РФ, компания имеет развитую инфраструктуру и обладает сложными внутренними связями между различными подразделениями.

Особое внимание руководство компании уделяет организации труда своих работников. Если сотрудник чувствует себя физически и психологически комфортно на своём рабочем месте, находится в безопасности, его рабочее место рационально организованно и своевременно обслуживается. С развитием техники и информационных технологий крупнейшие компании используют различные программы и системы для управления предприятием. Так в Сибнефтепроводе в 2008 году был введён в использование пилотный проект АСУП «Галактика». В связи с успешным внедрением и использованием пилотного проекта в 2009 году АСУП вышла в тираж и была внедрена во все подразделения компании. В 2009 году были завершены все настройки системы и внедрён последний системный модуль, отвечающий за расчёт заработной платы Ежеквартальный отчёт ОАО «Сибнефтепровод» за 2 квартал 2011 года [Текст] - 2011. - 113 с..

В связи с наличием множества структурных подразделений и сложных взаимосвязей между специалистами, а также с внедрением АСУП Галактика, организация труда специалистов на предприятии стала главнейшей задачей руководителей организации. В настоящее время существует множество различных определений организации труда, которые были представлены ранее. Организация труда на предприятии - это, с одной стороны, система производственных взаимосвязей работников со средствами производства и друг с другом, образующая определённый порядок трудового процесса, который складывается из разделения труда и его кооперации между работниками, организации рабочих мест и организации их обслуживания, рациональных приёмов и методов труда, обоснованных норм труда, его оплаты и материального стимулирования, планирования и учёта труда, который обеспечивается подбором, подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации кадров, созданием безопасных и здоровых условий труда, а также воспитанием дисциплины труда. С другой стороны, организация труда на предприятии - это действия по установлению, упорядочению или изменению порядка осуществления трудового процесса и связанных с ним производственных взаимодействий работников со средствами производства и друг с другом.

Таким образом, в рамках нашего исследования и изучаемой специальности актуальным становится вопрос организации труда специалистов отдела кадров в условиях использования АСУП «Галактика». Рабочее место АРМ специалиста отдела кадров оборудовано вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающие автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста по кадрам профессиональных функций. В данной организации все документы хранятся в соответствии и номенклатурой дел и расставлены в хронологическом порядке. По истечению срока исполнения, документ отправляют на оформление в архив организации.



Заключение

В условиях реализации принципов рыночной экономики возрастает роль организации труда как элемента управления стабильностью экономического, технического и социального развития предприятия любой организационно-правовой формы управления при различных формах собственности. Причем особое место в этом процессе занимает организация труда специалистов.

Организация труда на предприятии является сложным и трудоемким процессом, включающимся в себя множество различных составляющих. Изменения техники и технологии производства требуют соответствующего изменения или совершенствования организации труда. Кроме того, наука об организации труда обогащается новыми данными, возникает передовой опыт новых организационных решений.

Все чаще изменения, затрагивающие эту область науки, происходят под воздействием развития науки управления, и касаются больше управленческого персонала, нежели работников физического труда. В настоящее время остро стоит вопрос организации труда специалистов на предприятии, в частности специалистов отдела кадров.

Отдел кадров являются одним из важнейших подразделений современной организации. Эффективностью трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса, а так же методами его осуществления.

С развитием компьютерной техники, и созданием специализированного программного обеспечения, организации могут увеличивать эффективность трудовой деятельности специалистов отдела кадров, поэтому в настоящее время в ОАО «Сибнефтепровод» внедрена и используется автоматизированная система управления предприятием Галактика.

При внедрении АСУП Галактика многие повторяющиеся функции специалистов отдела кадра автоматизируются, что позволяет сократить затраты времени и увеличить производительность труда работников.

Организация труда в условиях использования АСУП Галактика представляет собой организационную систему использования живого труда, которая обеспечивает функционирование рабочей силы с целью достижения полезного эффекта трудовой деятельности каждого сотрудника.

Первая глава раскрывает теоретические основы организации труда, в частности автоматизированного рабочего места, определяет сущность, содержание и элементы АРМ, организацию управленческого труда, понятие автоматизированных систем управления предприятием, их разновидности, содержание и функции.

Вторая глава включает организационно-экономическую характеристику предприятия ОАО «Сибнефтепровод», анализ системы организации труда специалистов отдела кадров в условиях использования АСУП Галактика.

В контрольной работе были выявлены особенности организации труда специалистов отдела кадров при использовании АСУП.



Библиографический список

1.Абрамов, В.М. Нормирование труда [Текст]: учеб. / В.М. Абрамов [и др.]. Под ред. В.М. Данюка. - Киев, 2005. - 578 с.

2.Авдеева, Р. Информационные системы в управлении социально-трудовой сферой [Текст] // Человек и труд. - 2010. - № 9. - с. 60-62.

3.Автоматизированные системы управления предприятием SAPR-3 / [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sap.com, свободный. - Загл. с экрана.

4.Автоматизированные системы управления предприятием/ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://automation-system.ru/, свободный. - Загл. с экрана.

5.Адамчук, В.В. Экономика и социология труда [Текст]: учеб. / В.В. Адамчук, О.В. Ромашов, М.Е. Сорокина. - М.:ЮНИТИ, 2006. - 407 с.

6.Базаров, Т.Ю. Управление персоналом [Текст]: учебник для вузов / под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: ЮНИТИ, 2002.-560 с.

7.Банина, Ю.Автоматизированные системы управления предприятием SAPR-3 [Текст] // Информационные технологии. - 2011. - №6. - с. 10-14.

8.Болотова, Е.В. Сущность и содержание организации труда [Текст] // Работа с персоналом. - 2009. - №6. - с. 24-27.

9.Большой юридический словарь [Текст] / под ред. А.В. Малько. - М.: Проспект, 2009. - 582 с.

10.Бухалков, М.И. Организация и нормирование труда [Текст]: учебник / М.И. Бухалков. - М.: Инфра, 2008. - 165 с.

11.Внедрение АСУП: иллюстрации эффективности [Текст] // Справочник кадровика. - 2010. - № 4. - с. 127-138

12.Генкин, Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях [Текст]: учебник для вузов / Б.М. Генкин. - 3-е изд., изм. и доп. - М.: Норма, 2008. - 478 с

13.Годовой отчёт ОАО «Сибнефтепровод» за 2010 год [Текст]. - 2011. - 572 с.

14.Горная энциклопедия [Текст] / под ред. Е. А. Козловского. - М.: Советская энциклопедия, 1984. - 1991 с.

15.Грязное, А.Я. Основы организации и оплаты труда [Текст] / А.Я. Грязное. - М.: Норма, 2009. - 57 с.

16.Гутгарц, Р. Возможности программного обеспечения [Текст] // Служба кадров и персонал. - 2009. - № 8. - с. 52-54

17.Должностная инструкция начальника отдела кадров и организационного проектирования ОАО «Сибнефтепровод» 2011г. [Текст]. - 2011. - 4 с.

18.Должностная инструкция специалиста ведущего отдела развития и учёта персонала Департамента управления персоналом и организационного проектирования ОАО «Сибнефтепровод» 2011г. [Текст]. - 2011. - 4 с.

19.Должностная инструкция специалиста первой категории отдела развития и учёта персонала Департамента управления персоналом и организационного проектирования ОАО «Сибнефтепровод» 2011г. [Текст]. - 2011. - 4 с.

20.Дрофа, В.В. Управление персоналом научно-производственных организаций [Текст] / В.В. Дрофа. В.С. Половинко. - М.: Информ-Знание, 2001. - 208 с.

21.Егоршин, А.П. Управление персоналом [Текст] / А.П. Егоршин - Н.Новгород: НИМБ, 1999. - 624 с.

22.Ежеквартальный отчёт ОАО «Сибнефтепровод» за 2 квартал 2011 года [Текст] - 2011. - 113 с.

Размещено на Allbest.ru