Документооборот в управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические основы изучения оформительских возможностей текстовых редакторов для представления управленческой информации

1.1 Документооборот в управленческой деятельности

1.2 Особенности оформительских возможностей текстовых редакторов для представления управленческой информации

2. Оформительские возможности текстового редактора Microsoft Word для предоставления управленческой информации

2.1 Перечень основных возможностей Microsoft Word

2.2 Оформительские возможности текстового редактора Word

Заключение

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА



ВВЕДЕНИЕ

реактор текстовый информация управленческий

Темой реферата является актуальной на сегодняшний день, так как автоматизированные информационные системы электронного документооборота это залог успеха любой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса, так и с внешней средой.

У сотрудников, чья деятельность связана с работой на персональном компьютере, а также у простых пользователей, часто наблюдается перерасход времени при создании, редактировании и печати различных текстовых документов. Для облегчения деятельности и экономии основного ресурса - времени предусмотрены прикладные программы, обеспечивающие качественную обработку тестовой информации. Такие программы получили название текстовые редакторы. Их также называют текстовыми процессорами. Такие редакторы могут быть встроенными (в Norton Commander, Турбо Паскаль и т.п.) и самостоятельными (Editor, Лексикон, MultiEdit, Microsoft Word). Один из самых известных на практике является редактор Microsoft Word.

В данном реферате будут рассмотрены возможности именно текстового редактора Word. С помощью Word можно форматировать текст, вставлять различные рисунки и фотографии, диаграммы, графики и обрабатывать их на свое усмотрение. На основе данного редактора функционируют многие офисы, кабинеты и, соответственно, организации в целом.

Исходя из выявленной цели, необходимо решить следующие задачи:

· раскрыть понятие презентаций;

· рассмотреть этапы создания презентаций;

· изучить форматирование текста в редакторе Word;

· написать инструкцию «создания» презентации на примере форматирования текста.

Структура данной работы состоит из введения, трех глав, одна из которых разбита на подпункты, заключения, списка используемой литературы.

Методологической основой исследования являются учебники и учебные пособия по предмету информатика, Microsoft Office Word, работа с MS Office, текстовый редактор и др.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ОФОРМИТЕЛЬСКИХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРОВ ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Документооборот в управленческой деятельности

Первые Правила делопроизводства, приняты в 2009 г. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Уже тогда в Правилах появился раздел, посвященный работе с электронными документами - Раздел VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. Не надо забывать, что, хотя в названии Правил указано, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 13.07.2015) Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Таким образом выход новой редакции Правил делопроизводства касается всех государственных структур и органов местного самоуправления.

Для коммерческих организаций Правила, как и стандарты, не носят обязательного характера, но, обычно, крупные и средние организации в постановке делопроизводства ориентируются на правила, соблюдаемые государственными структурами.

Уже через два года после выхода Правил делопроизводства 2009 года, они были существенно доработаны. Вторая редакция Правил была утверждена постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Практика показала, что значительная часть электронного документооборота - не столько собственно электронные документы, сколько отсканированные образы. Поэтому в Правилах появляется деление на две категории - электронные документы и электронные образы документов, добавляются понятия «сканирование документа», «электронный образ документа», вводится использование шаблонов бланков документов и др.

Вышедшая в конце апреля 2016 г. третья редакция Правил делопроизводства представляет собой очередной шаг в регламентации электронного делопроизводства.

Рассмотрим подробно изменения, внесённые в Правила.

Начнём с раздела II. Термины и определения.

Одно из наиболее существенных изменений в терминологии - это замена понятия «электронный образ документа» на понятие «электронная копия документа» - «копия документа, созданная в электронной форме». Исчезло и понятие «сканирование документа». Появившееся в 2011 году понятие электронного образа пришло из сферы компьютерных технологий, сейчас мы вернулись к традиционному для делопроизводства понятию копии документа. Уточнен целый ряд понятий. В определении реквизита документа исчезли слова «обязательный элемент», теперь «реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним».

В понятии «регистрация документа» - «присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму» вместо записи сведений о документе, что допускало произвольные фор мы регистрации, теперь подчеркнуто - запись сведений именно в регистрационно-учётную форму.

Вместо понятия «наименование» (дела, документа) вернулись к предусмотренному ещё ГОСТ Р 6.30-2003 понятию «заголовок». На взгляд автора, заголовок - традиционное и гораздо более логичное понятие. Соответственно в Правилах делопроизводства 2016 г. номенклатура дел - это «систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения». А в списке реквизитов мы имеем реквизит п) заголовок к тексту.

Незначительно изменилось понятие «служба делопроизводства». Вместо «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти» теперь это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях».

Изменения в определении системы электронного документооборота («автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов») отражают изменения в принципах организации делопроизводства в условиях автоматизированных технологий.

К принципиальным моментам, появившимся в 3-й редакции Правил делопроизводства можно отнести использование шаблонов документов. Во 2-й редакции, в 2011 году, речь шла только о шаблонах бланков документов. В новых Правилах сказано: «при создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов». Электронные шаблоны документов, как и образцы бланков, утверждаются руководителем организации.

Как правило, большая часть документов, создаваемых в организациях, отражают типовые, повторяющиеся управленческие ситуации. Создание каждый раз документа «с нуля» приводит к лишним затратам времени, документы оформлены по-разному, не всегда имеются все необходимые реквизиты. Создание документов на основе аналогичных ранее подготовленных ускоряет подготовку и оформление документа, но ведет к тому, что в новом документе могут остаться сведения из старого, послужившего основой - даты, цифры и т.п.

Оптимальным вариантом является использование шаблонов документов. Обычно делают общий шаблон, содержащий стили оформления, поля, нумерацию страниц и т.п., на его основе делают шаблоны бланков (общий, для письма, бланки конкретных видов документов), а уже затем, используя трафаретные тексты, дела ют шаблоны для конкретных управленческих ситуаций.

Поэтому пункт 26 Правил делопроизводства как раз и предусматривает разработку и утверждение альбома шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых в организации.

Традиционная схема хранения документов текущего делопроизводства в подразделениях, при которой оригинал документа после сканирования и рассмотрения руководителем направлялся исполнителю имеет ряд недостатков. Во-первых, исполнитель уже получил электронную копию документа и начал с ней работать, оригинал для него не существенен. Во-вторых, оригиналы документов чаще всего теряются именно у исполнителей. В-третьих, исполнители зачастую неправильно формируют дела, потом их приходится переформировывать. Централизация хранения, когда всё большая часть номенклатуры дел формируется в службе ДОУ, обеспечивает и сохранность оригиналов, и быстрый доступ к ним, и правильность формирования дел, а также возможность более эффективного использования офисных площадей. Из недостатков централизации можно назвать увеличение нагрузки на службу ДОУ, которой приходится самостоятельно подшивать оригиналы документов в дела после создания их электронных копий.

Отдельная проблема, которую приходится решать при переходе к работе с электронными копиями - это привычка многих сотрудников распечатывать все поступающие документы. Снижению объёмов печати способствует пере ход на сетевые системы печати, устанавливаемые не на каждом рабочем месте, а по одной многофункциональной системе печати на подразделение, или даже на несколько подразделений.

Изменился перечень реквизитов документов (п. 9 Правил делопроизводства), их число увеличилось до 28. Добавились такие реквизиты, как наименование структурного подразделения, отметка об электронной подписи, ссылка на документ.

Из существенных изменений можно отметить замену традиционной ссылки на исходящий номер и дату документа установлением множественных связей с другими документами, включая наименование вида документа, регистрационного номера, даты, типа связи.

Наибольший интерес с точки зрения автоматизации делопроизводства представляет раздел VI. Правил - «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

Ключевое положение - «Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота». Однако надо понимать, что хранение документов внутри СЭД совсем не исключает создание резервных (страховых) копий для целей архивного хранения на обособленных носителях. В соответствии с Правилами делопроизводства, электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет те же реквизиты, что и документ на бумаге. Однако следует иметь в виду, что традиционный документ - это лист бумаги, который несёт на себе все необходимые реквизиты, а электронный документ - часть информационной системы (СЭД), состоящий из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесённых в регистрационно-

Подчёркнуто, что электронные документы используются без предварительного документирования на бумажном носителе (п. 38 Правил). могут использоваться и электронные копии документов.

Статьи 40 и 41 Правил посвящены использованию электронной подписи. Предусмотрено, что документы, отправляемые из организации, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Внутри организации могут использоваться иные способы подписания или визирования, то есть простая или неквалифицированная электронная подписи.

Обычно для подписания внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок и т.п. используют неквалифицированную подпись, что существенно сокращает затраты на поддержание инфраструктуры ключей, а для визирования используют простую подпись.

Важным моментом является положение Правил, устанавливающее обязательность сканирования бумажных документов при их регистрации. В соответствии с п. 45 Правил документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются с созданием электронной учётную форму (карточку документа).

В Правилах подчёркнуто, что реквизит «Государственный герб Российской Федерации» в электронном виде не используется.

Правила предусматривают, что электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это обеспечивает преемственность с традиционными технологиями делопроизводства, а также дополнительные возможности по поиску документов. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то отнесение документа к тому или иному делу тем самым осуществляет предварительную экспертизу ценности. В то же время на практике при работе в СЭД группировка документов в дела не столь актуальна, так как система позволяет быстро найти любой документ, как и устанавливать индивидуальные сроки хранения. Традиционно отметка, что дело ведётся в электронной форме, делается в графе «Примечание», но Правила также предусматривают, что эти ведения могут быть тражены и в заголовке дела.

В виду отсутствия пока что специализированных перечней электронных документов со сроками хранения, электронные документы хранятся в корпоративных информационных системах (КИС) в течение сроков, установленных Перечнями для традиционных документов на бумаге.

В то же время, как уже неоднократно писал автор данной статьи, Перечни устанавливают минимальный срок хранения, решением экспертной комиссии организации срок хранения документов, уже хранящихся в информационной системе, может быть продлён.

Если же всё-таки принимается решение об уничтожении документов в электронной форме, это происходит после утверждения соответствующего годового раздела описей постоянного и долговременного сроков хранения, на основании акта о выделении к уничтожению, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015.

1.2 Особенности оформительских возможностей текстовых редакторов для представления управленческой информации

С момента возникновения письменности человек пытается передать свои мысли, описать произошедшие события, поделиться впечатлениями не только с собеседниками, но и с людьми, удаленными на солидное расстояние, а иногда и со всем миром.

В каждый период времени существовали собственные каноны оформления романов, писем, деловой документации и прочих текстов. Стихи, помещенные в альбоме светской дамы, явно отличались по стилю оформления от бумаг, подписанных Чичиковым. На каждом этапе результат отражай дух времени и средства воспроизводства текстов.

Эпоха персональных компьютеров внесла свои коррективы не только в издательскую и офисную деятельность, но и в жизнь практически любого человека. Процесс подготовки текстов стал доступен каждому. Нужно лишь иметь доступ к компьютеру и принтеру. А уж насколько упростился процесс оформления и правки текстов можно и не упоминать, хотя самих ошибок в печатных текстах, явно стало больше.

С появлением микропроцессора и персональных компьютеров на их основе подготовка текстовых документов обрела принципиально новую основу. В 1980-е годы было разработано множество текстовых процессоров для различных персональных компьютеров, отличающихся как разнообразием функций, так и организацией взаимодействия с пользователями (интерфейсом). В последние несколько лет получили распространение текстовые процессоры с такими возможностями, что их можно считать настольными издательскими системами, позволяющими выполнять не только ввод и редактирование текста, но и верстку в интерактивном режиме сложного текста с иллюстрациями.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но прежде всего необходимо придерживаться принципа разумной достаточности.

Самой важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса могла бы выступить область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов служат для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором оказывается квалификация пользователя.

Наибольшую актуальность в процессе подготовки текстового документа приобретает организация интерфейса пользователя, к которому в первую очередь относятся язык общения с программой, а также устройства ввода-вывода (клавиатура, манипулятор типа «мышь», экран видеотерминала и устройство печати). Современные системы подготовки текстовых документов обладают в большинстве своем дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ подготовки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых возможна настройка интерфейса под его вкусы и потребности.

Текстовые процессоры (текстовые редакторы) широко используются в любой управленческой деятельности независимо от специализации. Составление, редактирование и обработка текстовой информации - типовой технологический процесс в управленческой деятельности. Благодаря этому именно текстовые редакторы относятся к наиболее распространенным видам программных средств, функционирующих на рынке.

С точки зрения пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров должно быть полное соответствие твердой копии (на бумажном носителе) образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -- что вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе программы играют объем занимаемой памяти и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требует форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результат работы экранного редактора выражается в виде файла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31, а также символов новой строки. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

· набирать текст с отображением на экране видеотерминала, используя до 200 символов;

· исправлять ошибочные символы в режиме замены;

· вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

· удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

· раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

· вставлять группы строк из других текстов;

· обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

· заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

· сохранять набранный текст для последующих корректировок;

· печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.). К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы Word Star и в высшей степени стандартизированы.



2. ОФОРМИТЕЛЬСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА MICROSOFT WORD ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

2.1 Перечень основных возможностей Microsoft Word

Microsoft Office Word предназначен для создания, редактирования, просмотра текстовых документов и обмена ими.

Microsoft Word - наверное, самая популярная программа, которая имеется в пакете Microsoft Office. Так же, если Вы хорошо разобрались в интерфейсе word, то Вас не затруднит работа с другими программами данного пакета.

Microsoft Word - это не простой набор текста, как это предлагает нам «Блокнот», а набор и оформление текста строго под свой вкус и под желание.

Добавление таблиц, рамок, картинок, различных изображений, все это под силу небольшому текстовому редактору Microsoft Word. Microsoft Word - очень функциональная программа.

На этом редакторе можно составить журнал, газету на профессиональном уровне. Некоторые издательства, кстати, так и делают. Microsoft Word поддерживает даже создание html страниц.

Реализованный в Microsoft Office Word набор инструментов позволяет оперативно подготавливать документы с использованием стандартных частей и стилей, составлять и публиковать блоги непосредственно в среде Word. Расширенная интеграция с Microsoft Office SharePoint Server и форматами на основе XML делает ПО Microsoft Office Word оптимальным продуктом при построении интегрированных решений управления документами.

Новая версия текстового процессора Microsoft Word 2016 стала более структурированной и удобной для восприятия, предоставляя быстрый доступ ко всем командам и панелям инструментов. Новые шаблоны и средства форматирования помогают пользователям придать документам законченный вид. Новые способы обмена документами и совместной работы делают взаимодействие с коллегами легким и быстрым. Кроме того, теперь Microsoft Word 2016 может конвертировать файлы PDF в формат DOC с сохранением оригинальной структуры текстового документа.

2.2 Оформительские возможности текстового редактора Word

На сегодняшний день в управленческой деятельности используются различные средства оформления документирования: от простых (таких, как карандаши и обычные шариковые ручки) до более сложных электромеханических (сюда относятся магнитофон, видеокамера, фоноаппарат и т.п.) и автоматизированных, компьютерных. От применяемых средств зависят и способы документирования. Оно может быть текстовым, электронным, кино- и фотографическим.

Управленческая деятельность использует, как правило, текстовые документы, написанные от руки или созданные на компьютере. Поэтому они получили название управленческой документации.

Рассмотрим автоматизированные оформительские возможности в управленческой деятельности с помощью текстового редактора Word.

Microsoft Word -- мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Графические возможности Microsoft Word.

Для вставки в текст картинки необходимо поставить курсор в то место документа, где будет размещаться графический объект, и выбрать команду Вставка - Рисунок - Картинки (рисунок 1), если выбирается стандартный рисунок из прилагаемой к Word библиотеки. Команда Вставка - Рисунок - Из файла выбирается в том случае, если рисунок находится в другой папке на диске. Рисунки можно предварительно просмотреть.

Рис.1. Окно Вставка картинки.

Чтобы картинка размещалась в нужном месте текста, надо воспользоваться командой контекстного меню Формат рисунка - Положение (рисунок 2). Особое внимание следует обратить на размещение рисунка в тексте. В рабочих документах наиболее рационально использовать режим, при котором рисунок привязан к тексту. Это достигается включением опции В тексте.

При этом режиме рисунок располагается между строками текста, а при выделении окружается сплошной черной рамкой. Такой рисунок ведет себя как большая буква и перемещается в документе теми же средствами, что и буква, т. е. кнопками выравнивания, пробелами и т. д. Все остальные положения позволяют настроить различные способы обтекания рисунка текстом. При выделении такой рисунок окружается пустыми белыми маркерами и может перемещаться по тексту мышью. Режимы обтекания в реальных документах следует использовать с осторожностью, так как при редактировании таких документов (добавлении и удалении текста) рисунок может начать «прыгать» по тексту, попадая в места, для него не предназначенные.

Рис. 2. Размещение рисунка в тексте.

WORD предоставляет возможность не только добавить рисунок, но и разместить его требуемым образом по отношению к остальному тексту. Желаемый способ обтекания рисунка текстом можно указать командой Действия/Обтекание текстом. Другой способ задания положения рисунка в тексте: щелкнуть правой кнопкой мыши по рисунку и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Формат объекта. На вкладке Положение можно задать нужный способ обтекания текстом, а для уточнения некоторых параметров щелкнуть по кнопке Дополнительно (рисунок 3). С помощью этого окна можно задать параметры для некоторых вариантов обтекания.

Рис. 3. Кнопка Дополнительно для обтекания.

Для выполнения этой операции, войдем в уже знакомое нам меню «Вставка» и выберем элемент «Рисунок» (рисунок 4).

Рис.4. Обтекание рисунка дополнительная разметка

После размещения в документе необходимого изображения правой кнопкой вызовем выпадающее меню и выберем там пункт «Перенос текста». Поэкспериментировав с параметрами, можно подобрать наиболее подходящий вариант.

Изменить расположение изображения на странице возможно не только через контекстное меню. Выделив в тексте рисунок и перейдя во вкладку «Макет», можно обнаружить целую панель управления, предназначенную для редактирования его размещения. Доступные здесь средства позволяют выбрать расположение заданной картинки в определенной области создаваемого документа и использовать различные варианты инструмента «обтекание текста». В «Ворде», таким образом, можно комбинировать различные схемы для достижения лучшего эффекта.

Еще одним полезным свойством Word является возможность применения к картинке нестандартных вариантов ее взаимодействия с окружающим текстом. Выбрав в меню «Перенос текста» вариант «Изменить границу обтекания», вы можете редактировать имеющее стандартную прямоугольную форму поле рисунка в широком диапазоне. В зависимости от того, что изображено на рисунке, можно «заставить» текст выстроиться возле него по диагонали или под разными углами вдоль боковой стороны.

Если выделить вставленное изображение, то на ленте появится вкладка Работа с рисунками. Именно с ее помощью можно производить несложные операции редактирования рисунка - изменять яркость, контрастность, размер, вращать, выбирать стиль для рисунка (можно задать его форму, цвет границы, а также эффекты), указывать положение иллюстрации в тексте.

В рисунок можно вставить какой-либо текст с помощью инструмента Надпись. Для этого надо отметить или выделить рамкой, удерживая левую кнопку мыши, место в документе, куда нужно вставить надпись. Внутри рамки появится мигающий курсор. Форматировать шрифт надписи можно обычным способом. Щелчок мышью за пределами надписи делает ее частью рисунка. Для редактирования надписи достаточно щелкнуть по ней мышью.

Текст также можно добавить в автофигуру и использовать ее как надпись. Для добавления текста надо щелкнуть правой кнопкой мыши любую фигуру (кроме прямых линий и полилиний), выбрать команду Добавить текст в контекстном меню, а затем ввести нужный текст. Для изменения или дополнения существующего текста надо выбрать команду Изменить текст в контекстном меню, а затем внести необходимые изменения.

Вид графических объектов, в том числе и надписей, можно улучшить, изменяя тип и цвет линий, заливки и шрифта, применяя эффекты придания объема или затенения с помощью инструментов панели Рисование.

После того как изображение помещено в документ, все производимые с ним операции сохраняются только в документе Word, с которым вы работаете. Исходный файл рисунка не изменяется.

В Word можно не только редактировать, но и создавать несложные объекты векторной графики (прямоугольники, овалы, линии, стрелки, блок, схемы, выноски и т. д.), а также соответствующим образом оформлять их, используя стили, применяя объемные эффекты и др.

Чтобы создать такой рисунок, сделайте следующее.

Перейдите на вкладку Вставка ленты, в группе Иллюстрации нажмите кнопку Фигуры. Откроется список доступных фигур (рисунок 5).

Рис.5. Список кнопки Фигуры.

2. Щелкните в документе и, не отпуская кнопку мыши, перемещайте указатель в сторону до получения объекта нужного размера. Отпустите кнопку мыши.

3. Настройте положение, размер, а также другие параметры рисунка с помощью вкладки Средства рисования > Формат ленты.

При выделении рисунка вокруг него появляется рамка с маркерами. Синие круглые маркеры позволяют пропорционально изменять размеры рисунка, синие квадратные маркеры дают возможность делать это непропорционально. С помощью желтого ромбовидного маркера можно изменить некоторые пропорции фигуры. При подведении указателя мыши к зеленому круглому маркеру появляется круглая стрелка, используя которую, можно вращать рисунок.

Одним из широко используемых типов надписи являются выноски. С помощью выноски можно поместить пояснение к иллюстрации или таблице. Выноска состоит из текста и линии, соединяющей текст с иллюстрацией, на которую она указывает.

При создании фигур можно использовать так называемое полотно. Данная область предназначена для создания или помещения в нее рисунков. Однако вы можете поместить свой рисунок и вне пространства, ограниченного рамками. Полотно удобно тем, что позволяет перемещать, вращать и удалять сразу все графические объекты, находящиеся в нем.

Чтобы создать полотно, выполните команду Новое полотно меню кнопки Фигуры. В документе появится пунктирная рамка, которая и является полотном. Ее размеры и положение в тексте можно изменять (в том числе задавать обтекание текстом). Кроме того, к самому полотну можно применять стили.

Для оформления объектов векторной графики можно использовать стили. Их список находится в группе Стили фигур на вкладке Средства рисования.

В Word 2007 содержится около 80 стилей для фигур. Если вы не найдете среди них нужного вам, то можете выбрать цвет, заливку, толщину контура фигуры и т. д. самостоятельно с помощью команд меню кнопок Заливка фигуры и Контур фигуры, которые также находятся в группе Стили фигур. Например, в меню кнопки Заливка фигуры есть команда Текстуры, с помощью которой можно выбрать текстуру для фигуры.

Кнопка Эффекты тени в одноименной группе на вкладке Средства рисования > Формат позволяет включать отображение тени. При нажатии данной кнопки появляется список доступных вариантов. С помощью команды меню Цвет тени можно выбрать цвет тени. Группа кнопок, расположенных рядом, позволяет изменять положение тени.

Проведя несколько экспериментов, можно подобрать наиболее подходящие параметры его применения и легко создавать компактные и насыщенные полезной информацией документы.

Группы Объем отвечают за выбор объемных эффектов для выделенного объекта (данная настройка недоступна для некоторых фигур). Эффект можно выбрать из списка кнопки Объем, а затем настроить его параметры: цвет, глубину, направление, освещение объекта и тип поверхности.

В редакторе Microsoft Word можно не только печатать буквы-цифры, но и пользоваться отличными от букв и цифр символами. Причем это будет не рисунок, а именно текст. Это можно сделать с помощью инструмента «Символ».

Верхняя панель, вкладка Вставка, Символы (рисунок 6).

Рис.6. Символы.

Откроется окно, в котором будет достаточно большой набор символов, но все они лишь широкий набор букв.

Чтобы в текст документа Word можно было вставить символ другого алфавита (иврит, арабский, иероглиф), рисунок сердца, стрелку, указатель и многое другое. Типы символов и знаков, которые можно вставлять, зависят от выбранного шрифта. Например, некоторые шрифты включают дроби (ј), знаки национальных алфавитов (З, л) и символы национальных валют (Ј, Ґ). Встроенный шрифт Symbol содержит стрелки, маркеры и знаки, используемые в науке. Имеются также дополнительные шрифты, такие как Wingdings, содержащие декоративные символы.

Так же можно назначить комбинации клавиш для ввода любого из доступных символов. Например, чтобы назначить клавишу Ctrl + Q , чтобы вставить символ ©, который является одним из доступных символов в специальном списке символов.

Придать документу визуальную глубину можно не только вставив графический элемент, но и к уже введенному тексту, отдельному тексту и тексту в надписях можно применять различные стили.

Применение текстовых эффектов к существующему тексту.

Необходимо выделить текст, к которому требуется применить форматирование.

На вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку Текстовые эффекты Кнопка «Текстовые эффекты», а затем выберите нужный эффект, который вы хотите применить к тексту (рисунок 7).

Рис.7. Текстовые эффекты.

Чтобы применить к тексту другие параметры форматирования и эффекты (например, использовать малые прописные буквы или двойное зачеркивание), в меню Формат выберите раздел Шрифт.

Форматирование текста как малых прописных.

Выделите строчный текст, буквы в котором требуется заменить на малые прописные.

В меню Формат выберите пункт Шрифт.

В разделе Эффекты выберите Малые прописные.

Создание зеркального отражения текста

С помощью средства "Надпись" можно создать зеркальное отражение текста (например, для печати на специальной бумаге и последующего нанесения на ткань).

На вкладке Главная в группе Вставить выберите элемент Надпись.

Начертите контур надписи и введите текст.

Щелкните границу надписи, а затем в меню Формат выберите пункт Фигура.

Откройте вкладку Поворот трехмерной фигуры, а затем в разделе Поворот в поле X введите 180.

Создание отражения.

Выделите текст или объект WordArt, к которому требуется применить форматирование.

На вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку Текстовые эффекты Кнопка "Текстовые эффекты" , перейдите в раздел отражение и выберите необходимый стиль отражения.

Создание тени.

Выделите текст или объект WordArt, к которому требуется применить форматирование.

На вкладке Главная в группе Шрифтнажмите кнопку Текстовые эффекты Кнопка "Текстовые эффекты" , выберите пункт теньи затем щелкните необходимый стиль тени.

Создание эффекта свечения

Выделите текст или объект WordArt, к которому требуется применить форматирование.

На вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку Текстовые эффекты Кнопка "Текстовые эффекты" , пункт свечение и выберите необходимый стиль свечения.

Создание других эффектов.

К тексту в надписях и к объектам WordArt можно применять и другие эффекты. Например, можно изогнуть текст или придать ему объемный эффект.

Выделите текстовое поле или объект WordArt, к которому требуется применить форматирование, а затем откройте вкладку Формат.

В Разделе Стили текста выберите команду Эффекты, укажите тип эффекта и выберите необходимый вариант.

Сначала я выделяю текст, который нужно улучшить. Эффекты можно применить к любому фрагменту документа, например к введению.

Так же можно производить следующие эффекты:

Буквицы. Первую букву абзаца часто оформляют в виде буквицы. Для этого надо выделить первую букву, в пункте меню Формат выполнить команду Буквица, а в ее диалоговом окне задать желаемый режим оформления буквицы (эффект Буквицы будет виден после перехода к режиму Разметки страницы в пункте меню Вид).

Колонки текста. Можно набранный обычным образом текст разместить в виде колонок. Для этого следует его выделить, нажать кнопку Колонкина панели Стандартная и при появлении рамки из 4-х колонок протяжкой мыши задать необходимое количество колонок. Результат следует смотреть в режиме разметки страницы.

Набор математических формул. Данный текстовый редактор предоставляет возможность написать любую математическую формулу в том виде, как мы привыкли ее видеть в тетрадях, с дробями, знаками логарифмов и квадратных корней, модулей и т. п. Для вызова редактора формул необходимо воспользоваться командой Вставка - Объект Microsoft Equation (рисунок 8)

.

Рис.8. Математические формулы.

После набора формулы надо щелкнуть мышью на поле текстового редактора, тем самым закрывается редактор формул. С помощью мыши можно изменять ее размер, растягивая за края обрамляющего формулу прямоугольника.

Для редактирования формулы (если после вставки в документ необходимо внести изменения в набранную формулу) используется двойной щелчок мыши по формуле.

Колонтитулы. Это текст, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. Обычно в область колонтитула вносят номер страницы, текущую дату, название документа и т. д. Оформить колонтитул можно с помощью панели инструментов, которая появляется при выполнении команды Вид/Колонтитулы. Для завершения работы с колонтитулом необходимо нажать кнопку Закрыть на панели Колонтитулы.

Безусловно, на сегодняшний день MS Office Word - популярнейший редактор для создания текстов. Однако Word все-таки остается офисным приложением и все имеющиеся по умолчанию шрифты предназначены для документов. Впрочем, разработчики из Microsoft не оставили пользователей своего продукта в беде - с помощью MS Office Word можно создать действительно красивый текст и использовать достаточно простые и широкие оформительские возможности.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Автоматизированные информационные технологии систем электронного документооборота организуют свою деятельность так, что используются в качестве инструмента для решения проблем. Автоматизация офиса призвана для оснащения коммуникации персонала.

Используясь совместно, коммуникации обеспечивают автоматизацию управленческого труда. Это необходимо для быстрого и правильного выполнения поставленных задач, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Они обеспечивают определенные преимущества, перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации.

Преимущества проявляются в поддержке операционного контроля, управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование автоматизированных информационных технологий, систем электронного документооборота - залог успешной управленческой деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности.



ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Учебники и учебные пособия

1 Основы менеджмента: компьютеризированный учебник / под ред. Э. М. Короткова. - Инфра-М, 2013. -- 432 с.

2 Медведев В. П. Основы менеджмента. М., 2012. С. 184.

3 Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред. С. В. Симоновича. - СПб: Питер, 2014. - 640 с.

6. Информатика: Учебник / Под ред. Проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2015. - 768 с.

7. Информатика и ИКТ. Базовый уровень : учебник для 10 класса / Н. Д. Угринович. - 5-е изд. - М. : БИНОМ. Лаборатория знаний, 2014. - 212 с.

8. Стратонович Ю.Р., Яшкова Е.А. Текстовый редактор MS Word: Учеб. Пособие. - М.: МСХА, 2015.

9. Ланджер М. Microsoft Office Word 2003 для Windows. - НТ Пресс - 2015. - 365 с.

10. Миллхоллон М., Мюррей К. Word 2002. Эффективная работа. - Питер. - 2013.

11. Основы информатики: Учеб. пособие / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова и др.; Под ред.А.Н. Морозевича. - Мн.: Новое знание, 2011.

12. Основы работы с Open Office. - М.: "Открытые Системы", 2010.

13. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2011. - 240 с.

Электронные ресурсы

14. Работа в Open office.org - Writer. Виды графических объектов. Режим доступа: http://www.intuit.ru/studies/courses/667/523/lecture/11817? page=1

Размещено на Allbest.ru