Документооборот: общие положения
Знакомство с особенностями выбора системы делопроизводства. Деловое общение как коммуникативная предметно-целевая профессиональная деятельность в сфере социально-правовых и экономических отношений. Анализ процесса ведения переговоров с партнерами.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 05.12.2019 |
| Размер файла | 21,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Умение вести себя с людьми на высшем уровне является одним из важнейших факторов, определяющих шансы добиться успеха в различных сферах деятельности.
В связи с этим во все времена исследователи проявляли попытки определить основные принципы и нормы этики делового общения.
Деловое общение в современное время невозможно рассматривать отдельно от такого понятия как документооборот. Так как бизнес общение напрямую содержит в себе обязательное сопровождение всех моментов документально, будь то переписка, заключение договоров или же решение возможных споров.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения, до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют различного рода отношения как внутри бизнеса, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
На примере данной работы мы постараемся рассмотреть основные понятия документооборота и делового общения в целом.
1. Общие положения
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.
Были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования движения, распределения, направлений документов, регламентацию подписания.
Документооборот является важным составляющим делопроизводства в организации.
В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативность процессов документооборота;
- минимизация инстанций для рационального использования времени;
- единая схема прохождения процессов для разного рода документов.
Основой структуры любого документооборота является документ.
Все документы (традиционные на бумаге и на электронных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.
Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов, операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке и подшивке документов в дело.
Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.
Рассмотрим составляющие документооборота.
- Входящий документ. Он представляет собой документ, принятый в организацию из вне. Это может быть запрос, информация для использования в работе или же ответ на запрос организации отправленный ранее.
- Исходящий документ. Это документ, подготовленный для отправки адресату, имеющий все необходимые реквизиты и регистрационный номер. Данный документ может носить различную форму, например, запрос необходимой информации, ответ на ранее полученный запрос или же деловая переписка.
- Внутренний документ. Он представляет собой официально оформленный документ, для внутреннего пользования. Он не выходит за пределы организации. Документы данной формы используются для решения текущих вопросов работы организации
- Регистрация документа. Представляет собой процесс приобретения созданным документом индивидуального номера, например, в рамках издания приказа, написания исходящего запроса или же написания локального акта для использования внутри организации.
- Индексация документов в делопроизводстве. Это процесс фиксации созданных дел в организации путем присвоения им номеров согласно номенклатуре дел организации. Индексация дел необходима для чёткого ведения документооборота и формирования архива организации в бедующем. - Контроль исполнения документов. Как и в любой сфере деятельности, документооборот требует четкого контроля над исполнением. Контроль включает в себя действия по обеспечению своевременного и полного исполнения документооборота
От правильно выстроенного документооборота в организации зависит оперативность и качество работы организации в целом.
Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:
- централизованную;
- децентрализованную;
- смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций и организационной структуры.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря, что позволяет значительно повысить качество их обработки.
При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации. При такой системе в каждом из подразделений организован свой документооборот.
При смешанной системе делопроизводства процедуры документооборота распределены по структурным подразделениям организации.
Таким образом можно сделать вывод из вышесказанного, что все работы, связанные с создание документационного фонда организации, являются документооборотом.
От того каким образом он организован и реализуется будет зависеть степень качества работы организации в целом, так как документы являются основой всего бизнеса.
2. Деловое общение
Деловое общение представляет собой вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи исходя из общих интересов и целей коммуникантов.
Деловое общение - это коммуникативная предметно-целевая профессиональная деятельность в сфере социально-правовых и экономических отношений.
Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта. Важным моментом является полное понимание сторон общения в рамках предмета общения. Задачей такого общения становится достижение результатов сотрудничества.
Деловое общение может быть различной формы: устное, то есть вербальное или письменное по средствам деловой переписки.
Деловое общение может быть представлено в разных приемах. Рассмотрим некоторые из них.
Деловая беседа - представляет собой словесное общение нескольких сторон с целью достижения определенных результатов. Это наиболее распространенная форма деловой коммуникации.
Деловая беседа по телефону - представляет собой современной связи, позволяющей сократить время решения поставленных задач. Данный способ требует от сторон знаний правил этикета телефонных разговоров (приветствие, представление, сообщение и обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание).
Деловые переговоры - заключаются в проведении беседы между сторонами делового процесса для достижения конкретной цели и достижения соглашения сторон.
Служебное совещание, является одним из самых эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений и организации самих действий для достижения решения поставленного вопроса.
Деловая дискуссия - представляет собой обмен мнениями по поставленному вопросу в соответствии с определенными правилами процедуры и участием всех присутствующих.
Пресс-конференция - данным определением называется встреча официальных лиц с представителями СМИ с целью информирования общественности по поставленным вопросам.
Публичная речь - представляет собой монолог выступающего адресованного конкретной аудитории лиц. Данная речь имеет перед собой цель донесения определенной информации до слушателей и оказания на них определенного эмоционального воздействия в рамках поставленной цели.
Деловая переписка - представляет собой материальную, документальную взаимосвязь с другой стороной переписки. Данный процесс включает в себя обмен деловыми письмами разной формы и содержания. Переписка может быть осуществлена как по средствам материальных носителей, например, на бумаге, так и по средствам электронных мессенджеров.
Деловое письмо - представляет собой четко и лаконично изложенный документ для решения конкретно поставленного вопроса. Данный вид общения применяется для документооборота с внешними структурами для решения важных производственных вопросов. Данный документ является частью документооборота организации и поэтому относится к документам, включенным в номенклатуру дел.
Также к приемам делового общения можно отнести Публичные торги и Презентации.
3. Деловые переговоры
Деловые переговоры - это беседа между сторонами делового процесса для достижения конкретной цели и достижения соглашения сторон.
Чтобы ориентироваться в сложном процессе переговоров, следует четко представлять его структуру и основные этапы.
1. Подготовка к переговорам.
Процесс переговоров между сторонами стоит рассматривать как процесс начинающийся еще до того, как стороны приступят к непосредственному обсуждению поставленного вопроса.
Участники переговоров должны быть подготовлены морально, профессионально и психологически к успешной работе в рамках переговорного процесса.
Залогом успеха переговорного процесса является подготовка в рамках данного мероприятия. Сторонам необходимо тщательно подготовится и заручится знаниями всех особенностей решаемого вопроса.
Стоит создать план процесса переговоров, то есть предусмотреть перечень мероприятий в рамках переговоров, осуществление которых возможно станет частью залога успешно проведенных переговоров.
Немаловажное значение на подготовительном этапе имеет установление рабочих отношений с партнером. Подготовка к переговорам предусматривает формирование представления о другой стороне.
2. Ведение переговоров.
Особенности ведения переговоров рассматриваются с позиции этапов, стратегий и тактических приемов ведения деловых переговоров.
Стратегия переговоров - представляет собой планируемый ход переговоров для достижения поставленной цели.
Тактика - представляет собой связь приемов и методов для осуществления поставленной цели в ходе переговоров. Стратегия реализуется в тактике.
Практика ведения переговоров показывает, что нет единой стратегии их проведения на все случаи жизни. Каждый конкретный переговорный процесс требует выбора определенной стратегии, отвечающей конкретным условиям. Можно выделить основные или базовые стратегии переговоров, которые реализуются на переговорах в рамках сотрудничества и на переговорах в рамках конфронтации.
В условиях сотрудничества, и конфронтации могут использоваться следующие приемы.
- Пакетирование - это обсуждение в рамках переговорного процесса не отдельно поставленного вопроса, а пакета таких вопросов.
- «Уход» связан с закрытием позиции и применяется в том случае, когда затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения. «Возращение» к переговорам, в таком случае может быть примерно в двух случаях: для избежания принятия соглашения и в случае неясности поставленного вопроса.
- Прямое открытие позиций.
- Уточнение позиций партнеров нередко раскрывает позиции участника, поскольку при этом частично раскрывается и собственная позиция. В ходе уточняющих вопросов можно сделать выводы об интересах противоположной стороны.
Так же применяются деструктивные тактические приемы:
- «Расстановка ложных акцентов в собственной позиции». Данный прием применяется с точки обмана оппонента, акцент делается на вопрос, который менее интересен с целью выгоды в интересующем на самом деле вопросе.
- «Отмалчивание». Данный прием вводится в действие с целью закрытия собственных позиций и создания момента неопределенности на первоначальных этапах переговоров.
- «Блеф» - представляет собой дачу заведомо ложной информации аппоненту.
- «Отказ от собственных требований» - одна из сторон выдвигает предложение, которое она рассматривает как неприемлемое для партнера.
- «Вымогательство», данный прием заключается в выдвижении конкретного требования не желательного для оппонента, и для снятия данного требования предполагается получение заведомо желаемого.
- «Выдвижение требований по нарастающей» - используется как ответная реакция на то, что партнер соглашается с ранее вносимыми требованиями.
- «Выдвижение ультиматума» означает требование принять неудобное, невыгодное предложение под предлогом срыва переговоров.
- «Сюрприз» - данный прием применяется с целью вывода из состояния равновесия оппонента и предполагает выдвижение требований т.д. непредвиденных для противоположной стороны.
- «Двойное толкование» - применяется на стадии заключения соглашения.
- «Выдвижение требований в последнюю минуту» - применяется в самом конце переговоров, когда все вопросы решены и остается подписать соглашение.
На всем протяжении переговоров может использоваться тактика психологического давления на партнеров по переговорному процессу.
Эта тактика позволяет создать такую ситуацию, когда только одна сторона вынуждена будет идти на существенные уступки.
Завершением переговоров называется любое окончание переговоров.
В процессе завершения переговоров стороны обычно принимают какое-либо решение. На переговорах могут быть приняты компромиссные решения, когда стороны идут на взаимные уступки. Это типичное решение на переговорах.
Но чаще всего встречаются практики, при которых стороны не могут найти точки соприкосновения по интересам. В данном случае приходится искать определенные интересы для сторон.
Когда статусы, возможности власти и контроля, а также интересы сторон не позволяют им найти «серединное» решение, то стороны могут прийти к асимметричному решению. Это предполагает под собой, что уступки одной стороны значительно превышают уступки другой.
Результат переговоров можно оценить с точки зрения соответствия или несоответствия поставленной задаче перед началом переговоров. Результаты бывают:
- успешными, когда они в наибольшей степени соответствуют поставленной цели;
- неуспешными, если они не соответствуют поставленной цели;
- сочетающимися, когда они в большей или меньшей степени соответствуют поставленной цели каждой из сторон.
Переговоры подходят к завершению в тот момент, когда обе стороны приходят к соглашению по достаточному количеству пунктов и могут уже обсуждать пути реализации достигнутых соглашений.
3. Анализ переговорного процесса.
При анализе результатов переговоров необходимо еще раз разобрать весь ход процесса переговоров. После момента подписания контракта результаты поддаются тщательному анализу, для рассмотрения и выявления допущенных ошибок. Данное обязательство является важным в рамках ведения дальнейшей деятельности организации и последующего недопущения таких нюансов.
Заключение
По результатам данной работы можно сделать следующие выводы, что
умение найти оптимальный вариант деловых взаимоотношений требует овладения искусством делового общения.
Деловое общение во всех его проявлениях направленно в первую очередь на достижение поставленных результатов деятельности организации по различным средствам, в том числе переговорам с конкурирующей стороной.
Деловое общение включает в себя психологический контакт партнеров и обмен эмоциями между ними в рамках деловой деятельности.
Умение строить отношения с людьми, находить индивидуальный подход к сотрудникам, коллегам, клиентам, руководству является залогом успешного ведения деловой деятельности.
В рамках деятельности организации и проводимых ее руководителями процессов общения неотъемлемой частью становится ведение документооборота.
По средствам документооборота составляются и ведутся деловые переписки, устанавливаются связи с общественностью, государственными организациями и новыми партнёрами.
Процесс ведения переговоров с партнерами так же сопровождается документооборотом, ведь весь ход переговоров документируется, а их итогом является составление контрактной части.
Из всего сказанного можно сделать вывод, что для успешного ведения бизнес-процессов важно знать основы документационного процесса и правил делового общения. Данные моменты знаний становятся от части залогом успешной деятельности организации.
Список использованной литературы
правовой делопроизводство экономический
1.Аминов, И. И. Психология делового общения / И.И. Аминов. - М.: Омега-Л, 2017. - 304 c.
2.Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2015. - 222 c.
3.Бикмурзин, Павел Исадыкович Деловое Общение В Социально-Культурном Сервисе И Туризме / Бикмурзин Павел Исадыкович. - Москва: Высшая школа, 2017. - 507 c.
4.Бороздина, Г. В. Психология делового общения / Г.В. Бороздина. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 304 c.
5.Папкова, О. В. Деловые коммуникации. Учебник / О.В. Папкова. - М.: Вузовский учебник, Инфра-М, 2015. - 160 c.
6.Родыгина, Н. Ю. Этика деловых отношений. Учебник и практикум / Н.Ю. Родыгина. - М.: Юрайт, 2015. - 432 c.
7.Руденко, А. М. Деловые коммуникации / А.М. Руденко. - М.: Феникс, 2016. - 352 c.
8.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2016. - 144 c.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Деловое общение как процесс взаимодействия в общении, при котором происходит обмен информацией для достижения определенного результата. Переговоры как важнейший инструмент для урегулирования деловых отношений или конфликтов, технология их проведения.
реферат [28,0 K], добавлен 22.06.2012Сущность и задачи деловых переговоров, характеристика их стадий и этапов. Рекомендации для эффективного общения с партнерами. Определение целей и выбор места проведения переговоров. Правила делового поведения. Пути достижения взаимовыгодного соглашения.
реферат [43,9 K], добавлен 20.02.2013Понятие и общая характеристика ведения переговоров, этапы их реализации и значение в деятельности предприятия. Психология делового общения по учениям Д. Карнеги. Анализ ведения деловых переговоров на примере ООО "Сибстрой", пути их совершенствования.
курсовая работа [57,3 K], добавлен 31.05.2010Переговоры как особая форма социального взаимодействия. Стратегии и основные тактические приемы ведения деловых переговоров. Основные стадии корпоративного общения. Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей сторонами.
курсовая работа [37,4 K], добавлен 19.12.2010Основные принципы, цели переговоров. Виды, функции и этапы переговорного процесса. Организация ведения деловых переговоров. Психология в деловом общении. Особенности национальных стилей ведения деловых переговоров. Соблюдение достигнутых договоренностей.
курсовая работа [63,3 K], добавлен 23.06.2015Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.
реферат [40,7 K], добавлен 18.12.2013Задачи и классификация деловых совещаний, их планирование, технология организации и проведения. Искусство ведения переговоров. Анализ хозяйственной деятельности ООО "Альянс-тур". Особенности процесса проведения деловых совещаний и заседаний в турфирме.
курсовая работа [54,2 K], добавлен 16.03.2011Сущность делового общения. Характеристика деятельности ООО "ТК "Лагуна". Особенности процесса проведения деловых переговоров и совещаний в турфирме. Правила организации беседы. Создание алгоритма ведения деловых переговоров менеджера туристской компании.
дипломная работа [90,3 K], добавлен 07.06.2013Переговоры как способ разрешения конфликтов. Теория переговорного процесса. Методика ведения переговорного процесса. Подготовка переговоров, стратегия и тактика ведения. Переговоры как искусство общения, деловой этикет. Технология завершения переговоров.
реферат [45,1 K], добавлен 25.01.2011Ключевые моменты подготовки к переговорам. Основные типы вопросов, используемых при ведении переговоров. Стили ведения и правила эффективных переговоров. Поведение, способствующее развитию диалога на переговорах. Психотехника ведения деловых переговоров.
реферат [46,5 K], добавлен 23.12.2008
