Концепция создания системы эффективных малобюждетных внутренних коммуникаций для ресторанной группы Italy Group
Внутренние коммуникации как инструмент построения эффективного взаимодействия внутри команды. Сравнение российской и зарубежной систем внутренних коммуникаций. Создание системы малобюджетных внутренних коммуникаций для ресторанной группы Italy Group.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | дипломная работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 01.12.2019 |
Размер файла | 648,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Концепция создания системы эффективных малобюждетных внутренних коммуникаций для ресторанной группы Italy Group
Введение
Начиная с самых первых этапов развития, человечество применяло различные способы и формы для коммуникации. Являясь социальным существом, человек всегда стремился к взаимодействию со своим видом. Людям приходилось коммуницировать в общинах, а также выбирать того, кто будет представлять их интересы в общении с другими подобными группами. Это иллюстрирует следующее: несмотря на то, что понятия внутренняя и внешняя коммуникация появились относительно недавно, на практике они существуют уже не одну тысячу лет.
Термин «коммуникация» (от лат. communicatio) оформился в научной литературе в первой половине ХХ века. Чарльз Кули, ученый, один из основоположников американской социологии, говорил, что «под коммуникацией понимается механизм, посредством которого становится возможным существование и развитие человеческих отношений ? все символы разума вместе со способами их передачи в пространстве и сохранения во времени. Она включает в себя мимику, общение, жесты, тон голоса, слова, письменность, печать, железные дороги, телеграф, телефон и самые последние достижения по завоеванию пространства и времени».
Проанализировав 126 определений термина, американские ученые Ф. Дэнс и К. Ларсон выделили два основных параметра коммуникации. Во-первых, неизменно, это обмен информацией, во-вторых, это передача информации с целью воздействия на людей.
Как мы знаем, коммуникацию можно разделить на две большие группы: внутренние и внешние коммуникации. В нашей работе мы решили рассмотреть внутренние коммуникации, так как для возникновения внешней коммуникации в первую очередь верно должны быть организованы внутренняя среда и внутренняя коммуникация в организации. В компании должна быть определенная стратегия, по которой она будет развиваться. Именно в этом состоит задача внутренней коммуникации.
Что касается актуальности нашего исследования, то, исходя из всего вышесказанного, мы понимаем, что коммуникация - фундамент на котором
строится любое взаимоотношение индивидов, а внутренняя коммуникация - это фундамент, без которого невозможно наладить эффективную работу и добиться высоких показателей на рынке, если мы говорим о компаниях или предприятиях. Если рассматривать внутренние коммуникации глубже, то мы видим, что без адекватного общения в модели «начальник-подчинённый», без своевременного информирования сотрудников, без профессиональной заботы о кадрах, без верного позиционирования и положительного имиджа компании ни добиться эффективности, ни заставить работать предприятие невозможно. Анализируя статьи на тему внешних коммуникаций в организациях, мы обнаружили, что исследователи уже рассматривали ВК на авиатранспортном рынке, ВК в региональном образовании, ВК в государственных учреждениях и другие ВК, но нигде ранее не был рассмотрен такой большой пласт как ресторанный бизнес. Хотя по сложности построения внутренних коммуникаций он находится на одном уровне с вышеуказанными структурами. Основная сложность заключается в том, что рестораны имеют сетевую систему и, более того, как и наш объект исследования ITALY GROUP, бранчи в разных городах. Кроме того, важным фактором в нашем исследовании внутренних коммуникаций становится малобюджетность. Наша задача состоит в том, чтобы понять, какими способами можно сократить траты на внутренние коммуникации, и при этом не только остаться на том же уровне эффективности, но и повысить ее. Мы надеемся, что разработанная нами схема внесет вклад в понимание термина «внутренние коммуникации», а также будет эффективной моделью, которой смогут воспользоваться другие исследователи или компании.
Говоря о степени разработанности темы внутренних коммуникаций, отметим, что интерес к ней у исследователей начал появляться в 1970-1980 гг. Так, Р. Роджерс в своей работе 1980 года «Коммуникации в организациях» освещает тему внутренних коммуникаций и взгляды менеджеров на ее значимость, также рассматривает теорию открытых систем, саму природу коммуникаций и их воздействие на организационную структуру в компаниях. Отечественный исследователь Ф. Шариков в учебнике «Коммуникалогия» говорит обосновных теориях коммуникации, о том, как обеспечивать обмен информацией в коммуникационных системах, а также типах и моделях коммуникации. Кроме того, эту тему исследовали следующие авторы: Рыжиков С. и его «Внутренние коммуникации», Седова Н. рассматривала опыт зарубежных коллег в работе «Внутрефирменная коммуникация глазами японцев», И.Ю. Гришин углубился в коммуникации в рекреационной сфере, что в некоторой степени поможет нам проанализировать внутренние коммуникации на уровне ресторанов. Наш же интерес заключается не только в подготовке рекомендаций для построения эффективной внутренней коммуникации, но и в использовании при этом минимального бюджета.
В качестве объекта исследования нами была выбрана система внутренних коммуникаций.
Предмет исследования: малобюджетные внутренние коммуникации.
Цель исследования: разработать рекомендации для эффективной внутренней коммуникации.
Задачи:
1)Рассмотреть виды и особенности внутренних коммуникаций
2)Выявить критерии эффективности внутренних коммуникаций
3)Рассмотреть особенности и различия российской и зарубежной стратегии внутренних коммуникаций
4)Рассмотреть особенности системы внутренних коммуникаций в ресторанном бизнесе.
5)Разработать концепцию эффективных малобюджетных внутренних коммуникаций для ресторанной группы Italy Group
6)Рассмотреть и предложить рекомендации по созданию единого стиля общения.
Методы исследования:
1)Анализ
2)Моделирование
3)Типологизация
Гипотеза исследования:
Построить систему эффективных малобюджетных коммуникации возможно.
Эмпирическая база:
1) Внутренние документы организации
2) Аналитические материалы отечественных и зарубежных исследователей, которые изучали вопросы и проблемы внутренних коммуникаций в организациях.
Новизна нашего исследования заключается в том, что при условии достаточной разработанности темы внутренних коммуникаций в организациях, мы не смогли найти работ, в которых основной задачей являлась бы разработка малобюджетной коммуникации. Следует отметить, что вопрос бюджетирования внутренних коммуникаций вообще редко затрагивался исследователями. Наша задача заключается в том, чтобы подготовить ряд рекомендаций для ресторанной группы Italy Group, который поможет им построить коммуникацию внутри организации и при этом затратить минимальный бюджет.
Глава 1. Внутренние коммуникации как инструмент построения эффективного взаимодействия внутри команды
1.1 Виды и особенности внутренних коммуникаций
Майкл Данмор, американский исследователь, в своей научной работе «Маркетинг изнутри. Как создать стратегию внутреннего маркетинга» рассматривает понятие «внутриорганизационный маркетинг» и пишет о различных единицах, являющихся основными столпами, благодаря которым возможен рост эффективности по различным показателям в компании:
1. Корпоративная стратегия
2. Внутренние коммуникации
3. Управление знаниями
4. Взаимодействие между внешним и внутренним маркетингом
5. Кадровая стратегия
6. Измерение качества обслуживания
7. Процессы и стандарты обслуживания
8. Позиционирование, видение, ценность, миссия
Как мы видим, среди вышеуказанных элементов один из основных двигателей эффективности - внутренние коммуникации. На протяжении последних десятилетий понятие «внутренних коммуникаций» переросло в самостоятельную отдельную сферу деятельности организации и, более того, заняло важное место в сознании руководителей как инструмент достижения эффективности, ведь ВК становятся во главе жизнеобеспечения любого предприятия. Это способствует получению максимальной пользы от способностей сотрудников для закладывания дополнительных ценностей. Правильно отлаженная система внутренних коммуникаций на предприятии позволяет сделать управление более эффективным, что снижает расходы.
Вместе с построением ВК строятся и другие важные для компании элементы: ценности, стандарт работы, единый язык.
В настоящий момент в российских компаниях вопрос построения эффективных внутренних коммуникаций стоит наиболее остро. Топ-менеджеры начали осознавать силу ресурса внутренних коммуникаций и активно его использовать. Однако основной проблемой здесь становится отсутствие полного понимания статуса целостности ВК в сознании менеджеров. Об этом говорят следующие результаты исследования, связанные с ВК: «41 % руководителей не готовы к активному участию во внутренних коммуникациях, 29 % - недооценивают роль внутренних коммуникаций, 12 % - ссылаются на особенности корпоративной культуры российских компаний, 12 % - винят нелояльность сотрудников, 6 % - выдвигают другие причины» [6, 11, с. 16].
Все существующие инструменты ВК можно разбить на 4 группы:
· Информационные (информирование сотрудников)
· Аналитические (анкетирование)
· Коммуникативные (семинары, повышения квалификации)
· Организационные (совещания)
Средства внутренних коммуникаций должны отвечать следующим параметрам:
· Регулярная основа распространения информации
· Открытость источников для сотрудников
· Комплексность в донесении сведений
· Достоверность распространяемой информации
· Простота сообщений
· Актуальность сообщений
Менеджеры всех уровней знают, что, сохраняя уровень высокой осведомленности о происходящих событиях внутри компании, они смогут добиться успеха. Эффективные ВК позволяют сохранять таланты компании. Работники, чувствующие себя частью целого (организации), где они получают информацию от руководителя, способны принести большую пользу.
Актуальная надежная информация, наличие отработанных каналов обмена сообщениями, доступ к нормативной базе - всё это поможет эффективной работе сотрудников. Внутрикорпоративные регламенты, формализация связей, оптимизация - всё это ложится в основу создания внутренних коммуникаций. Из этого следует, что в организации не возникнут «внутренние войны», а отдельные подразделения не будут ставить интересы своих подразделений выше коллективных.
Не налаженные каналы внутренней коммуникации, а также неоткалиброванные потоки информации внутри организации часто приводят к низкому уровню эффективности и потере контроля на предприятии. В контексте организационного процесса внутренние коммуникации рассматриваются как многоуровневый систематический процесс. В ходе этого процесса происходит формирование и обслуживание информационных каналов между работниками и структурными подразделениями. С помощью этих каналов создается система обмена информацией на предприятии, происходит качественное улучшение межличностных отношений, реализуются цели и задачи организации, а также осуществляются циклы производственных процессов.
Виды коммуникации в организации:
Вертикальные коммуникации. Чаще всего этот вид коммуникации превалирует в коммуникационном процессе у менеджеров. Посредством вертикальной коммуникации выполняются следующие задачи:
· Пояснение задач, приоритетов
· Вовлечение сотрудников в решение задач
· Обсуждение проблем эффективности
· Мотивирование, похвала
· Сбор информации о проблемах
· Информирование об изменениях
· Получение информации об идеях
Второй вид коммуникаций - горизонтальный (коммуникация между равными по статусу в компании сотрудниками). Их задача ? обеспечивать социальную поддержку. При верно работающей коммуникации сотрудники организации способны объединять усилия для достижения общих целей, однако в случае сбоя горизонтальной коммуникации это может привести к деструктивным последствиям.
Главные задачи интерактивной коммуникации:
· Обмен информацией
· Разрешение проблем или конфликтов
· Координация заданий
В настоящее время мы можем выделить сразу несколько способов для передачи информации работникам организации и сбора обратной связи после обработки полученных знаний или сведений (рисунок 1). Для того, чтобы понять, какой канал является наиболее эффективным и подойдет для передачи конкретной информации, нужно знать, каким свойствами обладает выбранный нами канал. Если адресант хочет преуспеть при передаче информации и получить максимально эффективный результат, он должен правильно оценить цель распространения информации или отдельного сообщения и выбрать наиболее подходящий путь для систематизации процесса обмена информацией, а именно, те каналы, которые обеспечат практическую выгоду предприятию.
Для обмена информацией и построения внутренней коммуникации в организации существует несколько каналов [7]:
* корпоративные мероприятия - регламентированные мероприятия, для которых заранее установлено точно место и время. В нем участвуют все сотрудники, входящие в состав организации. Главные цели: передача ценностей, правил поведения и создание контакта между членами компании;
* встречи могут проходить на разных уровнях, как по горизонтали (к примеру, совещание между главами подразделений, стоящими на одной ступени в иерархии организации), так и по вертикали (между руководителем и подчиненными);
* газета компании в первую очередь выполняет социальную функцию и является инструментом управления компанией. Задача газеты: сформировать единое информационное поле;
* электронная связь - электронная рассылка по e-mail, которая сообщит о новых членах в компании, изменениях во внутреннем регламенте, о внутренних мероприятиях или достижениях компании на внешнем рынке, может также делить на подгруппы внутри компании (например, повара, HR и т.д.);
* внутреннее телевидение выполняет те же задачи, что и газета, но как канал для внутренней коммуникации мало распространён в связи с трудоемкостью процесса создания контента;
* телефонные и видеоконференции похожи на личные встречи с единственным отличием: физическое присутствие каждого члена конференции не требуется, некоторые могут участвовать дистанционно;
* интранет (внутренняя сеть) является внутренней IP-сетью, но построен так же, как обычный Интернет. Создан для обмена информацией внутри организации. Используется для удобства коммуникации и защиты внутренней информации компании;
* дебаты, дискуссии - публичный обмен мыслями между двумя сторонами, может быть одним из сегментов корпоративного мероприятия.
Если говорить о более эффективных каналах внутренней коммуникации, то мы считаем таковыми те, в которых присутствует вербальная коммуникация, так как с ее помощью информация доносится до адресата лучше. В данном случае письменная коммуникация является менее эффективной, если говорить о сборе и использовании информации. Во-первых, при вербальной коммуникации получить обратную связь от получателя информации гораздо легче. Например, не каждый человек поучаствует в опросе или ответит на письмо по электронной почте. Во-вторых, при передаче сообщения с негативной коннотацией, критика в письменном виде может вызвать более сильную эмоционально негативную реакцию, чем если сообщать негативную информацию в устной форме. Это работает и в обратной ситуации: похвала
произведет большее впечатление, если она будет не только письменной, но и устной.
Если говорить об информации, которая критически важна для компании, ее сотрудников и является безотлагательной, руководитель/топ-менеджер должен сообщить ее сотрудникам лично. Повседневная информация, объявления и другие сообщения можно передавать по следующим каналам внутренней коммуникации: корпоративная рассылка по электронной почте, внутренняя сеть и телефон.
Исходя из вышесказанного, мы можем разделить каналы внутренней коммуникации на два вида: с участием вербальной коммуникации и без участия вербальной коммуникации.
При участии вербальной коммуникации:
· Важные объявления, которые осуществляются высшим руководством
· Встречи сотрудников
· Фокус группы
· Совещания
· Корпоративные мероприятия
· Team building
Без участия вербальной коммуникации:
· Электронная рассылка
· Видео- и аудиоконференции
· Анкеты, опросы
Обозначив цели и задачи коммуникации, можно понять, через какие каналы и методы нужно её строить. Во время устной беседы, как мы уже отмечали, информация доносится лучше, однако при вертикальной коммуникации подчиненный, в силу стресса, может не в полной мере представить факты.
Коммуникация посредством телефонного разговора позволит донести информацию, но из-за отсутствия личного контакта понять информацию будет сложнее. Электронная почта лучше включает факты, но хуже доносит информацию.
Для правильного выбора канала коммуникации необходимо заранее обдумать несколько этапов ее процесса:
· Выбор той информации, которую нужно донести до получателя, формулирование идеи
· Кодировка информации и ее нахождение «внутри» канала связи
· Создание сообщения и его отправка/доставка
· Сообщение проходит процесс декодировки и обрабатывает информацию
· Интерпретация сообщения получателем, дальнейшая подготовка ответа на него, отправление ответного сообщения.
Обширное количество каналов сможет гарантировать, что информация не только достигнет получателя, но и будет им верно трактована и правдива для него. Например, если один из сотрудников не понял сообщения, которое было отправлено посредством электронной почты, то есть вероятность, что работник лучше его поймет через вербальную коммуникацию (конференцию или встречу).
Не стоит также забывать, что цель коммуникации нужно формулировать так, чтобы она была реалистичной и достижимой.
Письменная связь даже в эпоху новых коммуникационных технологий все еще существует и не отходит на второй план. С ее помощью можно выполнять те функции, которые тяжело выполнить при помощи вербальной коммуникации, например, охватить большую аудиторию и доставить сообщение за короткий срок дистанционно. Как правило, цель письменной коммуникации ? сообщить сотрудникам о задачах и бизнес-директивах организации; доставить ту информацию, которая поможет повысить эффективность при выполнении поставленных задач и будет воздействовать на уровень мотивации; рассказать о достижениях компании или отдельно взятых сотрудников; своевременно оповестить об изменениях и обновлениях в компании; обучать. Однако не
стоит забывать, что письменная коммуникация имеет больший эффект, если она подкрепляется вербальным каналом коммуникации.
Типы письменной коммуникации могут быть следующими:
· Уведомления. Удобны в связи со скоростью распространения информации
· Резюме, опросы. С их помощью у сотрудников появляется понимание организационной работы внутри компании. Цель: обеспечение контролируемой ежедневной работы в компании.
Личная коммуникация включает в себя совещания, встречи, конференции, тимбилдинг - любые мероприятия, связанные с работой организации, которые строятся на личном взаимодействии. Личная связь помогает донести нужную информацию и позволяет сотрудникам узнавать интересующие их детали в процессе первичной коммуникации, что способствует более верной ее трактовке. Также во время вербальной коммуникации у участников есть возможность учитывать не только факты, но и эмоции и язык тела, что может позволить своевременно предотвратить сбой в коммуникации. Однако не стоит забывать, что всю информацию лучше дублировать в письменном виде. Например, во время выступления с презентацией стоит предоставить участникам ее письменный вариант.
В связи с тем, что в современном мире решения приходится совершать быстрее, традиционные методы коммуникации иногда могут уйти на второй план, однако всегда нужно контролировать поток и количество информации, которая «выливается» на сотрудников организации: пресыщение информацией, так же, как и ее нехватка, приведет к падению эффективности.
Следует отметить, что анализ опыта в различных организациях позволяет нам сделать вывод о следующей тенденции: для коммуникации многие сотрудники используют более двух устройств (смартфон, лэптоп, и, к примеру, планшет).
Топ-менеджеры сейчас говорят о том, что тенденция встречаться лицом к лицу становится все ниже. Большинство начальников говорит о том, что им удобнее пользоваться другими каналами: мобильной связью, мессенджерами, электронной почтой.
Одна из важных функций внутренней коммуникации ? это мотивирование сотрудников. Менеджеры должны вдохновлять сотрудников на получение более высоких результатов и повышение эффективности. Высокой мотивации можно достигнуть тогда, когда интересы организации вступают в коллаборацию с амбициями работника. Эффективная внутренняя коммуникация призвана повышать мотивацию и удовлетворенность сотрудников их местом работы.
1.2 Особенности и различия российской и зарубежной стратегии внутренних коммуникаций
Одной из главных задач управления является создание системы внутренних коммуникаций, а также формирование верных условий для ее успешного функционирования. «Американские исследователи провели несколько опросов, которые помогли им выявить следующее: 250 тысяч сотрудников, 2000 различных компаний, 73% американских и 63% английских руководителей и, более того, 85% японских компаний называют первым препятствием на пути к достижению высокой эффективности и продуктивности в деятельности организации отсутствие правильно подобранной и разработанной коммуникации на разных уровнях» [1].
Неэффективно выстроенная коммуникация затруднит процесс передачи информации, что приведет к следующим проблемам:
· Затрата лишнего времени руководителем на обработку и поиск важной для выполнения задач информации
· Дублирование информации. Информация будет поступать к руководителю через разные источники
· Информационная перегрузка одних отделов/департаментов и противоположная ситуация в других
· Недостаточная осведомленность сотрудников о целях, планах и состоянии предприятия в экстернальной среде, которая не позволит в полной мере осуществиться процессу интеграции и замедлит процесс выполнения распоряжений [2, с. 171].
Если система внутренних коммуникаций будет работать неверно, она станет неэффективной. А это повлечет за собой проблемы на всем производстве. Это понимают менеджеры и исследователи, поэтому достаточно часто возвращаются к вопросу внутренних коммуникаций.
Впервые в научной литературе понятие «коммуникация» появляется в начале 20 века. Исследователь Ф.И. Хмель описывает коммуникацию как обмен информацией, результатом которой становится получение руководителем информации, которая необходима ему для принятия нужных решений, а также дальнейшее ее донесение до сведения сотрудников [3].
Несмотря на то, что термин «коммуникация» достаточно быстро нашел распространение, сами коммуникации долгое время не становились отдельным объектом научного исследования. Только к моменту развития концепций организаций раскрывается актуальность проблемы функционирования сетей коммуникации.
Проведенный нами анализ материалов из Интернет-ресурсов и печатных источников выявил основные темы, которые в большей степени интересуют экспертное сообщество. Это позволило определить главные тенденции в схемах управления на различных видах предприятий:
· Вовлечение руководителей разного уровня в процесс решения управленческих задач, используя разнообразные каналы для внутренней коммуникации, например, в брэндинге
· Создание зон для неформального общения, позволяющих культивировать благоприятный социальный и психологический климат в коллективе. Создание внутренних пространств для эффективной коммуникации
· Ориентация на продвижение корпоративной идеи, а также на создание корпоративных ценностей
В то же время остается другая проблема ? отсутствие достаточной мотивации у сотрудников, что приводит к ужесточению требований, усилению формализации каналов для внутренней коммуникации, появлению каналов трансляции контроля и исполнения распоряжений, что в целом приводит к ограничению зоны свободы работников для недопущения растрат ресурсов работодателя [4].
На практике для осуществления вышеуказанных тенденций необходимо вовлечение в процесс внутренних коммуникаций топ-менеджмента. Однако этот вопрос остается проблемным, в связи с тем, что высшее руководство отличается низкой мотивацией к участию в общекорпоративных программах.
Если говорить об опыте зарубежных менеджеров, то на западе главным предназначением является достижение стратегических задач бизнеса. Согласно источникам, американская организационная структура предполагает в большей степени неформальные стили межличностного общения, например, face to face, что способствует появлению коммуникационных сетей неформального типа, а это, в свою очередь, приводит к меньшей востребованности формальных каналов коммуникации. Следствием этого становится тенденция к снижению письменного обмена информацией.
Западные менеджеры проводят параллель между ежедневным межличностным общением и внутренними коммуникациями. Отличием американского менеджмента является системный подход к оформлению внутренних сетей коммуникации, где каждый отдельный сотрудник принимает непосредственное участие. Особую роль в построении внутренней коммуникации играют линейные менеджеры: они являются ключевыми фигурами. Основной принцип здесь ? простота и доступность коммуникации. Этот принцип приводит к широкой распространенности электронных сообщений. В связи с большим количеством корпоративных мероприятий, корпоративная культура Америки признана монументальной. В своей управленческой деятельности американское руководство придерживается разработанной ими схемой «3Т» (Transparency, Trust and Truth), что в переводе обозначает «прозрачность, доверие и правдивость». Кроме того, в практике американских менеджеров организацию внутренних коммуникаций часто сравнивают с этическим менеджментом.
Если рассматривать опыт британского менеджмента, то внутренние коммуникации относятся к репутационному менеджменту, корпоративной этике и к управлению брендом. Стейкхолдеры и адресаты обозначены как сотрудники компании. Исходя из этого, ВК должны формировать лояльность среди клиентов. Внутренние коммуникации в слиянии с политикой бренда оказываются основным инструментом продвижения организации. Более того, британцы не считают данный инструмент одной из статей бюджета, они рассматривают его как вложение в сам бренд.
Главной задачей внутренних коммуникаций в первую очередь называют информационную функцию - они должны своевременно обеспечивать все уровни организации точной и достоверной информацией.
Говоря об опыте французских менеджеров, мы приходим к выводу, что такая управленческая функция как внутренние коммуникации в настоящий момент находится на стадии зарождения. В их коммуникационной культуре широкое распространение имеют социальные исследования, и одной из основных черт становится низкий уровень лояльности среди сотрудников к их работодателям. Еще одним фактором, имеющим влияние, является глобализация, так как она способствует воздействию западных моделей на французский менеджмент и на систему организации процесса внутренних коммуникаций в целом. Можно сделать вывод, что французские менеджеры в первую очередь уделяют внимание коммуникационным средствам, однако не придают достаточного значения эффективному формированию парадигмы внутренних коммуникаций.
Свои особенности имеет, например, и японский менеджмент, внутренние коммуникации которого оказались, как показывает практика, достаточно эффективными. Основная черта их менеджмента связана в первую очередь с культурной обособленностью, их подход ориентирован на национальные и исторические традиции. Хотя, говоря о культуре на предприятии и в организациях, мы видим коллаборацию традиционных японских и западных методов, адаптированных под национальные особенности. Например, они придают значимость вертикальной коммуникации, но не забывают и про коллектив. С этим можно связать высокий уровень доброжелательности и хорошие отношения между сотрудниками. Для японцев также важен положительный социальный и психологический климат на предприятии.
1.3 Критерии эффективности внутренних коммуникаций
В настоящее время одним из стратегически важных факторов, главным ресурсом для конкурентоспособности предприятия становится интеллектуальный капитал. Сотрудники организации являются нематериальным активом компании. С помощью эффективных методик внешней коммуникации организация вовлекает сотрудников (капитал) в организационную деятельность, использует творческие и интеллектуальные ресурсы и, кроме того, реализует свои стратегические задачи.
Задача же внутренних коммуникаций состоит в том, чтобы подчеркнуть связь между различными информационными потоками и сообщениями и объединить их в единое целое - информационное поле, сопоставляя его с заданным стратегическим контекстом, тем самым выстраивая через внутренние коммуникации механизм для мотивации.
В современной трактовке задача внутренних коммуникаций состоит не в простом распространении информации от вышестоящего руководства к подчиненным, а в том, что СВК предстает в качестве средства для достижения поставленных целей, которое позволяет превратить стратегию компании в реальные и конкретные действия сотрудников.
Внутренние коммуникации в компании должны рассматриваться как стратегический инструмент, с помощью которого будет происходить интеграция между информацией и знанием, обобщение и сортировка данных, интерпретация информации и дальнейшее ее использование для нахождения решений, которые смогут принести организации дополнительную ценность. Если смотреть на организационные каналы коммуникации как на основной рычаг на пути к активизации интеллектуального и творческого (нематериального) капитала предприятия, то мы считаем обязательным подчеркнуть всю значимость разносторонней оценки системы внутренних коммуникаций, а также выявления слабых мест и недоразвитых частей в ее функционировании с дальнейшей разработкой подходов для усиления ее эффективности и исправления ошибок. Вышеуказанные пункты способен оценить, спрогнозировать дальнейшее развитие и помочь провести «работу над ошибками» коммуникационный аудит.
Коммуникационный аудит сочетает в себе различные виды исследования, задача которых ? проанализировать систему внутренних коммуникаций в компании на горизонтальном и вертикальном уровнях взаимодействия. Суть аудита заключается в выявлении слабых и сильных сторон внутренней коммуникации.
Показатели, которые подвергаются аудиту, обусловлены необходимостью оценки уровня эффективности в организации. Для оценки можно исследовать следующие критерии:
· Осведомленность персонала о главных направлениях внутриорганизационной деятельности
· Осведомленность представителей административного и управленческого персонала о том, как оценивают их действия сотрудники и подчиненные
· Степень искажения информации в информационном поле, количество слухов, домыслов и т.д.
· Качественная оценка кадров, отвечающих за распространение информации в организации, а также качество каналов, используемых для распространения
· Оценка качества обратной связи
· Реакция руководителей разного уровня на инициативу, исходящую от сотрудников
До проведения аудита можно воспользоваться другими способами повышения эффективности. Мы выделили семь аспектов внутренней коммуникации, качественные изменения в которой позволят повысить эффективность в организации. Во-первых, для установления коммуникации, в том числе и внутренней, нужно обладать достаточным техническим оснащением, базой, через которую информация будет передаваться.
· Скорость передачи информации должна быть на высоком уровне.
· Информационная безопасность
· Наличие требующегося для передачи сообщения оборудования
Во-вторых, обеспечение обмена и циркуляции информации, которая требуется для выполнения задач.
· Сотрудники должны иметь доступ к распоряжениям начальства, поручениям и указаниям
· Информация должна быть актуальной и своевременно доставляться до сотрудников
· Сообщения должны быть правдивыми и всегда доходить до адресата. Информация не должна теряться
· Требуется создание нормативной базы и достаточный доступ к ней у работников
В-третьих, для осуществления внутренней коммуникации требуется создание внутрикорпоративных информационных источников:
· Корпоративные газеты и журналы
· Электронная рассылка
· Организационные встречи или совещания
· Специальные листовки, буклеты
Кроме того, необходимо создать внутрикорпоративную культуру, чтобы сотрудники чувствовали себя частью целого.
· Проводить корпоративные мероприятий
· Проводить анкетирование и опросы, чтобы понимать, насколько сотрудники довольны различными условиями, которые предоставляет организация-работодатель.
· Создать корпоративный сленг и использовать его в дальнейшем
· Сформулировать ценности компании и сделать так, чтобы сотрудники не только знали о них, но и разделяли их.
Далее нужно добиться положительного имиджа компании в глазах сотрудников.
· Информировать сотрудников о ситуации внутри компании и на рынке среди других компаний (неудачи, достижения)
· Сообщать сотрудникам информацию о новых поставленных задачах или достижениях
· Контролировать потоки внутрикорпоративных слухов
Важным фактором для повышения эффективности является кадровый состав работников и привлечение новых талантов.
· Важно сообщать о привлечении новых сотрудников, повышении старых работников и об увольнениях
· HR должен сообщать о наличии открытых вакансий
· Для вновь пришедших сотрудников должна быть разработана программа адаптации
· Для сотрудников должны проводиться семинары, повышения квалификации и другие обучающие мероприятия для развития профессиональных навыков
· В качестве поощрения должна существовать система премирования и награждения
· Руководство должно поздравлять работников с праздниками через различные каналы, как вербальные, так и невербальные, в том числе и с личными праздниками.
Повысить эффективность работы сможет создание внутрикорпоративной базы знаний.
· Организация электронного среза знаний
· Дистанционное обучение работников компании
· Информирование сотрудников о семинарах, стажировках и днях открытых дверей
Проводить оценку эффективности внутренних коммуникаций. Систематическая оценка качества коммуникации внутри компании поможет выявить недочеты, которые мешают эффективности процессов в компании, а также будет способна предотвратить или остановить конфликты внутри компании.
Ниже вы можете увидеть рисунок, на котором выделены четыре вида инструментов повышения эффективности внутренних коммуникаций.
Инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникации?.
Таким образом, мы приходим к выводу, что эффективность внутренних коммуникаций можно оценить и внутрикорпоративными способами, получая обратную связь от сотрудников, анализируя информационное поле и общую осведомленность работников, и в тоже время прибегнуть к использованию сторонней оценки специалистов, которые проведут аудит компании и выявят все недостатки, предложив пути их исправления, вследствие чего позволят увеличить эффективность.
1.4 Бюджетные и малобюджетные стратегии внутренних коммуникаций
Коммуникационная стратегия - разработанная на долгий период времени программа, главной задачей которой является продвижение компании на рынке, это те директивы, по которым будут развиваться рекламные процессы, производя внутренние коммуникации.
Внутренняя коммуникация это:
· Идеи
· Каналы
· Отчёты о том, почему выбран именно этот канал.
Также коммуникационная стратегия должна задавать ряд параметров, с помощью которых будет обеспечиваться мониторинг и дальнейшая корректировка стратегии в процессе ее реализации. Цель стратегии внутрикорпоративной коммуникации состоит в том, чтобы создать положительные предпосылки для реализации стратегических целей и стратегических задач маркетинга фирмы на рынке труда.
Инициатором внутрикорпоративной коммуникации должен выступать представитель высшего менеджмента компании, активные сотрудники (инфлюенсеры), владельцы уникальной информации или отдельные группы сотрудников, которые заинтересованы в обсуждении частных вопросов.
Субъектом коммуникации (целевой аудиторией) может выступать как отдельный сотрудник компании, так и группа сотрудников, которую объединяет социальный и организационно-профессиональный признак. Они выступают в роли потребителей информации. Стоит заметить, что репутация компании в целом формируется не только из мнения клиентов, но и во многом из отзывов собственных сотрудников, выступающих в качестве канала создания имиджа, трансляции и продвижения миссии компании.
Стратегия внутрикорпоративных коммуникаций:
· Является коммуникационной единицей компании
· Позволяет развивать инструменты и каналы внутренней коммуникации
· Неотъемлемая часть досуга внутри корпорации
· Отвечает за информационный обмен
Внутренние коммуникации в компании обеспечивают реализацию корпоративных стратегий управления маркетингом на внутреннем уровне.
Для того, чтобы выбрать верную стратегию, нужно ответить на вопросы:
· что говорить?
· в какой момент говорить?
· для чего говорить?
Благодаря вышеуказанной стратегии мы осознаем, что культура каждой компании уникальна.
Определение и выбор каналов внутренней коммуникации зависит во многом от этапа развития, на котором находится компания или жизненного цикла того продукта, который она производит. К этапам развития могут относиться следующие показатели: создание компании, рост компании, реструктуризация и стабильность. Исходя из вышеуказанных признаков, мы можем рассмотреть следующие подходы в реализации стратегий внутренних коммуникаций.
Этап разработки стратегии ставит перед нами следующие задачи:
· определение параметров эффективности
· поиск выхода, если невозможно найти бюджет на исследование
Проанализировав несколько статей, мы приходим к выводу, что ученые выделяют следующие этапы, на которых формируется стратегия внутрикорпоративных коммуникаций:
1) Вначале нужно проанализировать бизнес стратегию. Выделить те цели, которые должны быть достигнуты в первую очередь и цели, о которых речь идет в перспективе. Существование внутренних коммуникаций обречено без правильно выбранной стратегии.
2) Обратная связь и диагностика - две вещи, без которых не обойтись при построении коммуникаций.
3) Анализ характеристик видения бренда (марки) компании в виде базовых ценностей и перспектив для выделения "уникального торгового предложения" или "позиционирования" во внутрикорпоративном аспекте для системы внутрикорпоративных коммуникаций. Коммуникации через пропаганду должны преобразовать характер марки (бренда) в ценности через корпоративную культуру и практику поведения как для лидеров компании, так и для рядовых сотрудников. Определите: как стратегия соответствует решению этих проблем, какой она должна быть, в какое время и каким образом
4) Вовлеченность в коммуникацию - путь к успеху. Нужны совещания, встречи, тогда преданность к компании будет расти.
5) Все сотрудники должны быть частью информационного поля, коммуникации, и тогда они будут считать себя частью компании и проносить большую пользу.
6) Проведение мероприятий по тактическому планированию, которые направлены на контакт между менеджерами среднего звена и супервайзерами (все участники этого процесса изучают взаимосвязь между внутрикорпоративными коммуникациями и внешней маркетинговой стратегией).
7) Разработку локальных внутрикоммуникационных планов. Супервайзеры в сотрудничестве со своими подчиненными разрабатывают специальные способы поддержки проекта внутрифирменных коммуникаций на соответствующем функциональном уровне, что преобразует стадии анализа и изучения процесса реализации в непосредственную коммуникационную деятельность персонала. В результате у персонала формируется понимание внутрикоммуникационного процесса и принципов его ведения.
Любая компания, которая планирует выдержать конкуренцию и закрепиться на рынке, должна иметь стратегию, не говоря о холдингах, в которых целые отделы занимаются разработкой стратегии на разные периоды времени. Для реализации стратегии в первую очередь требуется рассмотреть, какие краткосрочные и долгосрочные цели есть у компании в рамках определенного вектора развития.
Говоря о внутренней коммуникации, следует отметить, что для создания положительной среды потребуется определённый бюджет. В крупных холдингах ВК являются отдельной обширной статьей расходов, так как экономия на них приведет к падению эффективности и в конечном итоге может привести к тому, что организация перестанет существовать.
Мы выдели несколько статей расходов, без которых ВК не может быть построена:
· Техническое оснащение
· Затраты на проведение корпоративных мероприятий (место, кейтеринг)
· Оплата коучей для проведения тренингов
· Создание внутрикорпоративного сайта
· Создание почты с общим доменом для сотрудников
· Оплата различного софта, например, для проведения опроса (monkey survey)
· И др.
Однако, как мы понимаем, не все организации обладают достаточным бюджетом, чтобы выделять большие суммы на организацию внутренних коммуникаций.
Одной из наших главных целей становится поиск альтернативных каналов, которые позволят построить внутренние коммуникации на высоком уровне, не требуя финансовых вложений.
Анна Несмеева в книге «Все о внутренних коммуникациях» выделяет несколько советов, которые помогут планировать бюджет для внутренней коммуникации:
1. «Оцените существующие в компании каналы коммуникации. Выберите из их числа два-три инструмента, которые эффективно работают. Остальные заморозьте. Не стоит распылять средства компании и свое время.
2. Обязательно запланируйте два ежегодных мероприятия для всех сотрудников. Их формат должен быть максимально креативным, а исполнение великолепным. Именно эти активности останутся в памяти ваших коллег как «вау!». Они-то и позволят вам в дальнейшем привлекать волонтеров для воплощения новых идей.
3. Выделите часть средств на изготовление сувенирной продукции и призов для ваших активностей. Люди любят симпатичные, а главное, уникальные знаки внимания.
4. Если средства на этом закончились, попробуйте «продать» часть идей в качестве межфункциональных проектов. И тогда у вас есть шанс получить дополнительное финансирование из бюджета маркетинга, IT-, PR- и HR-подразделений. В качестве таких проектов могут быть представлены развитие портала (совместно с IT-службой), работы по укреплению HR-бренда (совместно с HR), онлайн-конференции с руководителями (совместно с PR), Дни открытых дверей (совместно с маркетингом) и так далее.»
Глава 2. Создание системы эффективных малобюджетных внутренних коммуникаций для ресторанной группы Italy group
В первую очередь следует дать определение тому, что такое ресторанная группа. Мы определяем этот термин как организацию, своего рода холдинг, в распоряжении которого находится несколько бранчей (филиалов), каждый из которых является отдельным рестораном, имеет своего управляющего и команду, но при этом все они связаны общими ценностями, позиционированием и имеют одного общего владельца.
Основным отличием ресторанной группы от обычного холдинга является обширное распространение, в данном случае по территории России, отдельных единиц, представляющих часть компании. Именно это становится основной сложностью при построении внутренних коммуникаций внутри ресторанной группы. Рестораны Italy group находятся в Москве и Санкт-Петербурге, в связи с этим появляется проблема в личной коммуникации между руководителями и сотрудниками.
Для того, чтобы составить рекомендации, мы рассмотрим текущий опыт в построении внутренних коммуникаций на примере внутренних отчетов и документов, после чего подготовим список малобюджетных, но при этом эффективных методов коммуникации.
2.1 Ресторанная группа Italy GROUP: специфика, потребности, ценности
Холдинг Italy group насчитывает 22 ресторана, около 900 сотрудников, из которых 80 человек приходится на офис, а остальные 820 на операционный персонал.
Компания Italy group представляет из себя вкусоцентричные заведения Петербурга и Москвы с дружелюбным характером, где страсть к еде -- главное правило, забота о гостях -- основа сервиса, а кухня занимает центральное место в каждой концепции.
Каждая ресторанная концепция ITALY GROUP, открывая гостям новый вкусовой опыт, повышает качество жизни и развивает гастрономическую культуру. Каждое заведение начинается с кухни и того, какой вкус необходимо создать. Их философия -- это вкус в разных концепциях, локациях и ситуациях. Их миссия -- придавать вкус жизни.
Ценности (истины) группы:
1. Страсть |
• Мы любим то, что делаем |
|
• Мы проявляем высокую самодисциплину, сосредотачиваясь на результате |
||
2. Саморазвитие |
• Мы гибки и открыты новому |
|
• Мы всегда ищем возможность стать лучше |
||
• Мы любознательны и быстро учимся |
||
3.Сотрудничество |
• Мы поощряем разнообразие взглядов и мнений |
|
• Всегда держим своё слово |
||
• Мы верим только командные победы |
||
4. Забота о госте |
• Мы любим, ценим и понимаем своих гостей |
|
• Мы строим искренние отношения |
||
• Мы дарим хорошее настроение |
||
5. Простота |
• Мы находим простые решения даже для сложных задач. Быстро. • Мы демонстрируем неизменно высокую эффективность • Мы делаем так, чтобы другим было проще |
Сотрудники:
· Руководители
· Сотрудники офиса
· Линейный персонал
Портрет сотрудника - линейный персонал:
· средний возраст 23 года
· высокая вовлеченность в культуру ресторанного бизнеса
· высокая степень диджитализации
· ценят свободу и творчество
В компании присутствует широкий набор инструментов внутренних коммуникаций:
· Ежеквартальные встречи
· Закрытая группа для сотрудников в Инстаграм
· Командные чаты в мессенджерах
· Письма месяца - корпоративное новостное издание в формате pdf (ключевые показатели, обращения по важным темам, интервью сотрудников, ответы на вопросы руководству, опросы сотрудников, вакансии, советы и рекомендации)
· Развитая система тренингов и обучений для повышения hard и soft skills
· Оформление офиса и полиграфия
В начале 2018 года команда освежила понимание ценностеи? компании и, для лучшего восприятия сотрудниками, была обозначена задача визуализировать каждую из ценностеи?.
Какие вопросы должна решать визуализация?
1. Сотрудники компании -- достаточно разнородная аудитория, от 20 лет (например, хостес) до ? 45+. Мы все индивидуальны: разные интересы, увлечения, жизненныи? уклад. Но все же, нас объединяет причастность к большому делу и следование одним истинам, что и необходимо подчеркнуть в образах.
2. Визуальная концепция также должна быть актуальна на протяжении длительного времени и при этом оставаться современнои? и стильнои?.
3. Желательно задеи?ствовать простые и понятные образы, максимально приближенные к деятельности компании (ресторанному делу).
4. Решение должно быть универсальным под различные форматы использования, но при этом должно оставаться узнаваемым и идентифицируемым сотрудниками.
5. Визуализация должна отражать смысл ценностеи?
6. Решение не должно быть банальным
7. Необходимо выразить взаимосвязь ценностеи? между собои?
Говоря о внутренних коммуникациях, мы понимаем, что ответственность за ее построение, контроль и направление развития должна ложиться на компетентного сотрудника, который входит в состав HR. В данном случае им является Погорелова Екатерина. В ее обязанности входит следующее, она:
· Отвечает за поддержку внедрений изменений культуры компании в соответствии с Миссией и Пятью Истинами
· Организует мероприятия по поддержанию и развитию корпоративной культуры Компании
· Поддерживает и развивает эффективные каналы внутренних коммуникаций (систему внутренних коммуникаций)
· Организует проведение исследований вовлеченности сотрудников компании и дальнейшее курирование планов действий по ее увеличению
· Проводит диагностику эффективного коммуникационного взаимодействия между отделами
· Поддерживает развитие бренда привлекательного работодателя
В свою очередь мы бы добавили сюда следующие пункты:
· Информационная поддержка деятельности руководителей организации
· Стимулирование профессионального и личностного роста работников ресторанной сети.
Среди навыков, которыми должен обладать специалист, отвечающий за внутренние коммуникации, мы выделили следующие:
· Развитые коммуникативные навыки
· Умение задавать вопросы и выяснять суть проблемы
· Наблюдательность. Нужно уметь правильно оценить эмоциональный и профессиональный фон в организации. Направить его в верном направлении, если что-то идет не по задуманному плану.
· Умение слышать.
· Управленческие навыки
Стандарты корпоративных коммуникаций в ресторанном холдинге Italy Group.
Для поддержания эффективности в компании требуется разработка единого стиля коммуникации:
· Реальные проявления этикета общения как внутри компании, так и за ее пределами
· В инструментах и каналах внутренних коммуникации?
· В форматах как личных встреч, так и массовых мероприятиях с командои?
· В поведении людеи? в сложных, кризисных коммуникациях
Каналы коммуникации, разработанные холдингом Italy Group:
· Внутренние издания: «Письмо месяца» и еженедельник
· Инстаграм Italy_generation
· Поддержка коммуникации? с инвесторами
· Проект «Амбассадоры»
· Разработка графического дизайна
· Развитие внутренних лидеров мнении?
· Поддержка имиджа руководителя
· Мероприятия с командой
Рассмотрим внутренние издания Italy Group.
Еженедельник
· Выходит каждыи? вторник (в случае совпадения с другими мероприятиями выпуск может сдвигаться на среду)
· Есть одна актуальная тема с ссылками на практические материалы (фото, видео, инфографика)
· Публикуется в outlook и Italy_generation
· Автором отдельного еженедельника может стать любои? сотрудник по личнои? инициативе.
«Письмо месяца»
· Ежемесячное издание, день выхода - 5ое число следующего месяца (в случае совпадения дат с важными активностями группы дата смещается на 5 рабочих днеи?)
· Постоянные рубрики: показатели работы ресторанов, вопросы и ответы от ТОП-менеджеров и сотрудников, рубрики про тренды в гастрономии и алкоголе, интервью с ключевыми сотрудниками и руководителями
· Публикуется в outlook и Italy_generation, печатная версия доставляется в рестораны
· Материалы издания тиражируются в Italy_generation отдельными постами
Инстаграм Italy_generation
Закрытый аккаунт в Инстаграм, созданный для выполнения следящих целей и задач:
· Информирование сотрудников
· Анонсирование различных мероприятий для сотрудников.
· Пост-публикация (логистика, участники, цели мероприятия, отзывы и комментарии)
· Анонсирование статеи? из письма месяца со ссылкои? на него (в шапке профиля)
Регулярность и каналы передачи контента в Инстаграм:
· 1-3 поста в день
· 1-3 сторис в день
· 3 и более сторис с мероприятия
· 1 прямои? эфир в месяц из ресторана
Планирование:
1) Регулярные рубрики
Подобные документы
Роль и значение внутренних коммуникаций в деятельности руководителя предприятия. Разновидности внутренних коммуникаций организации и их отличительные характеристики. Проблемы, связанные с данными коммуникациями и методы их разрешения руководителем.
курсовая работа [49,7 K], добавлен 23.12.2009Барьеры и проблемы, возникающие в процессе внутренних коммуникаций. Анализ описания деятельности и организационной структуры компании. Структура системы по повышению эффективности внутренних коммуникаций. Особенность изучения информационного обмена.
курсовая работа [1,2 M], добавлен 11.03.2019Понятие эффективных коммуникаций. Функции и типология коммуникаций. Структура процесса обмена информацией. Проблемы коммуникаций и пути повышения ее эффективности. Повышение эффективности внутренних коммуникаций на примере опыта российских компаний.
курсовая работа [58,9 K], добавлен 08.12.2009История развития и основные средства внутренних организационных коммуникаций и способов распространения информации. Средства передачи и получения управленческой информации. Обзор и анализ практики внутренних коммуникаций в США, Великобритании и Франции.
реферат [28,7 K], добавлен 21.11.2010Понятие внутренних коммуникаций, организация взаимодействия подразделений; средства формирования внутренних коммуникаций, оценка эффективности и виды кадровой политики. Кадровая политика и информационно-коммуникационная составляющая компании "ОмскЛизинг".
курсовая работа [44,5 K], добавлен 06.04.2011Сбор, анализ и систематизация информации внутри предприятия и за его пределами посредством коммуникации. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации. Основные виды коммуникаций.
реферат [233,7 K], добавлен 15.05.2011Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов. Формы делового общения, их отражение в локальных нормативных актах. Основные направления совершенствования внутренних, внешних коммуникаций в организации ОСАО "РЕСО-Гарантия".
курсовая работа [81,8 K], добавлен 15.03.2014Сущность и классификация коммуникаций. Определение коммуникационного процесса в управлении. Понятие межличностных коммуникаций. Взаимодействие между элементами управленческой структуры. Развитие электронных коммуникаций. Модели коммуникаций и их элементы.
курсовая работа [4,2 M], добавлен 15.10.2009Обеспечение связи между организацией и средой, взаимодействия всех функций управления и согласованности принимаемых решений с помощью коммуникаций. Функции коммуникационного процесса. Основные типы коммуникаций. Формы организационных коммуникаций.
презентация [285,0 K], добавлен 24.10.2012Сущность природы и сложности коммуникаций, и их значение в организации. Особенности содержания коммуникативного процесса и препятствия, стоящие на их пути. Основные виды коммуникаций. Формы пути улучшения системы коммуникаций в современной организации.
курсовая работа [47,0 K], добавлен 08.12.2008