Системный поход в менеджменте

Размещено на http://www.allbest.ru/

Системный поход в менеджменте

Введение

В мире все системно. Системой является абсолютно все, что нас окружает на планете. Так как каждый из нас является, частью общества, следовательно, и мы являемся частью системы. Система играет исключительно важную роль в теории и практике управления. Но прежде надо узнать, что понимают под системой.

1. Теоретические аспекты системного подхода в управлении

1.1 Система и системный анализ в системном подходе

Системный подход входит в состав основных научных подходов, среди которых выделяют также процессный и ситуационный.

Системный подход -- идентификация, понимание и управление системой взаимосвязанных процессов для связанных целей, способствующих результативности и эффективности организации.

Система (греч.) -- это объекты, обладающие целостностью и состоящие из взаимодействующих между собой и окружающей средой частей и элементов для достижения определенной цели.

Признаки системы:

· устойчивая совокупность элементов;

· элементы должны быть взаимосвязаны и взаимодействовать между собой;

· элементы должны образовывать целое;

· это целое должно обладать новыми свойствами, которых нет у составляющих совокупность элементов.

Не всякая совокупность элементов есть система. Группа из 5-и предприятий сама по себе еще не составляет систему. Из нее можно исключить то или иное предприятие или увеличить их число в группе, но это никак не скажется на её качестве.

Иное дело, если эта группа предприятий взаимосвязана и взаимодействует между собой, например, совместно участвует в изготовлении какой-либо продукции. В этом случае она представляет систему, обладающую иными качествами в сравнении с теми, которые имелись у предприятий до объединения. Теперь исключение какого-либо предприятия из совокупности угрожает функционированию всей данной системы.

Виды систем:

1. По характеру взаимодействия систем и внешней среды системы бывают:

· Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Модель образования такой системы - есть совокупность взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа системы в се выход и достижение целей системы

· Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Модель образования открытой системы: Входы: организация получает из окружающей среды информацию, капитал, чел. ресурсы и материалы. Выходы: преобразованная продукция или услуги.

2. По классу материальных систем:

· Технические;

· Биологические;

· Социальные (в т. ч. Социально-Экономические).

С точки зрения управления производством технические системы представляют вещественные факторы (предметы и средства труда), а социально-экономические системы - человеческий фактор (труд работника).

В производственном процессе предприятия постоянно взаимодействуют технические и социально-экономические системы. Основным управляющим (субъектом управления) технических систем является рабочий, а его объектами управления служат предметы и средства труда.

Системный анализ -- это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития менеджмента организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно- хозяйственной деятельности организации.

Методы системного анализа были впервые разработаны и применены в США для отбора и планирования систем вооружения, в связи с анализом военно-политических целей США. Позже эти методы применялись в государственных учреждениях и крупных фирмах США.

Целью анализа системы управления являются:

· детальное изучение системы управления для более эффективного использования и принятия решения по ее дальнейшему совершенствования или замене;

· исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы пользования и принятия решения по ее дальнейшему совершенствования или замене:

· исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы управления с целью выбора наилучшего варианта.

К задачам анализа систем управления относятся:

· определение объекта анализа;

· определение функциональных особенностей системы управления;

· определение количественных и качественных показателей системы управления;

· оценивание и оценка эффективности системы управления;

· обобщение и оформление результатов анализа.

Системный анализ в процессе деятельности в себя включает:

· анализ и описание принципов построения и работы системы в целом;

· анализ особенностей всех компонентов системы, их взаимозависимостей и внутреннего строения;

· установление сходства и различия изучаемой системы и других систем;

· перенос по определенным правилам свойств модели на свойства изучаемой системы.

1.2 Элементы системы (подсистемы) и их свойства

Любая система, как уже упоминалось, состоит из элементов. Но нас будут интересовать технические и социально-экономические системы и их элементы.

Элементы - это объекты, из которых состоит система, ее структурообразующие части, относительно автономные, выполняющие строго определенные функции.

Особенности, место и назначение каждого элемента определяются целью и задачами системы.

Пример. Предприятие есть система, ее элементами являются производственные участки. Цель системы - получение прибыли и удовлетворение потребностей потребителя. Задачи системы - обеспечить производство продукции с минимальными затратами и организовать ее реализацию. Элементы системы - производственные участки должны подчинить свою деятельность цели и задачам системы - предприятия.

Свойства элементов:

· элемент выполняет только ему присущую и не повторяемую другими элементами данной системы функцию;

· элемент обладает способностью интегрировать и взаимодействовать с другими элементами что обеспечивает выполнение им своей функции;

· элемент в системе имеет четкие каналы связи с другими элементами системы и управляемым объектом, минимум связей с элементами вышестоящей системы;

· элементы имеют те же цели, что и система в целом;

· каждый элемент системы должен быть связан с окружающей средой и воспринимать ее воздействие;

· специфические свойства элементов проявляются в их функциях.

Свойства элементов определяют их место во внутренней организации системы. Они развиваются в рамках системы и подчиняются условиям ее функционирования (видоизменяясь, или в процессе развития, или под управляющим воздействием).

Для изучения, анализа и проектирования сложных систем возникает объективная необходимость в выделении отдельных подсистем (частей) по определенным признакам (критериям).

Подсистема - это выделенная по какому-либо признаку часть системы, имеющая характерные особенности.

Подсистемы социально-экономических систем должны:

· оказывать существенное влияние на достижение конечных результатов системы

· быть привязаны к целому с помощью определенных отношений каждой части к какой-либо общесистемной характеристике (или характеристикам), имеющей необходимую и логическую функциональную связь с выполнением задач всей системы

· быть созданы по тем или иным признакам, ясно обнаруживающим необходимую функциональную связь друг с другом и с системой в целом

· быть соответственно увязаны с поведением всех элементов системы и отражать постоянное функционирование взаимных связей, установленных для отдельных элементов системы через ее подсистемы с окружающей средой

Выделение подсистемы зависит от:

· типа системы

· целей ее исследования

· используемого аппарата анализа

Признаки подсистем и их элементов:

· структурная автономность каждого элемента подсистемы

· различная природа элементов, составляющих подсистемы

· функциональная специфичность подсистем

· упорядоченная взаимосвязь элементов подсистем и самих подсистем, со средой на основе функциональной интегративности

Система и подсистема часто меняются местами с учетом вышестоящей системы. Иными словами, система является как абсолютной, так и относительной.

Пример. Предприятие является абсолютной социально-экономической системой, а его цехи - подсистемами, если не обращать внимание на объединение, в состав которого входит данное предприятие. С учетом вышестоящей системы предприятие уже становится подсистемой, а статус системы приобретает объединение. Цех может рассматриваться как сложная система без учета вышестоящей системы, а его производственные участки - подсистемами.

Рассмотрим социально-экономические системы, их элементы и подсистемы с учетом иерархии производства. Но прежде представим уровневое строение системы (рис. 1).

Рис. 1.

Как видно на рис. 1, всякая социально-экономическая (а равно и техническая) система может быть расчленена на три уровня: система, подсистема, элемент. Теперь, чтобы пользоваться схемой уровневого строения системы как практическим пособием, обратимся к иерархии производства - стержневой конструкции менеджмента (рис. 2).

Рис. 2.

Ориентируясь на иерархию производства, назовем элементы и подсистемы обозначенных систем на рис. 3 и 4.

Рис. 3.

Рис. 4

Показанные на рис. 1, 2, 3 и 4 материалы можно назвать системным инструментарием и с его помощью представить уровневое строение любой социально-экономической системы. Например, уровневое строение цеха как система выглядит так (рис. 5):

Рис. 5

Раскрытие составляющих системы (элементов и подсистем) основополагающий участок пути познания менеджмента.

Основные понятия и характеристики общей теории систем: Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики:

Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.

Вход - Преобразование - Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик “входа”, “процесса” (“преобразования”) и характеристик “выхода”. При системном подходе на основе исследований сначала исследуются параметры “выхода”, т.е. товары или услуги. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На “выходе” в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры “входа”, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после летального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров “процесса”, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: возникновение => становление => функционирование => кризис => крах

Характеристики открытых организационных систем.

Наличие цикла событий.

Негативная энтропия (негоэнтропия, антиэнтропия):

а) под энтропией в общей теории систем понимается общая тенденция организации к смерти;

б) открытая организационная система, благодаря способности заимствовать необходимые ресурсы из внешней среды, может противодействовать этой тенденции. Эта способность и называется негативной энтропией;

в) открытая организационная система проявляет способность к негативной энтропии, и, благодаря этому некоторые из них живут столетиями;

г) для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале.

Обратная связь. Под обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью.

Открытым организационным системам присущ динамический гомеостаз. Процесс поддержания самой организацией сбалансированного состояния и называется динамическим гомеостазом. Открытые организационные системы характеризуются дифференциацией - тенденцией к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, которые формируют данную систему. Дифференциация - это ответ системы на изменение внешней среды.

Эквифинальность. Открытые организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.

1.3 Системный подход в управлении

Применение системного подхода повышает эффективность организации и управления сложными системами, к которым относится и коммерческая деятельность.

Системный подход выполняет как бы эвристические функции (эврика -- греч. открываю, отыскиваю -- слово, выражающее радость, удовлетворение).

Его положительная роль сводится к тому, что:

· понятия и принципы системного подхода позволяют выявить больше реальных возможностей, чем отмечено в традиционных методах;

· кроме того, для выявления наиболее полных связей и поиска конкретных элементов целостности системный подход позволяет найти новое объяснение по сравнению с традиционными методами;

· сложные объекты имеют множество вариантов членения, и типы связей между элементами могут быть различны. Системный подход позволяет определить критерий выбора адекватного варианта членения, с учетом единицы анализа.

Для овладения данным подходом менеджер должен:

1. Любой объект, предмет, явления рассматривать как систему, состоящую из множества подсистем

2. Ориентироваться на изучение взаимосвязей и взаимоотношений элементов

3. Выявлять функции подсистем и элементов

4. Определять тенденции, перспективы и закономерности развития системы и её элементов

С появлением новых научных и прикладных задач обнаруживается недостаточность традиционных подходов для решения таких новых задач, выявляется недостаточность методов объяснения, поэтому принципы системного подхода помогают по-новому подходить к предмету изучения.

Характерными чертами развития социально-экономических систем являются:

· интеграция научных знаний, рост числа междисциплинарных проблем;

· комплексность проблем и необходимость их изучения в единстве технических, экономических, социальных, психологических, управленческих и других аспектов;

· усложнение решаемых проблем и объектов;

· рост числа связей между объектами;

· динамичность изменяющихся ситуаций;

· дефицитность ресурсов;

· повышение уровня стандартизации и автоматизации элементов производственных и управленческих процессов;

· глобализация конкуренции, производства, кооперации, стандартизации и т.д.;

· усиление роли человеческого фактора в управлении и др.

К важнейшим свойствам социально-экономических систем относятся:

· целостность системы означает, что ее возможности всегда шире чем простая сумма возможностей составляющих ее элементов, поскольку их взаимодействие порождает новые качества;

· иерархичность - по мере движения от низшего к высшему система, входя в более сложное образование, сама превращается в элемент этого образования, и, наоборот, чем обеспечивается единство ее развития и функционирования;

· автономность, самоуправляемость, т.е. способность к самовоспроизводству и саморазвитию;

· адаптивность, динамизм системы, т. е. способность реагировать на изменение условий среды наилучшим для нее способом и достигать цели;

· вероятностный характер поведения, определяемый деятельностью людей в системе и не всегда предсказуемыми изменениями внешней среды.

Раскрытие составляющих системы (элементов и подсистем) основополагающий участок пути познания менеджмента.

Перечисленные черты вызывают неизбежность применения системного подхода, поскольку, на наш взгляд, только на его основе можно обеспечить качество управленческих решений.

Ряд взаимосвязанных ракурсов рассмотрения системного подхода определяет его сущность:

· элементный, показывающий, из каких элементов состоит система при ее построении и исследовании;

· структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, характер связей и способы взаимодействия компонентов;

· функциональный, отвечающий на вопрос, какие функции выполняет сама система и образующие ее компоненты;

· коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы с другими как по горизонтали (сотрудничество), так и по вертикали (соподчиненность);

· интегративный, показывающий механизмы, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

· исторический, отвечающий на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы проходила в своем развитии и каковы тенденции (перспективы) её развития.

Исследование же сущности управления следует начинать с определения его компонентов и взаимосвязей между ними и внешней средой, установления различий между управлением функционирования системы в заданных условиях и управлением развития системы.

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта.

Цель управления в первом случае -- ликвидация внутренних и внешних возмущений без изменения выходных параметров системы, а во втором -- перемена входных и выходных параметров в соответствии с изменениями внешней среды.

Регулирование системы обеспечивает такую ее деятельность, при которой выравнивается состояние выхода системы по заданной норме. Следовательно, главная задача сводится к установлению заданного состояния функционирования системы, предусмотренного планированием как упреждающим управлением. Сложность управления зависит, прежде всего, от числа изменений в системе и ее окружении. Все изменения имеют определенные закономерности или носят случайный характер.

Главная практическая задача системного подхода в исследовании систем управления состоит в том, чтобы, обнаружив и описав сложность, обосновать также дополнительные физически реализуемые связи, которые бы, будучи наложенными на сложную систему управления, сделали ее управляемой в требуемых пределах, сохранив при этом такие области самостоятельности, которые способствуют повышению эффективности системы.

Включенные новые обратные связи должны усилить благоприятные и ослабить неблагоприятные тенденции поведения системы управления, сохранив и укрепив ее целенаправленность, но при этом ориентируя ее на интересы надсистемы.

Сущность управления можно рассматривать как совокупность следующих понятий: организации управления, процесса управления и информации.

Об организации управления можно говорить только в том случае, когда выделены цель и объект управления. Поэтому эффективность организации управления в значительной степени зависит от четкости формулирования целей управления.

Общая теория систем, созданная А. А. Богдановым (1873- 1928) и продолженная австрийским ученым Л. фон Берталанфи (1901 -- 1972), выделяет основные аспекты, признаки и принципы системного подхода, которые позволяют охарактеризовать объект как системное явление.

Как комплексная методология процесса познания и анализа систем системный подход характеризуется следующими основными признаками:

· исследуемый объект оценивается как единое целое независимо от рассматриваемой точки зрения;

· решение частных проблем подчиняется решению проблем, общих для всей системы;

· познание объекта не ограничивается только механизмом функционирования, а расширяется до выявления внутренних закономерностей развития объекта;

· элементы системы, имеющие второстепенное значение в одних условиях, могут оказаться существенными при изменении обстоятельств.

Главные принципы системного подхода:

· единство -- система рассматривается как единое целое и как совокупность частей;

· целостность -- элементы могут быть разной направленности, но они одновременно совместимы;

· динамичность - способность системы к изменению состояния под воздействием направленных или случайных факторов;

· взаимозависимость системы и среды, т.е. система проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой;

· иерархичность - т.е. ранжирование частей, каждый элемент системы рассматривается как подсистема, а сама система -- как элемент более сложной системы;

· организованность - приведение в порядок составных частей и объединяющих их связей;

· множественность состоянии и описания системы -- построение различных моделей, каждая из которых описывает определенное состояние системы;

· декомпозиция - возможность расчленения объекта на составные части, каждая из которых имеет цели, вытекающие из общей цели системы.

Таким образом внутреннее функционирование системы исследуется как процесс взаимодействия элементов, направленных на сохранение системы, осуществление ее главной функции, которую она выполняет в составе системы более высокого порядка (“метасистемы”). В зависимости от такой направленности отдельные элементы системы могут быть функциональны, дисфункциональны и функционально нейтральны (безразличны) к существованию системы. На этом основании и устанавливается необходимый и достаточный состав элементов системы.

Внешнее функционирование системы можно представить либо в кибернетических понятиях о прямой и обратной связи со средой (“черный ящик”), либо описать как обмен веществом и энергией со средой, в процессе которого среда воздействует на находящуюся в ней систему, последняя воспринимает и отражает эти воздействия в соответствии со своей внутренней природой. При каждом таком акте структура системы претерпевает обратимые (иногда необратимые) изменения в соответствии с природой воздействия.

Соответственно, внешнее и внутреннее функционирование системы составляет единое целое. Отражая воздействие, система сама активно воздействует на среду, сознательно или бессознательно, преднамеренно или не преднамеренно. Здесь происходит взаимодействие и взаимоотражение среды и системы, их взаимодетерминация и взаиморецептивность. Система адаптируется к среде и одновременно среда адаптируется к системе.

2. Анализ предприятия как объекта управления с точки зрения системного подхода

2.1 Характеристика ООО «Автоматика-Сервис»

Объектом исследования является ООО «Автоматика-сервис». Место нахождения общества: 665718, РФ, Иркутская область, г. Братск, промплощадка ОАО «Братсккомплексхолдинг».

Целью деятельности ООО «Автоматика-Сервис» является организация эффективной производственно-хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и собственников имущества, а также продажа товаров, оказания услуг в необходимых объёмах, ассортименте и качестве.

Предметом деятельности является производство продукции, выполнение работ и оказание услуг.

Это коммерческая организация, основным видом деятельности которой является предоставление услуг по поставке, монтажу, ремонту и техническому обслуживанию приборов и инструментов для измерения, контроля, испытания, навигации, локации и прочих целей. Также компания предоставляет услуги по поставке, монтажу, ремонту и техническому обслуживанию промышленных приборов и оборудования для измерения временных интервалов, консультирует по аппаратным средствам вычислительной техники, производит техническое обслуживание и ремонт офисных машин и вычислительной техники, также осуществляет прочую деятельность с использованием вычислительной техники и информационных технологий.

Развитие технологии в стране, казалось бы, напрямую влияет на деятельность, осуществляемую ООО «Автоматика-сервис», в силу того, что из-за своевременного обновления производственной базы уменьшаются издержки, снижая при этом себестоимость производимых услуг и, тем самым, повышая конкурентоспособность продукции. Но все-таки данная компонента не оказывает сильного влияние на ООО «Автоматика-сервис», так как современное оборудование для таких предприятий производится за рубежом.

Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. При этом важно подчеркнуть, что организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание этого взаимодействия, тем самым она может активно участвовать в формировании дополнительных возможностей и в предотвращении появления угроз ее дальнейшему существованию. К числу элементов микроокружения относят: поставщиков, потребителей, конкурентов, рынок рабочей силы, инфраструктура.

При проведении анализа непосредственного окружения ООО «Автоматика-сервис» в первую очередь необходимо рассмотреть потребителей данной организации, которые оказывают очень сильное влияние на нее. Специфика вида деятельности такова, что рассматриваемое ООО является производителем услуг производственного потребления, поэтому подавляющее число потребителей - это юридические лица (более 70 % рынка). Такими потребителями являются Управление Пенсионного фонда г. Братска, администрация г. Братска, Братское отделение № 2413 Сбербанка РФ, Братская таможня, ИФНС РФ по г. Братску, ИФНС РФ по Братскому району, ряд коммерческих предприятий.

Если же говорить о поставщиках, то сведения о названиях фирм - поставщиков являются конфиденциальными и данная информация не доступна для распространения. Можно лишь с уверенностью говорить о том, что все поставщики дорогостоящего, новейшего и самого современного оборудования на предприятии - это зарубежные фирмы. С одной стороны положительная сторона этой ситуации заключается в том, что данное предприятие вовремя получает качественное оборудование, что хорошо сказывается на потребителях услуг ООО «Автоматика-сервис», но с другой стороны - это прямая зависимость от иностранного поставщика. Это говорит о том, что наш регион не может обеспечить свои предприятия в полной мере современным отечественным оборудованием и приводит к зависимости от зарубежных стран - поставщиков.

При анализе микроокружения ООО «Автоматика-сервис», также следует изучить конкурентов. В г. Братске для ООО «Автоматика-сервис» конкуренцию составляют: Центр стандартизации и метрологии г. Братска и ООО «Сибавтоматика». Приход этих компаний на рынок услуг кардинально меняет конкурентную ситуацию в городе. За счет масштаба и разрекламированного брэнда такие компании могут экономить на многих статьях своего бюджета. А это означает, что они могут предложить более низкие цены для потребителей. В такой ситуации ООО «Автоматика-сервис» приходится включаться в более жесткую конкурентную борьбу, то есть снижать цены на услуги, а для этого нужно снизить затраты на производство, поэтому здесь не обойтись без продуманной и предусмотрительной политики, так как при всем при этом необходимо учитывать продвижение намеченной социальной политики по повышению заработной платы. Но пока влияние конкурентов можно назвать положительным, так как оно стимулирует развитие ООО «Автоматика-сервис» и позволяет сделать свой рынок предложения более конкурентным.

Анализ внутренней и внешней среды, как он проводится в стратегическом управлении, направлен на выявление угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация.

На предприятии имеются все уровни менеджмента. В структуру организации входят отделы, представленные всеми видами менеджмента от стратегического до кадрового, а также разнорабочие, юристы, медперсонал, специалисты узкого профиля организации.

В качестве демонстрации должностной инструкции электромонтера по ремонту и обслуживанию электрооборудования будут следующие обязанности:

1. Обеспечение работоспособности, ремонт и оперативное обслуживание электрооборудования

2. Обслуживание и ремонт электродвигателей

3. Монтаж и ремонт кабельных сетей

4. Своевременное выполнение производственных задач, отсутствие нарушений правил по охране труда и промышленной безопасности

2.2 Анализ использования системного подхода в управлении ООО «Автоматика -Сервис»

Весь процесс работы ООО «Автоматика-Сервис» состоит из взаимодействия внешних систем и внутренних подсистем. Следовательно результат определяется множеством внешних и внутренних взаимосвязанных процессов. Именно поэтому эффективное управление возможно только на основе системного подхода к управлению.

Для выявления угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация и разработаны определенные приемы анализа среды, которые применяются в стратегическом управлении. Известный метод SWOT является широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее - установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегий организации. Рассмотрим список слабых и сильных сторон ООО «Автоматика-Сервис» в табл. 1

Таблица 1 Список слабых и сильных сторон ООО «Автоматика-сервис»

Сильные стороны	Слабые стороны
Квалифицированный Сервисный центр Успешная кредитная история и устойчивые финансовые показатели Дилерские договора с известными заводами Наличие собственной площадки и сервисного центра Позитивный Имидж компании в общественной жизни Компания обладает определённым политическим ресурсом, связями в администрации города 40 лет на рынке г. Братска	Слабая рекламная компания (потребители не получают информацию о новых услугах ООО) Неправильная ценовая политика (цены завышены) Недостаточное количество услуг

Таблица 2 Список угроз и возможностей, с которыми может столкнуться в будущем ООО «Автоматика-сервис»

Возможности	Угрозы
Улучшение сервиса и сокращение времени на обслуживание Возможность узкой специализации Развитие корпоративных клиентов Плотная интеграция с заводами и получение больших скидок Увеличение рентабельности, контроль над затратами Создание нового бизнеса по аренде техники	Происходит изменение политики поставщиков Партнёрство с банком или финансовой организацией для реализации финансовых проектов Интенсивное появление конкурентов

В управлении ООО «Автоматика-Сервис» сейчас можно выделить три основные составляющие:

1. Разработка представлений о конечных результатах деятельности и особенностях функционирования.

2. Разработка технологии (плана) осуществления медико-производственных процессов (иными словами - представлений о способах достижения ожидаемых результатов).

3. Обеспечение соответствия между теоретическими представлениями, с одной стороны, и реальными процессами и полученными результатами, с другой стороны.

Рассмотрение предприятия как системы позволяет выявить причины проблем, пересмотреть функции, структуру и организацию ее деятельности, а главное, наметить пути решения управленческих задач. Особое же значение системный подход приобретает:

1.при разработке и реализации целевых комплексных программ по различным видам услуг;

2. в разработке и реализации долгосрочных прогнозов и планов их развития;

3. в оптимизации распределения ресурсов в городском масштабе;

4. в обеспечении более обоснованных управленческих решений;

5. в создании системы организационно-правовой документации.

Важным является также обеспечение преемственности ремонтно-профилактических мероприятий, их поэтапности и обоснованности. В системном анализе нуждаются также цели, задачи и объекты изучения в рамках экономико-правовых исследований.

Общие правила использования системного подхода к управлению ООО «Автоматика-Сервис» можно сформулировать следующим образом:

1. Упрощению структуры системы способствует сокращение числа уровней управления, количества связей между компонентами системы и параметров модели управления.

Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро перестраиваться на решение новых задач, предоставление новых услуг и товаров медицинского назначения.

2. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях системы не оказывали существенного влияния на ее функционирование. Субъекты управления индустрией должны делегировать часть своих полномочий объектам управления, предоставляя им максимально возможную свободу и самостоятельность.

Количество горизонтальных связей между компонентами системы одного уровня должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. С одной стороны, сокращение числа горизонтальных связей ведет к повышению устойчивости системы, что придает медико-производственной деятельности большую оперативность. С другой стороны, широта горизонтальных связей позволяет в полной мере реализовать неформальные отношения между компонентами системы, способствует распространению профессиональных знаний, обеспечивает координацию совместных действий компонентов одного уровня, направленных на достижение цели системы.

3. Все процессы, происходящие в системе, а также вне ее пределов, непрерывны и взаимообусловлены. В силу множественности и сложности описания систем не нужно пытаться познать абсолютно все их свойства, оценить все их параметры. В каждом конкретном случае можно ограничиться набором самых существенных для системы показателей, распределив их по уровням иерархии.

Если в структуре системы ООО «Автоматика-Сервис» есть компоненты, не способствующие реализации ее главной цели (т. е. такие компоненты, без которых она и дальше могла бы успешно функционировать), то их следует, либо ликвидировать, либо перепрофилировать, переориентировав на выполнение других социально значимых функций в рамках системы, так и вне ее).

Изучение взаимодействия системы с окружающей средой надо проводить в следующей последовательности:

- построение «черного ящика»;

- уточнение требований к параметрам «выхода» системы;

- определение характера воздействия на систему факторов внешней среды;

- формулирование требования к «входу» системы;

- установление каналов обратной связи;

- проектирование процесса в системе.

Количество связей системы с внешней средой обязано быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность негативно сказывается на качестве управления.

Стратегия функционирования и развития системы ООО «Автоматика-Сервис» и ее компонентов должна строиться на основе иерархического дерева целей с использованием соответствующих оптимизационных моделей.

При построении дерева целей и в процессе оптимизации функционирования системы и ее компонентов необходимо как можно более активно искать и эффективно использовать любые проявления мультипликативности их функциональных свойств. Все субъекты ООО «Автоматика-Сервис» должны ориентироваться на единственно возможный для них сегодня инновационный путь развития. Повышению обоснованности инвестиций способствует изучение доминантных и рецессивных признаков всех служб, звеньев и подразделений индустрии услуг с целью выявления производственных объектов, наиболее перспективных с точки зрения инвестирования.

ООО «Автоматика-Сервис» с самого своего основания использует системный подход в управлении.

В числе наиболее существенных результатов внедрения системного подхода в управлении можно назвать:

- постоянное улучшение качества предоставляемых услуг и повышение удовлетворенности потребителей;

- повышение результативности и эффективности деятельности при сокращении затрат на оказание услуг;

- рост производственной и финансовой дисциплины;

- увеличение заинтересованности персонала в качестве, в том числе и через введение стимулирующих надбавок, а также создание такой атмосферы в коллективе, которая ориентирует персонал на долгосрочную перспективу;

- укрепление авторитета фирмы у населения, а также в профессиональных кругах.

При внедрении системного подхода, первое с чего началась работа в ООО «Автоматика-Сервис»- это отработка должностных инструкций. Как оказалось, унифицированные инструкции не отражали особенностей «Автоматика-сервис» , реалий и требований сегодняшнего дня.

Затем для поддержки нормативных актов были разработаны протоколы оказания услуг на основе отраслевых и международных стандартов. Ежемесячно проводится экспертиза качества услуг и контроль качества работы всех категорий. Отработаны и утверждены схемы внутриведомственной экспертной оценки качества услуг.

Каждый случай экспертной оценки вносится в журнал. Проводится мониторинг, анализ выявленных случаев некачественного оказания услуг и их причин, разработка мероприятий по их предупреждению.

Проводится обучение персонала по вопросам качества предоставления услуг, т.к. каждый сотрудник должен осознать необходимость учета и контроля качества услуг; понять, что экспертиза качества- такая же неотъемлемая часть работы, как выполнение тех или иных исследований. Это - своего рода стандарт работы.

В рамках системного подхода систематизирован алгоритм взаимоотношений клиента и работника ООО «Автоматика-Сервис», предусмотрены различные ситуации и четко обозначено их решение.

Должностные инструкции, модели конечных результатов, технологические стандарты обеспечивают прозрачность оценки работы. Каждый сотрудник знает, что он обязан делать в системе управления качеством услуг, как подводятся итоги работы и как они оцениваются и вознаграждаются. Стимулирующие надбавки сотрудникам начисляются по итогам работы отделений, оценивающимся по моделям конечных результатов. Повышается роль среднего персонала, он вовлекается в активную работу по улучшению качества работы; повышается статус менеджеров.

Таким образом, повсеместное внедрение и использование в практической работе ООО «Автоматика-Сервис» системного подхода к управлению приводит к реальному повышению эффективности процесса; ведет к повышению доступности обслуживания, удовлетворенности клиентов. Компания планирует продолжать эту деятельность, совершенствовать службу управления качеством услуг и занимать лидирующие позиции на рынке.

Заключение

В заключении, отмечу значение системного подхода, которое заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации.

Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации, но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко понять те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед организацией, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

Список использованных источников

системный управление менеджмент

1. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента»

2. Кононюк А.Е. «Общая теория систем»

3. http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/sistemnyy-podhod.html

4. https://works.doklad.ru/view/wlVtyUmmAXE.html

5. https://nauchniestati.ru/primery/referat-na-temu-sistemnyj-podhod-i-sistemnyj-analiz/

Размещено на Allbest.ru