Интернет-технологии в управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Интернет-технологии в управленческой деятельности

ВВЕДЕНИЕ

Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям. Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

Сегодня управление организацией, если она хоть сколько-нибудь вышла за рамки кустарной мастерской, без применения информационных технологий не то, что не эффективно, но просто невозможно. Сегодня фирма может не иметь своего офиса, но ей просто необходимо иметь собственный e-mail - адрес. Скорость принятия решений в современном мире играет решающее значение, особенно это касается решений управленческих. От того насколько быстро организация среагирует на изменение во внешних или внутренних условиях зависит само дальнейшее существование этой организации. Повысить оперативность, достоверность и полноту информации позволяют современные информационные технологии.

Цель данной работы состоит в исследовании интернет-технологий в управленческой деятельности.

Задачами данной работы являются следующие:

1. Определить значение информационных технологий и информационных систем в управлении;

2. Исследовать автоматизированную систему поддержки управленческих решений;

3. Проанализировать комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента.

Данная работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.

1. Информационные технологии и информационные системы в управлении

Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а так же повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии в сфере экономики управления - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

По сути, под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а так же определенные методы организации работы с информацией.

Информационная система (ИС) - упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий. Проектирование и эксплуатация информационных систем обеспечиваются следующими средствами: программными (программы для компьютеров, различного назначения); техническими (аппаратные средства, вычислительной техники и связи, обеспечивающие размещение и обработку информационных ресурсов на персональных компьютерах, в локальной сети, в региональной сети, в сети международного информационного обмена); лингвистическими (словари, классификаторы, тезаурусы); правовыми (положения, уставы, должностные инструкции); организационными (инструкции, методики, схемы, описания и другая эксплуатационная документация); кадровыми (квалифицированными специалистами отдела информационных технологий, привлекаемые специалисты).

Все виды информационных систем и сетей, технологии и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации. Жизненный цикл автоматизированной информационной системы можно сформулировать из 4 этапов: разработка (техническое задание, технический проект, рабочая документация), ввода в эксплуатацию (предэксплуатационное накопление данных, испытание информационных технологий, сертификация, установка на объекте), эксплуатации (эксплуатационное накопление данных и ситуационное изменение данных, использование на объекте, услуги заказчикам), списания.

В качестве основного классификационного признака автоматизированных информационных систем (АИС) целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности - процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должностных лиц, участвующих в управлении организационной системы.

В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие АИС:

-автоматизированные системы управления (АСУ);

-системы поддержки принятия решений (СППР);

-автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС);

-автоматизированные системы обучения (АСО);

-автоматизированные информационно справочные системы (АИСС).

Автоматизированная система управления представляет собой автоматизированную систему, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления (министерством, дирекцией, правлением, службой, группой управления и т.д.). В зависимости от объекта управления различают АСУ персоналом (АСУП) и АСУ техническими средствами (АСУТС).

Системы поддержки принятия решений - это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятия решений сотрудников.

Искусственный интеллект (ИИ) - это информационная технология, конечная цель которой состоит в создании компьютера, умеющего думать, видеть, слушать и чувствовать подобно человеческому существу. Наибольшее организационное воздействие ИИ оказывает в области экспертных систем. Экспертная система (ЭС) пытается копировать мыслительные процессы, свойственные в ходе процесса принятия решений профессионалам и менеджерам. ЭС разрабатывается посредством кодирования знаний специалиста из области правил принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моделирующую определенную стратегию решения задач. ЭС имеют значительное сходство с системами поддержки принятии решений. По существу, обе они обеспечивают высокий уровень, поддержки занятых решением рабочих задач пользователям. Однако ЭС применяются, как правило, для работы с повторяющимися проблемами в узких сферах деятельности и предлагают рекомендации, тогда как системы поддержки решений используются в решении уникальных, имеющих сложную природу проблем.

2. Автоматизированная система поддержки управленческих решений

Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.

Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетные календари в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа.

Составными частями системы являются:

-главная книга;

-счета дебиторов (обработка счетов-фактур, учет графика платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка оперативного управления кредитами);

-счета кредиторов (учет поступающих счетов-фактур, их сверка, учет оплаты);

-управление денежными средствами (обработка платежей и поступлений денежный, поддержка электронных банковских операций, прогноз движения банковских средств);

-финансовые планы (разработка и сравнение вариантов плана, сравнение фактических и отчетных показателей);

-распределение затрат (учет косвенных расходов, расчет себестоимости продукции, анализ затрат предприятия);

-финансовые отчеты (генерация отчетов в виде таблиц, графиков, файлов);

-основные средства (создание реестра основных средств, автоматическое осуществление проводок по операциям с основными средствами).

Подсистема «производство» объединяет блоки:

-управление производством и его планирование (управление выполнением заказов, отпуск материалов, подготовка отчетов о выполнении операции, учет выпуска продукции, времени работы персонала и оборудования, анализ состояния незавершенного производства);

-учет затрат (расчет нормативной себестоимости продукции);

-спецификация изделий (сопровождение изготавливаемых и закупаемых элементов товарной продукции);

-планирование потребности в мощностях (планирование потребностей в материалах, узлах, загрузки оборудования).

При многозвенном производстве это подсистема позволяет вести управление серийным выпуском изделий, отслеживать работу каждого подразделения предприятия.

Подсистема «снабжение» обеспечивает сопровождение решений по планированию и управлению складскими операциями. Подсистема увязывает сбыт, снабжение и складское хозяйство и включает:

-управление продажами (ведение и оценка контрактов с заказчиками, статистическая обработка продаж);

-управление закупками (ведение базы данных по поставщикам, проверка надежности поставщиков);

-управление запасами (отслеживание изменений материальных запасов, прогноз потребностей в резервных запасах и времени выполнения заказов, выработка рекомендаций по местам складирования и распределения товаров внутри склада);

-управление партиями товаров (отслеживание партий товаров на стадиях закупки комплектующих, сборки или производства, обслуживание, текущего ремонта).

Подсистема «транспорт» позволяет поддерживать экспедиторские и транспортные решения. Она включает модули:

-управление заказами на транспортировку и хранение;

-определение оптимальных маршрутов;

-учетов автотранспорта;

-учет горюче-смазочных материалов;

-расчет стоимости услуг транспортировки;

-планирование потребности в материалах.

Подсистема «управление проектом» ориентирована на поддержание управленческих решений при разработке новой техники. Эта подсистема включает средства управление крупными долгосрочными инвестиционными проектами, начиная с предварительной оценки бюджета и заканчивая оценкой всего комплекса выполненного проекта:

-сетевое планирование (планирование и корректировка графика изготовления продукции по стадиям выполнения проекта);

-управление конструкторскими данными (поддержание системы проектно-конструкторских разработок, внесение изменений, отслеживание сделанных изменений при изготовлении);

-бюджетирование проекта (разработка и анализ планового бюджета проекта на всех стадиях от появления идеи до получения опытного образца готового изделия);

-оперативно корректировать изделие под требования заказчика.

Подсистема «сервис» предназначена для поддержки решений по управлению сервисными услугами, пред - и послепродажного и специального обслуживания. Она обеспечивает:

-выполнение регламентных работ;

-планово-предупредительные мероприятия;

-ремонт и устранение неисправностей;

-гарантийный ремонт;

Подсистема «сервис» включает также:

-модули управления профилактическим обслуживанием и текущего ремонта (формирования графика работ, подготовка заказов на обслуживание, расчет доходов);

-управление договорами на обслуживание;

-разработку графиков обслуживания и ремонта (планирование занятости персонала, подготовка оперативных заданий на ремонт, определение приоритетов заказов);

-анализ затрат.

Подсистема «управленческий контроль» обеспечивает руководителей обобщенной информацией по деятельности предприятия. Она состоит из блоков:

-анализ показателей деятельности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);

-мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значения по отношению к критическим уровням, наглядное представление данных);

-ретроспективный анализ и прогнозирование.

Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным формам.

Информационная система опирается на современные программные продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования четвертого поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология построения управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расширении функциональных возможностей, инвариантность по отношению к используемым интерфейсам и базам данных.

Из широко распространенных локальных компьютерных систем следует выделить:

-система бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супербухгалтерия», «Турбобухгалтер»;

-системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»;

-системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Суперменеджер»;-системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство».

Малыми интегрированными системами являются: Concorde XAL, Exact, NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, «Босс-корпорация»; средними интегрированными системами - JD Edwards, MFR-PRO, SytiLine (SYMIX); крупными интегрированными системами - SAP R/3, BAAN, Oracle Aplication,BPCS.

3. Комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента

Сетевые операционные системы. Системная деятельность менеджера требует достижения информационного комфорта с использование пакета прикладных и системных программ различного назначения. Важнейшие из них рассматриваются в данной части.

В сложном мире компьютерных информационных систем современным менеджерам требуется прежде всего эффективно использовать возможности серверных операционных систем, обеспечивающих высокую производительность, простой запуск многих серверных приложений, телекоммуникационные функции, осуществляя тем самым руководство персоналом, оснащенным компьютерами.

Современные сетевые операционные системы(ОС) (например, Microsoft Windows NT Server) - надежная платформа для управления информационной системы любого масштаба: от простейшей сети из нескольких персональных компьютеров до сложной гетерогенной системы на сотни тысяч пользователей.

Система безопасности современных ОС обеспечивает сертифицированную защиту информации и системных служб от несанкционированного доступа и от неквалифицированных действий пользователей.

Одни из основных преимуществ сетевых операционных систем - возможность многоцелевого использования серверов (сервер файлов и сервер приложений) и организация эффективного обмена сообщениями при управлении большими базами данных. Менеджерскую информационную систему, используя сетевые ОС, можно построить на единой платформе, что в итоге позволит существенно снизить затраты на функционирование системы и обучение персонала.

Современные сетевые операционные системы работают на разных аппаратных платформах, на компьютерах с несколькими процессорами. При этом общая производительность сетевых ОС повышается при увеличении мощности компьютерных средств. Для пользователей поставляются версии сетевых ОС, поддерживающие русский язык.

Разработчики информационных систем, менеджеры используют возможности сетевых операционных систем для объединения различных рабочих станций с персональными компьютерами для интенсивной обработки данных с помощью методов вытесняющей многозадачности, что дает пользователям возможность выполнять одновременно несколько приложений без потери производительности. Например, пользователи могут работать с приложениями в то время, когда в фоновом режиме идет загрузка данных из сети Интернет, печать документов и копирование данных с сервера сети на локальный диск компьютера рабочей станции для доступа к сети Интернет. Сетевые операционные системы групповой работы менеджеров поддерживают программы просмотра Web - страниц, сетевые протоколы для работы с Интернет. Менеджеры-пользователи могут так же создавать свои собственные Web - страницы и совместно использовать их информацию внутри рабочей группы, что обеспечивается наличием в сетевых операционных системах встроенного персонального Web - сервера.

Рассмотренные возможности операционных средств управления в рабочих группах важны для системного менеджера любой организации, где высокая производительность, надежность и минимальные расходы на управление и эксплуатацию информационной системы - обязательные требования.

Освоив возможности и процедуры применения сетевых операционных средств, системный менеджер обеспечивает высокий уровень организации рабочих групп и их интерпретацию в корпоративные системы.

У системного менеджера есть еще один аспект обретения личностных информационных ресурсов - это освоение информационной технологии личной работы в офисе.

Новые версии семейства офисных программных проектов включают ориентированные на менеджера приложения, обеспечивающие возможность личной продуктивной работы, групповой обработки информации, поддерживают технологии Интернет и представляют пользователям готовые инструменты для создания гибких корпоративных Intranet - решений.

Системный менеджер должен эффективно использовать самые популярные офис-приложения, объединенные в единую среду для работы текстовых процессоров (Microsoft Word), электронных таблиц (Microsoft Excel), средств подготовки и демонстрации презентаций (Microsoft PowerPoint) и приложений для организации работы менеджера в офисе (например, Microsoft Outlook), в Интернет (Microsoft Outlook Express) и средств СУБД (например, Microsoft Access).

Таким образом, офисные информационные системы используются как интерфейс для эффективной организации повседневной работы команды системного менеджера. Встроенная электронная почта позволяет хранить список контактов, расписание встреч и событий, календарь, список задач и т.д. Все инструменты, необходимые для организации системной и персональной деятельности менеджеров, собраны в едином комплексе для коллективной работы с документами анализа информации, для удобного и быстрого осуществления оригинальных эффективных организационных решений, ориентированных на потребности конкретного менеджера, для поддержки корпоративных технологий Intranet, что дает возможность создавать разветвленные менеджерские Интернет-сети, как внутренние, так и с выходом в Интернет.

Слагаемые эффективные организации работы менеджера. Все это обеспечивает согласованность, высокую производительность в работе менеджера и быстрое получение результатов.

При этом активно используются:

-развитая система помощи на русском языке, обеспечивающая консалтинг в решении самых трудных информационных задач менеджера, используя для развития МИС систему мастеров-агентов и инструментарий экспертных систем;

-Помощники (например, Office Assistant), которые обеспечивают менеджеру необходимую информацию, дают советы, как лучше выполнить то или иное действие, они так же предложат подсказку, найдут нужный программный инструмент в приложениях. Внимательно следя за действиями менеджера, программный офис-помощник при необходимости предлагает наиболее простой и эффективный путь решения организационной и управленческой задачи, а так же обеспечивает возможность быстрого освоения новых инструментов в процессе работы и развития МИС;

-мастера писем (Letter Wizard), которые экономят время, автоматизируя процесс создания стандартных элементов писем (например, форматирование и указание адреса), включая элементы содержания письма;

-инструментальные средства под общим названием «Мастера» обеспечивают менеджеру информационный комфорт при специальных работах;

-мастера для анализа таблиц (Table Analyzer Wizard) автоматически превращают плоскую таблицу с данными в мощную реляционную базу данных, автоматически создав несколько таблиц взаимосвязи;

-Встроенные в офис-пакеты языки программирования быстро создают приложения, ориентированные на выполнение специфических задач информационного менеджмента.

-Средства для Web-запросов в офисных системах импортируют динамически изменяющиеся данные (например, курсы ценных бумаг, биржевые котировки в специальную форму, содержащую результаты запросов Web (Web Queries)). Данные могут непосредственно подставляться в формулы и диаграммы или автоматически записываться в дневник менеджера.

-Средства публикации на Web - сервере данных менеджера публикуют любую информацию из баз данных (таблицы, выборки, формы, отчеты) на корпоративном Web-сервере или на других серверах сети Интернет, организуя живые интерактивные страницы, динамически отражающие самую свежую информацию о процессах менеджмента. Эти страницы позволяют менеджерам запрашивать нужные данные, редактировать отдельные строки таблиц или добавлять информацию в существующую базу с помощью средства просмотра ресурсов Интернет.

-Средства презентации офисных систем (например, PowerPoint Animation Player for ActiveX) дают возможность менеджеру публиковать на страницах Web мультимедийные презентации, содержащие анимацию, звуковые эффекты, гипертекстовые ссылки и специальные эффекты.

В ряде программ используются функциональные комплексы, агенты-программы, гарантирующие выполнение сложной алгоритмически связанной операции менеджерской технологии.

Таким образом, современные офисные средства - это программное обеспечение системного менеджера, созданное с учетом особенностей применения на различных объектах управления для эффективного использования ресурсов компьютеров за счет общих элементов для всех приложений. Команды меню, панели инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского языка, средства рисования представлены единым набором инструментов. Это позволяет сэкономить дисковое пространство и организовать эффективное использование серверной архитектуры корпоративной сети. Расходы, которые приходятся на обучение менеджера навыкам работы с информационной системой, по данным Microsoft, могут составлять около 45% от общих затрат на функционирование информационных систем.

Таким образом, углубленная самоподготовка менеджера возможно с использованием обучающего окружения прикладных программ офисных технологий. Освоение менеджером современных средств МИС повышает его конкурентоспособность, позволяет достичь высокой системной производительности работы, интеграции информационной и управленческой деятельности за счет национального выбора и освоения информационных средств и информационных технологий.

4. Современные интернет-средства используемые для автоматизации информационно-управленческой деятельности

Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Новая информационная технология - информационная технология с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Основными принципами новых компьютерных технологий являются:

- интерактивный режим работы с компьютером;

- интегрированность с другими программными продуктами;

- гибкость процесса изменения постановок задач и данных.

Информационные технологии включают в себя:

- Техническое обеспечение: аппаратура, каналы связи, и т.д.

- Системное программное обеспечение: ОС, СУБД, встроенные базовые системы

- Прикладное программное обеспечение: бизнес-приложения

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

В последние десятилетия менеджмент в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, перешел на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл -- выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией -- “электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

Заключение

Первоочередным условием и главным залогом успешного развития бизнеса на сегодняшний день остается информация. Предпринимателю требуется информация о емкости рынка, его сегментации, спросе на конкретный товар и возможностях продвижения данного товара на рынок. Покупателю требуется информация о производителе, о ценах, о качестве данного товара.

В системе коммуникаций немаловажную роль играют информационные технологии. Интернет стал частью повседневной жизни любого человека. Через сети Интернет можно осуществлять различные операции купли-продажи, игры на биржах, поиск информации относительно новостей науки, экономики, искусства, медицины и т.д. Посредствам сети Интернет производится налаживание новых каналов связи, поиск новых клиентов и знакомств.

Широкое применение нашел ряд различных прикладных программ, обеспечивающих менеджеру свободу в действиях без особых затрат времени и усилий.

В условиях бурного развития научно-технического прогресса существование современного человека вне информации и интернет-технологий невозможно.

Список использованной литературы

информационный управление менеджмент автоматизация

1. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров: Учебник / В.А. Грабауров. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 368 с.

2. Ильина О.И. Информационные технологии бухгалтерского учета. - СПб.: Питер, 2001.

3. Информационные технологии в маркетинге: Учебник / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 335 с.

4. Информационные технологии управления: Учеб. пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с. - (Серия «Высшее образование»).

5. Информационные технологии управления: Учеб. пособие / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 280 с.

6. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении / И.К. Корнеев, В.А. Машурцев. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с. - (Серия «Вопрос - ответ»).

7. Основы современных компьютерных технологий: Учебное пособие / Под ред. А.Д. Хоменко. - СПб.: КОРОНА принт, 2002.

8. Патрушина С.М. Информационные системы в бухгалтерском учете. - Москва: ИКЦ «МарТ», Ростов - н./Д: Издательский центр «МарТ», 2003.

9. Попов В.М., Маршавин Р.А., Ляпунов С.И. Глобальный бизнес и информационные технологии. - М.: Финансы и статистика, 2003.

10. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. - М.:Аудит, ЮНИТИ, 2000.

11. Харитонов С.А. Информационные технологии налогового учета. - М.: АОЗТ «1С», 2002.

Размещено на Allbest.ru