Электронный документооборот в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Электронный документооборот в организации

Звездилина И.А.

История возникновения электронного документооборота (ЭДО)

Еще в 90-х годах ХХ века многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. К началу XXI века особое внимание стало уделяться развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью во многих странах были приняты законы об электронной торговле и электронных документах.

Начиная с середины 90-х годов прошлого века обеспечение юридически значимого электронного документооборота осуществляется, в частности, на основе применения электронных подписей как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов. На сегодня в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей:

Первая модель разработана в США. Правительство предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и использования при этом любой информационно-компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить - использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип Директивы об электронной подписи - система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению. электронный документооборот автоматизация

Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели - признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне.

Сегодня развитие электронного документооборота идет по пути глобализации. Государства разрабатывают единую политику в информационной области. Яркий пример - программа eUnion, объединившая страны ЕС, государства-кандидаты в ЕС и участников Европейской зоны свободной торговли. Программа стартовала 18 ноября 2009 года с принятия Европейской Декларации по электронному правительству.

По уровню развития электронного документооборота с 2001 г. первое место прочно удерживает Канада. Чуть отстает от лидера Сингапур, а за ним следуют США.

Документооборот и его автоматизация

Электронный документооборот - это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот -- не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, системы электронного документооборота (СЭД) включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия -- документ.

Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:

? хранение;

? аудит;

? движение документов по исполнителям в организации;

? выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

Как сейчас происходит обмен документами? Из вашей учетной системы документы распечатываются на бумаге, передаются вашим контрагентам, а потом с бумаги снова вводятся в компьютер.

Ваша учетная система Учетная система контрагента

Рисунок 1 - Бумажный документооборот

Выглядит не очень логично. Зачем вы печатаете, а потом снова заносите документы в компьютер, если можно сразу передать их с одного компьютера на другой.

А как это будет в электронном виде? Из вашей учетной системы документы загружаются в систему электронного документооборота, которая уже умеет работать со всеми основными учетными программами. Документы подписываются электронной подписью и отсылаются вашим контрагентам.

Ваша учетная система Учетная система контрагента

Рисунок 2 - Электронный документооборот

В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов -- есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования -- правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.

Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов -- это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.

Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.

Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).

Таким образом, организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:

? категоризация документов по типам и видам.

? снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами.

? заданные бизнес-процессы обработки документов.

? механизмы управления задачами и контроля их выполнения.

? надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстового поиска.

Стоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО -- это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.

Внедрение электронного документооборота

Зачем нужны разработка и внедрение СЭД?

Если подходить к идее внедрения электронного документооборота (ЭДО) в организации с обычных позиций, то напрашиваются примерно такие вопросы:

? Что мы получим от внедрения ЭДО?

? Чем плоха работа с бумагой?

? Каков экономический эффект внедрения ЭДО?

? Как скоро окупится это капиталовложение?

Попытаемся ответить на эти вопросы. Сначала просто опишем, какие изменения принесет внедрение СЭД на предприятии:

? процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими;

? количество бумажных документов сократится;

? выполнение задач станет более четким и управляемым;

? отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время;

? сотрудники, работающие с документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде.

Глядя на этот список можно подумать, что это не список изменений, а список преимуществ. Да, в данном случае эти вещи, безусловно, близки (иначе какой смысл заниматься таким внедрением?), но при внимательном рассмотрении за каждым из пунктов стоит и некоторое ограничение или новое требование. К этому просто нужно быть готовым, затевая внедрение ЭДО, а кроме того, адаптация СЭД под нужды заказчика позволяет автоматизировать документооборот с минимальными ограничениями.

Основная выгода от внедрения ЭДО -- это повышение

эффективности деятельности организации (здесь под эффективностью мы понимаем отношение достигаемого результата к затратам на его достижение -- формула в данном контексте скорее умозрительная, нежели математическая). Исходя из этого понимания, повышать эффективность деятельности организации можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать.

Рассмотрим возможности снижения затрат:

? сокращение затрат на бумажные документы;

? сокращение непроизводительных затрат рабочего времени

сотрудников;

? ускорение информационных потоков.

Теперь о результатах:

? повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков.

? повышение скорости и качества принятия решений.

? повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Организация электронного документооборота с различных точек зрения:

• Руководители:

? оперативное получение информации, необходимой для принятия решения;

? оперативный контроль исполнительской дисциплины.

• Секретари, референты и помощники:

? быстрый поиск документов;

? высокая точность поиска документов;

? облегчение контроля исполнительской дисциплины;

? упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий;

? ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов.

• Финансово-бухгалтерские службы:

? повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию;

? снижение риска утери документов;

? экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

• Юридическая служба:

? снижение трудоемкости работы по подготовке документов;

? эффективный контроль сроков;

? быстрый поиск необходимых нормативных документов.

Перечислим основные задачи, решаемые автоматизацией

документооборота.

1. Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных (докладных) записок на имя руководителя от структурных подразделений).

2. Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных (докладных) записок от структурных подразделений на имя руководителя).

3. Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения.

4. Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий).

5. Контроль исполнительской дисциплины.

6. Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов.

7. Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов

8. Набор функций для поддержки работы с организационнораспорядительными документами.

9. Различные виды статистической отчетности.

10. Прозрачный механизм заместителей.

11. Работа с шаблонами документов.

12. «Подписка» на документы.

13. Разграничение прав доступа к документам.

14. Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании штатной структуры организации.

15. Надежное хранение документов в структурированном хранилище.

16. Возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота.

По оценке известного европейского эксперта Бруно Коха, в 2011г. примерно 5 млн. европейских предприятий уже вовлечены в электронный документооборот со счетами и счетами-фактурами. В 2008г. таких предприятий было 1,7 млн. то есть за три года их количество выросло в три раза. Количество счетов-фактур, выставляемых в России и Европе, примерно одинаково. По разным оценкам это от 15 до 17 млрд. документов в год.

По словам Коха, на сегодняшний день 50 % российских компаний уже имеет ЭЦП, при этом в России, в отличие от Европы, единое законодательство и преимущественно один язык. Все эти факторы позволяют развиваться российскому рынку электронных счетов-фактур в 5 раз быстрее, чем европейскому.

Приведем интересные факты об электронном документообороте зарубежных стран.

Канада. Cайт Канадского правительства был открыт в 2001 г., и уже в 2001 г. из 71 услуги, за которые отвечает правительство Канады, 64 были представлены в режиме он-лайн. Вторым значительным проектом стало тестирование системы аутентификации цифровой подписи применительно к различным правительственным услугам. В июне 2001 г. правительство подписало контракт на внедрение безопасного канала для правительства и компаний частного сектора. В рамках этого проекта была создана полная инфраструктура, необходимая для обеспечения защиты, конфиденциальности и безупречности работы по сделкам с правительственными структурами. Аналогов данному каналу связи в мире пока не существует.

Сингапур. В Сингапуре уже в апреле 2002 г. состоялось окончательное закрытие отделений местного телеграфа. Иными словами, в этом государстве еще девять лет назад граждане покончили с телеграммами и стали дистанционно общаться друг с другом исключительно посредством Интернета и телефона. Справедливости ради надо отметить, что в Сингапуре программа компьютеризации государственной службы была запущена в 1982 г. и ныне население этой страны может получить в режиме онлайн около 1600 различных услуг.

США. Беспрецедентный всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери. Так в феврале 2006 г. после судебного разбирательства американская брокерская фирма Morgan Stanley выплатила штраф в размере 15 млн. долларов по иску Комиссии по ценным бумагам и биржам США (SEC) по факту несохранения фирмой сообщений электронной почты. В США приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства. В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.

Австралия. В Австралии важной частью концепции управления электронными документами является управление веб-документацией, в том числе архивирование сайтов. Обязанности по обеспечению сохранности сетевых публикаций органов государственной власти распределены между Национальным архивом и Национальной библиотекой Австралии. В Национальный архив поступают внутренние электронные документы государственных учреждений, копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени. А в Национальную библиотеку поступают один или несколько документов, предназначенных для публикации и распространения на любом съемном электронном носителе (дискете, компакт-диске и т.д.), проект документа, представленный на сайте для публичного обсуждения.

Великобритания. Для тех, кто осуществляет обязательные платежи в электронном виде, введены скидки: для граждан 10 фунтов, для бизнеса 150. Кроме того, существуют расходы и на пропаганду, включающую участие звезд шоу-бизнеса.

Ранее издержки государства на выдачу лицензии на вождение автомобиля, документы на которую приходилось предоставлять обычной почтой, составляли 17 фунтов. Теперь, благодаря использованию интернета, это стоит 17 пенсов. Экономия колоссальная. В среднем, по статистике, при переходе на онлайн-обслуживание государство экономит по 8 фунтов на каждой услуге. С учетом миллионных объемов транзакций сокращение расходов весьма внушительно. Организация поддержки фермеров, снабжение сельхозпроизводителей информацией, создание для них регулярных форм для заполнения документов сократило их затраты на 15% и сэкономило отрасли 16,5 млн фунтов в год. Около 90% юридических лиц обслуживаются в электронном виде в Регистрационной палате. Более 85% представляют свои ежегодные отчеты онлайн.

Финляндия. При поддержке Министерства по связи и транспорту в Финляндии было изменено законодательство в части выставления абонентам счетов. Теперь абоненты могут получать счета в электронной форме, при этом такой документ считается юридически значимым.

Подсчитано, что возможность не печатать 160 тыс. счетов в месяц только по одному оператору TeliaSonera снижает выбросы диоксидов на 57 тонн в год, а выбросы CO₂ снижаются на значение, которое производят в год 14 типовых финских домохозяйств.

Для реализации новой возможности финские банки организуют порталы, где хранятся счета (называемые e-bill), защищенные электронной цифровой подписью и гарантиями банка. Абоненту по электронной почте приходит письмо о выставлении счета. В письме содержится цифровой код. Абонент входит на общий портал банка, вводит код, и видит счет. Других значений (логины, номера договоров и пр.) вводить не надо. Затем абонент может оплатить счет со своего банковского счета. При этом обеспечивается повышенная конфиденциальность, поскольку держателями и банковского и "визуального" счета являются одни и те же банковские структуры.

Германия. Министерство Финансов Германии приняло решение упростить законодательство по электронным счетам - фактурам с 1 июля 2011 года. Было решено, что новое законодательство должно соответствовать новой Директиве ЕС об электронных счетах - фактурах/НДС. Этот шаг одного из европейских экономических гигантов послужит сигналом для других стран - участниц ЕС упростить свои законы. По словам представителей ЕС, в ближайшем будущем организации должны получить возможность полностью полагаться на «бизнес-средства управления» для осуществления контроля над счетами - фактурами..

Австрия. В Австрии в случае неиспользования электронных документов государство взимает специальный сбор, составляющий от 0,9 до 1,5% суммы сделки.

Беларусь. Законодательство по электронному документообороту в Беларуси было принято еще в 2000 году, на целых полгода раньше, чем в США. Но как утверждают представители бизнес-сообщества, электронное правительство формируется с опорой на административный ресурс на принципах ведомственного подчинения, в отсутствии единого стандарта программного обеспечения и защиты информации. И сегодня потребителям государственных услуг в Беларуси приходится иметь целую "связку" электронных ключей для взаимодействия с госорганами. Это выливается в проблему по совместному управлению электронной идентификацией при доступе к госуслугам и аутентификации электронных документов. Да и подключение к электронному документообороту в Беларуси значительно дороже, чем в странах ЕС.

Эстония. Оборот Центра электронных счетов-фактур почтовой службы Эстонии за первый квартал 2011 года вырос на 300% по сравнению с тем же периодом прошлого года. Если главным нововведением прошлого года был перевод сервиса счетов в электронную форму, то в этом году основное внимание уделяется разработке специальных функций, учитывающих особенности работы предприятий госсектора. При этом сервисы, предлагаемые коммерческим компаниям, также будут совершенствоваться и модернизироваться. Например, возможности создания документов через Интернет, а также их последующего электронного архивирования в соответствии с требованиями Налогово-таможенного департамента. Через Центр электронных счетов возможна передача электронных документов предприятиям государственного сектора, а также другим компаниям, присоединившимся к платформе Центра электронных счетов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Европейские лидеры по внедрению электронных счетов-фактур

Подводя итоги, раскроем основные преимущества внедрения системы электронного документооборота в организации.

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECMсистема напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка

конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

? обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

? поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

? предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Таким образом, актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждаются заявлениями руководства страны. Как сказал Д.А. Медведев, будучи Президентом РФ в 2008 г.: «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.». Но только в мае 2012 года завершилось формирование нормативно-правовой базы, необходимой для запуска электронного документооборота. Конечно, пока нельзя говорить о том, что «наказ» был полностью выполнен, однако многие российские компании активно переходят на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками и уже на собственной практике убедились в эффективности системы электронного документооборота как инструмента снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке.

Размещено на Allbest.ru