Задачи, которые решают с помощью организации электронного документооборота, многообразны и фактически каждая организация выстраивает свою систему ценностей при оценке СЭД. Все зависит от того, какая из задач рассматривается как приоритетная, а это, в свою очередь, в немалой степени связано со спецификой бизнеса той или иной организации.

Система электронного документооборота (СЭД) в настоящее время считается одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов. СЭД взяли на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также оптимизации ежедневной работы персонала. Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.

Система обеспечивает высокую производительность, строго разграничиваются права пользователей, поддерживается версионность документов.

СЭД автоматически выбирает маршрут согласования на основании правил и оргструктуры, реализовано множество отчетов для удобства пользователей. Есть инструменты для гибкой настройки интерфейса. Реализованы два основных механизма замещения, а также гибкая корректировка маршрутов согласования пользователем.

СЭД хранит документы, обеспечивает прохождение маршрутов согласования и доступ к любым формам поиска нужного документа.

"ПрорабРусСтрой" является коммерческой организацией, созданной в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью, в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации. Общество является юридическим лицом и действует на основании законодательства РФ и устава.

Основной целью организации является получение прибыли в интересах акционеров Общества.

Предметом деятельности общества является насыщение потребительского рынка товарами и услугами.

"ПрорабРусСтрой" в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

изготовление и реализация строительных деталей и конструкций;

строительство, капитальный ремонт и реконструкция объектов жилищного фонда и промышленных зданий и сооружений;

благоустройство;

производство товаров народного потребления;

торгово-закупочная;

посредническая;

транспортные услуги.

Структура персонала организации соответствует ее отраслевой специфике. При этом для нее характерна потребность в квалифицированном персонале, обладающем специальными навыками.

Организационная структура предприятия ООО "ПрорабРусСтрой" представляет собой линейно-функциональную структуру (Рисунок 1)

электронный документооборот моделирование бизнес процесс

Рисунок 1. Организационная структура филиала ГПБ

Для моделирования бизнес-процесса замены комплектующих персонального компьютера сотрудников с начала определим участников:

- Заместитель руководителя - принимает решения;

- Зав. сектором ценообразования - формирует расчет и согласовывает порядок расчетов;

- Руководитель - утверждает порядок;

- Специалисты сектора ценообразования - рассматривают и согласуют акты согласно порядку расчетов;

- Проверяющий - мониторит деятельность самого процесса;

Процесс по согласованию актов выполненных работ, включает в себя множество действий и участников. Без использования систем электронного документооборота данная операция занимает множество времени и сил. BPMNмодель данного процесса представлена на рисунке 2.