Совершенствование использования информационных ресурсов в управлении организацией

Размещено на Allbest.ru

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

USE IMPROVING OF INFORMATION RESOURCES IN ORGANIZATION MANAGEMENT

информационный ресурс управление организация

Информационный подход к управлению деятельностью организаций - наследие последнего десятилетия ХХ века. В связи с быстрым ростом потребности общества в информации она стала превращаться в важнейший стратегический ресурс производственной и коммерческой деятельности. Бурное развитие информационных технологий и создание информационного общество привели к тому, что информация стала использоваться и для управления деятельностью организации.

В рыночной экономике независимые, самостоятельные производители товаров и услуг, а также все те, кто обеспечивает непрерывность цикла «наука - техника - производство - сбыт - потребление» не смогут успешно действовать на рынке, не имея информации. Предпринимателю нужна информация о других производителях, о возможных потребителях, о поставщиках сырья, комплектующих и технологии, оценок, о положении на товарных рынках и рынках капиталах, о ситуации в деловой жизни, об общей экономической и политической конъюнктуре не только в собственной стране, но и во всем мире, о долгосрочных тенденциях развития экономики, перспективах развития науки и техники и возможных результатах, о правовых условиях хозяйствования и т. п. В связи с этим актуальным является рассмотрение проблемы роли информационных ресурсов в управлении организацией.

Целью данного исследования является изучение роли информационных ресурсов в управлении организацией.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить сущность информационных ресурсов;

рассмотретьклассификацию информационных ресурсов;

определить влияние информационных ресурсов на достижение целей организации;

рассмотреть роль информации в управленческой деятельности;

изучить совершенствованиеиспользования информационных ресурсов в управлении организацией.

Объект исследования - ООО «ВидеоПрим», предмет исследования - роль информационных ресурсов в управлении организацией.

Методы исследования: метод сравнительного анализа, аналитический, статистический.

Информационной базой послужили: учебные пособия, интернет ресурсы, внутренняя документация ООО «ВидеоПрим».

Предприятие ООО «ВидеоПрим» основано в 2005 году. Общество с ограниченной ответственностью «ВидеоПрим», именуемое в дальнейшем «Общество», создано в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08. 02. 1998 г., и Федеральным Законом № 312-ФЗ от 30. 12. 2008г. (в редакции Федерального Закона от 19. 07. 2009г. № 205-ФЗ) [22]. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «ВидеоПрим».

Средняя численность работников составляет 15 человек, поэтому данное предприятие относится к микро предприятию, так как в нем задействовано менее 50 человек. По виду данное предприятие относится к торговому предприятию, так как основной деятельностью является закупка и продажа готовой продукции.

ООО «Видео Прим» работает на основании следующего режима

работы: ПН-ПТ 10: 00-19: 00, СБ, ВС, - выходные дни. На обед предприятие не закрывается, каждому работнику в течение все рабочего дня предоставляется

1 час на обед.

Во главе данного предприятия находится генеральный директор. Организационная структура предприятия более тщательно представлена на рисунке 1.

Размещено на Allbest.ru

Рисунок 1. Организационная структура предприятия ООО ВидеоПрим»

Руководство предприятия ООО «ВидеоПрим» осуществляется директором. Ему подчиняются все остальные сотрудники: администратор, продавцы-консультанты, уборщица, фактуровщик, системный администратор, экспедитор по доставке груза. Отдельную цепочку составляют главный бухгалтер, бухгалтер, кассиры.

Деятельность ООО «ВидеоПрим» направлена на выполнение следующих функций: закупка товаров, продажа товаров, транспортировка, хранение, принятие риска, финансовая деятельность, информирование рынка, получение информации о рынке, подсортировка, подработка, приведение к товарному виду и ее продаже более мелкими партиями в различные магазины города.

Основными конкурентами являются предприятия города Владивостока, занимающиеся аналогичной деятельностью.

Сфера деятельности компании имеет достаточно жесткую конкуренцию. Не менее 10 компаний которые занимаются аналогичной деятельностью. ООО «ВидеоПрим» старается выделиться от конкурентов обслуживанием, дизайном, качеством продаваемой продукции. Основные конкуренты: ООО «Интелект ДВ», ООО НьюВасюки», ООО «Форус»

Рисунок 2. Доля занимаемого рынка

На диаграмме доля рынка мы видим, что наша фирма занимает достаточную долю рынка в отношение к другим оппонентам. Благодаря нашему качеству индивидуальному подходу к клиентам.

ООО «Интелект ДВ»: Стабильная компания одна из первых кто начал заниматься поставками компакт дисков в город и распространению их. Стабильно занимает сое место на рынке.

ООО «Нью Васюки»: крупная компания имеет оптовый склад и сеть магазинов по городу.

ООО «Форус»: молодая компания представляет услуги по продаже отдельных видов продукции (антивирусы, программы и т п. Прочно занимает свое место на рынке.

ООО «ВидеоПрим» действует на основании Устава. Устав утвержден учредителями, зарегистрирован местными органами власти. Предприятие имеет право на собственную печать и расчетный счет в банке.

Для определения конкурентов предприятия ООО «ВидеоПрим» должны проводится специальные маркетинговые исследования. Не смотря на то. что на практике эти исследования фирмой не проводились, предприятие все равно знает, кто является его конкурентами, постоянно следит за их действиями и за реакцией покупателей.

Конкуренция на рынке заставляет предприятие, конкурирующие с ООО «ВидеоПрим», заботится о соответствующем качестве своей продукции, так как рынок всесторонне и объективно оценивает любой товар и вытесняет тот, который не удовлетворяет требования потенциальных покупателей. Поэтому конкуренты набирают высококвалифицированных сотрудников. Стараются работать с самыми лучшими поставщиками. Также проводят разные акции, например, вводят систему скидок, продажа продукции в кредит и так далее.

Конкуренты предприятия ООО «ВидеоПрим» предлагают достаточно много продукции по приемлемым ценам и очень хорошего качества. У каждого конкурента есть постоянные покупатели, поэтому со сбытом у них проблем как таковых нет. По этому делу они проводят различные мероприятия по содействию потребителю, реклама, связи с общественностью, личная продажа, прямой маркетинг.

Сегмент рынка предприятия ООО «ВидеоПрим» наиболее близок к распространенному в настоящее время виду конкурентной структуры, когда существует разные предложения для потребителей.

Предприятие ООО «ВидеоПрим» организует свою деятельность с поставщиками на основе договоров купли - продажи продукции. Фирма заключает договор - это заключение договоров напрямую с предприятием производителем без посредников. Это дает возможность снизить цену на продукцию и этим привлечь покупателей. Непосредственная прямая связь с предприятием - производителем позволяет решать спорные вопросы по поставкам продукции, их качеству в кратчайшие сроки.

Разработка проекта Интернет-магазин ООО «ВидеоПрим»

Жизненный цикл проекта создания Интернет - магазина начинается в момент принятия решения о его создании и заканчивается в момент выведения его из эксплуатации.

Разработка интернет-магазинов состоит из нескольких этапов:

Предпроектные исследования

Разработка технического задания

Разработка и согласование дизайна

Программная часть проекта

Тестирование Интернет-магазина в Интернете

Сдача сайта в эксплуатацию

Оптимизация для поисковых систем, продвижение Интернетмагазина.

Среди факторов риска при внедрении технологий электронного бизнеса можно отметить следующие:

неготовность персонала;

проблемы безопасности при передаче данных;

несовершенство законодательства по электронной торговле;

наличие коммерческих данных, которые не могут быть общедоступными;

неготовность контрагентов;

невысокая потребность в инновационных каналах сбыта.

Для того, чтобы компания могла вести успешный бизнес в Интернет, она должна иметь современную систему управления и планирования производства (ERP - EnterpriseResourcePlanning). Именно такая внутренняя информационная система является своеобразной стартовой площадкой для перехода на системы электронного взаимодействия с клиентами, поставщиками и партнерами.

Еще одна проблема внедрения технологий В2В связана с тем, что в России большой дефицит приемлемых технологических решений для организации торговых площадок в Интернет и для интеграции в них корпоративных управленческих систем. Западные системы требуют серьезной адаптации к российским условиям.

Подводя итоги сказанному, можно отметить, что для создания действительно «настоящего» рынка B2B в России, необходимо будет решить следующие, чисто российские проблемы.

Для минимизации рисков компания должна оценить и отобрать те процессы, которые имеют жизненно важное значение для ее деловой активности, а также сосредоточиться на эффективном внедрении этих процессов с целью придания процессу оптимизации максимальной значимости.

Руководитель проекта внедрении Интеренет-магазина должен предпринять все возможное, чтобы обеспечить принятие стандартизированной системы во всех автоматизируемых процессах магазина. Меры, направленные на достижение этого могут быть следующими:

быстрое внедрение на пилотном участке;

быстрое разворачивание на остальных участках производства;

делегирование ключевых работников всех подразделений компании для участия во внедрении на пилотном участке, даже если есть риск чрезмерной комплектации команды проекта;

взвешенный, обдуманный отбор и документирование

функциональностей для внедрения на пилотном участке;

демократичный, прозрачный процесс стандартизации на основе заранее заданных критериев повышения эффективности, качества, оперативности, снижения затрат, ориентации на потребителя и т. д. ;

конфигурация и настройка максимально возможной функциональности на пилотном участке с оглядкой на практики и процессы, принятые на остальных участках деятельности магазина.

База данных - это организованная структура, которая служит для хранения информации. В наше время, в базах данных хранятся не только данные, но и информация.

В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации.

База данных состоит из шести основных таблиц:

Каталог продукции. В данной таблице будут собираться данные, характеризующие технические показатели представленных в магазине

компакт - дисков. Такие как: наименование товара, компания производитель, страна изготовитель, год издания, описание и стоимость товара.

Каталог дисков. Таблица с данными о имеющихся в магазине дисках:

наименование товара, код продукта, жанр, страна,

Сотрудники. Содержит данные о сотрудниках магазина. Их фамилии, должность и рабочий телефон.

Клиенты. Таблица с данными, указанными покупателями при регистрации: логин, пароль, фамилия, адрес доставки, адрес электронной почты и телефон.

Текущая скидка. В эту таблицу администратор вносит данные о имеющихся в данный момент скидках на определенные товары.

Таблица заказ формируется на основе данных указанных клиентом и уже имеющихся в других БД.

В целом, систему электронной торговли можно разделить на три основных элемента: интернет-магазин с электронной витриной и торговой системой, система оплаты покупки, система доставки товара.

Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Под эффективностью в общем случае понимается степень соответствия системы поставленным перед ней целям. Экономическая эффективность - это мера соотношения затрат на разработку, внедрение, эксплуатацию и модернизацию системы и прибыли от ее применения.

При оценке эффективности ЭИС используют обобщающие и частные показатели.

К основным обобщающим показателям экономической эффективности

относятся:

годовой экономический эффект;

расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений;

срок окупаемости системы.

Годовой экономический эффект от разработки и внедрения ЭИС служит для сравнения различных направлений капитальных вложений и рассчитывается по формуле:

Э = П - К * Ен

где Э - годовой экономический эффект;

П - годовая экономия (годовой прирост прибыли), руб. ;

К - единовременные капитальные затраты, руб. ;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений.

Значение Ен принимается равным 0. 15. Ен представляет собой минимальную норму эффективности капитальных вложений, ниже которой они нецелесообразны.

Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений

определяется по формуле:

Ер = П / К

Полученное значение сравнивается со значением Ен. Если Ер ? Ен, то капитальные затраты можно считать целесообразными, в противном случае они экономически необоснованны.

Срок окупаемости Т представляет собой период времени (в годах), в течение которого капитальные затраты на разработку ЭИС полностью окупятся, и рассчитывается по формуле:

Т = К / П

Данный способ расчета выбран потому, что при внедрении интеренетмагазина известна только расходная часть (затраты на лицензии, услуги консультантов, техническую поддержку), а входящие денежные потоки (выгоды, полученные в результате внедрения) не могут быть определены с достаточно точно.

Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Единовременные затраты на создание и внедрение интернет магазина приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Единовременные затраты на создание и внедрение Интернет магазина

№ п/п	Затраты проекта	Стоимость, р.
1	Сервер HP ProLiant DL380 модель 407549-421	32 700
2	СУБД MySQL версии 4. 1	8 000
3	Программа SENDMAIL	0
4	Ноутбук 3 шт.	60 000
5	Разработка сайта	20 000
6	Услуги Web-дизайнера	6 000
	ИТОГО	126 700

Ожидаемый экономический результат от внедрения интернет - магазина ООО «ПримВидео» составит мин. 1 500 000 руб.

Годовой экономический эффект от разработки и внедрения интернет- магазина составит:

Э = П - К * Ен = 1 800 000 - 126 700*0, 15 = 1 780 995 руб.

Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений:

Ер = П / К = 1 800 000/126 700 = 14, 2

Ер>Ен, это значит, что капитальные затраты можно считать целесообразными.

Срок окупаемости проекта:

Т = К / П =126 700/1 800 000 = 0, 07 года или 3 недели.

По мнению аналитиков GoldmanSachs, путем интернетизации торговозакупочной деятельности предприятия различных отраслей индустрии могут обеспечить и уже обеспечивают экономию своих производственных расходов в пределах от 2% до 40%. Практика электронного бизнеса успела со всей очевидностью доказать, что преимущества Интернета в деле минимизации издержек и, соответственно, «коэффициента трения» торговых процессов проявляются не только в сфере розничных операций.

В соответствии с оценками ООО «ПримВидео», перенос организации приобретения товаров в Интернет-магазине позволит снизить затраты на одну среднестатистическую торговую сделку с 4000 до 300 рублей. Расчеты свидетельствуют, что внутренние издержки компании, связанные с выполнением заказов, уменьшатся в результате интернетизации со 4400 до 1400 рублей.

При параллельном сокращении времени исполнения заказа с 4 дней до 1, 25 дня. Таким образом, в ближайшие годы компания сможет обрабатывать с помощью Интернет-магазина. более 90% заказов, а поставленные цели открытия Интернет-подразделения в компании ООО «ПримВидео» могут быть успешно достигнуты.

Список литературы

Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. Европейское издание. - СПб. : Питер, 2007 г. - 816 с.

Вересов Д. А. Роль информационных систем управления в планировании и развитии конкурентоспособности предприятия // Экономика и управление. Сборник научных трудов. Часть 1. Под редакцией д. э. н., проф.

А. Е. Карлика. - 2005. СПб. : СПбГУЭФ - с. 74.

Власюк Г. В. Ресурсы социальной организации. - М. : Издательство Ассоциации строительных вузов, 2010 г. - 352 с.

Дудинска Э. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. - 2006. - № 2.

Жигалов В. Т. Основы менеджмента и управленчесой деятельности:

Учеб. пособ. - Ч. 1. -М., 2004. - 139с.

Семакин И. Г., Хеннер Е. К. Информатика и ИКТ. 10-11 классы. М:

2012, 213 c.

Интернет-ресурс «Торговая компания ООО «ВмдеоПрим»

http: //4geo. ru/c/642786584/ (дата обращения 20. 01. 2016).

Интернет-ресурс «Информационные ресурсы: понятие, состав. Государственные информационные ресурсы» http: //daxnow. narod. ru/index/024 (дата обращения 20. 01. 2016).

Информатика и ИКТ 11 (базовый уровень). / Под ред. Н. В.

Макаровой. - СПб. : Питер, 2009

Кабаков В. и др. Менеджмент: проблемы, программа, решение. -

Л. : Лениздат, 2003. -312с.

Ковалева Н. Н. Информационное право России. М. : Дашков и К. -

359 с., 2008 - перейти к содержанию учебника

12. Локтионов М. В. Системный подход в менеджменте. - М. : Инфра-М,

2001 г. - 288 с.

Менеджмент. Век XX - век XXI. Антология. - М. : Экономистъ, 2004 г. - 336 с.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М. :

Вильямс, 2009 г. - 672 с.

Мильнер Б. З. Теория организаций. - М. : Инфра-М, 2008 г. - 797 с.

Нисневич, Ю. А. Системно-методологические основы государственной информационной политики / Ю. А. Нисневич // Науч. -техн. информ. Сер. 1. Организация и методика информ. работы. - 2001. - № 3. - С.

1 - 9.

Нисневич, Ю. А. Системный подход в государственной информационной политике / Ю. А. Нисневич // Науч. -техн. информ. Сер. 1.

Организация и методика информ. работы. - 2000. - № 5. - С. 1 - 7

Попов М. Л. Особенности управления высокотехнологичными информационными компаниями // Менеджмент в России и за рубежом. -

2001. -№4. -С. 54-61.

Робертс Дж. Современная организация. Структура организации для достижения эффективности и роста. - М. : Вильямс, 2007 г. - 352 с.

Смирнов Э. А. Теория организации. - М. : Инфра-М, 2007 г. - 248 с.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (от 25. 01. 95) Электронный ресурс]. Режим доступа:

http: //www. qrz. ru/law/detail/114 (дата обращения 12. 01. 2016).

Федеральный законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08. 02. 1998 г., и Федеральным Законом № 312-ФЗот30. 12. 2008 Электронный ресурс]. Режим доступа: http: //www. consultant. ru/cons/document/cons_doc_LAW_17819/ (дата обращения 12. 01. 2016).

Размещено на Allbest.ru