Документы управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

1. Приказы

Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

Для обеспечения ЮС документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием.

Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть:

- нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства и др.;

- решения коллегиальных органов учреждений, общих собраний;

- производственная необходимость.

В некоторых случаях вводная часть приказа может отсутствовать.

Основная часть приказа - распорядительная - начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами.

Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпунктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывается лицо, которому поручен контроль за исполнением приказа.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения) то он сопровождаться приложением этих документов

Необходимо следить за тем, чтобы приказы не противоречили законам и различным нормативным документам государственной власти, а также ранее изданным приказам по предприятию. Если приказ отменяет ранее изданные документы, то в тексте обязательно надо перечислить эти документы.

После составления проекта приказа осуществляется его согласование с должностными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами... Согласование оформляется визами. Количество необходимых виз зависит от текста приказа и определятся руководителем.

Приказ подписывает руководитель или его заместители, которым предоставлено это право,

Структура приказа

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

(Дата) _______

Заголовок к тексту (не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес

должность. И.О. Фамилия

К проекту приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и конкретные исполнители, которых касается приказ. Секретарь организует ознакомление этих лиц с приказом. Для этого один экземпляр вывешивается на доске приказов, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления. При необходимости приказ при помощи средств оргтехники размножается и выдается исполнителям для работы.

Выписка из приказа - документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа - «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов.

2. Протоколы и решения

Руководитель предприятия, издавая приказ, несет полную ответственность за принятое решение. В то же время, существуют организации, в которых некоторые (или даже все) решения принимаются группой ответственных лиц. Это так называемые коллегиальные решения, а соответствующая группа лиц называется коллегиальным (или совещательным) органом. Коллегиальными органами можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива. Полномочия коллегиального органа определяются в уставе учреждения.

Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.

Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.

Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня. По каждому вопросу выступает основной докладчик, а затем сделанный доклад обсуждается присутствующими в форме выступлений, а также в форме вопросов и ответов.

Как и всякий управленческий документ, протокол имеет установленный порядок оформления Форма протокола может быть полной и краткой. Для доведения решений совещания до исполнителей издается отдельный документ, называемый «Решение». В учреждениях действующих на основании единоначалия, решения коллегиальных органов проводятся приказами. В некоторых случаях может потребоваться документ, называемый «Выписка из протокола».

Протокол оформляется на бланке предприятия. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года.

Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

Если на совещании предстоит обсуждать вопросы, для решения которых необходимо наличие кворума, то перед записью о количестве присутствующих необходимо указать общее количество полномочных членов совещательного органа, например:

Общее количество членов Ученого совета - 32 человека.

Присутствует - 26 человек (регистрационный лист прилагается).

Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.

Если ход совещания стенографируется или записывается на диктофон, после вводной части необходимо сделать соответствующую запись, например:

Заседание совещания директоров школ записывается на диктофон. Запись прилагается.

В этом случае при оформлении протокола можно обойтись краткой формой.

Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ГОЛОСОВАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к протоколу прилагается текст или тезисы доклада, то вместо содержания пишут: «Доклад прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

В ходе обсуждения каждого вопроса участники совещания высказывают предложения по принятию решений. Председатель обязан проголосовать каждое предложение. Решение принимается в соответствии с итогами голосования. Голосование по высказанным предложениям проводится либо сразу после внесения, либо после обсуждения. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ» в следующей форме:

ГОЛОСОВАЛИ:

Предложение Иванова И.И. -	«ЗА» - количество голосов
	«ПРОТИВ» - количество голосов
	«ВО3ДЕРЖАЛИСЬ» - количество голосов
Предложение Смирнова Е.В. -	«ЗА» - количество голосов
	«ПРОТИВ» - количество голосов
	«ВО3ДЕРЖАЛИСЬ» - количество голосов

При выборах указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

В подразделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения. Принятое решение должно быть сформулировано по схеме: что нужно сделать - исполнитель - срок исполнения.

Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается».

Протокол подписывают председатель и секретарь.

На основании протокола могут быть изданы документы: выписка из протокола и решение.

Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка из приказа.

Решение - это распорядительный документ коллегколлегиального органа.

В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, решение является документом, который доводится до сведения исполнителей.

Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

В связи (на основании) <причины издания документа> <название распорядительного органа>

РЕШИЛ (РЕШИЛА. РЕШИЛО):

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Ниже приведены образцы оформления полного, краткого протокола и решения.

Структура полного протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

Дата №________

Наименование коллегиального органа

Председатель: И.О. Фамилия

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали:

Перечень: И.О. Фамилия...

Приглашенные (если имелись):

Перечень: И.О. Фамилия...

Повестка дня:

1. Текст

2. Текст...

1. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления

И.О. Фамилия содокладчика - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ

1.1. Текст решения

1.2. Текст решения

2. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления

И.О. Фамилия содокладчика - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ

2.1. Текст решения

2.2. Текст решения

Председатель: Подпись И.О. Фамилия

Секретарь: Подпись И.О. Фамилия

В дело №________

Подпись исполнителя Дата

Структура краткого протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

Дата №________

Наименование коллегиального органа

Председатель: И.О. Фамилия

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали:

Перечень: И.О. Фамилия...

Рассмотренные вопросы:

1. Текст

2. Текст...

Принятые решения

1.1. Текст решения

1.2. Текст решения

2.1. Текст решения

2.2. Текст решения

Председатель: Подпись И.О. Фамилия

Секретарь: Подпись И.О. Фамилия

В дело №________

Подпись исполнителя Дата

Структура решения

Наименование предприятия

РЕШЕНИЕ

Дата №______

Место издания документа

Заголовок к тексту

Констатирующая часть: причины издания документа. Название органа

РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО):

Распорядительная часть (в виде пунктов):

1. Текст

2. Текст

3. Текст...

Председатель: Подпись И.О. Фамилия

Секретарь: Подпись И.О. Фамилия

В дело №________

Подпись исполнителя Дата

3. Акты. Докладные записки. Справки

Акт относится к информационно-справочным документам.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.

В заголовочной части документа указываются следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения предприятия, в котором составлен акт, название документа («Акт»), краткий заголовок к тексту, дата, номер. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «Акт о несчастном случае на производстве», «Акт по поводу опоздания на работу».

Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.

По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов - обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей. приказ протокол докладной

Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть. В водной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий, например:

Комиссия в составе председателя Ю.И. Капранова и членов: П.В. Литвинова, И.Е. Потаповой, А.М. Плотникова составили акт приема-передачи принтера HP LaserJet 4L инв. № 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.

Если акт составлен инициативной группой, то вводная часть может быть составлена в такой форме:

Мы, ниже подписавшиеся, В.В. Григорьев, О.С. Ким. З.И. Филимонова. составили акт о факте получения травмы И.М. Соколовой в результате падения на обледеневшем участке улицы.

Структура акта

Наименование предприятия		УТВЕРЖДАЮ
Наименование отдела предприятия		Должность
		Подпись	И.О. Фамилия
		Дата

АКТ

Дата №____

Заголовок (чего, о чем)

Комиссия в составе председателя И.О. Фамилия и членов: И.О. Фамилия, ….

составили акт (чего, о чем)

Основная часть текста

Председатель: Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии:

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

В дело №________

Подпись исполнителя Дата

В основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение.

Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части.

Акт может быть и внешним документом. Тогда дополнительно в документе указывается юридический адрес предприятия.

Докладные записки

Докладная (служебная) записка является информационно-справочным документом.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка может составляться по инициативе составителя или по указанию руководства.

Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки подписываются составителем, внешние - руководителем.

Заголовочная часть документа содержит реквизиты: наименование предприятия (для внешних), наименование структурного подразделения (для внутренних), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту.

Текст документа имеет две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной составления документа, во второй приводятся мнение, выводы, предложения составителя по данному вопросу.

Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительного или другого документа, согласно резолюции.

Структура докладной записки

Наименование предприятия	Должность (кому предназначена)
Наименование отдела предприятия	И.О.Фамилия

Докладная записка

Дата № _______

Резолюция руководителя

Заголовок (о чем)

Текст

Должность Подпись И.О. Фамилия

В дело №________

Подпись исполнителя Дата

Размещено на Allbest.ru