Управление коммуникациями проекта

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

1

Казанский Национальный Исследовательский Технологический Университет, Институт нефти, химии и нанотехнологий, Факультет наноматериалов и нанотехнологии Казань, Россия

Управление коммуникациями проекта

Закиров Р.А.

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации [1].

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это достигается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта [2]. потребитель информация проект управление

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

- проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту;

- заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

- поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудовании и т. п., необходимых для выполнения работ;

- проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;

- непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает следующие процессы:

- отчетность о ходе выполнения проекта, обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

- документирование хода работ сбор;

- обработка и организация хранения документации по проекту.

План коммуникаций является составной частью плана проекта [3]. Он включает:

- план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

- план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

- детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;

- план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

- методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

3. Письменные и устные;

4. Вертикальные и горизонтальные.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Все, кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом.

Литература

1. Заренков, В. А. Управление проектами : учеб. пособие. - 2 -е изд. / В. А. Заренков. - М. : АСВ, 2006.

2. Нанасов, П. С. Управление проектом : учеб. пособие / П. С. Нанасов. - М. : АСВ, 2002.

3. Мазур, И. И. Управление проектами : учеб. пособие / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге; под общ. ред. И. И. Мазура. - М. : Омега-Л, 2005.

Размещено на Allbest.ru