Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Организация системы учета клиентов гостиницы на примере ООО «Мицар Отель»



РЕФЕРАТ

43 страниц, 16 рисунков, 3 таблицы, 7 литературных источников

СИСТЕМА, АНАЛИЗ, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОТОК, МОДЕЛЬ, СТРУКТУРА ОТЕЛЯ.

Целью работы ставится проведение системного анализа подсистемы ведения учёта клиентов и оценка организационных структур на основе ООО Мицар Отель

Результатом работы является созданная модель и оценка организационной структуры, благодаря которым можно удостовериться в полученных знаниях.



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 АНАЛИЗ ОБЪЕКТА И ПРЕДМЕТА ИССЛЕДОВАНИЯ

1.1 Теоретические аспекты системного анализа

1.1.1 Понятие системного анализа

1.1.2 Задачи системного анализа

1.1.3 Методология системного анализа

1.1.4 Принципы системного анализа

1.1.5 Методы системного анализа

1.2 Характеристика гостиницы «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ»

1.3 Организационная структура

1.4 Разработка функционально-структурной модели объекта исследования

2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Разработка дерева целей и функций системы управления "AS-IS" объекта исследования

2.2 Анализ недостатков и разработка дерева целей и функций системы управления «TO-BE» объекта исследования

2.3 Разработка обновленной функционально-структурной модели

3 ОЦЕНКА СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Разработка альтернативных вариантов организационных структур

3.2 Выбор и характеристика метода оценки организационных структур

3.3 Сравнительный анализ результатов оценки и выбор организационной структуры

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

система управления учёт клиент гостиница



ВВЕДЕНИЕ

Системный анализ - это методология теории систем, заключающаяся в исследовании любых объектов, представляемых в качестве систем, проведении их структуризации и последующего анализа. Главная особенность системного анализа заключается в том, что он включает в себя не только методы анализа (от греч. analysis - расчленение объекта на элементы), но и методы синтеза (от греч. synthesis - соединение элементов в единое целое).

Главная цель системного анализа - обнаружить и устранить неопределенность при решении сложной проблемы на основе поиска наилучшего решения из существующих альтернатив.

В основе методологии системного анализа лежат операции количественного сравнения и выбора альтернатив в процессе принятия решения, подлежащего реализации. Если требование критериев качества альтернатив выполнено, то могут быть получены их количественные оценки. Для того чтобы количественные оценки позволяли вести сравнение альтернатив, они должны отражать участвующие в сравнении критерии выбора альтернатив (результат, эффективность, стоимость и др.).

В данной курсовой работе были рассмотрены теоретические аспекты системного анализа, а именно понятие, задачи, методологии, принципы и методы системного анализа.

Целью работы ставится проведение системного анализа подсистемы ведения учёта клиентов и оценка организационных структур на основе ООО Мицар Отель

Задачами курсовой работы являются:

- расширение знаний по предмету "Теория систем и системный анализ";

- изучение структуры и ИС отдела кадров гостиницы «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ»;

- рассмотрение организационной структуры

- рассмотрение информационных потоков

- рассмотрение архитектуры ИС объекта исследования;

построение дерева целей и функций объекта исследования.



1 АНАЛИЗ ОБЪЕКТА И ПРЕДМЕТА ИССЛЕДОВАНИЯ

1.1 Теоретические аспекты системного анализа

1.1.1 Понятие системного анализа

Системный анализ -- это научно-методологическая дисциплина, которая изучает принципы, методы и средства исследования сложных объектов посредством представления их в качестве систем и анализа этих систем. Таким образом, в системном анализе любой объект рассматривается с учётом его системного характера, то есть не как единое целое, а как комплекс взаимосвязанных составных элементов, их свойств и процессов.

Системный анализ применяется, главным образом, к исследованию искусственных систем (социальных, экономических, организационных, технических, человеко-машинных и тому подобных), причём в таких системах важная роль принадлежит деятельности человека. Наиболее широкое распространение системный анализ получил в теории и практике управления -- при выработке, принятии и обосновании решений, связанных с проектированием, созданием и управлением сложными, многоуровневыми и многокомпонентными искусственными системами. При разработке, конструировании и эксплуатации подобных системам, как правило возникают проблемы, относящиеся не только к свойствам их составных частей (элементов, подсистем и связей), но и к закономерностям функционирования системного объекта в целом и обеспечения его жизненного цикла (общесистемные проблемы), а также широкий круг специфических задач управления, которые решаются при помощи методов системного анализа. В этом смысле системный анализ относят к области системной инженерии, которая изучает вопросы проектирования, создания и эксплуатации структурно сложных систем любого масштаба и назначения.

Системный анализ опирается на комплекс общенаучных, специально-научных, экспериментальных, статистических, математических методов. Его теоретическую и методологическую основу составляют системный подход и общая теория систем , а также методы исследований с привлечением математической логики, математической статистики, теории алгоритмов, теории игр, теории ситуаций, теории информации, комбинаторики, эвристического программирования, имитационного моделирования и ряда других. Хотя его основой считают общесистемные теории, системный анализ, однако, заимствует у них лишь самые общие исходные представления и предпосылки. В системном анализе тесно переплетены элементы науки и практики, поэтому далеко не всегда обоснование решений с помощью системного анализа связано с использованием строгих формализованных методов и процедур, допускаются и суждения, основанные на личном опыте и интуиции. Важной особенностью системного анализа является единство используемых в нём формализованных и неформализованных средств и методов исследования.

1.1.2 Задачи системного анализа

Системный анализ как дисциплина сформировался в результате необходимости исследовать и проектировать большие (крупномасштабные) и сложные системы, управлять ими в условиях неполноты информации, ограниченности ресурсов и дефицита времени. В системном анализе рассматриваются не любые, а именно большие и сложные системы. Общепризнанной границы, разделяющей большие и сложные системы, нет. Однако отмечается, что термин «большая система» характеризует многокомпонентные системы, включающие значительное число элементов с однотипными многоуровневыми связями. Большие системы -- это пространственно-распределённые системы высокой степени сложности, в которых подсистемы (их составные части) также относятся к категориям сложных. Дополнительными признаками, характеризующими большую систему, являются:

- большие размеры;

- сложная иерархическая структура;

- циркуляция в системе больших информационных, энергетических и материальных потоков;

- высокий уровень неопределённости в описании системы.

В свою очередь, термин «сложная система» характеризует структурно и функционально сложные многокомпонентные системы с большим числом взаимосвязанных и взаимодействующих элементов различного типа и с многочисленными и разнородными связями между ними. Сложные системы отличаются многомерностью, разнородностью структуры, многообразием природы элементов и связей, организационной разносопротивляемостью и разночувствительностью к воздействиям, асимметричностью потенциальных возможностей осуществления функциональных и дисфункциональных изменений. При этом каждый из элементов подобной системы может быть также представлен в виде системы (подсистемы). К сложной можно отнести систему, обладающую по крайней мере одним из следующих признаков:

· система в целом обладает свойствами, которыми не обладает ни один из составляющих её элементов;

· систему можно разделить на подсистемы и изучать каждую из них отдельно;

· система функционирует в условиях существенной неопределённости и воздействия среды на неё, что обусловливает случайный характер изменения её показателей;

· система осуществляет целенаправленный выбор своего поведения.

Проблема управления сложными системами и составляет основное содержание задач системного анализа. Для того чтобы успешно справиться

с этой проблемой, необходимо изучить объект управления -- то есть саму систему, а также определить цель управления -- выяснить необходимое (целесообразное) состояние системы, то есть состояние, к которому она должна стремиться. Методы и процедуры системного анализа направлены на выявление целей, выдвижение альтернативных вариантов решения проблем, выявление масштабов неопределённости по каждому из вариантов и сопоставление вариантов по тем или иным критериям эффективности, а также связанных организационных задач.

Главной задачей системного анализа является разрешение проблемной ситуации, возникшей перед объектом проводимого системного исследования. Системный анализ занимается изучением проблемной ситуации, выяснением её причин, выработкой вариантов её устранения, принятием решения и организацией дальнейшего функционирования системы, разрешающего проблемную ситуацию. Начальным этапом любого системного исследования является изучение объекта проводимого системного анализа с последующей его формализацией. На этом этапе возникают задачи, в корне отличающие методологию системных исследований от методологии других дисциплин, а именно, в системном анализе решается двуединая задача. С одной стороны, необходимо формализовать объект системного исследования, с другой стороны, формализации подлежит процесс исследования системы, процесс постановки и решения проблемы.

Следующей важной задачей системного анализа является проблема принятия решения. Применительно к задачам исследования, проектирования и управления сложными системами, включающими в себя большое количество элементов и подсистем, проблема принятия решения связана с выбором определённой альтернативы развития системы в условиях различного рода неопределённости. Неопределённость может быть обусловлена наличием множества факторов, не поддающихся точной оценке -- воздействием на систему неизвестных факторов, многокритериальностью задач оптимизации, недостаточной

определённостью целей развития систем, неоднозначностью сценариев развития системы, недостаточностью априорной информации о системе, воздействием случайных факторов в ходе динамического развития системы и прочими условиями. Ещё один распространённый вид неопределённости представляет собой неопределённость, связанную с последующим влиянием результатов принятого решения на проблемную ситуацию. Дело в том, что поведению сложных систем свойственна неоднозначность, то есть после принятия решения возможны различные варианты поведения системы. Оценка этих вариантов, вероятности их возникновения является также одной из основных задач системного анализа. Как правило, в условиях указанных неопределённостей выбор альтернативы требует анализа сложной и многосторонней информации. В этом смысле целью применения системного анализа является повышение степени обоснованности принимаемого решения, расширение множества вариантов, среди которых производится обоснованный выбор. Для этого в системном анализе разрабатываются модели принятия решений, методы выбора решений и обоснования критериев, характеризующих качество принимаемых решений. На этапе выработки и принятия решений необходимо учитывать взаимодействие системы с её подсистемами, сочетать цели системы с целями подсистем, выделять глобальные и второстепенные цели.

Другой важной задачей системного анализа является исследование процессов целеобразования, их изучение и разработка средств работы с целями (формулирование, структуризация или декомпозиция целевых структур, программ и планов, а также связей между ними), и это зачастую оказывается более трудной задачей, чем последующий выбор лучшего решения. В этом смысле системный анализ иногда определяют как методологию исследования целенаправленных систем. Формулирование цели при решении задач системного анализа является одной из ключевых процедур, потому что цель является объектом, определяющим постановку задачи системных исследований.

Отдельную группу задач системного анализа составляют задачи исследования комплекса взаимодействий анализируемых объектов с внешней средой. Решение подобных задач предполагает проведение границы между исследуемой системой и внешней средой, предопределяющей предельную глубину влияния рассматриваемых взаимодействий, которыми ограничивается рассмотрение, определение реальных ресурсов такого взаимодействия, рассмотрение взаимодействий исследуемой системы с системой более высокого уровня. Задачи этого типа связаны с конструированием альтернатив взаимодействия системы с внешней средой, альтернатив развития системы во времени и в пространстве.

1.1.3 Методология системного анализа

Системный анализ опирается на ряд прикладных логико-математических дисциплин, технических процедур и методов, широко используемых в деятельности управления, включая формализованные и неформализованные средства исследования, а также на совокупность принципов, то есть исходных, принимаемых за истину правил, которые используются в качестве основы для построения методов анализа.

Методологическую основу системного анализа составляет системный подход, который в самом общем смысле подразумевает рассмотрение системы любой степени сложности как:

· состоящей из отдельных, связанных между собой определёнными отношениями, частей;

· находящейся во взаимодействии с внешней средой;

· находящейся в непрерывном развитии.

Для организации процесса исследования при проведении системного анализа разрабатывается комплекс методов, определяющих последовательность этапов проведения анализа и процедуры их выполнения.

1.1.4 Принципы системного анализа

Универсальных методик и способов проведения системного анализа не существует. Чаще всего подобного типа методики разрабатываются и применяются в тех случаях, когда у исследователя нет достаточных сведений о системе, которые позволили бы формализовать процесс её исследования, включающий постановку и решение возникшей проблемы. Общим для всех методик системного анализа является определение закономерностей функционирования системы, формирование вариантов структуры системы (нескольких альтернативных алгоритмов, реализующих заданный закон функционирования) и выбор наилучшего варианта, осуществляемого путём решения задач декомпозиции, анализа исследуемой системы и синтеза системы, и снимающего проблему практики.

Основу построения методики анализа и синтеза систем в конкретных условиях составляет перечень принципов системного анализа, которые представляют собой обобщение практики работы со сложными системами. Различные авторы излагают принципы с теми или иными отличиями, поскольку единых общепринятых формулировок в настоящее время нет. Однако все формулировки в сущности описывают одни и те же понятия. Наиболее часто к системным причисляют следующие принципы:

1. Принцип конечной цели. Этот принцип подразумевает приоритет конечной (глобальной) цели, достижению которой должна быть в конечном счёте подчинена деятельность системы.

2. Принцип измерения. О качестве функционирования какой-либо системы можно судить только применительно к системе более высокого порядка. Это значит, что для определения эффективности функционирования системы следует представить её как часть более общей и проводить оценку внешних свойств исследуемой системы относительно целей и задач суперсистемы.

3. Принцип эквифинальности. Система может достигнуть требуемого конечного состояния, не зависящего от времени и определяемого исключительно собственными характеристиками системы при различных начальных условиях и различными путями.

4. Принцип единства. В соответствии с этим принципом систему следует рассматривать как целое, состоящее из отдельных, связанных между собой определёнными отношениями, частей (элементов).

5. Принцип связности. Рассмотрение любой части совместно с её окружением подразумевает проведение процедуры выявления связей между элементами рассматриваемой системы и выявление связей с внешней средой (учёт внешней среды).

6. Принцип модульного построения. В соответствии с этим принципом осуществляется выделение модулей в исследуемой системе и рассмотрение её в целом как совокупности модулей. Модулем здесь называется группа элементов системы, описываемая только своим входом и выходом. Разбиение системы на взаимодействующие модули (подсистемы) зависит от цели исследования и может иметь различную основу, в том числе материальную (вещественную), функциональную, алгоритмическую, информационную и другие.

7. Принцип иерархии. В соответствии с этим принципом осуществляется введение иерархии частей рассматриваемой системы и их ранжирование, что упрощает разработку системы и устанавливает порядок рассмотрения частей.

8. Принцип функциональности. В соответствии с этим принципом структура и функции в исследуемой системе рассматриваются совместно и с приоритетом функции над структурой. Данный принцип утверждает, что любая структура тесно связана с функцией системы и её составных частей.

9. Принцип развития. Этот принцип подразумевает учёт изменяемости системы, её способности к развитию, адаптации, расширению, замене частей, накапливанию информации. В основу синтезируемой системы

требуется закладывать возможность развития, наращивания, усовершенствования.

10. Принцип централизации и децентрализации. Этот принцип подразумевает сочетание в сложных системах централизованного и децентрализованного управления, которое, как правило, заключается в том, что степень централизации должна быть минимальной, обеспечивающей выполнение поставленной цели. Основной недостаток децентрализованного управления -- увеличение времени адаптации системы. Он существенно влияет на функционирование системы в быстро меняющихся средах.

11. Принцип неопределённости. Этот принцип подразумевает учёт неопределённостей и случайностей в системе и является одним из основных принципов системного подхода.

Все указанные принципы обладают очень высокой степенью общности. Для непосредственного применения исследователь наполняет их конкретным содержанием применительно к предмету исследования. В моделях систем они должны быть конкретизированы в зависимости от существа системы и решаемой задачи.

1.1.5 Методы системного анализа

Методы системного анализа направлены на формулирование проблемы, выявление целей, выдвижение альтернативных вариантов решения проблем, выявление масштабов неопределённости по каждому из вариантов и сопоставление вариантов по тем или иным критериям эффективности, а также принятия решений и связанных организационных задач. В общем случае при рассмотрении существующей системы и процесса её функционирования выявляется проблемная ситуация как несоответствие существующего положения дел требуемому. Для разрешения проблемной ситуации проводится системное исследование при помощи методов декомпозиции, анализа и синтеза системы. Моделирование системы, то есть реализация системы в виде модели, позволяет провести оценку степени снятия проблемной ситуации. Общий подход к разрешению проблемных ситуаций, применяемый в рамках системного анализа, представлен на таблице 1.



Таблица 1 - Системный подход к решению проблемной ситуации

Основные методы системного анализа и соответствующие им процедуры в упрощённом виде могут быть представлены в виде трёхуровневого дерева (таблица 2).

В практической деятельности обычно не следуют указанному на схеме № 2 строго формальному разделению методов системного анализа по этапам проведения исследования, так как в действительности задачи системного анализа являются достаточно сложными, поэтому перечисление этапов не может быть самоцелью. Непосредственное применение тех или иных методов связано с предметом исследования и конкретным содержанием решаемой задачи.



Таблица 2 - Основные методы системного анализа

1.2 Характеристика гостиницы «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ»

Организационно правовая форма объекта исследования - гостиница «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ». Организация основана в 2006 году.

Гостиница - это коллективное средство размещения, состоящее из определенного количества номеров, имеющее единое руководство, предоставляющее набор услуг (минимум - заправку постелей, уборку номера и санузла) и сгруппированное в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами и оборудованием номеров.

Гостиницы обладают следующими признаками:

? состоят из номеров, число которых превышает определенный минимум, имеют единое руководство;

? предоставляют разнообразные гостиничные услуги, перечень которых не ограничивается ежедневной заправкой постелей, уборкой номера и санузла;

? сгруппированы в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами, имеющимся оборудованием и стандартами страны;

? не входят в категорию специализированных заведений;

? ориентированы на свой сегмент путешественников;

Цели и задачи организации на 2017 можно разбить на 2 части:

· Финансовые результаты

· Увеличение объема чистой прибыли в 1,5 раза - 2 раза по сравнению с 2016 годом

· Количество сотрудников 20-30

· Качественные показатели развития

· Корпоративная культура, нацеленная на самосовершенствование и рост, высокопрофессиональный, заинтересованный персонал

1.3 Организационная структура

Организационная структура управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

На рисунке 1 представлена организационная структура объекта исследования. По схеме видно, что во главе организации стоит владелец. Ему подчиняются директора по различным областям, а у них уже есть узкий круг своей компетенции и сотрудников которые и поддерживают работоспособность отеля.

Рисунок 1 - Организационная структура гостиницы «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ»

Подразделения образуются по видам деятельности организации. Функциональные подразделения делят на более мелкие производственные, каждое из которых выполняет ограниченный перечень функций.

Руководство функциями осуществляет генеральный директор.

Достоинства (возможности):

· Структура повышает ответственность руководителя организации за конечный результат деятельности;

· Способствует повышению эффективности использования рабочей силы всех видов;

· Упрощает профессиональную подготовку;

· Позволяет легче контролировать деятельность каждого подразделения и исполнителя.

· Недостатки:

· Ответственность за получение прибыли ложится на руководителя предприятия;

· Усложняется согласованность действий функциональных подразделений;

· Замедляется процесс принятия и реализации решения;

· Структура не обладает гибкостью, так как функционирует на основе множества принципов и правил.

1.4 Разработка функционально-структурной модели объекта исследования

На первых этапах системного анализа предприятия необходимо построить функционально-структурную модель. Данная модель состоит из ТОР - диаграммы, декомпозиции ТОР - диаграммы, диаграмм основных, вспомогательных и управленческих процессов в IDEFO нотации; диаграмм потоков данных в нотации DFD; диаграммы Workflow в IDEF3.

ТОР - диаграммы функционально-структурной модели представляет собой систему входов, выходов, механизмов реализации и управление.

ТОР - диаграмма ООО «Мицар Отель» представлена на рисунке 2. В качестве входов на данной диаграмме выступают информация о клиентах, сотрудниках, материалы для ремонтных работ и т.д. Выходы - отчётность учреждения, договор на оказание услуг и т.д

Механизмы - руководство учреждения, учителя, ученики, вспомогательный персонал. На данной диаграмме механизмы учебники, оборудование и методическая литература затуннелированы, т.к. они относятся ко всем процессам деятельности учреждения.



Рисунок 2 - Диаграмма "деятельность "

На рисунке 3 представлена диаграмма деления функции предприятия на основные, вспомогательные и управленческие процессы с распределением входных и выходных данных, механизмов и элементов управления.

Рисунок 3 - Декомпозиция ТОР-диаграммы



На рисунке 4 показана диаграмма основных процессов в нотации IDEFO. На этой диаграмме видно, что основными процессами гостиницы выступают: деятельность хоз.части, обслуживающего персонала, бухгалтерии и сбор информации о клиентах, предоставление услуг и расчёт с клиентами

К вспомогательным процессам относятся деятельности бухгалтерии, отдела кадров, деятельность административно-хозяйственной части, это видно на диаграмме вспомогательных процессов на рисунке 5.

Исходя из темы данной курсовой работы, более подробно остановимся на ведении учёта клиентов.

На рисунке 6 показано, что процессами ведения являются: ведение информации о клиенте, оформление заказанных услуг и составление отчёта о клиентах.

Рисунок 4 - Диаграмма основных процессов в нотации IDEFO



Рисунок 5 - Диаграмма вспомогательных процессов в нотации IDEFO

Рисунок 6 - Диаграмма управленческих процессов в нотации IDEFO



Ведение учёта клиентов отеля осуществляется следующими процессами:

- ведение информации о клиенте

- оформление заказанных услуг

- составление отчёта о клиентах.

Следующий этап в построении функционально-структурной модели - это построение диаграмм потоков данных в нотации DFD

Следующий этап в построении функционально-структурной модели - это построение диаграмм потоков данных в нотации DFD.

Диаграммы потоков данных используются для описания документооборота и обработки информации. DFD представляет модельную систему как есть связанных между собой функциональных блоков. Данные диаграммы используются как дополнения к моделям IDEFO для более наглядного отображения текущих операций документооборота и обработки информации. Диаграммы потоков данных описывают функции обработки информации, документы, внешние сущности и таблицы хранения документов.

Рисунок 7 - Декомпозиция процесса ведения учёта



Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3. Данная нотация позволяет описывать информационных потоки, взаимоотношения между процессами обработки информации и объектами, являющимися частью процессов. Также они используются для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью можно описывать различные сценарии проведения сотрудников организации.

Приведем несколько IDEF3 диаграмм по нашему объекту исследования. (см. рис. 8,9,10).

Рисунок 8 - IDEF3 - диаграмма процесса ведения информации о клиенте

Рисунок 9 - IDEF3 - диаграмма процесса оформления заказанных услуг



Рисунок 10 - IDEF3 - диаграмма процесса составления отчёта о клиентах



2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Разработка дерева целей и функций системы управления "AS-IS" объекта исследования

Дерево целей - понятие довольно распространенное среди менеджеров и владельцев своего дела. Это один из самых эффективных методов планирования. Он не представляет собой ничего сверхъестественного, и является отражением всех общих принципов планирования.

Идея метода дерева целей впервые была предложена американскими исследователями Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 году. Свое название схема получила благодаря сходству с перевернутым деревом.

Концепция «дерева целей» представляет собой упорядочивающий инструмент (подобный организационной схеме компании), используемый для формирования элементов общей целевой программы развития компании (главных или генеральных целей) и соотнесения со специфическими целями различных уровней и областей деятельности.

Рассматриваемая методика позволяет провести всестороннее описание системы, с учетом ее взаимодействия с внешней средой, выявить новые цели, определить для них соответствующие функции, отразить эти изменения на уровне состава системы в статическом и динамическом аспектах и определить конечные продукты системы управления с учетом вновь введенных функций, закрепив исполнителей и руководителей.

Дерево целей и функций исследуемой системы по описанной методике представлено на рисунке 11.



Рисунок 11 - Дерево целей и функций гостиницы

2.2 Анализ недостатков и разработка дерева целей и функций системы управления «TO-BE» объекта исследования

В результате анализа дерева целей и функций объекта исследования были выявлены недостатки.

Недостатки относятся к уровню контроля. Самым верным способом для демпинга цен и контроля качества, это создания контролирующего органа, который будет основываться только на отзывах постояльцев отелей и гостинец.

Все изменения в дереве целей и функций представлены на рисунке 12. Обновленные элементы выделены желтым цветом.

Рисунок 12 - Дерево целей и функций «TO-BE»

2.3 Разработка обновленной функционально-структурной модели

В результате работы над обновлением дерева целей и функций объекта потерпела изменения и функционально-структурная модель.

В новом дереве целей и функций выделена цель создание «единого реестра качества услуг отелей и гостиниц » отвечающего за соответствие качества предоставляемых услуг отелем и заявленным ценником , которая достигается путём создания еще одного состава системы « Отзыва клиента » и . В связи с этим была модифицирована диаграмма декомпозиции управленческих процессов в нотации IDEF0 (см.рис.6).

В диаграмме добавился процесс - «введение в ЕРКУОГ» Переделанный фрагмент функционально-структурной модели представлен на рисунке 13.

Рисунок 13 - Модифицированная диаграмма декомпозиции управленческих процессов в IDEF0



Новый процесс более подробно описан в диаграмме процесса составления отчёта о клиентах (см.рис.14).

Рисунок 14 - Диаграмма процесса составления отчёта о клиентах и добавление в ЕРКУОГ

На данной диаграмме показано, из каких хранилищ и от каких бизнес-процессов поступает информация для введения ее в ЕРКУОГ.



3 ОЦЕНКА СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Разработка альтернативных вариантов организационных структур

Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные. Рассмотрим основные характеристики этих структур:

- линейная структура управления предприятием подразумевает собой то, что каждым подразделением руководит управленец, осуществляющий единоличное руководство подчиненными сотрудниками и сосредоточивший в себе все функции управления. Данный управленец в свою очередь подчиняется вышестоящему управленцу.

- функциональная - вид организационной структуры, подразумевающий собой группирование конкретных должностей в отделы основывается на основе общих видов деятельности.

- линейно-функциональная - подготовка данных для линейных руководителей в целях принятия компетентных решений или возникающих производственных и управленческих задач.

- дивизиональная (или отделенческая) структура управления - наиболее распространенная форма организации управления современной промышленной фирмы. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции или самостоятельные отделения полностью отвечают за хозяйственные результаты на определенных региональных рынках

- адаптивная структура управления характеризуется слабым или умеренным использованием формализации правил и процедур, децентрализацией и участием специалистов в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии.

В данной курсовой работе разработаны несколько вариантов организационных структур Отеля (см. рис. 15,16).

В следующих разделах проведем оценку организационных структур для определения самой рациональной.

Рисунок 15 - Альтернативная организационная структура №1

Рисунок 16 - Альтернативная организационная структура №2



3.2 Выбор и характеристика метода оценки организационных структур

Задача построения организационной структуры, на первый взгляд, не такая уж сложная задача, но это не так. При составлении организационной структуры нужно учесть многое: четкое распределение обязанностей, иерархию подразделений и т.д. О правильности, корректности и эффективности организационной структуры помогает судить понятие оценки организационной структуры.

Оценка оргструктуры является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющих определить уровень прогрессивности действующей структуры, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Основными методами оценки организационных структур являются:

- метод системы массового обслуживания;

- метод теории информационного поля;

- функционально - стоимостной анализ.

При использовании метода системы массового обслуживания исполнитель или отдел представляется в роли системы массового обслуживания. Каждая такая СМО обладает следующими характеристиками: количество документов в очереди, среднее время нахождения документа в очереди, количество обработанных документов и среднее время обработки одного документа. После того как мы получили значения указанных показателей всех элементов организационной структуры и проанализировали их, можно судить о рациональности организационной структуры. Данный метод требует много временных и трудовых затрат для изучения системы и получения информации об ее деятельности.

Метод функционально-стоимостного анализа - это исследование, основанное на взаимосвязанном рассмотрении функций, свойств, качества создаваемых объектов, товаров и затрат на обеспечение этих функций.

Цель создания ФСA - модели для совершенствования деятельности предприятий - достичь улучшений в работе предприятий по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Данный метод позволяет рассмотреть рациональность организационной структуры экономической стороны, рассчитать материальный затраты на работу отдельного элемента структуры.

Метод системы массового обслуживания в данной курсовой работе не используется из-за недостаточности информации об исследуемом объекте; метод функционально-стоимостного анализа тоже не подходит, т.к. отсутствуют стоимостные характеристики объекта исследования.

Основываясь на выше сказанном, подробно остановимся на методе информационного поля.

В процессе оценивания организационной структуры проходит подсчет показателей

С_С, С_О, С_В, б, в,

где:

- С_С - собственная сложность, представляет собой суммарную сложность (содержание) элементов системы вне связи их между собой;

- С_О - системная сложность, представляет содержание системы как целого;

- С_В - взаимная сложность, характеризует степень взаимосвязи элементов в системе (т.е. сложность ее устройства, схемы, структуры).

- б - показатель централизации управления;

- в - показатель децентрализации управления.

В результате подсчетов, можно сравнить показатели альтернативных и действующей организационных структур, а затем сделать вывод об эффективности одной из них.

3.3 Сравнительный анализ результатов оценки и выбор организационной структуры

Для сравнения организационных структур использован метод информационного поля.

Для каждого варианта организационной структуры подсчитаны показатели собственные сложности, системные сложности, взаимные сложности, а также б и в показатели.

Действующая организационная структура (см. рис.1):

Альтернативная организационная структура 1 (см. рис. 15):



Альтернативная организационная структура 2 (см. рис. 16):

Результаты расчетов представлены в виде таблицы (см. табл.3).

Таблица 3 - Результаты расчетов

Показатель № орг.стр.	Собственная, сложность, СС	Системная сложность, СО	Взаимная сложность, СВ	Коэффициент централизации, б	Коэффициент децентрализации, в
Действующая организационная структура	4	5,907	-1,907	0,32283731	0,67716269
Альтернативная организационная структура 1	4,322	8,755	-4,433	0,50633923	0,49366077
Альтернативная организационная структура 2	4,392	9,34	-4,948	0,52976445	0,47023555

В результате сравнения можно сделать вывод, что самой рациональной организационной структурой является альтернативная организационная структура №1 (см. рис. 15), т.к. разница между показателями б и в минимальная. Это означает, что этот вариант структуры представляет собой наиболее правильное решение совмещения степеней централизации и децентрализации управления

.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе рассмотрены теоретические основы теории систем и системного анализа и был проведен системный анализ подсистемы ведения учёта клиентов предприятия на базе «ООО Мицар Отель». В процессе выполнения работы была построена функционально-структурная модель объекта исследования и дерево целей функций.

В результате исследования были выявлены некоторые недостатки в дереве целей и функций, которые в последующих этапах выполнения курсового проекта были устранены. В соответствии с изменениями в диаграмме целей была обновлена функционально-структурная модель.

Для исследуемой системы были разработаны 3 варианта организационной структуры, также проведен сравнительный анализ их оценок.

Цель курсового проекта достигнута, все задачи выполнены.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.Теория информационных процессов и систем: учебник для студ. высш. учеб. заведений /[ Горохов А.Ю.]; под ред. Б.Я. Советова. - М.: Издательский центр "Академия", 2010 (Университетский учебник. Сер. Прикладная математика и информатика).

2.Дубейковский В.И. Эффективное моделирование с AllFusion Process Modeler 4.1.4 и AllFusion PM - М.:Диалог-Мифи 2009 - 384с.

3.Бодров О.А., Медведев Р.Е. Предметно-ориентированные экономические информационные системы. -- М.: Горячая линия - Телеком, 2013. -- 244 с. -- 500 экз. -- ISBN 978-5-9912-0263-3

4.Попов В.П., Крайнюченко И.В. Теория и анализ систем. Пятигорск.: ПГГТУ, 2012.

5.Железнов И.Г., Мельник О.А. Оценка эффективности сложных систем управления. Учебное пособие. - М.: Белые альвы, 2011.

6.Волкова В.Н., Емельянов А.А. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: Учеб. Пособие. -- М.: Финансы и статистика, 2012. - 848 с.

7.Информационные системы и технологии управления. Под ред. Г.А. Титоренко, Юнити, М., 2010.

Размещено на Allbest.ru