Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности в Находкинской таможне

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет имени И.С. Тургенева» Орёл, Россия

Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности в находкинской таможне

Сидор М.С.

В сложившихся условиях функционирования и развития таможенных органов возрастает актуальность внедрения передовых информационных технологий в работу таможенных органов.

Интеграция России в мировую экономику способствует росту ее внешнеторгового оборота, увеличению транспортных потоков, интенсификации выполнения таможенных операций в целях повышения качества предоставляемых услуг [6, с. 94].

Необходимость использования в таможенных органах информационных технологий предусмотрена Концепцией развития таможенных органов Российской Федерации, где в качестве основного стратегического направления деятельности ФТС России признано внедрение новых информационно-технических средств и программного обеспечения, модернизация уже существующих и повсеместное внедрение электронных способов обмена информацией с таможенными органами других странучастниц Евразийского экономического союза [6, с. 95]. В условиях функционирования ЕАЭС повышается интенсивность внешнеторгового обмена, вследствие чего приобретает особую актуальность и значимость сокращение документооборота, времени на выполнение таможенных операций, ускорение перемещения товаров через таможенную границу ЕАЭС [7, с. 160]. таможенный информационный документационный товар

Использование информационных таможенных технологий при помещении товаров под избранную таможенную процедуру выявило ряд проблем, требующих решения. К их числу следует, прежде всего, отнести отсутствие в электронной базе, единой для государств-членов Таможенного союза, разрешительных документов, регулирующих ввоз товаров на таможенную территорию Таможенного союза. Следовательно, необходимо обеспечить соответствующее информационное взаимодействие государствчленов Таможенного союза при осуществлении таможенных операций декларирования и таможенного контроля при перемещении товаров через таможенную границу Таможенного союза за счет обмена информацией о разрешительных документах в отношении товаров, к которым применяются запреты и ограничения; товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия, требованиям технических регламентов, карантинному, санитарному, ветеринарному и экспортному контролю.

Использование предварительного информирования выявило такую проблему как нарушение перевозчиками сроков подачи предварительной информации; представление предварительной информации в неполном или неактуальном виде; отсутствие альтернативного способа передачи перевозчиком данных должностному лицу таможенного органа, что влечет за собой увеличение времени таможенного декларирования товаров [6, с. 95].

Поскольку реестры выданных разрешительных документов ведутся в каждом компетентном органе, существует проблема взаимодействия между инспектором таможенного поста и сотрудниками органа, выдавшего документ при проверке его подлинности.

Создание общей базы данных в рамках единой системы межведомственного взаимодействия позволило бы сократить время ожидания ответа на запрос и время совершения таможенных операций без потери качества оказываемых услуг.

На сегодняшний день в состав Находкинской таможни входит четыре таможенных поста: Таможенный пост Морской порт Находка, Таможенный пост Морской порт Восточный, Таможенный пост Морской порт Пластун, Ольгинский таможенный пост.

За делопроизводство в Находкинской таможне отвечает отдел документационного обеспечения. От того, насколько профессионально организован документооборот, зависит успех управленческой деятельности таможни в целом. Отдел документационного обеспечения Находкинской таможни является структурным подразделением таможни и подчиняется непосредственно начальнику таможни.

В своей деятельности отдел документационного обеспечения Находкинской таможни руководствуется: Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами «О службе в таможенных органах Российской Федерации», «О государственной гражданской службе Российской Федерации», «О противодействии коррупции», Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами в установленной сфере деятельности ФТС России, правовыми актами ДВТУ и таможни, Общим положением о таможне, Положением о таможенном посте, Положением об отделе, правилами внутреннего распорядка таможни; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления и архивного дела [1, 2, 9].

Номенклатура дел в Находкинской таможне разработана и ведется на основании Приказа ФТС России от 09.07.2014 N 1331 «Номенклатура дел таможенного органа Российской Федерации».

Основными задачами отдела документационного обеспечения Находкинской таможни являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;

- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива и экспертной комиссии таможенного органа;

- организация методической помощи в работе с документами структурных подразделений таможенного органа;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации отдела документационного обеспечения.

Отдел документационного обеспечения в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организация общего делопроизводства в таможенном органе;

- обеспечение своевременного рассмотрения документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

- организация контроля над своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учета, анализ состояния исполнительской дисциплины;

- поверка качества оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

- обеспечение соответствующего режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- оформление, выпуск и хранение подлинников организационно- распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечение их рассылки по структурным подразделениям и ознакомления с ними;

- осуществление экспедиционной обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки, рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам;

- организация и осуществление машинописного (или с применением средств вычислительной техники) изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами, способствующих повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- обеспечение мер по упорядочению состава документов и оптимизации документопотока и документооборота в целом;

- организация работы с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

- осуществление методического руководства и контроля за правильной организацией (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

- осуществление подготовки документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

- организация и подведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа.

Изучив перечень основных функций и задач, можно сделать вывод, какой многообразной и сложной является деятельность документационного отдела Находкинской таможни.

Для успешного достижения вышеперечисленных функций и задач отделу документационного обеспечения необходимо взаимодействие с другими подразделениями и службами (кадровой, финансово-бухгалтерской, информационно-технической и другими).

Необходимо отметить, что в целях упорядочения работы отдела документационного обеспечения со структурными подразделениями таможни и в целях улучшения организации документационного обеспечения в Находкинской таможне назначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни. Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения. Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов в своем отделе или подразделении.

Без сомнения, в целом данная структура управления делопроизводственной службой является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.

Список использованных источников

1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2012 г. № 2575-р. «Об утверждении стратегии развития таможенных органов РФ до 2020 года» - [Электронный ресурс] - Официальный сайт ФТС России

- Режим доступа: URL: http://www.customs.ru/index.php?id=17220&Itemid (дата обращения 07.11.2016).

2. Федеральный закон от 27.11.2010 N 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации» (ред. от 23.06.2016) // Собрание законодательства РФ. - 2010. - № 48. - Ст. 6252.

3. Баландина В.С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. - 2016. - № 2. - С. 431-434.

4. Ершов А.Д. Менеджмент: учебное пособие. - СПб.: РИО СПб. филиала РТА, 2013. - 280 с.

5. Кед А.П., Личева Л.Л. Информационные технологии в таможенном деле // Актуальные вопросы экономических наук. - 2011. - № 18. - Режим доступа: URL: http://cyberleninka.ru/article/n/informatsionnye-tehnologii-vtamozhennom-dele (дата обращения: 30.01.2017).

6. Мешечкина Р.П., Алейников И.А. Инновационный подход к решению проблем таможенного декларирования товаров и транспортных средств // Международный журнал прикладных и фундаментальных

исследований. - 2014. - № 10-3. - С.94-98.

7. Мешечкина Р.П., Алейников И.А. Совершенствование таможенного администрирования как фактор развития государственных таможенных услуг // Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. - 2015. - № 3 (55). - С. 157-161.

8. Смитиенко Б.М., Поспелов В.К., Карпова С.В. Внешнеэкономическая деятельность. - 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2012. - 304 с.

9. Официальный сайт Федеральной таможенной службы РФ [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.customs.ru.

Размещено на Allbest.ru