Размещено на http://www.allbest.ru/

Моделирование бизнеса и реинжиниринг бизнес процессов на примере бизнес-процесса продажи

Воронцов И.И.,

Заботина Н.Н.

Описание компании:

ООО "Компания продаж Золушка" начала заниматься продажами игрушек в этом году. В подчинении у руководителя находятся 3 заместителя: отдела продаж, финансового отдела, отдела маркетинга (см. рис.1. ООО "Компания продаж Золушка").

Актуальность:

Реинжиниринг бизнес-процессов может дать серьезный эффект в решении антикризисных задач в кратчайшие сроки, так как предполагает коренные, революционные преобразования в управлении предприятием, основанные на внедрении новых технологий управления на базе оптимизации бизнеспроцессов. Остальные методики основаны на эволюционном, пошаговом достижении предприятием поставленных целей и задач. Реинжиниринг - это комплексное преобразование (изменение) политики управления предприятием, изменение структуры предприятия, его производственных или коммерческих процессов, сознания рабочего коллектива и т.д. с целью улучшения финансового состояния предприятия.

Описание бизнес-процессов:

Исходные данные взяты из книги Геннадия Верникова "Корпоративный менеджмент".

Технология проведения бизнес-процесса продажи на предприятии состоит из cтадий (1 уровень)

ь Поиск Заказчиков

ь Отправка коммерческих предложений

ь Заключение или продление договора с Заказчиком

ь Обработка заказа

ь Отправка инвойса (счета - фактуры) Заказчику

ь Выполнение обязательств по договору

ь Контроль выполнения условий договора

ь Контроль счетов

Поиск Заказчиков (2 уровень)

Данная стадия состоит из следующих этапов:

ь Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество.

ь Поиск Заказчиков для заключения договора

ь Подготовка списка возможных Заказчиков

ь Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

ь Получение запросов на материал

ь Составление списка Заказчиков приславших запросы на материал

Проверка на наличие Заказчиков с которыми заключены договора (3 уровень)

На данном этапе производится проверка наличия Заказчиков, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Заказчики с которыми имеются действующие договора заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Поиск Заказчиков для заключения договора

На данной стадии процесса Отделом Продаж Поставщика производится анализ полученных от потенциальных Заказчиков, а также поиск новых Заказчиков, как и среди тех, с кем имелось сотрудничество ранее, так и новых, используя различные информационные каналы. Стадия состоит из следующих этапов: реинжиниринг антикризисный управление

ь Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

ь Поиск Заказчиков среди компаний, с которыми заключались ранее договора на долгосрочное сотрудничество

Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов (4 уровень)

На данном этапе Отделом Маркетинга производится поиск потенциального Заказчика при помощи различных информационных каналов.

Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора

На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения Заказчиков для возобновления сотрудничества.

Подготовка списка возможных Заказчиков

На данном этапе производится регистрация потенциальных Заказчиков и составляется список их реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале.

Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальным Заказчикам при помощи выбранного информационного канала, каким может являться:

ь Электронная почта;

ь Традиционная почта;

ь Факсимильная связь;

ь Доставка личным представителем (курьером).

Получение запросов на материал

Данная стадия состоит из следующих этапов:

ь Получение запросов на материал;

ь Анализ запросов на материал;

ь Регистрация полученных запросов на материал.

Получение запросов на материал

На данном этапе Отдел Продаж получает запросы на материал от Заказчиков. Запрос на материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в материале. Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или потенциального клиента может например интересовать наличие определенной группы изделий или каталоги определенных изделий. Кроме этой информации, запрос может включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий. В позициях запроса указываются следующие реквизиты:

ь Идентификационный номер запроса;

ь Дата отправки;

ь Идентификационный номер материала или группы материалов; ? Краткое описание материала.

Регистрация полученных запросов на материал

Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке.

Анализ полученных запросов на материал

Запросы полученные от возможных Заказчиков анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте.

Составление списка Заказчиков, приславших запросы

Реквизиты возможных Заказчиков, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений.

Отправка коммерческих предложений

На данной стадии производятся следующие этапы: ? Подготовка коммерческих предложений;

ь Оформление коммерческих предложений;

ь Согласование коммерческих предложений; ? Отправка коммерческих предложений.

Подготовка коммерческих предложений

Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному Заказчику альтернативный материал.

Оформление коммерческих предложений

При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты:

1. Идентификационный номер коммерческого предложения; 2. Дата отправки;

3. Идентификатор материала или группы материалов;

4. Стоимость материала в зависимости от условий поставки;

5. (На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки)

6. Идентификатор валюты;

7. Информация о сроках отгрузки;

8. Краткое описание материала;

9. Просьба выслать подтверждение о получении.

Согласование коммерческих предложений

Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения.

Отправка коммерческих предложений

На данной стадии проводятся следующие этапы:

ь Организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками;

ь Отправка коммерческих предложений;

ь Регистрация отправки коммерческих предложений.

Организация деловой переписки с возможными Заказчиками

С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного информационного канала, каким могут являться: ? Электронная почта;

ь Традиционная почта;

ь Факсимильная связь;

ь Доставка личным представителем (курьером).

Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам

Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи. Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении.

Регистрация отправки коммерческих предложений

Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке.

Заключение или продление договора с Заказчиком

Данная стадия состоит из следующих этапов:

ь Получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика;

ь Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком;

ь Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.

Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика

В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.

Проверка на наличие договора с Заказчиком

На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество.

Заключение или продление договора с Заказчиком

В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.

Обработка заказа

Данная стадия состоит из следующих этапов:

? Получение заказа от Заказчика; ? Согласование заказа; ? Регистрация заказа.

Получение заказа от Заказчика

Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов:

ь Возврат (брак в комплектующих)

ь Допоставка по цене договора

ь План поставок (в соответствии с договором)

ь Бесплатная поставка (замена брака)

В позициях заказа указывается:

1. Идентификационный номер заказа;

2. Вид заказа;

3. Дата отправки;

4. Идентификатор материала или группы материалов; 5. Условия поставки;

6. Идентификатор валюты.

Cогласование заказа

В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и, на основании этого, в его данные могут быть внесены изменения.

Регистрация заказа

Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ.

Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику

На данной стадии производятся следующие этапы:

§ Подготовка инвойса в соответствии с заказом;

§ Оформление инвойса;

§ Согласование инвойса; ? Отправка инвойса Заказчику; ? Регистрация отправки инвойса.

Подготовка инвойса

В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет - фактура). В его позициях указывается:

§ Идентификационный номер инвойса;

§ Дата отправки;

§ Идентификатор материала или группы материалов;

§ Идентификатор валюты;

§ Условия поставки;

§ Условия оплаты с указанием счета;

Счета могут быть следующих видов:

§ Отдельный счет для каждой поставки;

§ Сводный счет для нескольких поставок;

§ Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Оформление инвойса

При оформлении инвойса в его позициях указывается:

1. Идентификационный номер инвойса;

2. Дата отправки;

3. Идентификатор материала или группы материалов;

4. Идентификатор валюты;

5. Условия поставки;

6. Условия оплаты с указанием счета;

Согласование инвойса

Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения.

Отправка инвойса Заказчику

Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется Заказчику при помощи выбранного канала связи.

Регистрация отправки инвойса

Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке.

Выполнение обязательств по договору

Данная стадия состоит из следующих этапов:

§ Получение от Заказчика уведомления о выполнении условии по оплате;

§ Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке; ? Контроль выполнения Заказчиком обязательств по оплате; ? Отгрузка материала в соответствии с договором.

Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке

Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки.

Отгрузка материала в соответствии с условиями договора

На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения, Заказчику высылается уведомление в установленной форме.

Контроль выполнения условий договора

Данная стадия включает в себя следующие этапы:

§ Регистрация отступления от контрольных дат по договору;

§ Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

Регистрация отступления от контрольных дат по договору

На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику.

Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.

Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса. Г.Верников, "Корпоративный менеджмент" - 2013, 217 с

Разработка процесса реинжиниринга

Рассмотрим процесс реинжиниринга на примере ООО "Компания продаж Золушка", организационная схема которой представлена на рис.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. Организационная схема ООО "Компания продаж Золушка"

На основе представленных данных я построил диаграмму бизнеспроцессов "как есть"



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2. Диаграмма бизнес-процессов в Bizagi "как есть"

Рисунок 3. 2-й уровень процесса "Поиск заказчиков"

Рисунок 4. 3-й уровень процесса "Поиск заказчиков", 2-й уровень процесса "Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество"



Рисунок 5. 4-й уровень процесса "Поиск заказчиков", 3-й уровень процесса "Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество", 2-й уровень процесса "Проверка наличия заказчиков, с которыми не истекли сроки ранее заключенных договоров".

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 6. 3-й уровень процесса "Поиск заказчиков", 2-й уровень процесса "Поиск заказчиков для заключения договора"

Рисунок 7. 4-й уровень процесса "Поиск заказчиков", 3-й уровень процесса "Поиск заказчиков для заключения договора", 2-й уровень процесса "Поиск заказчиков при помощи информационных каналов"



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 8. 3-й уровень процесса "Поиск заказчиков", 2-й уровень процесса "Получение запросов на материал".

На основе имеющихся бизнес-процессов 4-х уровней я выделил проблему: так как бизнес-процессы "Обработка заказа" и "Поиск заказчиков" имеют многоуровневую структуру будет целесообразно автоматизировать данные процессы, при помощи автоматизированной системы для поиска заказчиков и работы с заказами. Данная система заменит всю 4-х уровневую структуру процессов "Обработка заказа" и "Поиск заказчиков".

Цели:

Ї внедрить информационную систему

Ї систематизировать работу предприятия;

Ї увеличить конкурентоспособность предприятия;

Ї перейти на новый, качественно лучший технологический уровень

Ключевые факторы успеха:

Ї Автоматизация.

Ї Доступная цена.

Ї Минимальные издержки.

Ї Высококлассное обслуживание

Идентификация перепроектируемых процессов

Таблица 1. Оценка бизнес-процессов по ключевым факторам успеха (десятибалльная шкала)

Факторы успеха	Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество	Поиск заказчиков для заключения договора	Получение запросов на материал	Согласование заказа	Регистрация заказа
Доступная цена	10	10	9	8	10
Автоматизация	10	10	10	10	10
Максимальная доступность	7	8	7	10	8
Минимальные издержки	10	10	10	9	8

И наконец мы построили диаграмму бизнес-процессов как должно быть:

Рисунок 18. Диаграмма бизнес-процессов в Bizagi "как должно быть"

На 1-м уровне данная диаграмма отличается от диаграммы "как есть" тем что Автоматизированная информационная система(АИС) здесь представлена, как отдельный "пул", в этом пуле будут указаны те бизнес-процессы, которые АИС будет осуществлять, и в следствии этого произошли изменения на 2-х уровнях процессов "Обработка заказа" и "Поиск заказчиков":

После проведенного реинжиниринга количество бизнес-процессов в нашей диаграмме уменьшилось на 20. А также уменьшилась их совокупная стоимость (см. Таблица 2).

Сравнение стоимости бизнес-процессов до и после реинжиниринга

Таблица 2. Сравнение стоимости бизнес-процессов в Excel

Как было
Бизнес-процесс	Стоимость, руб
Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество	5000
Поиск Заказчиков для заключения договора	10000
Подготовка списка возможных Заказчиков	20000
Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале	10000
Получение запросов на материал	5000
Составление списка Заказчиков приславших запросы на материал	5000
Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов	25000
Поиск Заказчиков среди компаний, с которыми заключались ранее договора на долгосрочное сотрудничество	15000
Получение запросов на материал;	5000
Анализ запросов на материал;	20000
Регистрация полученных запросов на материал	10000
Получение заказа от Заказчика;	5000
Согласование заказа;	5000
Регистрация заказа.	10000
Итого	150000
Как стало
Покупка и внедрение автоматизированной системы	100000
Поиск заказчиков при помощи авоматизированной системы	5000
Обработка заказа в автоматизированной системе	5000
Итого	110000

После реинжиниринга мы можем видеть, что стоимость бизнеспроцессов уменьшилась на 40 000 рублей и это только в первый месяц. Так как "Покупка и внедрение автоматизированной системы" является единовременной выплатой, в следующих месяцах разница до и после реинжиниринга станет 140 000 рублей.

Разработка финансовой модели инвестиционного проекта реинжиниринга предприятия средствами Project Expert

Рисунок 21. Финансовая модель инвестиционного проекта реинжиниринга предприятия средствами Project Expert

В данной модели мы можем увидеть этапы инвестиционного проекта, со стоимостью каждого этапа. Также мы можем увидеть ответственного за кем закреплен данный этап, длительность того или иного этапа.

В данном инвестиционном проекте используется 3 ресурса: люди, деньги и автоматизированная система (см Рисунок 22).

Рисунок 22. Ресурсы инвестиционного проекта.

Заключение

Были выполнены все цели реинжиниринга бизнес-процессов, которые были поставлены: внедрили информационную систему, систематизировали работу предприятия, увеличили конкурентоспособность предприятия, а также перешли на новый технологический уровень. Данные цели были реализованы с помощью введенной автоматизированной системы.

Список литературы

1. Г.Верников, "Корпоративный менеджмент" - 2013, 217 с

2. Реинжиниринг бизнес-процесов [Электронный ресурс]: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления / [Блинов и др.]; под ред. А.О. Блинова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 335 с.

3. Управление знаниями корпорации и реинжиниринг бизнеса: Учебник / Н.М. Абдикеев, А.Д. Киселев, Н.М. Абдикеев. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 382 с.

4. Заботина Н.Н./ Проектирование информационных систем - НИЦ Инфра- М, 2013

Размещено на Allbest.ru