Разработка системы менеджмента антибиблиотеки "Botanik"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Современный человек все чаще задумывается о ценности времени. Люди стремятся не только работать с предельной отдачей, но и отдыхать с пользой. Как раз на этой тенденции зарабатывают владельцы многочисленных досуговых центров, спортклубов, арт-пространств, современных кофеен, организаторы фестов и тд. Что касается Пензенской области, то рынок развлекательных услуг достаточно однороден и не перенасыщен. Поэтому открытие в городе Пензе досугового центра - антибиблиотека, является актуальным проектом.

Антибиблиотека - досуговый центр нового формата, в которой представлены 2 зоны: первая - зона чтения и работы, вторая - зона развлекательная, с творческой площадкой, скоростным интернетом и мини- кофейней.

Исходя из этого, целью данной курсовой работы является разработка системы менеджмента антибиблиотеки «Botanik».

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи: 1.Определена сущность предприятия, предметная область его деятельности;2.Определена миссия предприятия и основные цели его деятельности;3.Разработаны организационная структура и структура управления предприятия;4.Установлены координационные потоки в организации и разработана система контроля на предприятии;

5.Составлен комплекс мероприятий по обеспечению эффективного управления персоналом в организации.

Методологическая основа выполнения курсовой работы - учебники по теории менеджмента и организации, законодательные и нормативные акты Российской Федерации, положения по управлению персоналом.

Информационная база курсовой работы - официальные данные статистики России, справочные материалы, информация из научных статей, печати и сети Интернет.

1. Целеполагание организации

Стабильная политическая ситуация, плавное развитие экономики и некое повышение уровня жизни страны и города дают благодатную почву для развития малого бизнеса в сфере развлекательных услуг.

Рынок досуговых центров в Пензенской области не перенасыщен, и можно сказать, очень однороден. Достаточно таких мест, как кафе, рестораны, кино. Однако индустрия развлечений и отдыха не стоит на месте. Поэтому целесообразно открывать не ещё одно кафе или кино, а совершенно новое по своему формату заведение - антибиблиотеку.

Краткая информация о новом предприятии представлена в таблице 1.

Таблица 1. Основные сведение о фирме

Наименование организации	ИП Борясовой Н.А. «Botanik»
Организационно - правовая форма	Индивидуальное предпринимательство
Вид деятельности	Оказание развлекательных и культурно-досуговых услуг
Количество создаваемых рабочих мест	10

досуговый управление персонал

Предприятие планируется разместить близ центра города. Это обусловлено тем, что развлекательное заведение должно располагаться в приятном месте, благоустроенном районе и в удобном по транспортному фактору месте. Фирма будет иметь всего одно здание, где будет сосредоточена и работа с клиентами, и внутреннее делопроизводство организации.

Время не стоит на месте так же, как и общество. Молодые, активные, творческие и креативные люди всё чаще сталкиваются с проблемой дефицита пространств для отдыха и работы. Много мест, куда можно сходить поесть, выпить, потанцевать, попеть, посмотреть кино. Но куда пойти, если душа требует совершенного иного отдыха?

В антибиблиотеке «Botanik» можно:

- читать книги

- заказывать и приобретать книги, скетчбуки, изделия ручной работу, канцелярию для творчества и дизайна

- пользовать электронной библиотекой

- угоститься вкусным кофе, чаем или какао

- перекусить в кафетерии

- общаться

- играть

- рисовать

- учиться

- смотреть кино

- пользоваться wi-fi

- реализовывать творческие проекты

- слушать и играть музыку

- отдыхать

- работать

- развиваться

- шуметь

- предлагать свои идеи

- фотографироваться

- посещать МК, творческие встречи и тренинги

- использовать пространство для аренды под собственные встречи

- быть как дома.

2. Планирование деятельности организации

Планирование - важнейшая функция управления, представляющая собой процесс выбора целей организации и путей их достижения и обеспечивающая основу всем управленческим решениям, функциям, мотивации и контроля. [4]

Планирование - совокупность действий и решений, предпринятых руководством, результатом которых является стратегия предприятия.

Первым этапом планирования является определение миссии предприятия. Миссия - это предназначение организации, первая и главная цель её деятельности.

Миссия предприятия антибиотики - качественное удовлетворение спроса на оказываемые им услуги и получение максимальной прибыли. Антибиотика представляет собой площадку отдыха с возможностями чтения, работы в Интернете, проведения встреч или работы в закрытой комнате, проведения мероприятий (поэтической, музыкальной и художественной направленности), посещения кафетерия, покупок в мини-магазине для клиентов, предположительно, в возрасте от 14 до 35 лет.

Вторым этапом является определение стратегических целей предприятия.

Цели - соизмеримые, чёткие установки, на достижение которых направлена деятельность предприятия. Цели должны вытекать из миссии предприятия. [5]

Антибиблиотека имеет несколько целей в четырёх направлениях деятельности. Совокупность целей «Botanik» сведена в древо целей, представленных на рисунке 1.

Рисунок 1. «Древо целей» организации

Любая организация действует в условиях взаимодействия собственной внутренней среды с внешней средой. Внешняя среда организации - это совокупность факторов, оказывающих косвенное или прямое влияние на деятельность фирмы и её развитие. [10]

Внешняя среда - источник необходимых для предприятия ресурсов. На этапе планирования важно дать грамотную оценку факторам внешней среды. Для этого удобно использовать такой инструмент, как PEST - анализ внешней среды организации. Результаты анализа сведены в таблицу 2.

Таблица 2. PEST анализ внешней среды организации

Фактор	Условие	Вектор	Значение	Вес	Результирующий
Социальные:
1.Уровень жизни	Относительно высокие темпы уровня жизни	+	2	2	+4
2. Уровень образования	Возрастание роли образования и самообразования	+	2	3	+6
3. Отношение к досугу	Малая распространенность «книжного» отдыха	-	2	2	-4
	Уменьшение времени на книги	-	1	2	-2
4. Мода	Популяризация чтения	+	3	3	+9
	Вступление в моду мест отдыха «нового формата»	+	3	2	+6
5. Демографический состав	Достаточное количество молодых, активных людей	+	3	2	+6
6. Структура расходов	Недостаточное внимание к расходам на досуг	-	1	2	-2
7. Вкусы и предпочтения	Увеличение числа книголюбов и интересующихся «местами нового формата»	+	3	2	+6
Экономические:
1. Общая экономическая ситуация	Относительная стабильность экономической сферы	+	3	3	+9
2. Реальные доходы населения	Незначительный прирост доходов населения	-	2	2	-4
3. Налогообложение субъектов малого бизнеса	Упрощенная система и оптимальные налоги	+	2	3	+6
4. Платежеспособность населения	Невысокая платежеспособность большинства	-	2	3	-6
Фактор	Условие	Вектор	Значение	Вес	Результирующий
5. Затраты предприятия	Относительно невысокие затраты	+	2	3	+6
6. Стоимость ресурсов	Небольшая зависимость от ресурсов	+	1	2	+2
Политические:
1. Изменения в законодательстве	Частые изменения в налоговом, трудовом кодексах	-	1	2	-2
2. Поддержка малого предпринимательства	Долгосрочная целевая программа «Развитие и поддержка малого и среднего предпринимательства в Пензенской обл.	+	1	3	+3
3. Деятельность государства в сфере культуры	Популяризация посредством СМИ литературы и чтения	+	1	2	+2
	Популяризация «культурного отдыха»	+	1	2	+2
4. Деятельность в сфере образования	Развитие требований к образованию, повешение гос требований к образовательным стандартам	+	1	1	+1
Технологические:
1. Распространение гаджетов, компьютеров, глобальной сети Интернет	Частая замена печатных книг электронными носителями а)для печатных изданий в антибиблиотеки б) для создания электронной библиотеки на базе предприятия
		-	2	2	-4
		+	3	2	+6
2. Требования потребителя к технической оснащенности предприятия	Высокие требования потребителя к качеству сети, комфорту использования сайтов, соц страниц	-	1	1	-1

Для более наглядного представления результатов анализа построена диаграмма на рисунке 2.

Рисунок 2. Результаты PEST - анализа внешней среды организации

Приведённые результаты позволяют сделать вывод о том, что внешняя среда является весьма благоприятной для организации антибиблиотеки.

Внутренняя среда организации учитывает те факторы, которые находятся в пределах организации. Она не только воздействует на результаты работы предприятия, но и непосредственно формирует их. Тут важно отметить сильные стороны и преимущества фирмы. [10]

Антибиблиотека «Botanik» имеет следующие преимущества:

1. Одним из главных преимуществ является то, что в регионе подобных мест нет, а значит, нет локальной конкуренции. Недостатком тут является то, что придется формировать спрос, а это всегда сложнее, чем удовлетворить имеющийся.

2. Из-за того, что конкуренты отсутствуют и организации будет возможность выстраивать свою ценовую политику. Однако, они должны быть минимальными для ускорения формирования спроса.

3. Если сравнивать антибиблиотеку с такими досуговыми местами как кафе и рестораны, то в антибиблиотеке посетитель может не только перекусить, выпить вкусный чай или кофе, но прежде всего он может отвлечься от суеты города, провести время над чтением или работой вне привычных стен дома, насладится тишиной и спокойствием первого зала или развлечь себя на творческой площадке второго. Однако нужна будет активная реклама такого формата отдыха, проводить которую несколько сложнее, чем рекламу обычного кафе.

4. Молодые, коммуникабельные и интересные сотрудники. Так как заведение должно привлечь к себе максимум внимания, как абсолютно новая точка отдыха, то сотрудники антибиблиотеки должны не только иметь образование библиотекаря или прекрасно знать базу антибиблиотеки, но и быть доброжелательными, коммуникабельными, всегда приветливыми людьми.

5. Современный, уютный интерьер. Без сомнения, прекрасно обставленные залы с продуманным дизайном не могут не привлечь любопытного посетителя, особенно среди молодых людей. Однако это преимущество ведет к дополнительным затратам создания и содержания помещения антикафе.

6. Создание творческой площадки, мастер классов и воркшопов. Помимо дополнительной прибыли и рекламы после таких мероприятий (это как плюсы), нужно будет выделять дополнительные средства на поддержание творческой площадки, проводить опросы и исследования на тему того, какие мастер класс или тренинги наиболее интересны и какие воркшопы будут пользоваться наибольшей популярностью.

7. И наконец, в отличие от обычных государственных библиотек, в антибиблиотеке совмещены условия комфорта, современности, атмосферы творчества, тепла и молодости, есть возможность вкусно перекусить, поработать за своим или стационарном компьютере с бесплатным интернетом, отвлечься от работы на творческой площадке и многое, многое другое.

3. Разработка системы управления организации

Организация - группа лиц, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других инструментов ради решения стоящих перед ними проблем и достижения общей цели.

Любая организация обладает рядом характеристик, наличие которых и позволяет идентифицировать группу лиц в качестве организации. [7]

Антибиблиотека «Botanik» обладает всеми признаками организации:

1. Наличие миссии (получение прибыли путем качественного оказания услуг досуговым центром нового формата населению года Пензы) и древа целей.

2. Правовой статус (организация является юридическим лицом, функционирует в организационно-правовой форме ИП, имеет зарегистрированные в установленном порядке печать и штамп, наименование «Botanik», а также счета и самостоятельный баланс).

3. Обособленность (организация имеет свои границы, определяемые численностью работников - человек, наличием организационной структуры и помещения).

4. Саморегулирование (организация самостоятельно заключает договора с подрядчиками, спонсорами, партнерами, покупателями, персоналом в соответствии с законодательством РФ).

5. Организационная культура (персонал руководствуется должностными обязанностями, добросовестно выполняет свои функции; внутри организации идёт процесс сплочения коллектива, интеграции, создания и развития корпоративной культуры; ведется работа по материальной и нематериальной мотивации работников; руководителем учитываются принцип справедливости, ожидания персонала; проводятся корпоративные праздники).

Организация не может эффективно функционировать без подчинения определенным законам, например, таким как [3]:

1. Закон синергии.

Сотрудники организации хорошо знают миссию предприятия, его стратегию, приоритеты, достоинства и недостатки. Коллектив предприятия состоит из молодых, творческих и энергичных людей, исполнительность и инициативность которых широко поощряется.

Организация обеспечена необходимыми материальными и техническими средствами. Однако по мере расширения видов деятельности потребуется приобретение и совершенствование данных ресурсов.

Взаимоотношения в организации позитивны и благоприятны, следовательно её микроклимат способствует комфортной обстановке на рабочем месте. Так как сотрудники молоды и амбициозны, они рассматривают работу на предприятии как одну из начальных ступеней карьерной лестницы или как совмещение с учёбой и другими родами деятельности. Поэтому некоторая смена кадров не представляет серьёзной проблемы для организации.

Нельзя сказать, что сотрудников сближают традиции компании, но взаимовыручка, взаимоуважение и доброжелательность являются нормой для их работы.

Синергический эффект в организации высокий.

2. Закон самосохранения.

Из-за нестабильности внешней среды и рынка, начинающая организация может быть подвержена серьёзному экономическому кризису или даже банкротству. Во избежание этого предприятие максимально рационально и осторожно использует свои внутренние ресурсы, избегает серьёзных потрясений, изменений перестроек и рисков. Таким образом, организация работает под законом самосохранения.

3. Закон онтогенеза.

Предприятие находится на стадии становления. Корректируются и дорабатываются цели, организационная структура, внутренние и внешние коммуникационные каналы. Продвижение к следующему этапу - росту - требует как конкретизации вышеперечисленных параметров, так и стабильности в обеспечении ресурсами и спроса.

4. Закон информационности-упорядоченности.

Организация располагает достаточными сведениями о своей внутренней и внешней среде в пределах города Пензы. Этой информации вполне достаточно для осуществления деятельности предприятия, так как оказание услуг планируется осуществляться на территории одного города. Для перехода на стадию роста и расширения ассортимента оказываемых услуг организации понадобится больше информации о рынке, потенциальных потребителях и опыте подобных организаций в других регионах.

5. Закон единства, анализа и синтеза.

Благодаря рациональности сочетания анализа и синтеза в структуре управления организация функционирует в максимально экономном режиме.

6. Закон композиции и пропорциональности.

Этот закон работает при соблюдении следующих принципов:

- планирование: в организации создаются и реализуются системы долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов.

- координация: вышестоящими управленцами делегируются и обязанности между исполнителями, а также осуществляется контроль за их исполнением. В организации сложена управленческая структура «сверху-вниз», при которой нижестоящий сотрудник подчинён вышестоящему.

«Botanik» осуществляет свою деятельность как физическое (?) лицо, которому присвоен организационно- правовой статус. Данная организация является субъектом индивидуального предпринимательства.

Единоличное предпринимательство - самая простая форма предпринимательства. Тем не менее, распространенность ее обусловлена не только простотой организации и оформления, но и в силу ряда имеющихся у нее преимуществ, - сильной мотивацией, оперативностью и гибкостью.

Индивидуальные предприниматели - лица, осуществляющие коммерческую деятельность на основе принадлежащей им собственности, непосредственно управляющие ею и несущие полную имущественную ответственность за ее результаты.

Особенности деятельности и правового положения индивидуальных предпринимателей:

· для государственной регистрации в качестве ИП не требуется «стартовый» капитал, необходимо лишь оплатить госпошлину;

· при государственной регистрации оформляется меньшее количество документов;

· ИП не обязан вести бухгалтерский учет (он ведет только налоговый учет, отражая хозяйственные операции в «Книге учета доходов и расходов», которая регистрируется в налоговом органе, однако, в настоящее время большинство ИП доверяют ведение бухгалтерского учета сторонним специализированным компаниям );

· ИП несет более легкое налоговое бремя, т.к. по основному виду деятельности он уплачивает налог на доходы физических лиц (НДФЛ), ставка которого существенно ниже, чем ставка налога на прибыль организаций;

· в отношении ИП применяется только судебный порядок взыскания налогов, а с юридических лиц налоги могут быть взысканы во внесудебном порядке;

· для ИП существует более легкий (по сравнению с юридическими лицами) переход на упрощенную систему налогообложения;

· на ИП не распространяются установленные Центральным банком РФ ограничения в расчетах наличными деньгами;

· ИП вправе, но не обязан, иметь личную печать и расчетный счет в банке;

· ИП вправе использовать труд наемных работников;

· по своим обязательствам ИП отвечает всем принадлежащим ему имуществом, за исключением имущества, на которое не может быть обращено взыскание. [2]

Стоит сказать и об имидж организации. Имидж фирмы - образ, складывающийся у клиентов, партнеров и общественности. Его основу составляют: стиль отношений и официальная атрибутика (название, эмблема, торговая марка).

Новое для пензенского рынка досуговых услуг предприятие названо «Botanik». Отсылка к школьным воспоминаниям об отличниках дает некое представление о том, что это не просто кафе или антикафе, но место для интеллектуального отдыха. Для многих ассоциативно ботаник из детства = книжки, а ещё ироничность. Именно такого лёгкого представления об организации в мыслях потенциального потребителя и хотелось бы достигнуть.

Торговая марка - это оригинально оформленное и официально принятое художественное изображение, предназначенное для идентификации и рекламы товаров или услуг определенного производителя или продавца. Использование марки повысит ценностную значимость товара, позволит потребителю отличать продукцию предприятия от продукции конкурентов. Для организации, занятой в сфере услуг, где важно заинтересовать и «влюбить» себя потребителю с первого взгляда, стиль, лаконичность и простота товарного знака особенно важны.

Любая организация - явление сложное. Для успешного функционирования крайне важна её структура. Здесь выступает такое понятие, как организационная структура - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных частей организации - подразделений, обособившихся в результате разделения труда.

Что же следует учесть при её формировании? В данной работе выдвинуто 9 важнейших требований:

1. процесс оказания услуг как результат функционирования структуры управления должен соответствовать требованиям пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности и ритмичности;

2. организационная структура должна работать так, чтобы поддерживалось планомерное развитие организации;

3. звеньев структуры должно быть столько, сколько достаточно для нормального функционирования организации, то же - количество горизонтальных связей, позволяющих реализовывать неформальные отношения, способствующих передаче знаний и навыков, обеспечивающих координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы, между компонентами одного уровня;

4. гибкость - ценная характеристика организационной структуры: чем меньше жестких связей, тем выше способность быстро переналаживаться в соответствии с происходящими изменениями, легче выполняются новые задачи, осваиваются новые услуги и т.п.;

5. после требования о гибкости, следует сказать о простоте структуры: чем меньше уровней управления, тем легче автоматизировать процессы производства и управления;

6. организационная структура должна способствовать внедрению в организации достижений науки и передового опыта;

7. важное условие - четкость коммуникаций между элементами системы, а также между системой и окружающей средой;

8. также важно то, что организационная структура должна способствовать развитию качества реализуемых услуг;

9. и наконец, структура организации должна выступать гарантом высокой эффективности функционирования организации.

Прежде чем формировать организационную структуру, следует произвести департаментапизации - процесс обособления структурных подразделений, в данной работе - по функционалу. Для наглядности, департаментапизация фирмы «Botanik» сведена к виду рисунка 4.



Рисунок 4. Департаментапизация фирмы «Botanik»

досуговый управление персонал

Итак, для организации «Botanik», с учётом всех требований и проведенной департаментапизации, была разработана организационная структура (рисунок 5).

Рисунок 5. Организационная структура организации «Botanik»

Изображенная на рисунке 6 организационная структура относится к линейно-функциональному типу. [9]

Для того, чтобы определить степень участия руководства и подразделений в реализации различных функций строится матрица распределения ответственности. Это таблица с конкретными функциями и названиями подразделений. Данная матрица для «Botanik» сведена в таблицу 3.

Таблица 3. Матрица распределения ответственности

Наименование функций управления орган.	Структурные подразделения
	Руководитель	Сбытов. отдел	Финансовый отдел	Операц. отдел
Управление стратегией развития организации	О	У	У	У
Организация системы управления	О	У	У	У
Выбор марк. приёмов для продажи товаров	К	О	У	У
Финансовый контроль и анализ	К	У	О	У
Материально-техническое снабжение	К	У	-	О
Информационное обеспечение	К	У	У	У
Управление персоналом	К	У	У	У
Планирование	К	У	-	О
Упр. охраной труда и техникой безопасности	К	У	У	У
Управление производством	К	У	У	О
Составление финансового плана	К	У	О	У
Проектирование и разработка производства	К	У	У	О

Условные обозначения: О - ответственность за принятие решения, постановку цели, формирование задач; К - контроль ; У - участие, информирование, сбор данных.

Для выполнения определенных функций управления зачастую требуются совместные действия работников, обладающих различными квалификационными признаками. Характер их взаимодействия и соподчиненности графически отображается в виде структуры управления ( рисунок 6).



Рисунок 6. Структура управления «Botanik»

Далее рассмотрим должностные обязанности сотрудников организации (таблица 4).

Таблица 4. Должностные обязанности сотрудников «Botanik».

Должность	Должностные обязанности
1	2
Генеральный директор	Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту материальной и моральной ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.
Главный бухгалтер	Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).
Заместитель директора по коммерческим вопросам	Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями сырья и продукции; организует участие подчиненных ему служб и структурных подразделений в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции; организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции
Маркетолог	Руководит сбытовым отделом. Также отвечает за снабжение предприятия. Разрабатывает план-маркетинга фирмы. Занимается продвижением оказываемых услуг. Отвечает за узнаваемость организации, мониторинг рынка и конкурентов. Организует работу по рекламированию производимой продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров или услуг. Осуществляет руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний. Разрабатывает планы рекламных мероприятий по одному виду или группе услуг и определяет затраты на их проведение. Формирует рекламную, сбытовую стратегии.
Менеджер по оснабжению	Осуществляет работу по обеспечению предприятия всеми необходимыми для его деятельности и их рациональному использованию. Отвечает за поиск наиболее выгодных поставщиков. Ведёт документацию о поставках ресурсов. Отвечает за их сохранность внутри организации.Участвует в разработке и внедрении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов.
Системный администратор	Руководит операционным отделом. Отвечает за качество оказания услуг, работу с клиентами в зале и Интернете. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия. Обеспечивает укомплектование предприятия необходимыми сотрудниками. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нан. на работу. Орг. обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.
Администратор зала	Организует процесс работы с клиентами, отвечает за порядок в зале и дисциплину сотрудников. Занимается организацией мероприятий. Ведёт переговоры и оформляет крупные заказы покупателей. Координирует деятельность нижестоящего персонала.
Консультант	Осуществляет непосредственную работу с клиентами. Обслуживает посетителей в зале. Обязан знать все виды услуг, оказываемых фирмой, для их предоставления клиентам.
Бариста	Отвест. за кафетерий организации. Ведет обслуживание клиентов за баром. Ведёт учёт необходимых продуктов и ресурсов.
Уборщик	Поддерживает помещение зала, бара и склада в чистоте. В конце рабочего дня проводит генеральную уборку за баром, в туалетах, в зале - влажную уборку.

4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций

Одной из важнейших функцией управления, обеспечивающей бесперебойность и непрерывность процесса управления, является координация. [3]

Координация - управленческая деятельность, направленная на обеспечение взаимосвязи и слаженности взаимодействия субъектов, объектов и процессов труда во временных и пространственных рамках.

Главная задача координации - это достижение согласованности в работе всех звеньев организации. Оно происходит путем установления рациональных связей между этими звеньями.

Координация деятельности организации обеспечивает:

-синхронизацию прилагаемых усилий;

- распределение деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установленной цели;

-распределение обязанностей (ответственности).

Координация создает предпосылки для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счет установления прочных связей между подразделениями организации и исполнителями.

В «Botanik» процесс координации будет осуществляться посредством еженедельных собраний сотрудников, обсуждений необходимых действий для достижения поставленных целей. Данные планёрки планируются проводиться в понедельник, с целью подведения итогов за прошедшую неделю, и постановки целей и задач на текущую неделю, разработки идей для улучшения производственно-хозяйственной деятельности. Также при необходимости и появлении важных событий или новостей возможно экстренное собрание.

Также важно наладить эффективную систему коммуникации организации для отваживания координации.

Коммуникация - это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. [5]

Разделяют коммуникации внешние и внутренние.

Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Из внешней среды в организацию поступает информация о состоянии рынка развлекательных услуг, динамике спроса на данный вид услуг, изменение потребительских предпочтений, состоянии рынка труда; информация, регламентирующая определяющая рамки отношений как внутри организации, так и с субъектами внешней среды в виде различного рода законодательных и нормативных актов и пр. В свою очередь, во внешнюю среду из организации поступает информация, отражающая качественные, количественные и ценовые характеристики оказываемых услуг, отчетность о результатах деятельности организации.

Внутренние потоки коммуникационных связей протекают по двум направлениям - горизонтальному и вертикальному.

Вертикальные коммуникационные потоки представляют собой обмены информацией между вышестоящими и нижестоящими элементами в структуре управления. При этом взаимодействие происходит по восходящим и нисходящим направлениям (рисунок 8).

Потоки «сверху - вниз» используется руководителями для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Примером нисходящего коммуникационного потока является общение начальника со своими подчиненными. Обычно, чтобы сообщить о каких-то нововведениях или отдать какой-либо приказ, генеральный директор собирает у себя начальников среднего уровня руководства и сообщает им нужную для него информацию в устном и письменном виде. Те, в свою очередь, передают эту информацию начальникам низшего уровня, как правило, тоже в письменной и устной форме. Основными видами письменной формы передачи информации в организации будут приказы, распоряжения, инструктивные письма.

Восходящий коммуникационный поток предполагает перемещение информации в организации от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах и служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В качестве письменных форм передачи данного рода информации будет использоваться различного рода отчетность.

Рисунок 7. Вертикальные коммуникации «Botanik»

Горизонтальные коммуникационные потоки обеспечивают взаимодействие и передачу информации от одного подразделения к другому (рисунок 8), необходимую для реализации ими своих функций и достижения общих целей. В «Botanik» для обеспечения эффективного обмена информацией используются информационные технологии. [9]

Рисунок 8. Горизонтальные коммуникации «Botanik»

Нельзя забывать и о таком виде коммуникаций, как неформальные коммуникации. Такие коммуникации основаны на личных, неслужебных, не- регламентированных отношениях, и, соответственно, кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам, циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи. Выделяют следующие особенности неформальных коммуникаций: высокая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Здесь важно отметить то, что слухи зачастую носят отрицательный эффект. Именно поэтому важно отслеживать протекание неформальных коммуникаций и корректировать его.

Следующим важным элементом координации является процесс распределения полномочий.

Полномочия -- это совокупность официально представленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия.

Корректное распределение полномочий между сотрудниками организации обеспечивает эффективную координацию деятельности организации. Одним из важнейших принципов управления в организации является грамотное делегирование полномочий, а также поддержание баланса между полномочиями и ответственностью, возложенной на каждого сотрудника. Это помогает избежать хаоса и потери управляемости.

В организации имеют место все виды управленческих полномочий:

- распорядительные (их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются);

- рекомендательные (их обладатели при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос, но эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера);

- координационные (лицо или подразделение, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации);

- согласительные (их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий);

- контрольно-отчетные (предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять его результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции).

Распределение полномочий в «Botanik» представлено в таблице 5.

Таблица 5. Виды должностей и полномочия сотрудников

Должность	Виды полномочий
Директор	Распорядительные. Координационные.Согласительные
Главный бухгалтер	Согласительные. Распорядительные. Координационные. Контрольно-отчетные
Маркетолог	Распорядительные. Координационные. Контрольно-отчетные
Системный администратор	Координационные. Распорядительные.Контрольно-отчетные

Так как организация оказывает новые для России, и единственные в своём роде Пензенской области, услуги, то она должна не только отвоевывать место на рынке развлекательных и досуговых центров, но и сформировать на них спрос. Следовательно, работа должна быть максимально эффективной, без потерь информации. В организации достаточно плоская организационная структура, которая позволяет свести потери информации к минимуму. Передача информации осуществляется посредством компьютера (электронной почты), социальных сетей и телекоммуникаций (телефон), что способствует скоростной коммуникации.

5. Организационный контроль

досуговый управление персонал

Контроль - это ещё одна важная и сложная функция управления организацией.

Функция контроля начинает осуществляться с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Грамотный контроль - залог эффективного функционирования организации. Без контроля объединить деятельность каких-либо групп невозможно, поэтому он является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Первое, что нужно указать: контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, вне зависимости от наличия или отсутствия такого поручений. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений, поддерживает дисциплину и порядок, соблюдение законности, усиление охраны прав граждан. Контроль необходим по нескольким причинам:

1. Исчезает неопределенность: никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.

2. Появляется возможность предотвращения кризисов: никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.

3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Контроль в организации «Botanik» осуществляется в соответствии с уставом организации, правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями, годовым отчетом и другими внутренними документами, а также внешними нормативно-правовыми актами и установленными стандартами. Контроль подразделяется на предварительный, текущий и итоговый. Предварительный контроль - контроль в форме определенной политики, процедур и правил. Текущий контроль - контроль непосредственно при проведении работ, производимый в виде оценки деятельности подчиненного его непосредственным начальником. Итоговый контроль осуществляется после того, как работа закончена. Первый этап процесса контроля - это установление конкретных целей, имеющих временные границы.

Второй этап - сравнение показателей функционирования с заданными стандартами и определение масштабов допустимых отклонений.

Третий этап - измерение результатов. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, что необходимо исправить, над чем поработать.

В фирме «Botanik» стандартами являются цели (приведены во втором разделе) и нормативные документы. Они регламентируют:

- деятельность составляющих частей организации;

- управление процессом оказания услуг;

- качество оказываемых услуг;

- общие технологические нормы процесса производства продукции.

Нормативные документы по стандартизации в РФ установлены Законом РФ «О стандартизации». К ним относятся: Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ РФ); применяемые в соответствии с правовыми нормами международные, региональные стандарты, а также правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Крайне важно наладить систему внутреннего контроля. Его основное отличие в том, что система организуется руководством предприятия. Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия. Выделяют следующие цели системы внутреннего контроля:

1. осуществление эффективного функционирования предприятия;

2. обеспечение соблюдения политики предприятия каждым сотрудником;

3. обеспечение сохранности имущества организации.

В соответствии с целями, выделяют задачи системы контроля:

1. Определение фактического состояния деятельности сотрудников.

2. Оценка качества исполнения распоряжений руководителей подразделений.

3. Поиск ошибок и просчетов в процессе осуществления деятельности контролируемых подразделений, сотрудников, выявлений условий и причин этих ошибок и просчетов.

4. Выявление резервов и новых возможностей на предприятии.

5. Выявление позитивного опыта решения задач с учетом ситуации в организации.

6. Оказание практической помощи контролируемым подразделениям, сотрудникам в совершенствовании их навыков.

7. Оценка результатов работы контролируемых подразделений, сотрудников, разработка предложений по более эффективному использованию сотрудников или отстранение их от занимаемой должности.

Руководствуясь приведёнными целями и задачами, система внутреннего контроля «Botanik» сводится к виду таблицы 6.

Таблица 6. Система внутреннего контроля

Субъект контроля	Объект контроля
Директор	Главный бухгалтер
Директор	Маркетолог
Директор	Системный администратор
Системный администратор	Администратор зала
Системный администратор	Программист
Администратор зала	Консультант
Администратор зала	Бариста
Администратор зала	Уборщица
Маркетолог	Менеджер по снабжению

Так как коллектив предприятия небольшой, у директора есть возможность проводить общие совещания и планёрки. Однако для более рационального использования времени планируется проведение совещаний директора с его непосредственными объектами контроля, которые, в свою очередь, должны проводить планёрки со своими объектами контроля.

Внешний контроль осуществляется со стороны служб, наделенных контролирующими функциями органов государственной власти.

В «Botanik» в сфере управления персоналом стараются учитывать как экономические аспекты, так и потребности и интересы сотрудников.

Руководство старается сформировать настоящую команду единомышленников, при чём в основном из молодых и творческих сотрудников, учитывая при этом следующее:

· каждый участник команды обязан во всей полноте осознавать цель, поставленную перед коллективом;

· команда функционирует как единый организм, причем ответственность за результаты также носит коллективный, а не индивидуальный характер;

· любой участник команды должен постоянно совершенствовать свою квалификацию, чтобы обладать универсальными в своей сфере знаниями, трудовыми навыками. Это позволяет эффективно и творчески работать, постоянно взаимодействовать с другими его представителями;

· все члены команды имеют равные права в ее работе, планируют свою трудовую деятельность, участвуют в планировании деятельности всего коллектива и каждого члена команды;

· как и в любом коллективе, обязанности каждого участника команды уточняются, а в процессе выполнения плановых заданий распределение функций, как правило, постоянно изменяется;

· подбор участников команды осуществляется прежде всего по психологической совместимости;

· управление командой осуществляется менеджером предприятия.

Набор сотрудников в организацию на планируемые должности будет осуществляться с участием центра занятости, объявлений в СМИ о своих потребностях в специалистах и на сайтах поиска работ. В последующем организация будет предлагать людям, уже работающим в фирме, порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не

Для упрощения системы отбора, на фирме введено собеседование одного уровня с директором. Если кандидат по всем параметрам (опыт работы, образование, возраст, семейное положение, внешний вид и т.д.) подходит предприятию, то его сразу оформляют на работу. [9]

Порядок оформления на работу - при оформлении на работу кандидат представляет в отдел кадров следующие документы: паспорт, трудовую книжку, документ об образовании, военный билет, страховое свидетельство, ИНН, анкету (личный листок учета кадров), заявление, фотографии. На основании предъявленных документов заведующий отделом кадров заполняет форму Т-2 и дает с ней ознакомиться работнику под роспись. При поступлении на работу заключается трудовой договор. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых хранится в службе персонала, другой выдается работнику на руки. Трудовой договор составляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации. [2]

При поступлении на работу для новых рядовых сотрудников устанавливается испытательный срок не более 3 месяцев (ст. 70 ТК РФ). Одновременно с подписанием трудового договора издается приказ «Приеме на работу», с которым ознакомляют работника под роспись.

Большое внимание на предприятии будет уделяться проблеме адаптации сотрудников. В процессе адаптации персонала каждый работник проходит несколько стадий:

· общее ознакомление с ситуацией;

· приспособление (привыкание, усвоение стереотипов);

· ассимиляция (полное приспособление);

· идентификация (отождествление личных целей с целями коллектива).

По окончании испытательного срока проводится оценка деятельности работника в период адаптации. Оценка проводится на основании анкеты, которую заполняет непосредственный руководитель. На основании данной анкеты выявляются личностные и деловые качества работника, что позволяет оценить успешность прохождения адаптации.

При организации рабочего места и условий труда учитываются, наряду с содержанием выполняемых функций, пять основных потребностей человека: физиологические, безопасность, социальная активность, уважение и самоуважение, самореализация.

Планёрки дают возможность работникам высказать свое мнение при обсуждении важных для организации вопросов, внести предложения. Данное право позволяет трудящимся получать информацию о деятельности предприятия, контролировать действия руководящего состава, высказывать свое мнение. Ключевые решения принимаются на собраниях трудового коллектива при наличии необходимого кворума (не менеё 50 % от численности персонала) большинством голосов.

Аттестация как процедура оценки персонала на предприятии должна проводиться ежегодно. Варианты аттестации традиционны и направлены на оценку как руководителей, так и своих подчиненных по ряду критериев. Основными из них являются: выполнение своих функциональных обязанностей, достигнутые результаты деятельности, личные качества (стрессоустойчивость, самостоятельность, умение налаживать эффективное взаимодействие с коллегами, добросовестность, аккуратность, дисциплинированность, лояльность и др.).

Для построения системы мотивации руководство в «Botanik» ставится три основные задачи:

1. способ мотивации должен удовлетворять человека;

2. для максимального эффекта и отдачи следует создавать условия не только для работы, но и для самореализации работника;

3. достижение высоких индивидуальных результатов труда должно соответствовать определенным для каждой должности критериям результативности и профессионализма.

Основными направлениями системы мотивации являются материальное и нематериальное стимулирование труда. К материальной мотивации относятся : заработная плата, премирование, бонусная оплата за отдельные достижения (например, организация крупной встречи или мероприятия на площадке организации), социальный пакет, утверждаемый директором.

Для молодого, по большей части студенческого, коллектива антибиблиотеки наиболее активно используется система нематериального стимулирования. К данным методам относят:

- публичное награждение отличившегося сотрудника каждый квартал в режиме on- и off-line;

- оплата тренингов и мастер-классов по выбора директора;

- участие в организации городских мероприятий;

- скидки на продаваемую продукцию;

- бесплатное предоставление использования Интернет -продуктов компании и т.д.

Важно также выбрать стиль руководства. Стиль руководства - своеобразный метод воздействия на персонал с целью получения необходимого результатов. Выделяют пять основных стилей руководства согласно модели руководства Вурма-Йеттона (рисунок 9). [3]

А - руководитель единолично принимает решение на основе имеющейся информации;

Б - руководитель сообщает подчиненным суть проблемы, выслушивает их мнение и принимает решение;

В - руководитель излагает проблему подчиненным, обобщает высказанные ими мнения и с их учётом принимает решение;

Г - руководитель совместно с подчиненными обсуждает проблему и в результате вырабатывается общее мнение;

Д - руководитель работает совместно с группой, которая вырабатывает коллективное решение.

Рисунок 9. Многомерная модель стилей управления по Вурму - Йеттону

В любой организации имеют место быть конфликты. Для их регулирования планируется:

- проведение в коллективе различных тренингов на сплочение, стрессоустойчивость и эмоциональное спокойствие;

- введение и становление крепкой корпоративной культуры;

- введение чётких правил уважения, взаимопомощи.

Заключение

В данной курсовой работе приведена система менеджмента антибиблиотеки.

В первом разделе «Целеполагание организации» представлено стратегическое обоснование целесообразности открытия данной фирмы.

Второй раздел «Планирование деятельности организации» разработано древо целей предприятия и проведён PEST - анализ.

В третьем разделе «Разработка системы управления организацией» было приведено организационное проектирование по этапам : деление организации на горизонтальные блоки, распределялись должностные обязанности, структуры организации , распределение функций.

Четвёртый раздел «Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций» было определены системы координации, горизонтальная и вертикальная коммуникации, указаны технические средства коммуникаций, сказано о внешней коммуникации.

В пятой главе «Организационный контроль» была выделена и расписана система контроля в организации. Распределены объекты и субъекты контроля. Оговорены стандарты организации и положения, регламентирующие контроль на каждом его этапе.

Шестая глава «Управление персоналом и мотивация» раскрывает систему подбора персонала. Описывает методы материального и нематериального регулирования. Описаны процесс оформления на работу, адаптации, испытательного срока. Выбран стиль управления и методы выхода из конфликтной ситуации.

Список использованных источников

1. «Трудовой кодекс Российской Федерации», - от 19.07.2017.

2.Федеральный закон «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», - от 24.07.2007 N 203- ФЗ (ред. от 27.11.2017).

3. В.Д.Дорофеев, Д.В.Сенаторов, Ю.Ю. Частухина Теория менеджмента : учеб. пособие/ - 2014 - 27 с., 40с.

4. В.Р.Веснин Основы менеджмента : учеб. пособие / 2013 - 29 с.

5. Воронина, Лапаев Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия : учеб. / - 2013 - 35 с.

6. Гелета, Калинская, Кофанов Экономика организации : учеб. / 2013 - 44 с.

7. В.Д. Дорофеев, Л.А. Мизюркина, О.Н. Сафронова Основы предпринимательства : учеб. пособие / 2009 - 20 с.

8. С.С.Носова, В.И. Новичкова Экономическая теория : учеб. / 2014 - 58 с.

Размещено на Allbest.ru