Разработка системы менеджмента предприятия "Барлиона"

Восходящий коммуникационный поток предполагает перемещение информации в организации от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах и служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В качестве письменных форм передачи данного рода информации будет использоваться различного рода отчетность.

Горизонтальные коммуникационные потоки обеспечивают взаимодействие и передачу информации от одного подразделения к другому, необходимую для реализации ими своих функций и достижения общих целей.

Нельзя забывать и о таком виде коммуникаций, как неформальные коммуникации. Такие коммуникации основаны на личных, неслужебных, не - регламентированных отношениях, и, соответственно, кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам, циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи. Выделяют следующие особенности неформальных коммуникаций: высокая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Здесь важно отметить то, что слухи зачастую носят отрицательный эффект. Именно поэтому важно отслеживать протекание неформальных коммуникаций и корректировать его.

Следующим важным элементом координации является процесс распределения полномочий.

Полномочия - это совокупность официально представленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия.

Корректное распределение полномочий между сотрудниками организации обеспечивает эффективную координацию деятельности организации. Одним из важнейших принципов управления в организации является грамотное делегирование полномочий, а также поддержание баланса между полномочиями и ответственностью, возложенной на каждого сотрудника. Это помогает избежать хаоса и потери управляемости.

В организации имеют место все виды управленческих полномочий:

- распорядительные (их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются);

- рекомендательные (их обладатели при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос, но эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера);

- координационные (лицо или подразделение, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации);

- согласительные (их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий);

- контрольно-отчетные (предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять его результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции).

Распределение полномочий в ООО «Барлиона» представлено в таблице 8.

Таблица 8. Виды должностей и полномочия сотрудников

Так как организация оказывает новые для России, и единственные в своём роде Пензенской области, услуги, то она должна не только отвоевывать место на рынке развлекательных и досуговых центров, но и сформировать на них спрос. Следовательно, работа должна быть максимально эффективной, без потерь информации. В организации достаточно плоская организационная структура, которая позволяет свести потери информации к минимуму. Передача информации осуществляется посредством компьютера (электронной почты), социальных сетей и телекоммуникаций (телефон), что способствует скоростной коммуникации.

5. Организационный контроль

Контроль - это ещё одна важная и сложная функция управления организацией.

Функция контроля начинает осуществляться с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Грамотный контроль - залог эффективного функционирования организации. Без контроля объединить деятельность каких-либо групп невозможно, поэтому он является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Первое, что нужно указать: контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, вне зависимости от наличия или отсутствия такого поручений.

Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений, поддерживает дисциплину и порядок, соблюдение законности, усиление охраны прав граждан.

Контроль необходим по нескольким причинам:

1. Исчезает неопределенность: никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.

2. Появляется возможность предотвращения кризисов: никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.

3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Контроль в организации «Botanik» осуществляется в соответствии с уставом организации, правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями, годовым отчетом и другими внутренними документами, а также внешними нормативно-правовыми актами и установленными стандартами.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль - контроль в форме определенной политики, процедур и правил.

Текущий контроль - контроль непосредственно при проведении работ, производимый в виде оценки деятельности подчиненного его непосредственным начальником. Итоговый контроль осуществляется после того, как работа закончена.

Первый этап процесса контроля - это установление конкретных целей, имеющих временные границы.

Второй этап - сравнение показателей функционирования с заданными стандартами и определение масштабов допустимых отклонений.

Третий этап - измерение результатов. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, что необходимо исправить, над чем поработать.

Нормативные документы по стандартизации в РФ установлены Законом РФ «О стандартизации». К ним относятся: Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ РФ); применяемые в соответствии с правовыми нормами международные, региональные стандарты, а также правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Крайне важно наладить систему внутреннего контроля. Его основное отличие в том, что система организуется руководством предприятия.

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Выделяют следующие цели системы внутреннего контроля:

1. осуществление эффективного функционирования предприятия;

2. обеспечение соблюдения политики предприятия каждым сотрудником;

3. обеспечение сохранности имущества организации.

В соответствии с целями, выделяют задачи системы контроля:

1. Определение фактического состояния деятельности сотрудников.

2. Оценка качества исполнения распоряжений руководителей подразделений.

3. Поиск ошибок и просчетов в процессе осуществления деятельности контролируемых подразделений, сотрудников, выявлений условий и причин этих ошибок и просчетов.

4. Выявление резервов и новых возможностей на предприятии.

5. Выявление позитивного опыта решения задач с учетом ситуации в организации.

6. Оказание практической помощи контролируемым подразделениям, сотрудникам в совершенствовании их навыков.

7. Оценка результатов работы контролируемых подразделений, сотрудников, разработка предложений по более эффективному использованию сотрудников или отстранение их от занимаемой должности.

Руководствуясь приведёнными целями и задачами, система внутреннего контроля ООО «Барлиона» сводится к виду таблицы 9.

Таблица 9. Система внутреннего контроля

Общий контроль осуществляет совет директоров, где принимаются все наиболее важные решения для фирмы, Более мелкие принимаются генеральными директорами в том числе и главным бухгалтером. Внешний контроль осуществляется со стороны служб, наделенных контролирующими функциями органов государственной власти.

6. Управление персоналом и мотивация

Руководство старается сформировать настоящую команду единомышленников, учитывая при этом следующее:

· каждый участник команды обязан во всей полноте осознавать цель, поставленную перед коллективом;

· команда функционирует как единый организм, причем ответственность за результаты также носит коллективный, а не индивидуальный характер;

· любой участник команды должен постоянно совершенствовать свою квалификацию, чтобы обладать универсальными в своей сфере знаниями, трудовыми навыками. Это позволяет эффективно и творчески работать, постоянно взаимодействовать с другими его представителями;

· все члены команды имеют равные права в ее работе, планируют свою трудовую деятельность, участвуют в планировании деятельности всего коллектива и каждого члена команды;

· как и в любом коллективе, обязанности каждого участника команды уточняются, а в процессе выполнения плановых заданий распределение функций, как правило, постоянно изменяется;

· подбор участников команды осуществляется прежде всего по психологической совместимости;

· управление командой осуществляется менеджером предприятия.

Набор сотрудников в организацию на планируемые должности будет осуществляться с участием центра занятости, объявлений в СМИ о своих потребностях в специалистах и на сайтах поиска работ. В последующем организация будет предлагать людям, уже работающим в фирме, порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Также в процессе функционирования организации будут использоваться внутренние источники - люди, уже работающие на компанию

Для приема на работу претендующий проходит 3 этапа:

1 - Заочный отбор, при котором присылается пакет документов и заполняется анкета.

2 - Телефонный разговор с сотрудником отдела кадров.

3 - Личное собеседование (обычное или стресс в зависимости от должности).

Порядок оформления на работу - при оформлении на работу кандидат представляет в отдел кадров следующие документы: паспорт, трудовую книжку, документ об образовании, военный билет, страховое свидетельство, ИНН, анкету (личный листок учета кадров), заявление, фотографии. На основании предъявленных документов заведующий отделом кадров заполняет форму Т-2 и дает с ней ознакомиться работнику под роспись. При поступлении на работу заключается трудовой договор. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых хранится в службе персонала, другой выдается работнику на руки. Трудовой договор составляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации.

При поступлении на работу для новых рядовых сотрудников устанавливается испытательный срок не более 3 месяцев (ст. 70 ТК РФ). Одновременно с подписанием трудового договора издается приказ «Приеме на работу», с которым ознакомляют работника под роспись.

По окончании испытательного срока проводится оценка деятельности работника в период адаптации. Оценка проводится на основании анкеты, которую заполняет непосредственный руководитель. На основании данной анкеты выявляются личностные и деловые качества работника, что позволяет оценить успешность прохождения адаптации.

При организации рабочего места и условий труда учитываются, наряду с содержанием выполняемых функций, пять основных потребностей человека: физиологические, безопасность, социальная активность, уважение и самоуважение, самореализация.

Аттестация как процедура оценки персонала на предприятии должна проводиться ежегодно. Варианты аттестации традиционны и направлены на оценку как руководителей, так и своих подчиненных по ряду критериев. Основными из них являются: выполнение своих функциональных обязанностей, достигнутые результаты деятельности, личные качества (стрессоустойчивость, самостоятельность, умение налаживать эффективное взаимодействие с коллегами, добросовестность, аккуратность, дисциплинированность, лояльность и др.).

Для построения системы мотивации руководство в «Барлиона» ставится две основные задачи:

1. способ мотивации должен удовлетворять человека;

2. для максимального эффекта и отдачи следует создавать условия не только для работы, но и для самореализации работника;

Основными направлениями системы мотивации являются материальное и нематериальное стимулирование труда. К материальной мотивации относятся: заработная плата, премирование, бонусная оплата за отдельные достижения (например, организация крупной встречи или мероприятия на площадке организации), социальный пакет, утверждаемый директором.

Важно также выбрать стиль руководства. Стиль руководства - своеобразный метод воздействия на персонал с целью получения необходимого результатов. Выделяют пять основных стилей руководства согласно модели руководства Вурма-Йеттона (рисунок 10):

А - руководитель единолично принимает решение на основе имеющейся информации;

Б - руководитель сообщает подчиненным суть проблемы, выслушивает их мнение и принимает решение;

В-руководитель излагает проблему подчиненным, обобщает высказанные ими мнения и с их учётом принимает решение;

Г - руководитель совместно с подчиненными обсуждает проблему и в результате вырабатывается общее мнение;

Д - руководитель работает совместно с группой, которая вырабатывает коллективное решение.

Рисунок 10. Многомерная модель стилей управления по Вурму - Йеттону

В любой организации имеют место быть конфликты. Для их регулирования планируется:

- проведение в коллективе различных тренингов на сплочение, стрессоустойчивость и эмоциональное спокойствие;

- введение и становление крепкой корпоративной культуры;

- введение чётких правил уважения, взаимопомощи.

Заключение

персонал организационный управление контроль

В данной курсовой работе приведена система менеджмента по производству антипригарной краски.

В первом разделе «Целеполагание организации» представлено стратегическое обоснование целесообразности открытия данной компании.

Второй раздел «Планирование деятельности организации» разработано древо целей предприятия и проведён PEST - анализ.

В третьем разделе «Разработка системы управления организацией» было приведено организационное проектирование по этапам: деление организации на горизонтальные блоки, распределялись должностные обязанности, структуры организации, распределение функций.

Четвёртый раздел «Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций» было определены системы координации, горизонтальная и вертикальная коммуникации, указаны технические средства коммуникаций, сказано о внешней коммуникации.

В пятой главе «Организационный контроль» была выделена и расписана система контроля в организации. Распределены объекты и субъекты контроля. Оговорены стандарты организации и положения, регламентирующие контроль на каждом его этапе.

Шестая глава «Управление персоналом и мотивация» раскрывает систему подбора персонала. Описывает методы материального и нематериального регулирования. Описаны процесс оформления на работу, адаптации, испытательного срока. Выбран стиль управления и методы выхода из конфликтной ситуации.

Используя все вышеперечисленные главы была разработана и доказана система реализации весьма успешного проекта ООО «Барлиона».

Список литературы

1) Методические указания к выполнению курсовой работы, Пенза, 2014 год.

2) http://carbohim-leks.ru/ru/3/8/27 - Теория менеджмента

3) http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/organizacionnaya-struktura.html - Теория менеджмента

4) https://studfiles.net/preview/4127726/ - Теория менеджмента

5) http://www.ref.by/refs/54/12780/1.html - Теория менеджмента

6) http://kakzarabativat.ru/biznes-idei/malyj-biznes-po-mini-proizvodstvu-idej/ - Перспективные идеи для бизнеса

7) Дорофеев В.Д. Менеджмент: Учебное пособие / В.Д. Дорофеев, А.Н. Шмелева, Н.Ю. Шестопал. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 440 с.

8) Герчикава И.Н. Менеджмент: учебник для вузов. - М.: Банки и биржи, 2012 год.

9) Глухов В.В. «Менеджмент»

10) Переверзев М.П. «Менеджмент»

Размещено на Allbest.ru