Управление изменениями в проекте

Размещено на http://www.allbest.ru/

УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ПРОЕКТЕ

CHANGE MANAGEMENT IN THE PROJECT

Лапуха, М.Р., Анисимова Е.В., Аксакалова А.С., Сухова Е.A. Омский государственный педагогический университет Омск, Россия

изменение проект координация мониторинг

Управление изменениями - это процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех существующих в потенции изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т.д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Изменением считается замена одного решения другим в результате воздействия различного рода факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут включаться во всевозможные пункты проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, повышающие итоговые технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик имеет право добавлять изменения в стартовую проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик в ходе реализации проекта добавляет изменения в календарный план, методы и технологии производства работ, последовательность (технологическую, пространственную) возведения объектов и т.д.

Источниками внесения изменений чаще всего являются недопустимость предусмотрительности на стадии разработки проекта новых проектных решений, более плодотворных материалов, конструкций и технологий и т.д., а также отставание в ходе реализации проекта от наметивших по плану сроков, объемов вследствие непредсказуемых обстоятельств. Общий контроль изменений воспроизводится: для оценки воздействия факторов, доводимых до положительных или негативных изменений в проекте; для определения уже состоявшихся изменений в проекте; для управления изменениями в проекте по мере их появления.

Общий контроль изменений включает:

• поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т.д.) плана (графика) проекта, используемого для сопоставления с планами, создаваемыми в процессе выполнения проекта;

• исправление базисного плана связано главным образом с изменениями содержания проекта, но не с иными изменениями, которые должны учитываться при расчёте в текущем плане проекта при его исполнении;

• необходимое изменение содержания проекта при исправлении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т.д.);

• координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом.

Входные данные единого контроля изменений содержат базовый (целевой, директивный, опорный и т.д.) план (график) проекта, отчетность о ходе реализации проекта и требования на изменения в проекте.

Для единого контроля изменений применяется набор формальных процедур, установленных внутрифирменным нормами реализующий проект организации, которые определяют свод правил изменений принятых до этого времени официальных документов проекта и порядок их принятия. Таковым примером может быть, образовавшаяся в организации система документооборота. Если таковой системы нет, то личному составу проекта следует создать подобную систему или приспособить специальные программные оболочки (например, программный продукт "Expedition" компании "Primavera Systems"), в которых осуществлены самые распространенные и проявившие себя на практике методы и средства управления изменениями. Создание системы в данном случае становится частью проекта, причем весьма важной. Для контроля изменений применяются равным образом процедуры обработки изменений, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения (например, в ходе регламентных работ с ограниченным временем принятия решения или при возникновении чрезвычайных ситуаций). Для таких заранее условленных случаев подсистема контроля изменений должна позволять "автоматически" утверждать определенные категории изменений. Как и любые другие изменения, эти изменения должны быть в обязательном порядке запротоколированы и приняты во внимание, чтобы не возникло проблем в дальнейшем из-за отсутствия информации о настоящем состоянии дел по проекту.

Результаты общего контроля изменений включают модифицированный базовый план проекта с учетом установленных изменений, которые доводятся до сведения участников проекта.

Функции общего контроля изменений закрепляются за комиссией (группой) контроля изменений (Change Control Board), которая занимается утверждением или отклонением запросов на изменения. Права и обязанности комиссии четко определены и согласованы с основными участниками проекта. В больших и сложных проектах может работать одновременно несколько комиссий с разными правами и обязанностями.

Контроль изменений содержания проекта воспроизводится: для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или отрицательным изменениям содержания проекта; для определения изменений содержания проекта; для управления изменениями содержания проекта при их появлении. Контроль изменений содержания тесно связан с другими процессами контроля.

Следующие элементы проекта и факторы, влияющие на его реализацию, могут меняться:

• цели и планы проекта;

• механизмы реализации проекта;

• использование ресурсов;

• контракты и обязательства по ним;

• используемые стандарты и нормативы;

Причинами изменений в содержании работ могут быть:

• изменения конъюнктуры на рынке;

• действия и намерения конкурентов;

• технологические изменения, изменения в йенах и доступности ресурсов;

• экономическая нестабильность;

• ошибки в планах и оценках;

Все множество изменений делятся на осознанные (желательные) изменения и вынужденные. Например, при необходимости ускорить выполнение проектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние сроки из-за поставок низкого качества, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пересмотр временных параметров выполнения работ.

Вынужденные изменения - это изменения, которые вовремя распознаются и реализуются с наименьшими убытками. Возможность же выполнения таковых изменений должна быть дифференцирована и реализована с выгодой для проекта.

Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проекта, могут носить подрывающий характер для всего процесса управления в целом. Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходимо применять следующий перечень подходов:

• реализация эффективной взаимосвязи между участниками проекта;

• разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением;

• возможность отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта.

Процесс контроля за реализацией изменений предполагает работу с перечнем документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данного процесса не только могут значительно варьироваться в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но и могут изменяться для проектов в рамках одной организации.

Любой из участников проекта -- заказчик, команда проекта или третья сторона -- может инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональное преобразование должны быть задокументированы и пройти через процесс контроля за реализацией изменений.

При отсутствии такого контроля менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.

В достаточно общем виде данный процесс должен регламентировать прохождение изменений через пять основных стадий.

1. Описание.

На начальной стадии необходимо понять и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.

2. Оценка.

Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.

3. Одобрение.

В третьей стадии рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.

4. Реализация.

Изменение вносится в план проекта и реализуется.

5. Подтверждение исполнения.

Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Каждая стадия выполняется в соответствии с утвержденным регламентом и предполагает определенное распределение ролей среди участников проекта.

Документом специального назначения регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых принимает участие менеджер, реализует данную часть проекта, представитель заказчика, а при необходимости -- и представители заинтересованных организаций.

Таким образом, в идеальном случае контроль реализации изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.

Список использованной литературы

1.Балашов, А.И. Управление проектами: Учебник и практикум для СПО / А.И. Балашов, Е.М. Рогова, М.В. Тихонова и др. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 383 с.

2.Бараненко, С.П. Управление проектами: Учебно-методический комплекс / С.П. Бараненко. - М.: АП Наука и образование, 2014 - 244 с.

3.Верзух, Эрик Управление проектами: ускоренный курс по программе МВА / Эрик Верзух. - М.: Вильямс, 2015. - 480 с.

4. Гонтарева, И.В. Управление проектами: Учебное пособие / И.В. Гонтарева, Р.М. Нижегородцев, Д.А. Новиков. - М.: КД Либроком, 2013 - 384 с.

Размещено на Allbest.ru