Информационное обеспечение управления структурным подразделением торговой организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

INFORMATION SUPPORT OF ORGANIZATIONAL DEPARTMENT MANAGEMENT AT TRADE ORGANIZATION

Токарева Анастасия Валерьевна

ФГБОУ ВО «Курский государственный университет»

Колледж коммерции, технологий и сервиса

Для принятия эффективных управленческих решений руководителю структурного подразделения требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая экономическую ситуацию не только на предприятии, но и в стране. Это не только залог успеха и развития организации, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Как научная категория информация в деятельности руководителя характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относятся:

- известная самостоятельность данных;

- возможность их многократного использования путем сохранения у передающего или получающего субъекта;

- пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной. Для принятия эффективных управленческих решений руководителю структурного подразделения требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая экономическую ситуацию не только на предприятии, но и в стране. Это не только залог успеха и развития организации, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Благодаря связи информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом можно охватывать все функции управления или отдельные функциональные управленческие работы, например прогнозирование и планирование, учет и анализ. [4, с.93]

Важной областью экономики стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу управления. По существу, все управленческие процессы -- это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в деятельности руководителя в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация -- это часть социально-экономической информации, выделенная по критериям пригодности информации; - доступность математического анализа; - системность и коммуникативность.

Информация, необходимая руководителю структурного подразделения, разнородна. Она может относиться к экономической, социальной и общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Управленческую информацию подразделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социально-экономическим последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем).

В рамках деятельности руководителя информация рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

Информацию, предназначенную для руководителей, можно классифицировать по следующим основным признакам:

- функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

- отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

- типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи органов управления и СМИ, органов государственной власти и т.д.;

- отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует:

- его целям и задачам;

- логическому содержанию;

- физической форме представления (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);

- процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные и т.д.);

- степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.). [4, с.95]

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться также в зависимости от источников (население, предприятия и организации, вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Эта классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, необходимой для эффективной деятельности руководителя любого ранга, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Информация должна быть ориентирована по крайней мере по следующим направлениям:

- по месту и роли руководителя в системе управления предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание управленческой информации призваны коррелировать с компетенцией руководителя);

- по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

- по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

- нормы законодательных и иных актов, подтверждающие права руководящих работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);

- обращения работающих в организации по реализации своих законных интересов и субъективных прав;

- обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению нижестоящими органами и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая информация);

- факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах руководящей деятельности);

- проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном вмешательстве руководителей (управленческая информация о кризисных состояниях).

Последние источники предполагают выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации едва ли повторимы, для каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы все действия конкретных должностных лиц.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя структурного подразделения.

Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов, что весьма важно, поскольку подавляющее число решений в в этой сфере в обязательном порядке фиксируется на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой достаточно сложное направление в современной науке управления и подробно рассматривается в специальной литературе. В данном учебнике рассматривается информационное обеспечение деятельности руководителя в свете использования современных информационных технологий. [3, с.148]

Назовем основополагающие нормативные и законодательные акты в сфере информационного обеспечения деятельности руководителя: 1) Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), ст. 3301; 2) Федеральные законы Российской Федерации: от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; от 04.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене»; от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;

3) Постановление Правительства РФ от 01.11.1999 № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации»;

4) Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 № 677 «Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК»;

5) ГОСТ 6.01.1--87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения;

6) ГОСТ Р 1.2 -- 92. Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов;

7) ГОСТ Р 6.30 -- 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов;

8) ПР 50-733 -- 93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации;

9) ПР 50-734 -- 93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

10) Единая система классификации и кодирования; 11) Унифицированные системы документации.

Правовая база намного облегчает деятельность руководителя структурного подразделения в плане законности используемой информации.

Оснащение различной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, более эффективно проводить внутрифирменное планирование, управление и контроль. Своевременно обеспечить руководителя ему достоверной информацией, необходимой для принятия оперативных решений, можно с помощью новейших технических средств. Для взаимодействия отдельного сотрудника и целых отделов создаются специальные информационные системы. Одна из них -- система «Галактика», имеющая следующие характеристики:

- адаптированность к профилю деятельности предприятия любой формы собственности;

- широкий набор параметров настройки специфических особенностей его хозяйственной, финансовой и производственной деятельности;

- разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных;

- охват всего типового спектра экономических функций;

- единый пользовательский интерфейс;

- поддержка сети и распределенной базы данных для обмена информацией между подразделениями, филиалами, офисами.

Внедрение специальных информационных систем влияет на функционирование всего хозяйствующего объекта: может благоприятно сказаться на достижении конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или увеличения скорости выполнения заказов.

В других ситуациях компьютерная техника облегчает выполнение рутинных операций и способствует систематизации информации. Однако эффективность информационных систем и технических средств, проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам. [4, с.94].

информационное обеспечение управленческий торговый

Список использованных источников

1. Грибов В.Д. Менеджмент: учебное пособие / Д.В. Грибов. - 7-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2015. - 280 с. - (Среднее профессиональное образование);

2. Менеджмент в торговле: учеб.пособие / Г.А. Короленок. -Минск: БГЭУ, 2017. - 269 с.

3. Основы менеджмента [Электронный ресурс]: учебник/ Исаев Р.АМ.: Дашков и К, 2015. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24800. -- ЭБС «IPRbooks».

4. Управление структурным подразделением организации в сфере торговли и коммерции: учебник для студ. учреждений СПО/ Н.П. Мусалов, Е.Н. Щербакова. - М.: Издательский центр «Академия», 2014.-208с.

Размещено на Allbest.ru