Автоматизация процессов как один из методов системного подхода к развитию компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация процессов как один из методов системного подхода к развитию компании

В условиях сегодняшнего рынка как никогда важным становится вопрос управления компанией, дабы обеспечить ее конкурентоспособность и рост. В связи с этим множество руководителей задумываются, как наиболее эффективно организовать этот процесс.

Рано или поздно в любой развивающейся компании возникает идея автоматизации своей деятельности, а сама автоматизация рассматривается как инструмент, способный решить если не все проблемы компании, то их значительную часть. Большинство руководителей, прибегая к данному инструменту, часто не в полной мере осознают его необходимость. Они видят, как изменяется внешняя среда и для того, чтобы соответствовать уровню развития, отдают предпочтение автоматизации бизнеса.

Прежде чем внедрять автоматизирующие продукты, нужно сформировать представление о том, как действует компания. Для этого нужно использовать системный подход.

Прежде всего, необходимо отметить, что компании, особенно крупные, относятся к объемным, сложным образованиям и им присущи все закономерности возникновения, становления, развития, свойственные сложным системам. В системологии под системой понимается устойчивое образование, обладающее некоторым компонентным составом и структурой. Под компонентой или элементом понимается элементарное, неделимое в данном рассмотрении материальное образование, под структурой - устойчивые взаимосвязи между элементами, которые объединяют элементы в систему. В свою очередь системы, как правило, находятся в окружении других систем, с которыми вступают во взаимосвязи различного вида. По своей сути, с точки зрения системологии, процесс автоматизации компании является процессом создания новой системы, состоящей из ряда старых подсистем (например, отделов компаний), и ряда новых подсистем [1].

Компания

Опишем поэтапно каждый шаг, который необходимо сделать, прежде чем принимать решение о внедрении продукта автоматизации. То есть проведем анализ компании как системы по следующим элементам (Рисунок 1):

1) Бизнес-процессы компании.

Прежде всего, нужно понять, с чем система автоматизации будет работать. Для начала нужно ответить на следующие вопросы:

- Какие действия выполняют сотрудники компании?

- Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?

2) Информация.

Предмет особой опеки любой компании - это информация, и оперативность работы с ней может дать компании очень многое. Поэтому собранные в одну базу и надежно защищенные данные позволят работать гораздо эффективнее и не задумываться каждый раз о том, где содержатся те или иные данные. Вопросы, на которые нужно ответить:

- С какими данными работает компания?

- По каким параметрам их можно распределить?

3) Доступ.

Как было сказано выше, компании очень бережно относятся к информации о себе, поэтому определение уровня доступа каждого сотрудника к данным компании должно быть проработано. Иначе лишняя информация будет просто мешать выполнению функций сотрудника. Чтобы это сделать, нужно понять:

- Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?

- С какими данными работает каждая группа?

4) Шаблоны.

У любой компании есть основные документы, которые заполняются сотрудниками постоянно. Например, счета, в которые менеджер вручную вносит суммы и позиции заказа. На самом деле большая часть такой документации составлена по одним и тем же образцам, поэтому автоматизация этого процесса поможет сохранить много времени. Вопросы, на которые нужно ответить:

- Какие документы используются в компании чаще всего?

- Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?

5) Оповещение клиентов

Нужно задуматься о том, как компания поддерживает отношения с клиентами. При большом объеме клиентов рассылка информации о существующих предложениях может отнять много ресурсов. Нужно ответить на следующие вопросы:

- С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?

- В каких случаях лучше использовать ту или иную форму связи?

6) Напоминания.

Изменения в базе данных компании происходят регулярно, и информировать о них сотрудников нужно быстро и адресно. Обмен деловой информацией должен быть доступен, даже если речь идет о филиалах, находящихся в разных городах. Основная цель напоминаний - это оперативное реагирование на происходящие процессы. Для того, чтобы организовать процесс передачи напоминаний, необходимо знать:

- О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?

- Как эти оповещения должны выглядеть?

7) Расчеты и вычисления

В своей деятельности многие компании используют определенные формулы. Если автоматизировать данный процесс, то программа будет автоматически рассчитывать необходимые поля в таблицах по заданной формуле. Чтобы к этому прийти, необходимо ответить на следующие вопросы:

- В каких таблицах нужны вычисляемые поля?

- По каким формулам программа будет их рассчитывать?

8) Отчеты.

Отличительной чертой отчетности в данном случае будет короткий срок ее формирования и получения. Необходимо определить:

- Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?

- В какой форме их будет удобнее просматривать [2]?

Таким образом, ответы на все вышеперечисленные вопросы помогут сформировать техническое задание для проекта автоматизации.

Рис. 1. Системный анализ компании для разработки техзадания

конкурентоспособность корпоративный рост информационный

Автоматизация

Автоматизация делится на два вида:

1) Единичная автоматизация - автоматизация отдельных первичных частей технологического процесса.

2) Комплексная автоматизация - автоматизация двух и более составных частей или всей системы технологических процессов.

Руководство любой быстрорастущей компании рано или поздно сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, участвующих в обработке этой информации.

Если на начальном этапе развития компании возможна ситуация, когда сотрудники используют стандартные офисные приложения, как инструмент единичной автоматизации, то со временем рост объемов информации ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной Информационной Системы.

Корпоративная Информационная Система (КИС) -- это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности компаний, а также корпораций, требующих единого управления [4].

Рассмотрим процедуру принятия решения по выбору КИС для логистической компании.

Логистическая компания осуществляет все типы перевозок (автомобильные перевозки, ЖД-перевозки, контейнерные перевозки, мультимодальные перевозки). В соответствии с общепринятой классификацией, данная компания относится к малому бизнесу. Офис компании находился в Перми, собственных филиалов в других регионах не было. Основной доход обеспечивали постоянные контрагенты (категория А). В результате развития компании от микро до текущего уровня, изменились объемы денежных потоков, увеличился многократно документооборот и сложность выполняемых задач. Но поскольку внутренние процессы и структура бизнеса остались неизменными, возникло несоответствие стратегических задач и инструментов, с помощью которых можно решить эти задачи (несоответствие внутреннего состояния внешним потребностям).

Выделялись следующие стратегические задачи:

- Увеличение объемов продаж;

- Увеличение прибыли.

Данные стратегические задачи можно было реализовать путем создания собственных филиальных структур в потокообразующих городах. Поскольку в центральном офисе процессы не были отлажены, их дублирование в филиалах может сопровождаться рисками потери контроля над филиалами в области движения денежных средств, документооборота и качества оказываемых услуг. Поэтому возникает потребность в минимизации этих рисков. В данном случае, одним из вариантов решения этой проблемы являлась стандартизация процессов деятельности компании и их автоматизация (Рисунок 2).

Рис. 2. Дерево решений

Таким образом, сформированы три альтернативы, на основе которых будет строиться матрица решений (Таблица 1). Критерии, по которым будут оцениваться решения, формируются после анализа текущего состояния организации как системы (Рисунок 1) и представления о том, как компания должна вести себя в будущем.

Результаты показывают, что наиболее эффективным решением для компании, с учетом всех ее особенностей, будет использование сценария 2, то есть создание КИС (Таблица 1).

По итогам разработки и внедрения IT-отделом корпоративной информационной системы, компания смогла сделать бизнес более прозрачным, выстроить бизнес-процессы и стандартизировать ряд из них, что поспособствовало достижению стратегических задач.

Таблица 1. Матрица решений

Таким образом, можно сделать вывод о том, что автоматизация может улучшить механизм контроля и управления компанией. Однако, следует учитывать, что далеко не все проблемы компаний могут решаться путем автоматизации процессов. В некоторых случаях нужно одновременно реализовывать несколько проектов по развитию бизнеса и задействовать в них финансовый отдел, отдел по работе с персоналом, IT-отдел и любые другие, которые помогут с использованием эффекта синергии достичь поставленных целей компании.

Список литературы

1. Магданов П.В. Управленческие решения. / Учебное пособие. Пермь. 2012. С. 66-70.

Размещено на Allbest.ru