Деловые совещания как инструмент управления: стратегии подготовки, проведения и анализа результативности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Деловые совещания как инструмент управления: стратегии подготовки, проведения и анализа результативности

Н.В. Михалева

Аннотация

В статье рассмотрены основные вопросы проведения эффективного делового совещания, дано определение понятию деловое совещание. Приведены формула цены проведения совещания и «Колокол повестки дня» Джона Е. Тропмана.

Ключевые слова: деловое совещание, цена совещания.

Annotation

N.V. Mikhaleva

Business meetings as a tool of management: strategy preparation, conduct and analysis of the effectiveness of the

In the article the basic questions of an effective business meeting, given the definition of a business meeting. Given the formula of the price of the meeting and «the Bell of the agenda» John E. Tropmana.

Key words: business meeting, the price of the meeting.

Деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности. Их цель - обмен информацией о состоянии дел, уточнение характера сотрудничества работников, принятие решений, имеющих общий интерес.

Деловое совещание - это самая распространенная, общепринятая форма делового общения руководителей и специалистов по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления, поиска вариантов и принятия управленческого решения [6]. Совещание представляет собой форму организованного, целенаправленного общения (взаимодействия) руководителя с коллективом при помощи своих позиций, обмена мнениями.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач и достигать компромиссов. На деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

Успех в проведении деловых совещаний зависит от многих причин. Прежде всего, это понимание руководителем специфики этого жанра деловой коммуникации и владение приемами подготовки и проведения делового совещания.

Одна из самых частых ошибок при проведении совещаний - неструктурированная подача решения руководителя, когда вместо мозгового штурма, топ-менеджер выставляет завышенные требования, а коллектив, неспособный их выполнить, в свою очередь, выдвигает причины, по которым предложение выполнить невозможно. Происходит это потому, что часто руководитель сам не знает, что хочет, и не ищет путей достижения нужных результатов.

Эффективность делового совещания в первую очередь зависит от его подготовки. Прежде чем начать подготовку к очередному совещанию, руководителю следует оставить перед собой ряд вопросов [4].

Первый вопрос: «Зачем?». Этот вопрос позволяет определить мотивы созыва совещания. Если руководитель не может четко сформулировать цель, ограниченную конкретными рамками совещания, одной простой фразой или сформулировать проблему так, чтобы она была понятна другим, то созывать совещание не нужно.

Второй вопрос: «Насколько своевременно данное совещание?». Ответить на этот вопрос не так-то просто, если нет всей необходимой информации. Поэтому, если проблема пока «не созрела» - созывать совещание не следует.

Третий вопрос: «Что произойдет, если совещание не состоится?». При ответе на этот вопрос руководителю следует просчитать возможные варианты. Если ничего особенного не предвидится, то проводить совещание нет смысла.

И, наконец, четвертый вопрос: «Есть ли иные варианты решения вопроса?». Руководитель должен проанализировать ситуацию и понять, какие способы решения проблемы в данной ситуации наиболее эффективны, и если можно обойтись телефонным звонком, личной беседой или встречей, то не стоит созывать совещание.

Для тщательной подготовки к деловому совещанию руководителю целесообразно составить план подготовки (табл.).

Таблица 1. Схема плана подготовки хорошего совещания

Из теории биоритмов известно, что у человека существует два пика повышенной работоспособности: первый - примерно с 9 до 12-13 часов и второй - между 16 и 18 часами. Совещания лучше приурочивать ко второму пику. Это послужит дополнительным фактором, пробуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна.

Длительность проведения совещания зависит от рассматриваемых вопросов, однако не рекомендуется затягивать его более чем на 1,5 - 2 часа [1].

Также работая над повесткой дня, руководителю важно построить обсуждения таким образом, чтобы более сложные вопросы рассматривались в наиболее подходящий момент. Согласно «Колоколу повестки дня» Джона Е. Тропмана (рис.), в процессе обсуждения активность участников совещания сначала развивается по восходящей, затем спадает [3]. Следовательно, энергию и интенсивность работы участников совещания можно должным образом сфокусировать.

Рис. Колокол повестки дня Тропмана

Еще один важный вопрос, на который, как правило, большинство руководителей не обращают достаточного внимания: «Сколько стоит проведение совещания?»

Цена совещания определяется числом участников совещания, его продолжительностью и часовой тарифной ставкой каждого участника [2].

Расчет производится о формуле:

где С - стоимость совещания в рублях;

N - число участников;

Т - длительность совещания в часах;

Зср - среднемесячная зарплата участников;

Т р.ср - среднее число рабочих часов в месяц;

1 - коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.

Подсчетами экономических и моральных потерь при проведении совещаний в нашей стране практически никто не занимается, но поскольку сегодня время -- это деньги, то вопрос становится все более актуальным.

Экономически грамотный руководитель, который подводит итоги совещания, непременно будет задумываться об экономии времени и более корректно готовить повестку дня.

И последнее, для проведения эффективного совещания необходимо учесть вопросы, которые, на первый взгляд, кажутся несущественными, но на самом деле влияют на результативность деловой встречи. Это вопросы пространства, контингента участников и их превентивной информированности, рационального использования времени и современных коммуникативных и аудиовизуальных средств, которые облегчат взаимодействие и взаимопонимание участников.

И если в конце совещания его участники чувствуют себя воодушевленными, готовыми к активной работе, полными энтузиазма, знающими, что и когда надо делать для решения стоящих перед ними задач, это говорит о высокой степени эффективности такого совещания [5].

деловой совещание руководитель коллективный

Список использованной литературы

1. Ламертон Д. Учитесь говорить. Лучшее руководство для успешного выступления перед публикой. М.: ООО «Изд-во АСТ», 2003. С. 243.

2. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. 3-е изд. СПб.: Знание, 2004. С. 323.

3. Панфилова А.П. Мозговые штурмы в коллективном принятии решений. СПб.: ИВЭСЭП, 2005. С. 315.

4. Романов А.А. Грамматика деловых бесед. Тверь: Фамилия, 1995. С. 292.

5. Таранов П.С. Золотая книга руководителя: Законы, советы, правила. М.: Вече; Персей; АСТ, 1994. С. 159.

6. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта. Минск: Амалфея, 1997. С. 160.

Размещено на Allbest.ru