Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Методы управления персоналом

Введение

управление персонал экономический

Управление является древнейшей областью человеческой деятельности. Оно существует столько, сколько люди живут и трудятся сообществами. Только благодаря скоординированным действиям люди могли развиваться и создавать огромные материальные и социальные ценности.

В современных условиях, когда предприятия и организации получили право самостоятельно формировать персонал и распоряжаться трудовыми ресурсами, требования к разработке кадровой политики и к использованию кадрового потенциала в каждой организации заметно возросли. С точки зрения современного менеджмента улучшение использования кадровых ресурсов принято рассматривать как главный резерв повышения эффективности хозяйственной деятельности. Люди, как правило, работают не в одиночку, а в составе группы, объединённой по какому-либо принципу, например общности территории, профессии, социальных условий, случайных обстоятельств, в которых они оказались и т.д. Это не означает, что они постоянно должны находиться рядом и совместно выполнять работу, главное здесь - включённость в определённую систему межличностных отношений. Чтобы считаться коллективом, группа должна удовлетворять нескольким признакам, главный из которых - наличие общей цели у всех её членов. На повышение эффективности деятельности организации влияют состояние внутреннего психологического климата коллектива и степень его сплочённости. Любая организация стремиться повысить эффективность своей деятельности, не повышая на это материальных затрат. Это можно сделать, грамотно используя социально-психологические методы управления. Главная задача менеджера здесь - сделать так, чтобы работник получал удовлетворение от своей работы. Сегодня очень много различных фирм и организаций разного рода, которым нужны квалифицированные работники, поэтому на рынке труда идёт борьба за квалифицированных специалистов. Все фирмы стремятся предложить лучшие условия труда. Поэтому одним из главных факторов удержания работников на предприятии является удовлетворение последнего от своей работы.

В этой связи особую актуальность приобретают вопросы методов управления человеческими ресурсами организации.

Целью написания дипломной работы на тему «Методы управления персоналом» является:

1. Оценка роли и места методов управления в системе управления персоналом предприятия;

2. Анализ использования методов управления на предприятии;

3. Выявление последствий недостаточного использования методов управления;

4. Изучение новых возможностей использования методов управления;

5. Формулировка выводов и предложений.

Данная дипломная работа состоит из двух основных частей - теоретической и практической. В теоретической части освещена система методов управления (экономические, административно-правовые и социально - психологические методы управления) и значение каждого метода для деятельности организации. В практической части рассматривается пример использования методов управления конкретным предприятием.

В основу данной работы вошли разработки таких известных российских авторов, как Веснин В.Р.; Лукашевич В.В.; Виноградский Н.Д., Шканова Е.Н. Во второй главе данной дипломной работы был использован материал, собранный в результате исследования работы Отдела вневедомственной охраны Дзержинского района, позволяющий проанализировать применение методов управления.

Сделаны выводы и приложены соответствующие документы.

1. Система методов управления

1.1 Понятие, сущность и классификация методов управления персоналом

Методы управления - способы воздействия субъекта на объект управления.

Методом управления называется совокупность способов воздействия субъекта управления на управляемый объект для достижения поставленных целей. Методы управления направлены на обеспечение высокой эффективности работы, развитие инициативы работников, усиление их заинтересованности в положительных результатах работы предприятия, рациональном использовании финансовых, материальных и трудовых ресурсов.

Значение:

§ Обеспечивают достижение целей организации

§ Позволяют повысить эффективность работы системы

Методы классифицируются по нескольким признакам:

По содержанию:

§ Экономические

§ Административно-правовые

§ Психологические

По масштабу управления:

§ Общие

§ Конкретные

По форме воздействия:

§ Прямого воздействия

§ Косвенного воздействия

По характеру воздействия:

§ Стимулирующие

§ Регламентирующие

По способу воздействия:

§ Единоличные

§ Коллективные

Применение методов управления персоналом по раздельности нецелесообразно, следовательно, необходимо их рассматривать в системе:

Система методов управления персоналом

Экономическое Психологическая Организационная Соответствие обоснование нагрузка форма юридическим нормам

Экономическое обоснование.

Любому предприятию необходимо:

Обеспечение таких условий работы, при которых коллективы предприятия и отдельные работники были бы материально заинтересованы в повышении эффективности труда;

Обеспечение использования экономических законов, направленное на сочетание интересов объекта и субъекта управления на основе общей заинтересованности.

Основные рычаги экономического воздействия (заработная плата, премии, и т.п.) направлены на создание экономических условий, обеспечивающих положительные результаты работы коллектива.

Психологическая нагрузка.

Для эффективной работы предприятия требуется творческий подход к управлению, активное участие всех трудящихся в решении каких-либо проблем. Трудовая активность и развитие творческой инициативы работников во многом зависят от умения руководителя учитывать и использовать в своей деятельности социально-психологические методы управления. Особенность этих методов состоит в воздействии на поведение работников через неэкономические, социальные и духовные интересы, проявляющиеся в совместном труде. Именно в труде человек наиболее полно проявляет себя как творческая личность, которой присущи социальные потребности: общение с людьми, обмен мнениями с ними, их уважение, самовыражение и утверждение в коллективе. Этот фактор должны учитывать в своей деятельности руководители коллективов, так как социальные потребности являются очень важным мотивом к более производительному труду, к активному участию работников в делах предприятия.

Организационная форма.

Успех организации почти полностью предопределяется умением менеджера работать с коллегами, его личными качествами, способностью эффективно руководить людьми. Здесь особенно важны: способность менеджера организовывать работу коллектива оптимальным образом, умение общаться с каждым сотрудником на основе современных требований и найти в каждом конкретном случае необходимый инструмент воздействия на человека для решения задач

Соответствие юридическим нормам.

Деятельность организации так или иначе должно контролировать государство. Этот контроль осуществляется посредством юридических норм. Смысл правового регулирования заключается в том, что государство устанавливает нормы должного, а так же область недопустимого и определяет последствия (наказания, санкции) для нарушителей норм права.

1.2 Экономические методы управления персоналом

Экономические методы управления - это способы воздействия на материальные интересы объекта управления, создающие экономическую мотивацию персонала.

Экономические методы на микроуровне выступают как планирование, коммерческий расчёт, методы поощрения и наказания.

Планирование на уровне предприятия тоже является проявлением стратегического планирования как функции управления.

Планирование предполагает целенаправленную деятельность. Цель - это мысленное предвосхищение результатов работы. Применительно к менеджменту цель управления можно представить как желаемое состояние объекта управления через определённый промежуток времени. Для того чтобы система управления перешла из заданного состояния к желаемому, необходима определённая программа действий. Такая программа действий называется планом. Именно при помощи плана увязываются цели и средства, необходимые для их достижения. Причём и цели, и средства получают отражение в системе показателей плана. В планировании используются разнообразные показатели: абсолютные и относительные, количественные и качественные, натуральные и стоимостные. Между этими показателями существуют тесные связи.

Для увязки показателей и при установлении пропорций в планировании широко используется система балансов. Баланс представляет собой экономическую таблицу, включающий определённый набор показателей, сгруппированных по типовой схеме. Причём в каждом балансе выделяют обычно две части: одна характеризует ресурсы, другая - распределение. Между этими частями должно быть равенство.

В планировании могут использоваться различные балансы: материальные, трудовые, финансовые.

Для обеспечения наиболее рационального использования ресурсов в планировании широко используются различные нормы и нормативы. При этом сами понятия «норма» и «норматив» по экономическому содержанию неидентичны. Норма - это обычно предельная, максимально допустимая величина расхода ресурсов на определённые планом цели, например норма товарных запасов на торговом предприятии. Норматив - обычно относительная величина, характеризующая количественную меру связи между показателями. Например, ставки налога на прибыль, уровень рентабельности и т.п.

На различных уровнях планирования применяются аналитические расчёты. Они выполняются в определённой последовательности. Логика анализа предполагает расщепление изучаемого объекта на составные части, изучение этих частей и их взаимосвязей, выявление наиболее существенных элементов взаимосвязей, определяющих состояние объекта в целом, синтез наблюдений и подготовку рекомендаций по улучшению функционирования объекта.

Балансовый, нормативный и аналитический методы управления обычно тесно связаны между собой. Например, плановые балансовые расчёты обосновываются нормами и нормативами и базируются на аналитических расчётах.

Хозрасчёт - это метод хозяйствования, который предполагает, что предприятие не только покрывает свои расходы доходами, но и получает прибыль от результатов своей деятельности. Хозрасчёт предусматривает определённую экономическую обособленность и самостоятельность предприятий, а так же рентабельную их работу.

Существуют различные виды хозрасчёта: самоокупаемость, самофинансирование и полный хозрасчёт.

Самоокупаемость - это безубыточность, т.е. предприятие покрывает свои расходы своими доходами и только.

Самофинансирование предполагает, что предприятие не только покрывает свои расходы доходами, но и после этого у предприятия ещё остаётся прибыль, достаточная для дальнейшего развития производства и социального развития коллектива.

Полный хозрасчёт включает и самоокупаемость, и самофинансирование, а так же предусматривает отчисление от прибыли предприятия на содержание вышестоящего органа и государства.

В современных условиях нарушение хозяйственных связей между предприятиями, спад производства, прогрессирующая инфляция ставят большинство государственных предприятий на грань банкротства, а хозрасчёт как метод хозяйствования становится просто неосуществимым из-за низкой рентабельности или даже убыточности этих предприятий.

Использование экономических методов управления в целях индивидуальной мотивации трудовой деятельности работников проявляется при оплате труда.

Вознаграждением за труд является заработная плата. Существуют различные определения понятия «заработная плата». Обычно даётся следующее определение: «Заработная плата - денежный эквивалент части стоимости созданного продукта, который получают те, кто создали данный продукт».

Организация заработной платы в торговле осуществляется в соответствии со следующими принципами:

§ Стимулирующая функция оплаты труда. Этот принцип организации заработной платы предполагает установление относительного уровня заработной платы в зависимости от количества, качества и результата труда;

§ Дифференциация окладов в зависимости от объёмов работ, квалификации работника, условий труда. Дифференциация оплаты труда тесно связана с сегментацией рынка труда, регулирующей уровень оплаты труда различных категорий работников.

Заработная плата делится на два вида: основная и дополнительная. Основная начисляется за фактически проработанное время и выполненные на предприятии работы. Дополнительная - это установленные законом выплаты за непроработанное время. Это - оплата отпусков, выходных пособий, льготных часов для подростков.

В условиях различных организационно-правовых форм собственности торговые предприятия получили самостоятельность в выборе порядка оплаты труда. При повременной оплате заработная плата работнику начисляется в соответствии с окладом за фактически проработанное время. Сдельная система представляет собой оплату в зависимости от объёма работ по установленным расценкам. В последнее время получили широкое распространение гибкие системы, в которых заработная плата увязывается с конечным результатом.

При повременной оплате труда заработок каждого работника (З) зависит от тарифной ставки (У) и отработанного времени (Т). Произведение тарифной ставки на отработанное время и определяет величину заработка каждого работника:

З = УТ.

Наибольшее распространение в нашей стране получили две формы повременной оплаты труда: простая повременная и повременно-премиальная.

Для реализации повременных форм оплаты труда тоже необходимы определённые условия. В частности, необходимо установить нормы времени, нормы обслуживания, нормы времени обслуживания, нормы численности.

Норма времени - количество рабочего времени, установленное для выполнения определённой работы.

Норма обслуживания - количество единиц оборудования, закрепляемое за одним рабочим (или группой рабочих).

Норма времени обслуживания - время, установленное для обслуживания единицы оборудования.

Нормы численности - численность работников, необходимая для выполнения конкретного объёма работ.

В силу того, что труд может быть простым и сложным, необходимо нормирование труда, осуществляемое с помощью тарифной системы, составными элементами которой являются:

Тарифная ставка - показатель уровня оплаты труда в час. Она определяет уровень оплаты простого труда. Базовой является минимальная тарифная ставка или тарифная ставка первого разряда;

Тарифная сетка - шкала, определяющая дифференциацию тарифной части заработной платы в зависимости от квалификации. Это совокупность тарифных разрядов оплаты труда, характеризующих квалификационный уровень рабочего и тарифных коэффициентов, показывающих соотношение тарифной ставки данного разряда и тарифной ставки первого разряда.

На федеральном уровне разработаны методические рекомендации по совершенствованию организации заработной платы работников учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании. Всего установлено 18 разрядов оплаты. Чем выше квалификация работника, тем выше разряд.

Заработная плата работника при простой повременной системе определяется как оплата труда по твёрдой ставке за проработанное время в данном периоде. При повременно-премиальной системе предусматриваются дополнительные выплаты к основной ставке заработной платы в виде премии. Повременная оплата с контролируемой выработкой предусматривает изменение тарифной ставки в сторону увеличения или в сторону уменьшения в зависимости от норм выработки, трудовой дисциплины, торгово-технологических факторов.

Сдельная оплата труда в зависимости от способа учёта выручки и поощрения имеет следующие системы: прямую сдельную, сдельно-премиальную, сдельно-прогрессивную.

При прямой сдельной системе заработной платы труд работника оплачивается по неизменной расценке. Общий заработок работника определяется путём умножения сдельной расценки на сумму или количество реализованных товаров. При этой системе значительно повышается личная заинтересованность отдельного работника, однако недостатком её является то, что она не заинтересовывает работника в повышении эффективности работы всего предприятия.

При сдельно-премиальной системе работник сверх заработков по отдельным расценкам получает премию, предусмотренную условиями премирования.

При сдельно-прогрессивной системе труд работника в пределах установленного планового задания оплачивается по прямым сдельным расценкам, а при его перевыполнении - по повышенным расценкам. Величина расценок устанавливается в зависимости от конкретных условий труда, структуры товарооборота, сезонности.

Для использования сдельной системы оплаты труда необходимы определённые условия:

§ Возможность нормирования труда;

§ Возможность учёта затрат труда;

§ Возможность учёта результатов труда;

§ Возможность увеличения выработки;

§ Обеспечение нормативной технологии;

§ Соблюдение норм расхода ресурсов;

§ Соблюдение техники безопасности.

На сдельные формы оплаты труда могут переводиться продавцы, кассиры, фасовщики.

В розничной и мелкооптовой торговле заработная плата в основном выплачивается в зависимости от объёма товарооборота. Процент от выработки определяется в каждом случае индивидуально в зависимости от трудоёмкости реализуемых товаров.

Гибкие системы оплаты труда в современных условиях тесно увязываются с конечным результатом деятельности предприятия.

Для повышения трудовой активности персонала широко применяется система материального стимулирования, в которой используются различные формы - премирование за текущие результаты хозяйственной деятельности, надбавки, различные единовременные поощрения за результаты труда и социальные выплаты. На предприятиях разрабатывается положение о материальном стимулировании, которое содержит общие положения, порядок и размеры премирования, лишения и снижения размера премий, правила выплаты надбавок за выслугу лет.

В общем положении устанавливаются различные виды стимулирования, например такие, как:

§ Ежемесячные, ежеквартальные и годовые премии по результатам труда для каждого работника;

§ Премия за выполнение особо важных заданий;

§ Процентные надбавки за выслугу лет;

§ Дотации на обеды;

§ Единовременная материальная помощь при предоставлении ежегодного отпуска;

§ Оплата санитарно-курортного лечения.

Порядок и размеры премирования, лишения и снижения размера премий разрабатываются торговым предприятием с учётом специфики его деятельности.

Премирование, как правило, производится по результатам работы за месяц или квартал. При необходимости могут устанавливаться и другие периоды для премирования (сезон). Раздел о премировании должен включать:

§ Конкретные показатели и условия премирования по всем категориям работников;

§ Порядок выплаты премий, увеличения или уменьшения их размера;

Наряду с премированием для активизации работы персонала могут применяться и отрицательные стимулы.

Штрафы и начёты тоже являются стимулами.

В рамках системы отрицательного стимулирования нивелируются передовики, а акцентируются отстающие, что позволяет подтянуть последних до необходимого уровня.

Можно сделать вывод, что экономические методы управления в целом обеспечивают регулирование деятельности организации; используются в целях индивидуальной мотивации трудовой деятельности работников, то есть ориентируют на выполнение определённой работы и получение экономического вознаграждения за результаты, тем самым обеспечивая улучшение деятельности системы управления. Экономические методы управления удовлетворяют физиологические потребности персонала, являющиеся основой для развития потребностей более высокого уровня (согласно теории Маслоу). Они реализуются через выполнение более сложной и творческой работы и ведут к развитию как персонала, так и организации в целом.

1.3 Административно-правовые методы управления

Административно-правовые методы управления - это способы организационного и распорядительного воздействия субъекта управления.

Административно-правовые методы управления базируются на властной мотивации, основанной на подчинении закону, правопорядку, старшему по должности и т.п. В управлении эта мотивация играет весьма существенную роль. Она предполагает не только безусловное соблюдение законов и нормативных актов, принятых на государственном уровне, но и чёткое определение прав и обязанностей руководителей и подчинённых, при которых распоряжения руководителя обязательны для исполнения подчинёнными. Несоблюдение этих отношений подчинёнными влечёт за собой применение санкций (замечание, выговор, увольнение и т.п.). Властная мотивация создаёт необходимые условия для организации взаимодействия, а сами административно-правовые методы управления призваны обеспечить эффективную деятельность системы управления любого уровня на основе её оптимальной организации. Эти методы охватывают организационное планирование, организационное нормирование, инструктаж, распорядительство и контроль. К административно-правовым методам на макроуровне можно отнести законодательные акты, которые регулируют права и обязанности объектов управления и создают рамочные условия для функционирования предприятий. Властная мотивация, заложенная в основу административно-правовых методов управления, опирается на возможность принуждения.

Значение:

§ создают организационную основу для совместной работы

§ обеспечивают эффективную деятельность системы управления на основе её научной организации

§ способствуют рациональному распределению функций, полномочий и ответственности, установлению порядка деловых отношений.

Административные методы

методы организационного методы распорядительного

воздействия: воздействия:

организационное регламентирование распоряжения

организационное нормирование (приказы,

организационное инструктирование директивы,

указания, резолюции)

С помощью методов организационного воздействия создаются необходимые условия работы персонала. Посредством этих методов работа проектируется, ориентируется во времени и пространстве, нормируется, регламентируется и обеспечивается инструкциями, фиксирующими расстановку людей, их права, обязанности, специфику поведения в различных ситуациях. Такие методы создают лишь своего рода «рамки», направляющие будущую деятельность, а поэтому по сути своей являются пассивными.

К категории методов организационного воздействия относятся например методы формирования управленческих структур, методы создания трудовых коллективов, методы подготовки и проведения различных общественных мероприятий.

Для организационного нормирования используются:

§ Организационно-структурные нормативы (организационные структуры, типовые схемы управления и т.п.);

§ Оперативно-календарные нормативы, регламентирующие протекание производственных процессов;

Для организационного регламентирования используется:

Устав предприятия, положение о структурных подразделениях, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.

Организационный инструктаж предполагает инструктирование специалистов и служащих в системе управления для оказания им помощи в устранении трудностей, возникающих в процессе реализации управленческих решений.

Распорядительство.

На практике распорядительные методы реализуются как конкретные безвариантные задания, нормы деятельности, предписания. В противоположность организационным распорядительные методы активны, поскольку на их основе происходит вмешательство в саму деятельность. По-другому их называют методами властной мотивации и ориентированы либо на прямое принуждение людей к определённому поведению в интересах организации, либо на создание возможности такого принуждения.

Распорядительные методы исходят из неравенства участников управленческого процесса. Руководители имеют возможность односторонне запрещать или устанавливать определённый порядок действий исполнителей, обладающих минимальной самостоятельностью, задавать им жестокие рамки, нарушение которых и излишняя инициатива не поощряются. Ответственность за всё при этом ложится на руководителя.

На практике распорядительные методы реализуются как конкретные безвариантные задания, нормы деятельности, предписания.

Распоряжение.

Под распоряжением понимается сообщение, передаваемое руководителем подчинённому, касающееся содержания и результатов его деятельности. Оно содержит постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений и в отдельных случаях инструкции о порядке выполнения заданий.

По способу отдачи распоряжения могут быть устными, письменными и смешанными, что зависит от срочности и важности решаемой проблемы, взаимоотношений между руководителем и подчинёнными, степени зрелости последних. Устные, не документируемые распоряжения отдаются при решении срочных задач малой и средней сложности и важности в небольших стабильных коллективах. Распоряжения могут быть смешанными (сначала для оперативности отдают устные, в том числе и телефонные, а затем делается письменное подтверждение). В целом считается, что служебные распоряжения всё же нужно отдавать в письменной форме, а личные проблемы решать в устной.

В зависимости от целей, особенностей ситуации, личности и уровня развития сотрудников распоряжения могут быть директивными (приказ, указание, поручение и проч.) и демократическими (совет, рекомендация, просьба, вызов добровольцев). Приказ обязывает подчинённых определённым способом, точно и в установленные сроки выполнить задание, которое составляет суть распоряжения, и по содержанию бывает предписывающим, запрещающим или инструктирующим. В отличие от приказов, поручение регламентирует только содержание задания, оставляя обычно подчинённым свободу выбора способа действий, а иногда и сроков исполнения.

Если задание обычное, а отношения доверительные, распоряжение лучше облекать в форму просьбы; когда человека нужно активизировать, следует задать вопрос (но его могут воспринять либо буквально, либо как признак слабости). Совет же оставляет определённую свободу и в отношении содержания, сохраняя незыблемой лишь его самую глубокую суть.

Существуют определённые правила, которыми желательно руководствоваться при отдаче распоряжения.

1. Правило наименьшего действия.

Всякое действие должно совершаться с минимальной возможной затратой ресурсов. начиная проектировать какое-то действие, попробуйте прежде всего вообще от него отказаться.

2. Правило заинтересованности исполнителя.

Условием действительного исполнения проектируемого действия является заинтересованность исполнителя в его своевременном и качественном исполнении.

3. Правило двойного контроля.

По любому действию должен быть контроль. Действия контролёров должны в свою очередь контролироваться.

4. Правило постфактического контроля.

Контроль за правильностью однотипных, постоянно повторяющихся действий, выполняемых постоянными исполнителями, должен проводиться не в процессе исполнения, а по результатам, с возложением максимальной ответственности на исполнителя.

5. Правило необходимой квалификации.

Выполнение действий должно поручаться такому исполнителю, который обладает квалификацией для его исполнителя.

6. Правило информированности.

Выполнение действий должно поручаться тому исполнителю, который получает информацию, необходимую для исполнения. Или, наоборот, информация, необходимая для исполнения действия, должна направляться тому, кому поручается его выполнять.

7. Правила необходимой производительности.

Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который обладает реальной возможностью выполнить его в требуемое время.

8. Правило работы по горизонтали.

При выполнении рутинных работ, постоянно входящих в круг обязанностей данного работника, он обязан взаимодействовать с исполнителем всего уровня в подразделениях-смежниках, информируя руководителя только о результатах.

9. Правило управления по отклонениям.

Руководитель вышестоящих (над исполнителем) уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, не устранённых исполнителем самостоятельно.

10. Правило управления по статистике.

Информация по статистике производства за длительный период для принятия управленческих решений важнее, чем сиюминутная информация о состоянии производства.

11. Правило единства источника первичной информации.

Если в разных подсистемах или задачах управления используется один и тот же первичный показатель, то должен быть только один источник первичной информации - один документ, один человек, одна должность, один автоматический прибор и др.

12. Правило совмещения ручных и машинных документов.

Если с ручного документа ведётся перенос данных на машинный носитель, то необходимо стремиться получить данный ручной инструмент в качестве машинного протокола регистрации.

13. Правило обзорности документов, предназначенных для руководителя. Аналитические отчётные документы, предназначенные для руководителя, должны конструироваться таким образом, чтобы давать руководителю возможность не вчитываться детально, а сразу же выносить оценочные суждения типа «хорошо», «плохо», «хуже», и т.д.

14. Правило проходных документов.

Первичные документы должны выписываться в минимальном количестве экземпляров. Службы, использующие первичные документы для отметок в контрольных журналах, ведомостях, картотеках, для проверки табуляграмм, должны передавать первичные документы дальше в порядке подотчётности, хранить в архивах первичные документы должны только конечные контролирующие подразделения (бухгалтерия, иногда другие службы).

15. Правило централизации дефицитных ресурсов.

Централизация управления любым видом ресурсов должна быть прямо пропорциональна его дефицитности.

16. Правило использования автономии.

Люди всегда стремятся сами определять порядок своей работы. Поэтому полезно не регламентировать детально их действия, а создать условия для того, чтобы они сами находили рациональные пути в организации работы.

17. Правило стандартизации решений.

По мере увеличения числа документально оформленных технологических процессов управления необходимо отдавать предпочтение стандартным решениям везде, где это не противоречит остальным правилам.

18. Правило системной увязки решений.

Каждое решение по технологии управления должно быть проверено на наличие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями по другим процессам управления и даже по другим подсистемам.

19. Правило надёжности исполнителей, технических средств, способов хранения информации.

Кроме того, важно правильно составить и оформить распорядительную документацию. Для этого нужно обратиться к Типовой инструкции по делопроизводству, параграф №4.1 которой определяет общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений.

В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:

1. решения нормативного характера.

2. решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый отдел и т.д.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, - заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия.

С учётом правовой специфики распорядительных документов особенное значение придаётся качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.

С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а так же приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:

а) исполнителем проекта;

б) руководителем структурного подразделения, внёсшим проект;

в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

г) руководителем службы ДОУ;

д) руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. при необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:

а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);

б) обоснования необходимости подписания документа;

в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом).

Обеспечение правильности оформления проектов документов является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учёта приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется так же исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. №400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например «Об откомандировании работников предприятия в…».

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка любого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издаётся на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, «В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. №Р-987 «О дополнительных мерах пот противодействию терроризму и экстремизму»…».

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнение приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Следующий реквизит - виза - включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Документарную часть деятельности предприятия регламентирует важный нормативный документ - ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для обеспечения юридической силы документы, созданные в процессе деятельности организации, должны соответствовать единым правилам оформления и составления, т.е. они должны быть стандартными

Стандартизация - установление единых норм, требований, предъявляемых к документам. С целью стандартизации документации утверждена серия Государственных стандартов на управленческую деятельность. Один из них - ГОСТ Р 6.30-2003 - Включает систему организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов (установленные единые, обоснованные общие правила составления и оформления служебных документов); перечисляет в определённой последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Стандарт даёт максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении документов. В соответствии с этим, информация, содержащаяся в документе, должна соответствовать требованиям, которые предъявляются к ней существующим законодательством.

Каждое проектируемое действие должно быть проверено на надёжность по исполнителям, техническим средствам, способам хранения информации.

К организационно-распорядительным методам примыкают и правовые методы управления, которые представляют собой ряд законодательных актов, регулирующих права и обязанности субъекта и объекта управления.

Основными законодательными актами, регламентирующими права и обязанности субъекта и объекта управления являются:

- Конституция Российской Федерации;

- Трудовое законодательство:

Целями трудового законодательства является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ним отношений.

- Законодательство об охране труда;

- Пенсионное законодательство;

- Иные федеральные законы, содержащие нормы трудового права;

- Указы Президента РФ;

- Постановления Правительства РФ;

- Акты органов местного самоуправления.

Таким образом, административно-правовые методы управления играют весьма существенную роль в деятельности организации:

§ Они предполагают безусловное соблюдение законов и нормативных актов, принятых на государственном уровне;

§ Они определяют права и обязанности руководителя и подчинённых, создают необходимые условия для организации их взаимодействия;

§ Они обеспечивают эффективную деятельность системы управления любого уровня на основе её оптимальной организации.

1.4 Социально-психологические методы управления

Как показывает практика, применение только материальных и властных мотиваций не позволяет в полной мере мобилизовать творческую активность персонала и каждого работника на достижение целей организации. Для достижения максимальной эффективности управления необходимы духовные мотивации, на которые опираются социально-психологические методы управления.

Социально-психологические методы управления - способы воздействия на людей через их социальные потребности и психологические особенности.

С помощью этих методов воздействуют преимущественно на сознание работников, на социальные, этические, религиозные и другие интересы людей и осуществляют моральное стимулирование трудовой деятельности. Моральная мотивация отличается особой сложностью и тонкостью. Её конечный эффект определить трудно, но её результаты весьма значительны.

Значение:

§ обеспечивают оптимальный подбор и расстановку кадров в целях формирования коллектива

§ способствуют регулированию межличностных отношений и управлению конфликтными ситуациями

§ повышает эффективность воспитательной работы и укрепляет дисциплину в коллективе

Социально-психологические методы предполагают два направления воздействия на поведение работника и повышение его трудовой активности. С одной стороны они нацелены на формирование благоприятного морально-психологического климата в коллективе, развития благожелательных отношений между его членами, изменение роли руководителя, а с другой стороны, на раскрытие личных способностей каждого работника, помощь в их совершенствовании, что в конечном итоге ведёт к максимальной реализации человека в своей трудовой деятельности, а следовательно, и повышению её эффективности.

Наиболее широко применяемые в социально-психологических исследованиях методы - опрос, интервью, беседа. Они дают глубокую и развёрнутую картину субъективного мира опрашиваемых. Весьма распространены для сбора массовой социально-психологической информации методы анкетирования и тестирования. При этом тест и анкета, являясь важнейшим инструментом социальной психологии, имеют определённые различия. В тексте анкеты не содержатся готовые ответы на задаваемые вопросы, что позволяет анкетируемым давать произвольные ответы, а организаторам анкетирования получать широкий нерегламентированный спектр ответов, т.е. материалов для исследования.

Тест в отличие от анкеты содержит готовые ответы на каждый поставленный вопрос. При этом ответы чётко сформулированы, и тестируемый имеет, как правило, возможность выбрать только один из вариантов ответа на каждый вопрос, что облегчает дальнейшую работу с тестом, так как позволяет оценить каждый ответ в баллах и предложить каждому тестируемому одну из возможных характеристик в зависимости от суммы баллов.

Анкетирование и тестирование работников предприятия торговли позволяет выявить их индивидуальные особенности, склонности, черты характера, что даёт возможность использовать каждого работника на той работе, где он может принести максимальную пользу предприятию и получить удовлетворение от своей работы.

Анкеты и тесты часто применяются при приёме на работу, а так же для оценки СПК (социально-психологического климата) в коллективе.

СПК - это преобладающая и относительно устойчивая духовная атмосфера или психический настрой коллектива, проявляющийся как в отношениях людей друг к другу, так и в их отношениях к общему делу. СПК является одним из наиболее важных элементов в общей системе условий существования и жизнедеятельности человека.

СПК может быть положительным и отрицательным. Положительный СПК способствует улучшению экономических показателей деятельности коллектива: росту производительности труда, повышению удовлетворённости трудом членов коллектива, его сплочённости. При отрицательном СПК начинают ухудшаться экономические результаты и в конечном итоге коллектив распадается.

Метод изучения СПК с помощью анкеты заключается в следующем:

Членам коллектива выдают листы анкет в виде таблицы (табл. 1.)

Таблица 1. Характеристика психологического климата

Позитивные характеристики	+3+2+10-1-2-3	Негативные характеристики
1. Преобладает добрый, жизнерадостный фон настроения		Преобладает подавленное настроение
2. Доброжелательность во взаимоотношениях, взаимные симпатии		Конфликтность в отношениях, агрессивность, антипатия
3. Членам коллектива нравится быть вместе		Члены коллектива не любят совместную работу
4. Успех и неудачи товарищей вызывают сопереживание		Успехи вызывают зависть, неудачи - злорадство
5. Члены коллектива с уважением относятся друг к другу		Каждый нетерпим к мнению сослуживца
6. Один за всех, все за одного		Каждый сам за себя
7. Чувство гордости за коллектив		Равнодушие друг к другу
8. Каждый активен и энергичен		Каждый инертен и пассивен
9. Совместные дела всех увлекают		Коллектив невозможно поднять на совместное дело
10. В коллективе справедливо относятся друг к другу		Коллектив распадается на привилегированных и отверженных

В этом тесте-анкете надо сначала прочитать каждое утверждение слева, затем - справа и дать оценку по шкале:

+3+2+10-1-2-3

Эти оценки означают:

+3 - свойство, указанное слева, проявляется всегда;

+2 - свойство, указанное слева, проявляется в большинстве случаев;

+1 - свойство, указанное слева, проявляется нередко;

0 - свойства, указанные справа и слева, проявляются в одинаковой степени (или не проявляются достаточно ясно);

-1 - свойство, указанное справа, проявляется достаточно заметно;

-2 - свойство, указанное справа, проявляется в большинстве случаев;

-3 - свойство, указанное справа, проявляется всегда.

Обработка результатов:

1 - сложить все положительные баллы

2 - сложить все отрицательные баллы

3 - из большей суммы вычесть меньшую

4 - полученный результат разделить на 10

Положительные значения конечного показателя соответствуют благоприятному, а отрицательные - неблагоприятному психологическому климату.

Беседа. Этот метод позволяет получить дополнительные сведения об уровне специальных знаний, склонностях и недостатках, способностях и моральных качествах человека. Эффективность личной беседы во многом зависит от стиля её проведения, содержания вопросов, правильности их постановки и объективного анализа ответов.

Результаты личной беседы полезно сопоставить с личной спецификацией (Табл.2.)

Таблица 2

Должность___________________

Личностно-деловые качества и характеристики	Необходимая выраженность требуемых качеств	Желаемая выраженность требуемых качеств	Противопоказанная выраженность требуемых качеств
1. Физический облик (состояние здоровья, возраст, пол, внешний вид, рост)
2. Достижения (образование, учебное заведение, знание языков, квалификация, опыт работы)
3. Общая понятливость (ум, сообразительность, чёткое выражение мыслей, память, уровень интеллекта)
4. Специальные способности (навыки устного общения, умение разбираться в рисунках, чертежах, балансе)
5. Интересы (приоритеты, чем интересуется кроме работы, мотивация - деньги, власть, карьера)
6. Черты характера (коммуникабельность, умение работать в группе)
7. Внешние условия (условия проживания, семейное положение, возможность работать во внеурочное время)

Современная организация заинтересована в профессиональном росте всех сотрудников на всех уровнях иерархии. Для этого необходимо производить обучение персонала. Описание методов обучения приведены в таблице 3.

Таблица 3. Методы активного обучения

Метод	Описание	Преимущество	Недостатки
Управленческие игры	Слушателям предоставляется информация об их организациях. Их разбивают на группы, и каждая группа должна принять оперативное решение и оценить его	Развивает практические навыки. Помогает в передаче знаний и применении административных навыков. Помогает оценивать и исправлять поведение слушателей	Часто трудно изучить последствия решений, принятых каждой группой. Некоторые группы не воспринимают это всерьёз. Может оказаться очень длительным процессом
Обучение «с погружением»	Имитируются ситуации, с которыми сталкиваются в повседневной работе. Ведётся наблюдение за поведением слушателей в различных ситуациях. Слушатели оцениваются на основе числа и качества принятых ими решений	Эффективно для принятия мер по исправлению недостатков или подкреплению достоинств	Тенденция к чрезмерному упрощению
Анализ ситуаций	Письменное описание реальной ситуации или вопроса, с которым менеджеру пришлось столкнуться в конкретной организации. Слушатели предлагают выход из ситуации или принимают необходимое решение	Ситуации обычно очень интересны. Группа активно обсуждает большое число разных решений, так как не существует единственно возможного. Развивает умение слушателей активно общаться, оценивать различные факторы, влияющие на принятие ими решений, принимать решение в реальной жизни	Длительный метод обучения. Часто трудно отобрать подходящий случай для конкретного курса подготовки. Требуется большое умение слушателей и преподавателей, поскольку дискуссии могут стать скучными. Может вызвать раздражение слушателей, особенно если они не могут прийти к конкретному решению

Рассмотрев методы исследования, методы обучения персонала, нужно не забывать и о стимулировании работников, ведь, как известно, - для того, чтобы работник эффективно выполнял свои должностные обязанности, его необходимо сначала мотивировать на это. Для того, чтобы подключить человека к решению той или иной задачи, надо суметь найти ту мотивацию, которая побудила бы его к действию. И только при соответствующих мотивациях можно вдохновить людей на решение сложных и сверхсложных задач. Про методы материального стимулирования мы говорили в разделе «Экономические методы управления персоналом», а в этом разделе мы рассмотрим нематериальные методы стимулирования персонала.