Переваги впровадження інформаційних систем обліку персоналу у державних установах і великих комерційних організаціях

В статье исследованы предпосылки и преимущества внедрения информационных систем учёта персонала в государственных учреждениях и в больших коммерческих организациях. Проведен обзор основных этапов их внедрения и цели, которых необходимо достичь на каждом из них. Определена система мероприятий, которых нужно придерживаться на разных этапах внедрения и эксплуатации.

Ключевые слова. Информационные системы учета персонала, этапы внедрения информационных систем, цели внедрения информационных систем, преимущества внедрения информационных систем.

Annotation

Keywords. Personnel accounting information systems, implementation stages of personnel accounting systems, goals of implementation of personnel accounting systems, the advantages of personnel accounting information systems.

Пришвидшення економічної активності, посилення конкуренції на всіх ринках, необхідність розширення змістовності праці, прагнення не відставати від світових тенденцій формують потребу автоматизації усіх бізнес-процесів будь-якої організації, особливо великих установ, як державних, так і комерційних. Особливо це стосується організацій з великою кількістю працівників, розподіленою структурою, складним багаторівневим алгоритмом прийняття і затвердження рішень. Сучасні можливості автоматизації багатьох процесів і функцій кадрового управління, а також нові інформаційні технології і комп'ютерні засоби, доступні для управлінь персоналом, дають можливість оптимізувати і раціоналізувати управлінську функцію за рахунок застосування найновіших засобів збору, передачі і перетворення інформації. Потреба в розробці і застосуванні ефективних і адекватних реальній дійсності комп'ютерних програм, інформаційних систем і технологій сьогодні зростає. Саме тому інформатизація управління персоналом стає все актуальнішою.

Інформаційні системи обліку та аудиту є об'єктом дослідження багатьох українських учених, результати яких викладено у наукових працях. Писаревська Т.А. [4] глибоко аналізує і висвітлює питання впровадження автоматизованих інформаційних систем і застосування нових інформаційних технологій у сфері обліку та аудиту на різних об'єктах управління. Науковці Інституту програмних систем Загородній А.Г., Боровська О.М., Свістунов С.Я, Сініцин І.П., Родін Є.С. [2] провадять дослідження у галузі програмування та інформаційних технологій, Пономаренко В.С. [5] розкриває сутність, властивості, види, структуру економічної інформації, а також особливості, основні принципи побудови автоматизованих інформаційних систем управління персоналом, Терещенко Л.О., Матієнко-Зубенко І.І. [6] розглядають застосування інформаційних систем і комп'ютерних технологій як основний напрям вдосконалення системи обліку, звітності, контролю та аудиту для вирішення проблеми підвищення конкурентоспроможності національних підприємств на світовому ринку, Василів В.Б. [1] розкриває теорію автоматизованих інформаційних систем та основи їх практичного застосування для реалізації ключових завдань менеджменту персоналу.

Наукова школа з управління персоналом та економіки праці під керівництвом А.М. Колота [8] у своїх наукових дослідженнях зосереджує увагу на актуальності впровадження інформаційних систем при організації процесу нормування та планування праці.

Попри велику кількість праць, переваги застосування інформаційних систем обліку персоналу на практиці потребують конкретнішого висвітлення для керівництва багатьох державних установ як підтвердження необхідності впровадження змін для підвищення показників ефективності праці співробітників таких установ, у тому числі задоволеності їх працею.

Постановка завдання. Метою роботи є дослідження переваг впровадження інформаційних систем з обліку персоналу в сучасних умовах необхідності оптимізації усіх бізнес-процесів, у тому числі і кадрових, розширення змістовності праці та визначення основних заходів, які потрібно здійснити для забезпечення позитивного економічного та соціального ефекту від їх впровадження у державному секторі та великих комерційних установах.

Результати дослідження. В сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку особливо важливою сферою стало інформаційне забезпечення процесу управління, який полягає у зборі і переробці інформації для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Перед органом управління зазвичай ставляться завдання отримання інформації, її переробки, а також генерування і передавання нової похідної інформації у вигляді управлінських впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному та стратегічному аспектах і ґрунтуються на отриманих раніше даних, від достовірності і повноти яких багато в чому залежить успішне вирішення багатьох управлінських завдань.

Сучасні підприємства і фірми являють собою складні організаційні системи, окремі складові яких -- основні і оборотні фонди, трудові і матеріальні ресурси та інші -- постійно змінюються і знаходяться у складній взаємодії один з іншим. Функціонування підприємств і організацій різного типу в умовах ринкової економіки поставило нові завдання щодо вдосконалення управлінської діяльності на основі комплексної автоматизації управління усіма виробничими і технологічними процесами, а також трудовими ресурсами.

Мережева економіка призводить до зростання обсягу та ускладненню завдань, що вирішуються в сфері організації виробництва, діяльності, функціонування, процесів планування і аналізу, фінансової роботи, пов'язаної з підрядними та дочірніми організаціями, а також з контрагентами, оперативне управління якими неможливе без організації сучасних автоматизованих інформаційних систем [7]. Інформаційна система обліку персоналу -- сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, інших технологічних засобів і фахівців, призначена для обробки інформації і прийняття управлінських рішень (рис. 1).

Рис. 1. Структурна схема інформаційної системи обліку персоналу

Інформаційна система обліку персоналу повинна вирішувати поточні завдання стратегічного і тактичного планування, кадрового обліку і оперативного управління усіма структурними підрозділами. Облікові завдання вирішуютьсябез додаткових витрат шляхом вторинної обробки даних оперативного управління. Облік є необхідним додатковим засобом контролю. Використовуючи оперативну інформацію, отриману в процесі функціонування автоматизованої інформаційної системи, керівник може спланувати і збалансувати задіяні ресурси (матеріальні, фінансові і кадрові), прорахувати і оцінити результати управлінських рішень, налагодити оперативне управління вартістю персоналу, процесом виконання плану, якістю використання трудових ресурсів тощо. Інформаційні системи обліку персоналу дозволяють:

• підвищити ступінь обґрунтованості застосовуваних рішень за рахунок оперативного збору, передачі і обробки інформації;

• забезпечити своєчасність прийняття рішень з управління оргструктурою в швидко змінюваних економічних і політичних умовах;

• досягти зростання ефективності управління за рахунок своєчасного надання необхідної інформації керівникам усіх рівнів управління з єдиного інформаційного фонду;

• узгоджувати рішення, що приймаються на різних рівнях управління у різних структурних підрозділах;

• забезпечувати зростання ефективності праці, скорочення непродуктивних втрат часу за рахунок інформованості управлінського персоналу щодо поточного стану економічного об'єкту.

Структура інформаційної системи обліку персоналу залежить від видів процесів обліку, управління, рівня управління, сфери функціонування економічного об'єкту і його організації, ступеню автоматизації управління. Тому на етапі постановки вимог до програмного забезпечення необхідно визначитись, який саме функціонал потрібен конкретній установі, хто буде користувачами системи і які процеси мають бути автоматизовані в результаті впровадження системи обліку персоналу. Приклад такого опитувальника, розроблений аналітиками ТОВ "Інтекресі Бейз", наведено у табл. 1.

Незважаючи на те, що законодавство про працю єдине для всіх організаційних одиниць України, на практиці організація кадрового обліку і бізнес процесів щодо управління персоналом може значно різнитись. Сучасні системи обліку персоналу покривають набагато ширший обсяг функцій, аніж ще десять-п'ятнадцять років тому. По-перше, вони забезпечують можливість обліку даних за значно ширшим набором параметрів, аніж раніше, що робить системи гнучкішими. Наприклад, провідна українська компанія у сфері розробки програмного забезпечення Softline IT пропонує два продукти, які вже впроваджені у багатьох державних установах і комерційних структурах і успішно покривають попит на якісне програмне забезпечення з боку споживачів. Програмні продукти "Megapolis. Оцінка ефективності персоналу" та "Megapolis. Управління персоналом" спрямовані на забезпечення організацій "якісним" персоналом (здатним виконувати покладені на нього трудові функції) і оптимальне його використання. Оптимальне використання персоналу з точки зору "управління персоналом" досягається за рахунок виявлення позитивних і негативних мотивів індивідів та груп в організації і відповідного стимулювання позитивних мотивів і "усунення" негативних мотивів, а також аналізу таких впливів. Управління персоналом є невід'ємною складовою якісних систем управління (менеджменту) в концепції контролінгу [3].

Таблиця 1. Опитувальник функціональних потреб автоматизації обліку кадрів