Проблема текстових категорій управлінських документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблема текстових категорій управлінських документів

Г. Г.Поберезська

Анотація

У статті розглянуто поняття та види текстових категорій; визначено та охарактеризовано основні категорії, властиві тексту управлінського документа, їх відмінні характеристики, мовні засоби, які забезпечують реалізацію цих категорій у тексті.

Ключові слова: управлінський (службовий) документ, текстова категорія, цілісність, зв'язність, членування (дискретність), інформативність, континуум, модальність, лінгвістика тексту

Постановка проблеми. В інформаційному суспільстві незмірно зростає роль управлінського документа як носія організаційно-розпорядчої, правової, фінансово-економічної інформації. Документи, що є інструментом і одночасно результатом управління стають рушієм розвитку усіх соціально-комунікативних процесів. Тому текст як головний інформаційний елемент управлінського документа у міждисциплінарному просторі документознавчих, лінгвістичних та інших наук став об'єктом всебічного вивчення стосовно його побудови та мовного оформлення, уніфікації змісту і форми. Однак недостатньо уваги приділяється низці аспектів системно-структурного дослідження тексту документа. Зокрема, опису категорій управлінських документів і мовних засобів, які забезпечують їх реалізацію у тексті. Інтенція автора при текстотворенні зумовлює вибір способів і форм викладу інформації, особливості її мовленнєвої реалізації, міжфразових зв'язків між компонентами речень, що у цілому впливає на сприйняття, розуміння, інтерпретацію тексту документа.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблеми текстових категорій вивчали зарубіжні та українські вчені: І.Р. Гальперін, О.П.Воробйова, Р.Харвег, Х. Вейнрих, В.Дреслер, Е.Косеріу, А.Греймас, М.Холлідей, Р.Богранде, В, Скалічка, О.О.Селіванова, А.П. Загнітко, І.І Ковалик, Л.І. Мацько, М.Я. Плющ, А.І. Мамалига, В.В. Різун та ін. Виділяють спільні, загальновизнані категорії та відмінні за кількістю та назвами. Текстотвірним категоріям управлінської документації приділяється мало уваги, опис окремих категорій здійснюється переважно у стилістичному аспекті. документ категорія управлінський міжфразовий

Виклад основного матеріалу. Текстова категорія - це одна з взаємопов'язаних ознак тексту, відображення загальнотекстового смислу різними мовними та текстовими засобами [3, 423].

Під впливом сучасної лінгвістики тексту, стилістики формуються теоретичні засади вивчення тексту управлінського (службового) документа, його структури, категорій і складових. Документи, що створюються з метою управління і в процесі управління, є могутнім фактором розвитку усіх соціально-комунікативних процесів. Вони зберігають свою конкурентоспроможність завдяки своїм сутісним ознакам, функціям у результаті використання нових технологій документування інформації. Цим пояснюється активізація всебічного наукового дослідження управлінського документа, зокрема його тексту як головного інформаційного елемента, що забезпечує обмін інформацією, досягнення ефективної інформаційної взаємодії на рівні органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності та між ними.

У сучасній науці приділяється недостатньо уваги внутрішній структурі тексту управлінського документа, його категоріям та їх мовностилістичній репрезентації.

Розглянемо системотвірні, обов'язкові категорії, властиві тексту управлінського документа, оскільки текст моделюється лише їх сукупністю. Предметом дослідження стануть відмінні характеристики текстових категорій службових документів, кожна з яких реалізується у тексті сукупністю мовних засобів. Спільність семантичних функцій мовних засобів забезпечує вираження кожної конкретної ознаки тексту.

За І.Р. Гальперіним, текстотвірні категорії доцільно поділити на дві основні групи [1, 28]:

1. Структурні, які відображають ознаки його структури (категорії зв'язності, цілісності, членування).

2. Змістові, або концептуальні, які відображають особливості його змістового боку (категорії інформативності, континууму, модальності).

Перші закладені у структурі тексту, другі здійснюють зв'язок з об'єктивною реальність. Цей поділ є досить умовним, оскільки всі категорії мають формальну і змістову складові.

Категорія цілісності (завершеності) є однією з основних ознак тексту, яка відрізняє його від не-тексту, і забезпечується інтеграцією всіх його структурно-змістових і смислових рівнів.

Цілісність тексту - це відповідність змісту тексту його формі в обсязі, визначеному автором тексту та його адресатом, технічним укладачем (проміжним користувачем) для виконання визначених ними комунікативних цілей.

Цілісність розуміється як єдність змістової (теми, ідеї, змісту), комунікативної (мети, намірів мовного спілкування), структурно-граматичної цілісностей. Змістова цілісність тексту забезпечується лексичним рівнем мови, структурно-граматична - системою узгодженості граматичних форм і зв'язків, комунікативна -- єдністю задуму і результату реалізації цього задуму.

Цілісність тексту пов'язують із завершеністю тексту. Цілісність властива тільки завершеному тексту, не його частинам. Так само і завершеність стосується тільки цілого тексту. Завершеність тексту - це достатність текстової форми та обсягу, що вимірюється кількістю елементарних речень для розкриття змісту відповідно до комунікативної мети автора тексту. Сприйняття адресатом тексту як завершеного залежить від того, чи достатньо інформації в тексті для задоволення його комунікативних потреб. Формальний аспект завершеності службових документів визначається встановленою для них схемою та забезпечується різноманітними мовними засобами. Наприклад, службові листи мають завершальні формули «З повагою», «З пошаною» тощо. Змістовний аспект завершеності полягає у вичерпності розкриття чи розвитку вибраної автором теми. Наприклад, автор службового листа сам визначає обсяг, послідовність викладу змістової інформації, ступінь висвітлення подробиць певної теми та ін. [3, 35].

Цілісність і завершеність уніфікованих текстів документів обумовлені наявністю певної моделі тексту, яка визначає його форму, обсяг, зміст. При заповненні уніфікованих схем документа типовими мовними конструкціями досить обмежена ініціатива автора.

Дискретність тексту, або членування, - категорія тексту, що виявляється в його поділі на смисловому і формальному рівнях для полегшення сприйняття та осмислення інформації [4, 63].

На смисловому рівні текст документа може членуватися на надфразові єдності. Останні слід розуміти як складну структурну єдність, яка складається більше ніж з одного самостійного речення, має смислову цілісність у контексті зв'язного мовлення та виступає як частина завершеної комунікації.

Слід підкреслити, що у текстах управлінських документів надфразова єдність як структурний компонент членування співвідноситься з абзацем. У текстах таких документів головним принципом членування виступає логічна організація тексту. У межах кожної частини текст членується на абзаци -- частини, що виокремлюються відступами вправо на початку першого рядка.. Таке членування робить зрозумілою композиційно-синтаксичну структуру тексту. Відсутність абзаців ускладнює сприйняття тексту.

На формальному рівні засобами членування великого за обсягом тексту є розділи, підрозділи, підпункти, параграфи. Такий поділ тексту підкреслює залежність і підпорядкованість виділених частин, сприяє системному викладу інформації. Чіткість структури реалізується також шляхом використання цифрових позначень кожної частини (1., 1.1, 1.2, 1.3 ...). Кожен із елементів має тематичну цілісність і завершеність.

Уніфіковані, максимально формалізовані тексти таблиці мають два рівні членування: вертикальний - графи та горизонтальний - рядки, анкети - вертикальний, інколи - горизонтальний.

Таким чином, членування тексту з метою виділення однорідних, однопорядкових явищ чи дій, його рубрикація з використанням цифр у поєднанні з послідовністю викладу робить прозорою логічну схему документа.

У науковій літературі інформативність розглядається як категорія, що забезпечує вербалізовану організацію знань, їхнє осмислення, передавання та кодування читачем. [4, 87].

Поняття „інформація”, її види, особливості її передавання комунікатором та сприймання реціпієнтом є предметом дослідження багатьох наук. У лінгвістиці тексту інформація - це будь-яке повідомлення, оформлене як словосполучення номінативного характеру (речення, надфразова єдність, цілий текст). У контексті цієї науки поняття „інформація” ототожнюється з номінацією, смислом, змістом.

Службовий документ як матеріальний об'єкт призначений для передавання управлінської інформації у часі і просторі. Інформаційна місткість такого документа визначається складом його реквізитів (залежно від номіналу документа). Саме система реквізитів перетворює повідомлення, зафіксоване на матеріальному носії, на документ. У сучасному документознавстві реквізити службових документів містять інформацію та метаінформацію [6, 23]. Інформація у тексті представлена у вигляді змістового повідомлення, що документується. Метаінформація - це „інформація про інформацію”, закладена в системі таких реквізитів: комунікаційних, які забезпечують входження документа в систему (найменування автора, його адреса та ін. довідкові відомості про нього); реквізитів, які захищають документ від спотворення інформації (підпис, печатка, відмітка про завірення копії та ін); які підвищують інформативність повідомлення, тобто тексту (заголовок до тексту, позначка про наявність додатків); реквізити, які фіксують рух документа в інформаційній системі, як правило, у вигляді позначок.; реквізити, необхідні для машинної обробки інформації у вигляді різних кодів; технічні реквізити, які забезпечують технічний доступ до змісту документа.

Структура метаінформації відображає інформацію про інформаційно- документаційну систему та її структуру в цілому, а її зміст - інформацію про конкретну локальну систему, в якій функціонує документ. Таким чином, система метаінформації спрямована на підвищення інформаційної віддачі повідомлення-тексту. Завдяки цій інформації документ долучається до конкретної інформаційно-документаційної системи і виконує свої функції.

Категорія інформативності розглядається у контексті інформації, яка закладена у повідомленні. Оскільки багато текстів передають не лише те, що має буквальну інтерпретацію, але й те, що втягнуто у текст асоціаціями і конотаціями, часто навіть неусвідомленими, І.Г. Гальперін розрізняє три види інформації [1, 26]:

1) змістовно-фактуальну інформацію, що містить події, факти, процеси, які відбуваються у реальному світі, експліцитні, виражені вербально у предметно-логічних значеннях, на основі досвіду;

2) змістовно-концептуальну інформацію - індивідуально-авторське розуміння відношень між явищами, що описані засобами попереднього типу інформації, задум автора, його інтенція, сприймання читачем зв'язків причини і наслідку, їхньої значущості у соціальному, політичному, культурному житті суспільства;

3) змістовно-підтекстову інформацію - імпліцитний зміст тексту, що ґрунтується на здатності одиниць мови породжувати асоціативні та конототивні значення, а також на здатності речень у надфразових єдностях додавати певні смисли.

Фактуальна інформація як вербалізоване повідомлення про факти, певні подіїї, процеси, явища, які відбулися, відбуваються або будуть відбуватися, широко представлена у текстах управлінських документів. Фактуальність оптимізує інформаційний баланс, оскільки легше сприймається і усвідомлюється читачем та не потребує від нього застосування значних масивів допоміжної для декодування інформації. Така інформація, представлена в текстах службових документів, повинна бути повною, оперативною, вірогідною. Повнота інформації визначається її обсягом, який повинен бути необхідним та достатнім для прийняття конкретних рішень. Її недостатність знижує обґрунтованість таких рішень. Надлишок інформації призводить до збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності й до витрати додаткових зусиль на обробку. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою,. щоб за час її передавання - опрацювання стан об'єкта, до якого вона належить, не змінився. Достовірність інформації означає відповідність її дійсності. [2, 56].

Повна, оперативна, вірогідна управлінська інформація, викладена логічно та аргументовано у тексті документа, унеможливлює суб'єктивно-оціночну модальність. Суб'єктивно-оціночна модальність найбільшою мірою виявляється у художніх текстах, в яких автор прямо чи побічно висловлює своє ставлення до зображуваного у творі.

Змістовно-підтекстова інформація, відтворювана шляхом породження асоціативних і конототивних значень, не властива текстам документів, оскільки зумовлена багатозначністю слів, їх можливостями мати прихований смисл. Підтекстова інформація, як і концептуальна, властива художнім текстам, орієнтованим на образно-асоціативну сферу їх сприйняття. У текстах управлінських документів, у яких однозначність смислу, конкретність, чіткість є основою адекватного відтворення і розуміння, не залишається місця для підтекстової інформації.

Інформаційна місткість й інформативність документа в цілому залежать від його структури, ступеня формалізації (обмеженого використання знаків природної мови та вживання здебільшого штучних мовних засобів - кодів, графічних елементів, умовних позначень) тощо.

Документна інформація має забезпечувати вирішення максимальної кількості завдань при мінімальному її обсязі. З цією метою здійснюється уніфікація структури та мови документів. Наслідком роботи з уніфікації є, по-перше, створення типізованих і трафаретних текстів, по-друге, представлення єдиної форми мовного вираження, що найбільш точно відображає зміст повторюваних управлінських ситуацій і дій у тексті документа. Уніфікація мовних засобів досягається шляхом: стандартизації мовних одиниць, їх законодавчого унормування (термінів діловодних та галузевих, найменувань об'єктів, виробів, лексичних і графічних скорочень); формалізації мовних засобів.

Характерне для текстів документів у межах одного речення містити максимальну кількість інформації виявляється у широкому використанні іменників. Це пов'язано з необхідністю найменування осіб за фахом і місцем роботи, проживання, національною приналежністю, понять професійної діяльності. У поєднанні з іншими частинами мови (прикметниками, дієсловами) вони утворюють стандартизовані словосполучення (мовні кліше), терміни, номенклатурні й географічні назви.

Великий потенціал у підвищенні інформативності тексту мають віддієслівні іменники. Здатність віддієслівних іменників виражати значення предмета і процесу одночасно дає змогу автору точно й однозначно описувати ситуацію, стисло викладати матеріал. Точність і лаконічністьсприяють правильній інтерпретації тексту адресатом.

Віддієслівні іменники у текстах управлінських документів позначають:

1. Назви осіб як виконавців певної дії або роду заняття (напр., завідувач, дослідник, відправник, одержувач, лікар, кравець,складальник).

2. Предмет (напр., пристрій, заява, виріб).

3. Дію чи результат цієї дії (напр., надання, врахування, доповнення, дотримання, перевірка, оплата, продах, звільнення, реалізація).

Цим групам властивий набір суфіксів, який зумовлює значення віддієслівних іменників: -анн(я), -енн(я) (напр., постачання, клопотання, подання, засідання, об'єднання); -к(а), -ник, --івник, -льник (напр., перекладач, працівник, керівник, перевірка); -ець, -нець (напр., знавець, покупець, продавець); -ар, -яр (напр., лікар, орендар, маляр). Уживаються безафіксні віддієслівні іменники: звіт, нарада, витяг, запит, відповідь, склад.

Також підвищують інформативність тексту документів числівники. Число у текстах управлінських документів позначає певну окреслену множину однопланових дискретних предметів, понять, процесів або поділ цілого на частини (10 присутніх, 2/3 прибутку, 2103 року).

Формами реалізації категорії інформативності є такі способи організації тексту, як розповідь, опис, міркування. Логіка викладу інформації визначає їх мовну організацію, типи зв'язку між одиницями тексту, їх співвідношення у часі і просторі.

Однією з найважливіших категорій тексту є зв'язність, яка зумовлює розвиток теми та забезпечує цілісність, інтеграцію тексту. Зв'язність може бути змістовою і формальною. У науковій літературі термін „зв'язність” здебільшого містить обидва аспекти єдності тексту, тому що змістова зв'язність неможлива без формальної. Формальну зв'язність тексту називають когезією, відрізняють її від когерентності, інтегративності (змістової зв'язності).. У межах останньої відбувається розвиток теми.

При формальній зв'язності частини тексту поєднуються за допомогою мовних засобів. Логіко-семантичні відношення між реченнями і абзацами у зв'язних і трафаретних текстах реалізуються за допомогою формально-граматичних засобів когезії: сполучників, прийменників, вставних слів і словосполучень, що вказують на: послідовність певних аргументів (по-перше, по-друге, з одного боку); джерело повідомлення (на думку..., з погляду..., за повідомленням..., як відомо... та ін.); часові параметри (протягом року, тижня, коли); просторові характеристики (під, над, поруч); причинно-наслідкові відношення (оскільки, тому що); модальність - нагадування, вимогу, повідомлення тощо (як ви знаєте, нагадуємо Вам ще раз та ін.), звороти зі значенням включення / виключення (крім того, за винятком..., включаючи..., зокрема... та ін.). Сполучники у зв'язку з..., тому, однак, оскільки також є традиційно граматичними засобами зв'язку між реченнями, надфразовими єдностями.

Висока частотність уживання відіменникових прийменників і прийменникових сполучень служить для зв'язку слів у реченні та у цілому сприяє послідовному, логічному розгортанню теми: на адресу, відповідно до, з метою, у міру, з причини, за умови, за сприяння, згідно з, відповідно до, на виконання, у зв'язку з.

Зв'язку речень сприяють дієприслівникові звороти, які розміщуються на початку речень: виконуючи…, впроваджуючи…, вивчивши і узагальнивши.

Однак у формалізованих текстах анкет і таблиць граматична зв'язність може бути відсутня. У такому випадку їх зміст передається спрощеними конструкціями, цифрами, іншими знаками.

У лінгвістиці тексту засоби зв'язку компонентів тексту називають конекторами та демаркаторами. Конектор - сукупність елементів, за допомогою яких здійснюється зв'язок між двома чи більше компонентами тексту. Зв'язок речень за допомогою конектора обумовлений наявністю у зв'язних реченнях відповідних граматично чи семантично поєднаних слів. Конектори чітко встановлюють зв'язок між подіями, які описуються у різних реченнях, надають зв'язку цих подій однозначне тлумачення.

У текстах документів поширені види конекторів: кон'юнкція (з латині означає «зв'язок», «об'єднання»), що ґрунтується на адитивності (додаванні) подій: і (та), водночас, одночасно, крім того; диз'юнкція (з латині означає «роз'єднання», «розрізнення») передбачає вибір одного з подій (об'єктів): або, чи; контраюнкція полягає у протиставленні двох подій: а, але, тим не менш, навпаки; субординація, коли одне явище підпорядковане іншому (причинна залежність, часові відношення, можливість тощо): тоді, оскільки, як, коли, тепер, отже.

У текстах службових документів широко використовуються демаркатори - спеціальний графічний знак, що розмежовує одну частину тексту від іншої, чи один текст від іншого. Їх призначення - встановлення меж тексту - початку і кінця.

В уніфікованих текстах службових документів документів як засоби організації тексту використовують такі демаркатори:

1. Спеціальні слова і вислови, які позначають початок тексту.

Службові документи починаються ключовими словами - номіналом документа та заголовком до тексту. Ці реквізити виділяються типом шрифта (в типографському та електронному тексті), його розміром (12 - 14 друкарських пунктів), збільшенням пробілів між словами (Н А К А З; В К А З І В К А) та міжрядковим інтервалом (реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами) тощо. Тексти службових листів, як правило, починаються зі звертань.

2. Вислови для позначення кінця тексту, зокрема:

2.1 Стандартизовані вислови, які вказують на кінець викладу. У текстах документів

вони різноманітні, залежать від номіналу документа та складу його реквізитів, можуть виступати елементами певних реквізитів. Наприклад, у службових листах прощальні фрази: з повагою..., з вдячністю і повагою, залишаємось з пошаною, бажаємо успіхів та ін. У довідці заключний вислів: довідку видано ждля подання до.... У наказі: з наказом ознайомлені (а,ий)...У витягах з наказів, розпоряджень: з оригіналом згідно.. В інших документах: підпис Іваненка П.Р. засвідчую; до справи №03-4 та ін.

2.2 Вказівка на автора тексту. Інформація, яка ідентифікує автора документа- це

підпис (електронний підпис) і печатка. Наприкінці тексту службових документів завжди вказується прізвище, ініціали автора документа. Для зазначення кінця тексту часто використовують вислови, які вказують на місце, час складання документа. Наприклад: м. Київ, 20 серпня 20012 року.

Тексти управлінських документів характеризуються в основному експліцитними, вираженими за допомогою мовних засобів (лексичних, морфологічних, синтаксичних), зв'язками. Імпліцитні зв'язки, тобто без спеціального мовного вираження, використовуються обмежено, оскільки можуть порушувати точність, ясність, повноту викладу управлінської інформації. З іншого боку, для того, щоб текст документа був інформаційно містким, слід уникати невиправданих повторів, які не мають у контексті конкретного смислового навантаження. Імпліцитні зв'язки переважають у суто формалізованих текстах, у яких зміст передається спрощеними конструкціями, ключовими словами. Імпліцитність зумовлена відсутністю у тексті вербальної інформації, яка має бути у свідомості автора і читача[8, 56].

Однак інколи у зв'язних текстах має місце граматична імпліцитність, що виявляється у відсутності певних членів в одному чи кількох реченнях. Неповні речення дають змогу висловлювати думку економно, зрозуміло, без зайвих повторень. Вони можуть уживатися в автобіографіях, характеристиках, резюме. Наприклад, у фрагменті тексту характеристики у кількох реченнях не повторюється суб'єкт дії, який цілком зрозумілий із контексту (попередніх речень): Лисенко П.М. працює на підприємстві «Укрсільпромбуд» з 1965 року. За час роботи на підприємстві закінчив заочне відділення Київського торговельно-економічного інституту. З 1971 року працював бухгалтером. З 1994 року - головний бухгалтер підприємства. У наведеному фрагменті граматична неповнота речень стилістично доцільна, сприяє максимальній економії мовних засобів.

Текстовий континуум - це безперервне утворення інформації у часі і просторі. В усіх текстових формах службового документа континуум ґрунтується на реальній послідовності подій, які вже відбулися, відбуваються чи відбудуться у найближчий час. Таким чином, континуум - це категорія, яка забезпечує конкретність і реалістичність викладу у текстах службових документів.

Категорії часу та просторового континууму визначають міру інформативності тексту. Часовий і просторовий континуум в управлінських документах чітко визначений автором. Вичерпна інформація стосовно назви організації - автора документа та адресата, довідкових даних про них, часу здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ (а також складання, підписання, затвердження) документа наявна у відповідних реквізитах. Послідовний зв'язок подій у часовому і просторовому відношеннях сприяє кращому сприйняттю змістовно-фактуальної інформації адресантом.

У межах континууму виділяють ретроспекцію (повернення до минулого), проспекцію (знання подальших подій, передбачення). Ретроспекція може бути представлена у тексті документа наступним чином:

1. Поновити у пам'яті читача раніше викладені відомості та повідомити йому нові, які стосуються минулого та необхідні для розуміння шляхів подальшого розгортання подій.

2. Дати можливість переосмислити ці відомості в нових умовах, в іншому контексті, враховуючи те, що було сказано до ретроспективної частини.

3. Актуалізувати окремі частини тексту, спрямовані на вираження авторського задуму.

У текстах службових документів ретроспекція має особливі форми реалізації, оскільки їх зміст повинен бути пов'язаний зі змістом раніше виданих із певного питання документів. У більшості з них об'єктивно-авторська ретроспекція (є результатом авторських посилань на попередню інформацію, попередні частини тексту) виявляється експліцитно за допомогою різних мовних засобів відповідно до певної комунікативної ситуації. Текст, як правило, починається із зазначення підстави або обґрунтування для його складання (посилання на попередній лист, факт, подію, зустріч чи телефонну розмову). Наприклад, у процесі листування між установами часто послуговуються стандартними фразами: Посилаючись на попередню домовленість....., У відповідь на Ваш запит .від....., Посилаючись на переговори з Вашим представником..., На підтвердження нашої телефонної розмови, Згідно з договором..., Відповідно до укладеної угоди.., З вдячністю підтверджуємо отримання інформації стосовно... тощо. Ці форми мовленнєвого вираження нагадують читачу змістовно - фактуальну інформацію, яка вже була виражена у текстах попередніх листів (об'єднаних однією темою, проблемою). Автор листа звертає увагу адресанта на важливі в конкретній ситуації факти, події, тим самим закріплює в його пам'яті окремі моменти повідомлення.

Важливим засобом створення ретроспекції у текстах є повторення певної думки з метою актуалізації викладеної інформації, реалізації авторського задуму. Так, у листах- відповідях на прохання і пропозиції етикетом ділового листування регламентовано вживати на початку та повторювати наприкінці тексту усталені форми висловлення подяки, вибачення : Висловлюю щиру вдячність за…- Ще раз дякую і сподіваюся, що наша співпраця буде плідною…, Просимо вибачення за … , Ще раз перепрошуємо…та ін.

Сприяє створенню ретроспекції - дейксис (у найширшому розумінні це поняття означає вказівку на щось), призначення якого - використання уже повідомленої інформації [4, 103]. Дейктичний характер мають вказівні займенники, прислівники, дієслова, які вказують на напрям руху „назад” у відповідних висловлюваннях: зважаючи на викладене вище, з огляду на викладене вище, необхідно нагадати, востаннє нагадуємо...тощо. Такі дейктичні елементи тексту полегшують розуміння залежностей частин цілого та експліцитно розкривають цю залежність.

Ретроспективними виступають тексти документів, які втратили свою оперативну цінність, але зберегли цінність як потенційні джерела інформації. Їх сукупність утворює ретроспективну інформаційно-документаційну систему.

Проспекція як категорія, яка об'єднує різні мовленнєві форми відношення змістово-фактуальної інформації до того, про що йтиме мова у наступних частинах тексту, рідко вживається у службовому документі.. Уніфікована логічна побудова змісту документа, спрямована на розкриття його мети, дає можливість читачу усвідомити зв'язок та обумовленість подій, явищ. Точність, послідовність, лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні не залишає місця для проспекції у невеликому за обсягом тексті. У договорах, угодах вживаються такі стандартизовані вислови, які реалізують об'єктивно-авторську проспекцію: у подальшому називається, що далі називається, названа надалі. Функцію проспекції виконує заголовок до тексту, який лаконічно і точно відбиває головну ідею документа, скорочує час на ознайомлення з документом і період проходження його через службових осіб, структурні підрозділи до реального виконавця.

У текстах управлінських документів відбувається узгодження смислів часу і простору. Потреба у текстових локальних вказівках є різною залежно від змісту документа. Так, сфера поширення документа може визначатися вже у заголовку до тексту за допомогою власної чи номенклатурної назви. Текстові локальні вказівки семантично узгоджені з комплексом - адресат, адресант, заголовок до тексту. Простежується зв'язок у галузі соціального простору - адміністративно-територіальний поділ, установа, сукупність установ, підрозділ тощо.

Провідну роль у реалізації категорії континууму відіграє система видо-часових форм дієслів як найбільш спеціалізований засіб вираження часових відношень у мові. Віддієслівні іменники на позначення позачасовості (напр.., обговорення проекту, надання послуг, впровадження у виробництво), прислівники та прийменникові сполучення з просторовою й часовою семантикою (з..по, з..до, від..,в, у. у напрямі), значна кількість цифрової інформації, слова і словосполучення, які передають час (день, місяць, рік) також відіграють важливу роль у реалізації категорії континууму.

Модальність як обов'язкова властивість тексту документа у науковій літературі визначається як прояв ставлення автора тексту до дійсності та його оцінка повідомлюваного. Речення, які утворюють текст, не повинні суперечити одне одному, тобто має бути єдина модальність. У межах тексту модальність може змінюватися, проте не різко.

Модальність у текстах управлінських документів зумовлена призначенням документа, метою його створення - ствердження, відмова, прохання, повідомлення, підтвердження, нагадування тощо та реалізується за допомогою стандартизованих мовних одиниць, закріплених за певною ситуацією ділового спілкування, та модальними словами треба, необхідно, доцільно, повинен.

У розпорядчих документах модальне значення волевиявлення виражається словосполученнями з дієсловом особової форми (напр.., наказую розробити, наказую звільнити, нести відповідальність, мати право). У службових документах модальність може бути нейтральною, тобто загальний зміст речень стосовно явищ дійсності є реальним, неускладненим різними умовами щодо можливості чи неможливості конкретної дії.

Висновки

Завдяки своїм сутісним ознакам, функціям управлінські документи стали могутнім фактором розвитку усіх соціально-комунікативних процесів у сучасному суспільстві.. Тому вони є об'єктом міждисциплінарного вивчення, системно-структурного дослідження у документознавстві та лінгвістиці. Однак недостатньо уваги приділяється опису категорій управлінських документів і мовних засобів, які забезпечують їх реалізацію. Категорії зв'язності, цілісності, членування вже закладені в структуру тексту та є обов'язковими. Категорії інформативності, континууму, модальності відображають особливості його змістового боку, тобто є змістовими. Кожна з них виражається імпліцитно та експліцитно, спільністю семантичних функцій мовних засобів .

Список використаних джерел

1. Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования / И.Р. Гальперин. - М., 1981. - 138 с.

2. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. Писемне та усне ділове спілкування / А.П. Коваль - К: Вища шк., 3-тє вид., 1982. - с.56-57.

3. Кожина М.Н. Стилистический энциклопедический словар русского языка. - 2-е изд., испр. и доп. / М.Н. Кожина. - М.: Флинта: Наука, 2006. - 696 с.

4. Селиванова Е.А. Основы лингвистической теории текста и коммуникации: Учеб.пособие / Е.А. Селиванова. - К.: Фитосоциоцентр, 2002. -336 с.

5. Солганик Г.Я. Стилистика текста / Г.Я. Солганик. - М.: Высшая школа, 1997. - 397 с.

6. Плешкевич Е.А. Понятие „реквізит документа”: к постановке вопроса // Делопроизводство. - М.: 2005. №1. - с.23

7. Радзієвська Т.В. Текст як засіб комунікації. / Т.В. Радзієвська. - К.: Вид-во АН України, 1993. - 191 с.

8. Тураева З.Я. Лингвистика текста: (Текст: структура и семантика) / З.Я. Тураева. - М.: Просвещение,1986. - 126 с.

Размещено на Allbest.ru