Вплив різних джерел інформації на управління сучасним підприємством

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Важливими завданнями сучасного періоду розвитку економіки є створення умов для ефективного функціонування суб'єктів господарювання у конкурентному середовищі. Реалізація поставлених завдань покладається на якісне впровадження та використання менеджменту на підприємстві.

У системі менеджменту ключовою ланкою є процес прийняття управлінських рішень, в яких визначено основні напрями розвитку підприємства. Але процес і якість прийнятих рішень в цілому залежить від умов функціонування господарюючого суб'єкта. Вирішує дане питання безпосередньо менеджмент - методологічне та методичне забезпечення ефективного використання інформаційних ресурсів у процесі прийняття управлінських рішень.

Можливість і уміння отримувати, обробляти та аналізувати інформацію із зовнішнього та внутрішнього середовища підприємства, прийняти на її основі адекватне рішення - необхідна і достатня умова ефективного управління. Тому більшу частину свого робочого часу менеджери відводять на пошук і обробку різноманітних даних, адже основою їх праці є інформація. Виникає необхідність у запровадженні засобів, які дали б змогу покращити організацію управління та забезпечити швидкий і надійний зв'язок між різними службами підприємства.

Метою статті є висвітлення значення інформаційного забезпечення фінансового менеджменту підприємства при ефективному використанні інформаційних систем в загальній системі управління підприємством. У даному дослідженні інформаційна система управління розглядається як підсистема загальної системи управління підприємством, зокрема як організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних засобів, фінансових результатів діяльності підприємства, в основу якої покладено використання даних для ефективного управління підприємством.

Теоретичною основою дослідження є праці західних та вітчизняних фахівців у сфері дослідження систем управління. Вагомий внесок у розробку і дослідження даного питання зробили як вітчизняні вчені (О.М. Ананьєв, В.А. Антонюк, Є.В. Афанасьєв, Н.В. Єрьоміна, І.А. Маркіна, М.В. Макарова, І.І. Новаківський, В.О. Новак, Ю.Г. Шурупова, С.Я. Яремко та ін.), так і зарубіжні науковці (К. Лаудон, Дж. Лаудон, З.НК. Соколовская та ін.).

Менеджери здійснюють свою діяльність за допомогою комп'ютерних систем: персонального комп'ютера, ксерокса, факсу, зручної електронної записної книжки, телефону, факсу. І чим зручніше і досконаліше буде ця техніка, тим ефективнішим буде кінцевий результат праці, який включає в себе прийняття важливих стратегічних рішень, видачу розпоряджень і створення необхідних для підприємства документів.

Для удосконалення процесу управління, а також його оптимізації на даному етапі розвитку економіки, необхідно створювати і застосувати новітні інформаційні технології і системи. При цьому мають бути враховані види інформації, що використовуються, система апарату управління, допуск та доступність інформації. Вони повинні містити у собі нові засоби і методи обробки даних, що являють собою цілісні технологічні системи, які забезпечать цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань).

З появою і масовим впровадженням персональних комп'ютерів та засобів комунікації почала суттєво змінюватись концепція робочого місця менеджера. Слід зауважити , що для найбільш злагодженої роботи різних служб підприємства доцільно об'єднувати комп'ютери у локальні мережі, які дозволяють здійснювати зв'язок між працівниками. Однак такі мережі вимагають для своєї роботи відповідного програмного забезпечення, яке необхідне для функціонування мережі, а також врахування специфіки роботи даного підприємства. Програмне забезпечення повинне відповідати таким вимогам, як зручність доступу до необхідної інформації, простота і зручність у використанні та захист від несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації.

Правильно зроблене капіталовкладення в комп'ютерні мережі допоможе збільшити прибутки за рахунок таких факторів:

- зниження адміністративних витрат;

- підвищення продуктивності праці;

- раціоналізації ведення справ;

- зниження витрат на апаратні засоби.

Зниження адміністративних витрат виникає при запровадженні нових периферійних пристроїв, що дає змогу менше витрачати часу на поточні завдання і в кінцевому результаті підвищує рентабельність підприємства.

Підвищення продуктивності праці досягається за рахунок зменшення втрат часу на виконання рутинних операцій. Обмін службовою інформацією за допомогою електронних засобів дає можливість менеджерам позбутись необхідності друкувати, копіювати і розносити її. Електронна пошта забезпечує практично миттєву доставку інформації.

Застосування електронних таблиць та інших систем управління базами даних дозволяє співробітникам працювати спільно, що дає змогу прискорити та раціоналізувати ведення справ.

Зниження витрат на програмне і апаратне забезпечення досягається можливістю співробітників господарюючого суб'єкта спільно використовувати професійні програми та досить дороге периферійне устаткування, таке як лазерні принтери, пристрої резервного копіювання, комунікаційне устаткування [ 4 ]. Це дає змогу заощадити витрати на обладнання для кожного користувача.

Слід зауважити, що впровадження комп'ютерних мереж периферійного устаткування і програмного забезпечення, що є складовими частинами сучасних інформаційних систем, дає можливість значно підвищити ефективність прийняття управлінських рішень на підприємстві.

Найважливіший інформаційний потік проходить через апарат управління будь-якого підприємства, а тому саме від часу затримки інформації на даній ланці системи залежить своєчасність надходження до кінцевого об'єкта відповідних даних (рішень) та своєчасність їх обробки. Якщо розробити автоматизовану систему управління, то необхідно, насамперед, максимально автоматизувати та максимально спростити доступ найвищої керівної ланки до усіх без виключення об'єктів системи. Автором визначено різні підходи до класифікації інформаційних систем та їх місце у сфері управління підприємством (Рис. 1). На наш погляд, найкраще класифікувати ці інформаційні системи за видами оброблення даних:

- системи підтримки фінансових операцій (СПФО);

- управлінські інформаційні системи (УІС);

- системи підтримки прийняття рішень (СППР);

- системи автоматизації роботи офісу (САРО);

- системи підтримки діяльності апарата вищого менеджменту (СПДАВМ).

Системи підтримки фінансових операцій застосовуються у щоденних операціях фірми, які так чи інакше пов'язані з фінансовими питаннями.

Управлінські інформаційні системи можна назвати системами підтримки управління. Вони регулярно створюють структуру і формують стислі звіти про різні напрями діяльності організації.

Деякі системи підтримки управління можуть висвітлювати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі наприкінці робочого дня роздрукувати звіти про діяльність різних підрозділів підприємства або ж знаходити у процесі робочого дня деякі максимальні значення заздалегідь визначених параметрів.

Системи підтримки прийняття рішень сьогодні набули широкого використання у сфері управління. Класичні теоретики менеджменту вважали прийняття рішень найважливішим завданням, що стоїть перед керівником. Звичайно, існують й інші задачі, такі як: формування команди, лідерство, поширення інформації. Прийняття рішень залишається важливою частиною управлінського процесу. За останні 20 років неодноразово починалися спроби підтримати цей процес. Сьогодні можна стверджувати, що ці спроби виявилися вдалими.

Системи підтримки прийняття рішень - це інтерактивні програми для допомоги і прийнятті управлінських рішень. Ці системи не завжди підтримують поточну роботу. Найчастіше вони створюються для рішення деякого визначеного кола питань.

Рис. 1 - Класифікація інформаційних систем в загальній системі управління підприємством

Системи автоматизації роботи офісу - це системи, що зберігають, змінюють, відображають інформацію та здійснюють ділову кореспонденцію. На даний момент часу майже кожна фірма має свою електронну адресу, більшість досить активно використовують й інші можливості глобальної комп'ютерної мережі Інтернет, такі як пошук інформації, проведення форумів та конференцій, створення власних сайтів. Таким чином, офіс перетворюється в аналітичний центр збору й обробки інформації, працівники якого можуть виконати будь-які запити менеджерів.

Системи підтримки діяльності апарата вищого менеджменту призначені для підтримки роботи керівників вищої ланки. Вони систематизують і представляють дані в найбільш структурованій і стислій формі. Далі ці дані використовуються для створення звітів у стандартних форматах із застосуванням графіків. Дана система є самою новітньою з уже розглянутих систем.

Загалом на будь-якому підприємстві можна виділити такі основні інформаційні потоки: фінанси, бухгалтерський облік, плани та звітність, організаційно-штатна документація, інформаційні продукти, які використовуються підприємством.

Автором визначені і узагальнені завдання окремих підсистем ефективного управління інформаційними потоками підприємства (рис. 2).

Контроль фінансового стану підприємства є невід'ємною ланкою управління. Система інформаційного менеджменту дозволяє проводити фінансовий менеджмент.

Для ведення господарської діяльності, раціонального розподілу витрат на кожному структурному підрозділі необхідно формувати плани і здійснювати контроль за їх виконанням - складання та обробка звітності.

Фінансове планування - це процес оцінки фінансових ресурсів, необхідних для продовження операцій підприємства і своєчасного визначення методів фінансування. Менеджери мають постійно складати фінансові плани, щоб оцінити майбутні фінансові потреби. Слід зауважити, що фінансові менеджери вирішують такі завдання:

- визначення потреб у фінансових ресурсах;

Рис. 2 - Підсистеми та їх завдання

- аналіз можливих джерел отримання фінансування і вибір найбільш ефективних із них для вирішення конкретних задач;

- визначення і формування доцільної структури активів (власних і запозичених);

- аналіз можливих шляхів використання активів для досягнення поставлених цілей і вибір найбільш доцільних;

- контроль процесом формування і використання коштів з урахуванням: планування, прийняття і впровадження рішень, аналіз поточного стану, оперативне регулювання.

Своєчасний вибір різних прийомів фінансування теж має вирішальне значення у фінансовому плануванні. Прогнозування подальшої діяльності і аналіз перспектив розвитку підприємства передбачає: опис цілей його подальшої діяльності; детальний план і послідовність етапів робіт з обліком потрібних рівнів фінансування; оцінку платоспроможності попиту та збуту продукції; опис варіантів організаційних та фінансових схем забезпечення робіт. Істотним фактом, який визначає коректність та адекватність отримуваних результатів стає достовірність інформації.

Комп'ютерна підтримка прийняття рішень з вибору джерел фінансових ресурсів забезпечує аналіз альтернативних форм фінансування, співвідношення їхніх обсягів і вибір конкретних джерел фінансування. Для вибору співвідношення видів та обсягів фінансування в умовах застосування систем підтримки прийняття рішень розраховують спеціальні фінансові показники, наприклад, показник ефекту фінансового важеля.

Основним завданням підсистеми управління фінансами є підвищення ролі фінансів у господарській діяльності підприємств через встановлення науково обґрунтованих нормативів використання фінансових ресурсів (виручки від реалізації продукції, прибутку, капітальних вкладень, фондів економічного стимулювання та інших коштів), широке використання фінансово-кредитних відносин для прискорення науково-технічного прогресу та інтенсифікації виробництва.

Підсистема комплексного економічного аналізу призначена ля оцінки функціонування господарського механізму завдяки підвищенню ефективності виробництва, зростанню обсягів асортименту і якості продукції, прискоренню оборотності оборотних засобів, створенню і використанню фондів економічного стимулювання на підставі аналізу використання основних виробничих фондів, обладнання і матеріальних ресурсів, продуктивності праці і заробітної плати, собівартості продукції, прибутку і рентабельності, фінансового стану підприємства та ефективності господарської діяльності.

Підсистема бухгалтерського обліку призначена для автоматизованої обробки даних. Підсистема виконує функції зворотного зв'язку від об'єкта управління до системи управління через спостереження і контроль за станом та використанням всіх засобів, наявних у підприємстві. Вона дає змогу вимірювати, фіксувати й аналізувати фактичний стан виробничих операцій і витрат ресурсів на всіх стадіях виробництва і в усіх структурних підрозділах. В умовах автоматизації до підсистеми бухгалтерського обліку ставляться нові вимоги: підвищення контрольних функцій, поглиблення аналітичності, підвищення оперативності, достовірності та його точності. Ці вимоги можуть бути виконані в умовах комплексного застосування технічних засобів. Методична єдність обліку та його бази визначають тісні зв'язки між усіма задачами і комплексами задач підсистем бухгалтерського обліку. Підсистема бухгалтерського обліку має двосторонні інформаційні зв'язки з усіма підсистемами інформаційної системи менеджменту.

Важливою ланкою інформаційного забезпечення фінансового менеджменту є система управлінського обліку. Управлінський облік - це окремий самостійний вид обліку, основним призначенням якого є збір, обробка, аналіз та інтерпретація інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Цей облік посідає особливе місце в обліковій системі підприємства, оскільки поєднує облік з управлінням. Пройшовши в своєму розвитку шлях від виробничого обліку витрат - до стратегічного управління витратами, на сьогодні він є однією з основних функцій управління витратами підприємства.

Результат управлінського процесу найчастіше відображається у конкретних управлінських рішеннях, спрямованих на реалізацію конкретних завдань. Менеджери, аналізуючи інформацію, оцінюють перспективи росту; ґрунтуючись на результатах аналізу, -- розробляють план заходів (бюджет). Дані про розвиток реальних подій менеджери порівнюють із плановими показниками, з'ясовують причини, що викликали відхилення від плану і приймають рішення (управління за відхиленнями). Джерелом інформації для циклічних управлінських рішень є планово-звітна документація про хід виконання планів. Концептуальні разові рішення вимагають, як правило, спеціального інформаційного забезпечення на основі маркетингових досліджень, аналітичних оглядів конкурентів тощо.

Застосування маркетингу має позитивні наслідки за суттєвого перевищення пропозиції над попитом, за наявності конкуренції, а також відсутності адміністративних обмежень на вибір територіальних товарних ринків.

Комплексні маркетингові дослідження створюють обґрунтовану базу для прийняття рішень про стратегію і програму розвитку підприємницької та збутової діяльності підприємства. Прогнозування ринку, розробка стратегії та планування своїх дій на ринку, формування ринкового попиту - основні принципи маркетингової концепції внутрішньофірмового управління. Саме стратегічне управління, передбачення наступних дій підприємства відповідно до зміни вимог ринку, розробка комплексу взаємопов'язаних заходів у товарній, збутовій, ціновій і стимулюючій політиці з урахуванням можливої реакції конкурентів і становлять значні переваги маркетингового підходу до управління у виробничій та торгівельній діяльності підприємств.

Робота з електронною версією планів і контролю їх виконання дає можливість моделювання різних варіантів розвитку подій та пошуку найбільш оптимальних шляхів виконання проекту.

Програма інформаційного маркетингу є основним елементом програми діяльності підприємства, яка включає:

- комплексне вивчення ринку;

- управління асортиментом продукції, координацію і планування виробництва;

- організацію та удосконалення методів збуту і розподілу продукції;

- розробку цінової політики;

- організацію науково-дослідної діяльності підприємства по створенню нових прикладів і моделей продукції;

- керівництво технічним обслуговуванням, забезпеченням активами, вибором спеціальних методів реклами та стимулювання збуту;

- аналіз економічної ефективності сировини, матеріалів, організацію взаємовідносин з постачальниками і оцінку їх надійності;

- формування плану маркетингу підприємства;

- забезпечення контролю і управління функціями маркетингу.

Тому, найважливішою умовою ефективного застосування маркетингу є наявність чіткої системи контролю за виконанням розроблених програм. Маркетинговий контроль дозволяє виявити позитивні й негативні моменти в конкурентних можливостях підприємства та внести відповідні коригування в її маркетингові програми. У маркетинговій діяльності, на нашу думку, мають контролюватися реалізація й аналіз маркетингових витрат, має здійснюватися стратегічний контроль маркетингу.

Отже, маркетинговий контроль - це дієвий інструмент підвищення ефективності маркетингової та господарської діяльності підприємства. Призначення маркетингового контролю - одержання інформації про закономірності й особливості розвитку ринку і відповідності діяльності господарюючого суб'єкту.

Підсумовуючи усе викладене, можна зазначити, що сьогодні неможливий якісний менеджмент без використання інформації: фінансової, даних бухгалтерського обліку, маркетингових досліджень, даних фінансової та статистичної звітності, новітнього програмного та апаратного забезпечення й інших операційних технологій.

Вирішальна роль правильного управлінського рішення полягає у виконанні якісно визначених завдань та отриманні достовірної інформації з різних підрозділів підприємства, яка об'єднується в систему управління підприємством.

Таким чином, використання інформації є запорукою успішної діяльності підприємства в сучасних умовах господарювання.

Література

менеджмент управлінський інформаційний

1. Антонов В.М., Яловий Г.К. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології. Навчальний посібник. - Київ: „Центр навчальної літератури”, 2005. - 432 с.

2. Бригхем Ю., Гапенски Л. Финансовый менеджмент: Полный курс / Пер. с англ. под ред. В.В. Ковалева. - СПб.: Экономическая школа. - 1998 .

3. Ван Хорн Дж. К. Оновы финансового менеджмента. 11-е издание / Пер. с англ. - Издательский дом „Вильямс”. - 2001.

4. Дика В.В., Інформаційні системи в економіці. - М.: Фінанси і статистика, 1996. - 264 с.

5. Захаренко А.М. Планування структури і бюджету стимулювання системи просування товару // Науковий вісник Полтавського університету споживчої кооперації України. - № 1 (21). - 2007. - С. 104-107.

6. Майорів С.І. Інформаційний бізнес: комерційне поширення і маркетинг. - М.: Фінанси і статистика, 1993. - 326 с.

7. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учеб. Пособие. - М.: ЮНИТИ, 2003. - 527 с.

8. Новаківський І.І., Грибик І.І., Інформаційні системи у менеджменті: системний підхід. - Львів: Видавництво Національного університету “Львівська політехніка”, 2007. - 195 с.

9. Петренко Ю.В. Організація служба фінансового менеджменту на підприємстві // Фінанси підприємств. - 2004, № 5 - С. 94-98.

10. Пономаренко В.С. Інформаційні системи і технології в економіці. - К.: Академія , 2002. - 544 с.

11. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Компьютер, 1998. - 400 с.

12. Яремко С.А., Румянцева К.Є. Застосування інформаційних систем у процесі прийняття управлінських рішень.

Размещено на Allbest.ru