Внедрение инструментов тайм-менеджмента как направление повышения эффективности малого и среднего бизнеса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Поволжский Государственный Университет Сервиса

Внедрение инструментов тайм-менеджмента как направление повышения эффективности малого и среднего бизнеса

Кудряшов Валерий Андреевич, магистр

В статье представлен проект мероприятий по внедрению инструментов Тайм-менеджмента для предприятия малого и среднего бизнеса. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.

В настоящее время для предприятий РФ крайне остро стоит вопрос повышения эффективности работы и улучшения качества выпускаемой продукции. Для осуществления успешной коммерческой деятельности в условиях нестабильной рыночной конъюнктуры вопросы повышения эффективности и повышения конкурентоспособности выступают на первый план.

Все большего внимания и ресурсов руководителей российских предприятий требуют проблемы, связанные с современными тенденциями развития мировой экономики. В условиях высокой конкуренции и глобализации производства и сбыта успех определяется качеством менеджмента, или способностью системы управления удовлетворять потребности операционной деятельности, формировать условия и ресурсы развития [1].

Предприятия малого и среднего бизнеса менее защищены от колебаний рынка, кризисов, последствий санкций, колебаний курсов валют и нестабильности мировой экономики, на них нет громоздких оргструктур, и сотрудникам часто приходится заниматься и текущей, и проектной деятельностью, и развитием одновременно.

Для Самарской области повышение эффективности предприятий малого и среднего бизнеса является насущной проблемой. Значительное снижение эффективности работы предприятий происходит не в последнюю очередь из-за формального внедрения современных подходов и методов управления, таких как СМК, Бережливое производство, процессный подход при наличии сложных и запутанных организационных структур [3].

Одним из путей повышения эффективности деятельности, как сотрудников, так и руководителей, и предприятий в целом является внедрение инструментов Тайм-менеджмента. Эти инструменты повышают эффективность работы сотрудников и руководителей на 20-50% и, как следствие, приводят к росту эффективности работы предприятий и повышению их конкурентоспособности.

Преимущество внедрения инструментов Тайм-менеджмента заключается в том, что их внедрение даёт быстрый эффект, не требует значительных затрат на внедрение, они просты и понятны любому сотруднику. Кроме того, инструменты Тайм-менеджмента совместимы с любыми другими методами менеджмента (Бережливое производство, СМК, электронный документооборот, “6 сигм” и другими) и значительно повышают их эффективность [3].

Внедрение инструментов Тайм-менеджмента позволяет сотрудникам предприятий [4]:

· улучшить процесс планирования, уменьшить количество проблем (в том числе системных),

· больше времени уделить работе по улучшениям,

· повысить скорость решения проблем и исключить их повторное появление,

· значительно сократить время на поиск документов,

· расставить верные приоритеты в делах,

· повысить эффективность проведения совещаний и использования баз данных,

· повысить удовлетворённость потребителя и конкурентоспособность предприятия.

Пошаговый алгоритм по внедрению инструментов Тайм-менеджмента, разработанный автором в рамках дипломного проектирования и внедренный в деятельность нескольких малых предприятий Самарской области, включает в себя следующие этапы:

· Определены приоритеты в развитии бизнеса - проведён анализ текущего состояния бизнеса, текущих и будущих слабых мест, анализ распределения ресурсов, краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей.

· Определены потери времени, которые существуют на предприятии. Описано текущее состояние по потерям времени, а также состояние, к которому нужно стремиться.

· Разработана программа по внедрению инструментов Тайм-менеджмента.

· Проведено внедрение инструментов Тайм-менеджмента.

Данный проект реализовывался по шагам:

Шаг 1 Была изучена информация о предприятии

1. Ключевые ценности предприятия

2. Стратегические и тактические цели

3. Направления деятельности

4. Политика и цели в области качества

5. Организационная структура предприятия

Шаг 2 Проведён анализ деятельности предприятия

1. Анализ внешней среды

Анализ внешней среды предприятия необходим, чтобы оценить условия, в которых находится и работает предприятие. Это позволяет выявить факторы, которые влияют на деятельность компании. По результатам анализа разрабатываются рекомендации по использованию возможностей и минимизации угроз внешней среды. Для анализа внешней среды необходима оценка потребителей, поставщиков, конкурентов и всей отрасли производства на сегодняшний день [5].

2. Анализ внутренней среды

Анализ внутренней среды предприятия необходим, чтобы оценить работу предприятия и его текущее состояние, это позволит проанализировать возможности компании и определить, к какому состоянию необходимо стремиться [6]. По результатам анализа разрабатываются рекомендации, внедряются инструменты и методы для повышения эффективности работы предприятия. Для анализа внутренней среды необходима оценка технологий, продукции, оборудования, персонала и системы менеджмента качества предприятия.

Шаг 3 Проведён SWOT-анализ

По результатам анализа внешней и внутренней среды составлена матрица SWOT-анализа, представленная в таблице 1.

Таблица 1 SWOT-анализ

По результатам анализа деятельности предприятия, стратегических целей, внешней и внутренней среды и SWOT-анализа в проекте были сделаны выводы, что для предприятия актуальным является внедрение Тайм-менеджмента, как личного ТМ сотрудников, так и корпоративного ТМ [7], что позволит:

· сделать работу сотрудников более эффективной,

· увеличить номенклатуру по новым изделиям без увеличения штата сотрудников,

· перейти от состояния “как есть” к состоянию “как должно быть” по повышению эффективности и устранению потерь.

Шаг 4. В ходе проведения работ на предприятиях была разработана программа по внедрению ТМ, в помощью которой можно оптимизировать временные ресурсы и с небольшими затратами добиться значительных результатов в повышении эффективности предприятия [8].

Проведён анализ потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента.

Для определения потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента были выбраны основные направления оценки предприятия и проведено анкетирование. Вывод по анкетированию (пример малого предприятия в г. Тольятти) представлен в таблице 2 и на рисунке 1

Таблица 2. Выводы по анкетированию

Рисунок 1 Радарный график

Шаг 5 Опрос персонала

Для выявления проблем и потерь времени на предприятии был проведен опрос персонала с целью анализа и выявления проблем времени и разработки решений по их устранению. Результаты опроса необходимо статистически обработать и определить проблемы и потери, которые будут устраняться в первую очередь.

Шаг 6 Разработка корпоративного ежедневника

Для сотрудников предприятия был разработан корпоративный ежедневник, чтобы сотрудники могли распределять свое время, больше успевать, тем самым повышая общую эффективность предприятия.

Шаг 7 Список поглотителей

Персоналу предприятия был предоставлен список поглотителей времени. С помощью этого списка, вывешенного на стенде, каждый сотрудник мог определить собственных поглотителей и выбрать способы борьбы с ними, используя методы Тайм-менеджмента.

Шаг 8 Обучение и анкетирование

По результатам обучения было проведено анкетирования сотрудников и руководителей по основным методам Тайм-менеджмента.

Персонал мог выбрать, какие методы подходят к личному Тайм-менеджменту, а какие станут корпоративными. Очень важно, чтобы методы корпоративного Тайм-менеджмента выбрали сами сотрудники, а не навязывались, таким образом эффективность и результативность от них будет гораздо выше. Результаты анкетирования представлены в таблице 3.

Таблица 3. Результаты анкетирования

По результатам анализа были выбраны методы корпоративного Тайм-менеджмента, которые были внедрены по всей организации.

Шаг 9 Подведение итогов проекта

Планируемое ранее на предприятии увеличение объёмов по новой продукции на 20% требовало принятия на работу не менее 2-х человек. По результатам внедрения инструментов и методик Тайм-Менеджмента производительность труда ИТР выросла на 10%, что позволило отказаться от приёма на работу специалиста по подготовке производства и сэкономить на затратах на заработную плату. Срок окупаемости проекта составляет около полугода.

Предлагаемый проект мероприятий по повышению эффективности деятельности предприятий малого и среднего бизнеса одобрен и внедрен руководством нескольких предприятий г. Тольятти. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.

Список литературы

тайм менеджмент конкурентоспособность бизнес

1. Никитина Н.В., Корнеева Е.Н. Современные тенденции развития менеджмента [Текст] // Экономика и управление: новые вызовы и перспективы. 2011. Т. 1. № 2. С. 272-274.

2. Кудряшов А.В. Качество как национальная идея [Текст] / Город качества City of Quality 2007 г. - Самара: Изд-во “НТЦ”, 2007. - С. 6 -11.

3. Дод П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы [Текст] / Памела Дод , Даг Сандхайм. - М.: Диля, 2012. - 128 c.

4. Дункан К. Ваш личный тайм-менеджмент [Текст] / К. Дункан. - Мн.: Попурри, 2012. - 224 c.

5. Кеннеди Д. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль [Текст] / Дэн Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 200 c.

6. Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью [Текст] / Дж. Моргенстерн.- М.: Добрая книга, 2015. - 258 c.

7. Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений [Текст] / Глеб Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 224 c.

8. Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент [Текст] / Стив Прентис. - М.: Добрая книга, 2013. - 288 c

Размещено на Allbest.ru