Заполнение документации в турфирме

Размещено на http://www.allbest.ru/

Заполнение документации в турфирме

Васильев Сергей Станиславович

Алиева Елена Викторовна

Бочкова Елена Геннадиевна

Турфирма - организация посредник, занимающаяся продажей сформированных туроператором туров. Турфирма приобретает туры у туроператора и реализует туристский продукт покупателю, либо выступает посредником между туристом и туроператором за комиссионное вознаграждение, предоставляемое туроператором. Крупнейшие турфирмы объединены в международную ассоциацию IATAN.

Турфирмы не владеют средствами обслуживания и выступают посредниками между предприятием туристского обслуживания и покупателем туристской путевки, продвигая и реализуя туристский продукт.

На основе устава организации обслуживание клиентов осуществляется менеджерами по туризму и заместителем директора по туризму, обязанности которых заключаются в предложении клиенту вариантов проведения отдыха, рекомендаций и советов по выбору мест отдыха; описании выбранного места отдыха, его преимуществ и недостатков; предоставлении путеводителей/карт/схем/планов местности; заключении договоров на оказание туристических услуг; организации взаимодействия с транспортными предприятиями, гостиницами и турагентствами; оформлении необходимых туристических документов.

Менеджеры работают с клиентами непосредственно в офисе, а также по телефону. В случае обращения клиента по телефону менеджер информирует туриста о предлагаемых агентством услугах и турах, определяет предпочтения клиента на отдых, принимает заявку на поиск желаемого тура. Осуществляет поиск и подбор необходимого тура, информирует о результатах клиента. При положительной реакции менеджер предлагает свои услуги в организации отдыха для клиента, приглашает в офис для более полной проработки заявки туриста. Через телефонную связь менеджеры информируют уже состоявшихся клиентов агентства о результатах бронирования, об изменениях в расписании авиарейсов, напоминают о сроках оплаты услуг и т.д. При непосредственном посещении клиентом офиса агентства, менеджер активно включается в работу с посетителем. Определяются потребности и возможности клиента, оговариваются критерии и условия подбора тура. При клиенте прорабатывается заявка, дается необходимая и достоверная информация, обеспечивающая возможность выбора тура. Турист через каталоги либо интернет-сайты может визуально ознакомится с предлагаемым туром, задать все необходимые вопросы менеджеру.

Менеджер организует свою деятельность так, чтобы осуществить максимально качественное обслуживание без длительной задержки клиента в офисе с предоставлением полной информации по всем аспектам будущего отдыха.

При обслуживании клиентов менеджеры по туризму придерживаются:

1. Обслуживание клиента осуществляется в соответствии:

1. Гражданским Кодексом РФ;

2. Правилами оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные Постановлением Правительства РФ;

3. Правилами страхования гражданской ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристического продукта, утвержденные Всероссийским союзом страховщиков;

4. Федеральным законом "О защите прав потребителей";

5. Федеральным законом "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" и принятыми в соответствии с ними подзаконными актами.

2. Основанием для оказания услуг клиенту является договор на туристское обслуживание, который содержит предмет договора, обязанности и ответственность сторон, стоимость тура и порядок оплаты, срок действия и изменения условий договора за подписью сторон.

3. К договору на туристское обслуживание прилагаются туристическая путевка, информация по туру, памятка о стране, информация об условиях аннулирования тура и порядке возмещения убытков. Также менеджеры по туризму консультируют клиента об особенностях страны, по вопросам профилактики инфекционных и паразитных заболеваний.[1]

4. Бронирование тура фирмой производится только после заключения договора на туристское обслуживание с клиентом.

5. После оплаты тура клиенту выдается путевка, которая подписывается заместителем директора по туризму, на ней ставиться печать фирмы.

Рисунок 1. Мнемосхема бизнес-процесса заполнения договора и формирования счета на оплату.

Описание мнемосхемы.

Клиент заполняет анкету, в которой указывает следующие критерии желаемого тура: примерную дату, направление, стоимость, количество звезд в отеле, предпочитаемого туроператора и авиакомпанию. После заполнения передает её менеджеру по продажам.

Менеджер по продажам формирует договор между турагентством и клиентом. Передает договор зам. директору для его подписания и получения его печати. Для ознакомления и подписания менеджер по продажам передает договор клиенту. После подписания клиент отдает договор обратно менеджеру. Менеджер по продажам отдает уже подписанный и заполненный договор бухгалтеру для составления счета на оплату, который после передается клиенту для совершения оплаты вместе с договором.

Функциональное моделирование бизнес-процесса

Заполнение документации, а именно договора и счета на оплату является важным процессом на предприятии. Эту работу осуществляет менеджер по продажам и бухгалтер. При этом необходимо ознакомиться с анкетой, предоставленной клиентом. Заполнить и согласовать договор с двух сторон (клиентом и зам. директором) передать договор бухгалтеру для составления счета на оплату. менеджер турфирма продажа

Главным блоком информационной системы является непосредственно заполнение документации. На входе - анкета, на выходе - согласованный договор и счет на оплату. В качестве управления данной системы выступают устав организации и Гражданский кодекс РФ. Участниками процесса заполнения документации являются менеджер оп продажам, бухгалтер, клиент, зам. директора.[2]

Рисунок 2. Контекстная диаграмма функциональной модели

Следующим этапом выполняется декомпозиция главного блока на 4 части - ознакомление с анкетой (на входе - анкета от клиента, управляющие документы - устав предприятия, Гражданский Кодекс, участники - менеджер по продажам, на выходе - список подходящих туров), оформление договора (на входе - информация о подходящем туре, управляющие документы - Гражданский Кодекс, устав предприятия, участники - менеджер по продажам, на выходе - сформированный договор), юридическое оформление договора (на входе - сформированный договор, управляющие документы - Гражданский Кодекс, устав предприятия, на выходе - согласованный договор) и оформление счета на оплату (на входе - согласованный договор, управляющие документы - Гражданский Кодекс, устав предприятия, участники - бухгалтер, на выходе - счет на оплату). Декомпозиция представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Декомпозиция блока А 0 "Заполнить документацию"

На декомпозиции блока А 2 "Сформировать договор" выделяют следующие функции:

· определение подходящего тура (на входе - список туров, управляющие документы - Гражданский Кодекс, устав организации, участники - менеджер по продажам, на выходе - информация о подходящем туре);

· заполнение бланка договора (на входе - информация о подходящем туре, бланк договора, управляющие документы - устав организации, участники - менеджер по продажам, на выходе - заполненный договор);

· подписание договора (на входе - заполненный договор, управляющие документы - устав организации, участники - менеджер по продажам, на выходе - договор). Декомпозиция представлена на рисунке 4.

·

Рисунок 4. Декомпозиция блока А 2 "Оформить договор"

На декомпозиции блока А 4 "Оформить счет на оплату" выделяют следующие функции:

· изучение договора (на входе - согласованный договор, управляющие документы - Гражданский кодекс РФ, устав организации, участники - бухгалтер, на выходе - информация о договоре);

· заполнение бланка счета на оплату (на входе - информация о договоре, бланк счета на оплату, управляющие документы - устав организации, участники - бухгалтер, на выходе - заполненный бланк счета на оплату);

· подписание бланка счета на оплату (на входе - заполненный бланк счета на оплату, управляющие документы - устав организации, участники - бухгалтер, на выходе - счет на оплату)

· формирование счета на оплату (на входе - согласованный договор, управляющие документы - Гражданский кодекс РФ, устав организации, участники - бухгалтер, на выходе - счет на оплату). Декомпозиция представлена на рисунке 5.[3]

Рисунок 5. Декомпозиция блока А 4 "Сформировать счет на оплату"

Разработка информационной модели подсистемы.

Информационная модель подсистемы выполнена с помощью программного средства Microsoft Visio 2007. На рисунке 6 изображена диаграмма нормализованной информационной модели.

Рисунок 6. Информационная модель подсистемы "Заполнение документации"

Список литературы

1. "Турфирма"/ https://ru.wikipedia.org/wiki/Турагент

2. "Организация электронного документооборота"/ http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107

3. "Методология IDF0"/ http://www.nazametku.com/dlia-raboty/idef0-metodologiya-notaciya-principy-model/

Размещено на Allbest.ru