Разработка информационной системы управления задачами на предприятиях малого бизнеса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Статья по теме:

Разработка информационной системы управления задачами на предприятиях малого бизнеса

Яушев Эдуард Маратович, Казанский национальный исследовательский технологический университет, студент второго курса магистратуры факультета Дизайна и программной инженерии

Ахметшин Динар Агзямович, Казанский национальный исследовательский технологический университет, доцент кафедры информатики и прикладной математики факультета Дизайна и программной инженерии, кандидат технических наук

Аннотация

Рассматривается информационная система управления предприятием включающая в себя модули управления задачами и базы знаний. Приведены функциональные возможности данной системы, концептуальные модели модулей управления задачами и базы знаний, блок-схема работы в системе.

Ключевые слова: информационная система, управление задачами, управление предприятием, управление проектами

На современном этапе развития общества, информационные технологии начали играть одну из ключевых ролей в повседневной жизни людей. Процесс информатизации проник практически во все области человеческой деятельности: создаются социальные сети, сервисы для совместной работы, различные развлекательные ресурсы. Наиболее активное влияние информационных технологий коснулось сферы бизнеса. Современные компании стремятся автоматизировать свою деятельность, путем ввода в эксплуатацию различных информационных систем. Разрабатываются различные системы для управления предприятиями, взаимоотношениями с клиентами, системы управления персоналом, информационные системы управления маркетингом [1]. Внедрение данных систем в компаниях позволяют им укрепить конкурентное преимущество на рынке, путем введения в использование современных инструментов управления компанией, и за счет этого значительно повысить эффективность работы всего предприятия, что в конечном итоге положительно скажется на выручке компании.

Современная рыночная экономика все больше усиливает конкуренцию среди товаропроизводителей, что подталкивает их к принятию мер к предотвращению угроз финансовых рисков. В таких условиях стратегической мерой является внедрение информационных систем для управления бизнес-процессами. Эффективность современного бизнеса определяется применением инновационных методов и программно-технических средств их реализации. Причем, чем крупнее бизнес, тем тяжелее получать необходимую информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений в рамках предприятий и холдинга в целом. Таким образом, с каждым годом все больше возрастает потребность в внедрении систем для автоматизированного управления [2].

На текущий момент управление современной организацией представляет собой достаточно непростую задачу, в связи с тем что используется большое количество ресурсов и скорость изменения окружения достаточно высока. В качестве основных задач управления организацией можно выделить следующие: планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ результатов различных областей деятельности.

Для формирования адекватных управленческих и стратегических решений, в текущих рыночных условиях, необходимо иметь в вооружении комплекс информационно-технических ресурсов. Это позволит компании, имея доступ к полным, достоверным и своевременным данным, успешно справляться с конкуренцией в конкретной сфере деятельности.

Т.к. экономика в целом, а также ее отдельные компоненты представляют собой динамическую систему, то в таком случае самой основной потребностью для компании является сбор и анализ актуальной информации о внешней среде (нормативно-законодательная информация) и конъюнктуре рынка (конкуренты, поставщики, потребители). Таким образом эффективность управления компанией связано непосредственно с методикой обработки поступающей информации от управляемого объекта.

На сегодняшний день одним из инструментов для эффективного управления предприятием являются информационные системы управления задачами на производстве. Данные системы помогают владельцам предприятий, менеджерам, а также рядовым сотрудникам отслеживать эффективность и прогресс своей работы. Для сотрудников подобные инструменты позволяют актуализировать информацию о текущем статусе своей работы, видеть информацию о работе своих коллег и при необходимости синхронизировать свои ресурсы для достижения общих целей. Для менеджеров такие системы позволяют видеть общую картину деятельности своей команды, и направление движения команды к поставленным целям руководства. Также подобные инструменты позволяют отслеживать время выполнения той или иной задачи, что является полезным для менеджеров, т.к. данная возможность позволяет устанавливать стоимость выполнения работы в человеко-часах. Для владельцев бизнеса подобные информационные системы позволяют отслеживать деятельность всех подразделений своей компании, отслеживать эффективность как каждого сотрудника индивидуально, так и всей команды в целом. Подобный инструмент позволяет видеть, как сильные, так и слабые стороны деятельности производственных команды, благодаря чему можно предпринять управленческие решения для стабилизации деятельности.

Помимо непосредственно модуля управления задачами на предприятии, нам показалось актуальным внедрить в разрабатываемую информационную систему модуль базы знания для сотрудников компании. Подобный функционал, по нашему мнению, является достаточно актуальным на сегодняшний день в условиях повышенной текучке на предприятиях малого бизнеса. При этом на предприятии существует отлаженная схема работы, установленные процессы, правила и регламенты, которые постоянно необходимо доносить до новых сотрудников.

На сегодняшний день, из-за дефицита инструментов, позволяющих новым сотрудникам оперативно ознакомиться с основными процессами в компании и включиться в работу, данный процесс происходит в большинстве случаев передачей информации из уст в уста. Данный процесс значительно отнимает время как у того, кто обращается за необходимой информацией, так и у того, кто передает эту информацию. В нашей работе мы решили объединить функционал управления задачами с функционалом базы знаний внутри компании. Данный функционал представляет собой базу данных, в которой будут содержаться статьи, файлы и комментарии. Материалы будут создаваться самими пользователями, и проверяться администраторами системы.

Концептуальная модель модуля управления задачами представлена на рисунке 1. В состав данного модуля входят следующие сущности:

Пользователи. Непосредственно пользователи системы.

Права доступа для пользователей. Каждый пользователь имеет свои права доступа, такие как администратор системы с неограниченными правами; модератор, который может создавать, редактировать и удалять как свои, так и чужие материалы; обычный пользователь, который может создавать, редактировать и удалять только свои записи.

Отделы, которые представляют собой совокупность проектов предприятия.

Проекты, представляют собой набор задачи, достижение которых приведет компанию к определенной цели. В данной модели пользователи присоединяются к проектам компании.

Задачи. Непосредственно сами задачи, которые ставятся перед сотрудниками компании, которые участвуют в конкретном проекте определенного отдела.

Лента активности представляет собой информацию о статусах работ всех сотрудников, участвующих в проекте. В ленте указывается информация об изменении статусов задач, выполняемых сотрудниками.

Рисунок 1 - Концептуальная модель модуля управления задачами

Концептуальная модель модуля базы знаний представлена на рисунке 2. В состав данного модуля входят следующие сущности:

Пользователи системы информационной системы управления задачами.

Права доступа, Проекты, Отделы аналогичны сущностям в модуле управления задачами.

В ленте активности актуализируется информация о добавлении новых статей, редактировании и удалении существующих, добавлении новых файлов и новых комментариев. В общем все то что связано непосредственно с изменением и добавлением материалов в базу знаний.

Рисунок 2 - Концептуальная модель модуля базы знаний

Рисунок 3 - Концептуальная модель модуля базы знаний

предприятие информационный система управление

Архитектурно система представлена в виде web-приложения, написанного на языке программирования Python, с использованием web-фреймворка Django. Данный выбор обусловлен тем, что фреймворк позволяет за короткое время разработать систему любой сложности, благодаря продуманной архитектуре [3]. В качестве базы данных используется система управления базами данных PostgreSQL. Данный выбор обусловлен тем, что данная СУБД является бесплатной, при этом обладает функциональностью ничуть не ниже функциональности коммерческих решений [4]. Блок-схема работы в системе представлена на рисунке 3.

Заключение

Внедрение системы управления задачами на предприятии значительно увеличит эффективность ведения проектов на предприятиях любой сферы деятельности. Благодаря системе отслеживания задач, руководители предприятий, менеджеры и сотрудники могут иметь актуальную информацию о текущем движении команды к поставленной цели и вовремя принимать стратегические решения, основываясь на полученных данных. Благодаря модулю базы знаний, новые сотрудники смогут быстро приспособиться к внутренним процессам и начать приносить результат компании.

Библиографический список

1. Егоршин А. Основы менеджмента. Учебник/ Егоршин А. - СПб: Инфра-М, 2016. - 352 с.

2. Долганова О. Моделирование бизнес-процессов. Учебник и практикум/ Долганова О. - М.: Юрайт, 2016. - 290 с.

3. Головатый А. Django. Подробное руководство/ А. Головатый, Дж. Каплан-Мосс. - СПб.: Символ-Плюс, 2010. - 560 с.

4. Кросинг Х. Администрирование PostgreSQL 9. Книга рецептов/ Кросинг Х. - М.: ДМК Пресс, 2015. - 364 с.

Размещено на Allbest.ru