Создание и защита электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА (ПРОЕКТ)

Создание и защита электронного документооборота безопасности



Содержание

Введение

1. Основные понятия о системе электронного документооборота

1.1 Назначение и особенности электронного документооборота

2. Реализация электронного документооборота

2.1 Зачем нужен электронный документооборот

2.2 Что необходимо для построения электронного документооборота

2.3 Электронно-цифровая подпись электронного документа

Заключение

Список литературы



Введение

Электронный документооборот - высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. Гарантией успешной работы органов власти всегда эффективная деятельность государственных служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанный на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронному документообороту. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они создают основу решений, обеспечивающих автоматизированный и централизованный обмен знаниями и получают только необходимую информацию из всех доступных источников. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимою. Поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их выполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).

Объектом курсовой работы является рассмотрение электронного документооборота: циркуляция документов в учреждении, прием, передача и обработка с помощью автоматизированных информационных систем.

Предметом курсовой работы является сочетание существующей системы и программное обеспечение электронного документооборота в учреждении, на примере БДД «Документ» Броварской городской администрации.

Данную тему исследовали такие ученые, как А.В. Ворошилова, Ю.А. Якименко. Особенности электронного документооборота в учреждениях были исследованы такими учеными, как А.В. Чебан, В.Е. Пальчук.

Цель исследования-усвоения знаний основных понятий о системе электронного документооборота, его назначение и особенности, практическая реализация в учреждении.

Поставленная цель определила необходимость решения следующих задач:

- исследовать целесообразность системы электронного документооборота

- выделить основные преимущества и недостатки по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем

- определить назначение и особенности электронного документооборота

- ознакомиться с практической реализацией электронного документооборота на примере БДД «Документ» Броварской городской администрации.

В данной работе были использованы следующие методы: анализ, наблюдение и сравнение.



1. Основные понятия о системе электронного документооборота

1.1 Назначение и особенности электронного документооборота

электронный документооборот цифровая подпись

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под руководством электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельных пользователей. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их выполнением.

ИDC таким образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных ".

Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержанию). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсий. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все другие структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Что касается хранения документов, то СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф /папка"). Каждый документ помещается в папку, в свою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.).. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При вводе документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации.

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

1. Хранилища атрибутов документов (карточек)

2. Хранилища документов

3. Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". Следует отметить, что большими преимуществами СЭД является сохранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов.

В последнее время все большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком - низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней, будет очень непросто.

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой пользователь, участвующий в документообороте, может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не имеют права их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо аздалегидь заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий) [15; 38].

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор полномочий, задаваемых зависит от конкретной СЭД):

- Полный контроль над документом

- Право редактировать, но не уничтожать документ

- Право создавать новые версии документа, но не редактировать его

- Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии

- Право читать документ, но не редактировать его

- Право доступа к карте, но не к содержимому документа

- полное отсутствие прав доступа к документу (при работе с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролировано).

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, если его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и под версий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Через некоторое время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает под версию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и под версий документов (пользователи всегда могут определить, какая версия документа является наиболее актуальной по порядку или временные их создания).

При организации групповой работы над документами весьма полезна возможность их аннотирования. Потому что в некоторых случаях пользователи лишены права на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении.

1.2 Преимущества использования электронного документооборота в учреждении

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. Согласно мнению отраслевых аналитиков (таких мыслей, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое количество) польза для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно значима. Например, по данным Sиemens Busиness Servиces, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80%, что ниже по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др.. К стратегическому относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести: появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве) Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам), повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации, повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере, улучшения контроля за исполнением документов.

Ожидаемые результаты внедрения:

-Обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях.

- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности.

- Устранение дублирования и многоразового преобразования информации.

- Обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий.

- Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации.

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Решение по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов позволяет территориально разветвленному предприятию «Главное предприятие - Районные управления» функционировать в едином информационном пространстве. Это обеспечивается созданием на предприятии актуальной центральной базы данных, оперативно обновляющейся информацией из баз данных управ линь. Кожен документ или объект вводится в систему один раз и после сохранения становится доступным всем другим подсистемам.

Для сохранения документов и управления ими, создают электронный архив, учитывая процедуры списания, и уничтожения документов. Электронный архив обеспечивает:

-Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, к которому работники и клиенты фирмы должны удобный доступ отовсюду и в любое время

- Атрибутивного и полнотекстового поиска. Возможность настраивать каждым пользователем индивидуально результаты поиска

-Мгновенный доступ к информации из разных репозиториев с помощью единого запроса. Один вопрос "прозрачно» адресуется хранилищ документов Word /Excel /PowerPoint, файловых систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз данных и Internet /intranet, полностью сохраняя при этом разграничение прав доступа.

Наблюдая за работой службы делопроизводства можно заметить, что документы, которые циркулируют в организации преимущественно официально гозпорядчого характера, хотя вместе с тем циркулирует финансово-учетная, кадровая и отчетная документация. Документы, используемые в работе учреждения: приказы, инструкции, протоколы, положения, уставы, акты, служебные письма, справки, докладная записка, телеграммы, договоры, доклады, пояснительные записки, отчеты, сводки и т.д. [8, 27].

Прежде всего, происходит регистрация входящих и внутренних документов. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетные, статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как те, которые создаются и используются в учреждении и его подразделениях, так и те, которые поступают от других организаций, учреждений и частных лиц. Регистрации подлежат как бумажные, так и магнитные или цифровые носители информации в электронном виде. Регистрация документов в электронном виде осуществляется на общих основаниях с определением наименования носителя: "магнитный диск", "магнитная лента", "оптический диск" и т.д.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в общем отделе только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно регистрируется. Новый исполнитель документа обязан расписаться в его в держании в ведомости учета в общем отделе. При регистрации документа ему предоставляется условное обозначение - регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах группы документов и дополняется индексами подразделения и типа документа.

При регистрации входящих служебных документов на правом верхнем углу первой страницы ставится штамп с датой регистрации и номером документа. Зарегистрированные документы передаются в день их поступления под роспись в ведомости учета документов не позднее 16 часов соответствующем помощнику для подготовки проектов резолюций и передачи их на рассмотрение Председателю соответствующего отдела. Исполнитель получает документ под роспись в ведомости учета документов. Сведения привлекаются к соответствующей дела, которое хранится 5 лет [11, 8].

К внутренним документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, относятся такие, которые созданы для использования в учреждении, приказы и распоряжения, протоколы совещаний с участием Главы Администрации, а также заседаний совета, поручения Главы Администрации или другие документы внутреннего использования, имеющие резолюцию Председателя. Внутренние документы регистрируются в том же порядке, что и входящие документы.

Ответственность за правильную регистрацию входящих и внутренних документов и своевременную отправку их адресатам, передачу на рассмотрение руководству, конкретным исполнителям возлагается на общий отдел Управления делами (приложение А).

К исходящих документов, создаваемых в учреждении преимущественно относятся служебные письма. Итак, прежде всего по отдельной требованием Главы администрации вся исходящая корреспонденция с подписями подчиненных ему должностных лиц может быть предоставлена ему для обязательного согласования. При наличии такого требования, общий отдел не имеет права отправлять исходящую корреспонденцию без наличия штампа установленного образца «Согласовано». Выходные документы в том числу и на ПК обрабатываются общим отделом Управления делами (делопроизводителем) и направляются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня. После регистрации печатается ведомость учета исходящих документов. Не допускается передача или передача документов без регистрации в общем отделе (делопроизводителем).

При приеме от исполнителей документов обязательно проверяется правильность написания и оформления документа со всеми их реквизитами, правильность указания адреса, наличие всех необходимых подписей (виз) на документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату». В регистрационной карточке указывается регистрационный номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа.

Документы, изготовленные на ПК, направляются с сопроводительным письмом в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранения носителей записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих условиях (приложение Б).



2. Реализация электронного документооборота

2.1 Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот - высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.

2.2 Что необходимо для построения электронного документооборота

Электронный документооборот - это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям.

Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

-средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;

-обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;

-средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

-автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;

-психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

-служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.

Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы - тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов.

Предварительное внедрение и эксплуатация системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.

Основной технологической проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку.

Полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства». Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу.

2.3 Электронно-цифровая подпись электронного документа

Электронно-цифровая подпись - атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ - это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.

Чаще всего цифровые подписи используются для подтверждения имени отправителя, основываясь на том, что лишь он один владеет уникальным закрытым ключом, которому соответствует полученный открытый ключ. Также электронная подпись иногда используется для датирования документа с помощью штампа времени: доверенная сторона подписывает документ штампом времени с помощью своего специального закрытого ключа, подтверждая существование документа в данный момент, обозначенный в цифровой подписи.

В случае если электронно-цифровая подпись ставится для удостоверения личности отправителя: сторона, которой доверяют априори, предоставляет открытый ключ и информацию о владельце закрытого ключа получателю документа - получается иерархия доверия. Доверие подписывающей стороне строится на безоговорочном доверии третей стороне, также подписавшей документ. Есть специализированные государственные агентства по сертификации, у которых небольшое количество корневых ключей сети. В распределенной же инфраструктуре нет необходимости владеть универсальными для всех корневыми ключами, и каждая из сторон может доверять своему набору корневых ключей. Такой способ организации иерархии доверия называется сеть доверия, это принцип используется в PGP.

Подведем итог, электронно-цифровая подпись используется для:

-удостоверения источника документа(в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.);

-защиты от изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станет недействительной);

-невозможности отказа от авторства (так как создать корректную подпись можно лишь, зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом);

-сдачи финансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде для предприятий и коммерческих организаций;

-организацию юридически значимого электронного документооборота;

-Для создания цифровой подписи используется так называемый дайджест, который генерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к нему добавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени и прочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытого ключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и есть электронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.

С помощью сети доверия пользователь решает доверяет он или нет что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:

-попытка подделать подпись для выбранного им документа;

-подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.

Однако Электронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждому документу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что: документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа есть строгие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC или HTML, гораздо реже в Plain Text.

Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации, которые поддерживаются доверенными организациями. Если же система децентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписание сертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия.

Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

Уже сегодня многие внутренние документы организации можно перевести в электронный вид (например, служебные записки, заявки на выделение денежных средств, различные внутренние отчеты, поручения и т. п.). Необходимо разработать нормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такой регламент обеспечит электронным документам юридическую силу - возможность представлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшая правоприменительная практика вносит некоторые ограничения в применение ЭЦП, но не является принципиальным барьером для построения в отдельной компании внутреннего юридически значимого электронного документооборота.



Заключение

Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение системы электронного документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия проекта внедрения. При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена только в кремах подразделениях предприятия. Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого и проведение необходимой разъяснительной работы.

Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета к контролю за технологическими процессами.

Определили, что отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами-это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота-такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. В ходе внедрения системы электронного документооборота обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации переходу на электронную форму делопроизводства.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ-это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Лучшим решением этих проблем является введение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом.



Список литературы

1.Бойкова А.Ф. Электронные документы: проблемы авторского права /А. Ф. Бойкова //Библиотековедение.-2014. - № 6.-С.32-37.

2.Влащенко А. Создание электронного документа /А. Влащенко, А. Никитенко //Библ. форум Украины.-2013. - № 3.-С.9-14.

3.Голуб В.Я. Электронные средства информационного обеспечения пользователей /В.Я. Голуб.-Х.: Рубикон,1914-52 С.

4.Гранчак Т. Электронная информация: совершенствование организации и использования /Т. Гранчак //Библ.висн.-2015. - № 6.-С.25-25.

5.Дубов Д.М. Информационная безопасность в условиях внедрения электронного управления /Д.М. Дубов.-К.: Альтпресс, 2016.-78С.

Размещено на Allbest.ru