Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов "E1 Евфрат"

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет Экономический

Кафедра Информационных систем

СЕМЕСТРОВОЕ ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

на тему: Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов «E1 Евфрат»

по дисциплине: Система электронного документооборота

Выполнил студент 4 курса, 3 группы

Корниенкова Екатерина Игоревна

Проверил: доцент кафедры информационных систем

к.т.н., доцент Рачков В.Е.

Ставрополь, 2017



Введение

В современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом IT-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий. В государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Автоматизация документооборота позволяет организациям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации вручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров и самой информации.

Объектом данной работы выступает система электронного документооборота, которая в настоящее время является одной из важных составляющих любой организации.

Предметом изучения является система электронного документооборота - «Е1 Евфрат», которая является одной из наиболее популярных систем. В данной работе мы более подробно с ней ознакомимся.

Основными целями данной работы являются:

- ознакомление с сущностью системы электронного документооборота;

- подробное изучение автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат»;

-рассмотрение перспектив развития «Е1 Евфрат».

Таким образом, мы определили структуру данной работы. Более подробно информация будет раскрыта в главах семестрового домашнего задания.



Глава Й Сущность системы электронного документооборота

1.1 История развития системы электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems)- это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и так далее), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (например, файлы Word, Excel). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.

Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно в пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была не масштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование Workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двухзвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

1.2 Основные понятия, принципы и классификация

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот -- это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов.

На сегодняшний день для структуризации и систематизации накопленной информации, а также успешного ведения бизнеса организации вынуждены использовать современные информационные технологии и системы.

Одной из таких систем, ускоряющих делопроизводство и повышающих эффективность бизнеса, является система электронного документооборота. Внедрение таких систем позволяет повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности.

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.

Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия -- документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами: хранение, аудит, движение по исполнителям в организации, выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

В организации, где внедрен электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов -- есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения, то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», на подобии, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования -- правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.

Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов -- это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.

Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.

Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками. Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Электронный документ (ЭД) -документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Основные принципы электронного документооборота:

однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота: А) сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

Б) эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

В) интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

Г) создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

Д) оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта. Задачи СЭД:

обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества;

накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

формализация деятельности каждого сотрудника;

оптимизация бизнес-процессов;

экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы -документы только в «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов. К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации.

Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

Системы управления электронными документами могут быть классифицированы по следующим признакам (рисунок 1): масштаб; архитектура; преобладающий принцип работы с электронными документами; разработчик используемой системы управления базами данных.

По масштабу различают корпоративные СУД, СУД для средних предприятий и СУД для организации персонального документооборота. Для корпоративных СУД характерно привлечение фирм-системных интеграторов для адаптации СУД на предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу СУД на «промышленном» уровне, высокая производительность и цена. Поэтому приобретение корпоративной СУД могут позволить себе только крупные предприятия. Корпоративные системы являются мощным инструментом автоматизации делопроизводства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный документооборот. Затраты на внедрение корпоративной СУД достигают большой величины.

Рисунок 1 - Классификация системы управления электронными документами

По архитектуре различают системы конструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ, системы-приложения. Системы-конструкторы содержат средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. Подобные СУД построены на основе принципов модульности, масштабируемости и открытости. Корпоративная система является, как правило, и системой-конструктором. Системы, работающие на платформе мощных программ, позволяют использовать их функционал в контексте автоматизации документооборота. В качестве платформы могут выступать корпоративная СУД или комплекс интегрированных программ, предназначенный для автоматизации управления предприятием в целом. Особенность систем данного класса состоит в том, что для их работы требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. То есть стоимость такой СУД складывается из стоимости самой программы и ее «платформы». В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы.

Классификация СУД по преобладающему принципу работы с электронными документами связана с разделением комплекса работ с документами на две части: хранение документов и организация движения документа от одного субъекта к другому. Поэтому СУД могут быть разделены на системы управления документами и системы управления деловыми процессами. Первые - реализуют функции электронного архива и организации совместной работы над документом (groupware), вторые - прохождение документов-заданий между сотрудниками по заранее определенному маршруту. Документы-задания инициируют деловые процессы, связанные с их выполнением, поэтому данные системы называют системами управления деловыми процессами (workflow). Системы управления деловыми процессами предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на: системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие -за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д. Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -«поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения,т средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах.

Таким образом, системы электронного документооборота развивались постепенно. Изначально они были примитивными, и до сих пор некоторые компании их используют. Мы более подробно ознакомились с понятием электронного документооборота, определили важность систем электронного документооборота в современном мире, а также подробно рассмотрели их классификацию.



Глава ЙЙ Автоматизация бизнес-процессов «Е1 Евфрат»

2.1 Понятие бизнес-процессов

В стандарте ISO 9000-2001 бизнес-процесс определен как «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Кроме того, в литературе встречается также, по меньшей мере, несколько десятков определений бизнес-процесса, таких как:

«Бизнес-процесс -- это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей»;

« Бизнес-процесс -- это любая организованная и устойчивая деятельность внутри предприятия, которая преобразует какие-либо объекты по каким-либо правилам»;

«Бизнес-процесс -- это ряд определенных, поддающихся измерению задач, выполняемых людьми и системами, которые направлены на достижение заранее запланированного результата».

Мы определяем бизнес-процесс как «систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы -- результаты процесса, --представляющие ценность для потребителей.

Бизнес-процессы разделяют на основные, сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управление и процессы развития:

Рисунок 2 - Виды бизнес-процессов

Основные бизнес-процессы генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Именно основные бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые внешний клиент готов платить деньги. Так, для деревообрабатывающего завода основным бизнес-процессом может быть производство древесно-стружечной плиты. Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес - направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес - направлений компании.

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из этапов, представленных на рисунке 3.



Рисунок 3 -. Стандартная цепочка управленческого цикла

Бизнес-процессы управления -- это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и предприятия в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему, приведенную на рисунке 4:

Рисунок 4 - Схема окружения бизнес-процесса

При описании окружения бизнес-процесса его входы и выходы делят на два типа: первичные и вторичные; их характеристики приведены в таблице 1



Таблица 1 - Характеристики первичных и вторичных входов и выходов бизнес-процесса

Данный инструментарий первичности-вторичности нужно использовать для того, чтобы упростить, ускорить и повысить качество работ по описанию и оптимизации деятельности компании. Правило его использования следующее. При описании окружения бизнес-процесса нужно сделать акцент на описание его первичных входов и выходов. Вторичные входы и выходы нужно описывать на более детальном уровне, когда найдутся подпроцессы, для которых эти входы и выходы станут первичными.

Сопутствующие бизнес-процессы -- это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом.

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Например, для ТЭЦ вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования.

Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру компании, предназначены для жизнеобеспечения всех остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения, кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы. Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

Автоматизация в настоящее время является весьма актуальным и важным направлением в сфере теории и практики управления бизнес-процессами. Ее основной целью является повышение социально-экономической эффективности предприятия путем целенаправленного внедрения программных и аппаратных систем, повышающих скорость и точность реализации бизнес-процессов, минимизирующих при этом ошибочные действия и решения, возникающие под влиянием так называемого "человеческого фактора". При автоматизации бизнес-процессов человек не исключается полностью из цепочки создания прибавочной стоимости, он сохраняет присутствие в большинстве функциональных областей деятельности предприятия. Автоматизация скорее означает наиболее рациональное распределение вычислительной и производственной нагрузки между человеком и машиной, баланс которого зависит от конкретного предприятия и целей автоматизации.

Для проведения автоматизации бизнес-процессов существуют определенные требования к предприятию, без которых она становится малоэффективной и сложно реализуемой. Одним из основных требований является перевод предприятия на процессную модель управления. Большинство отечественных предприятий, как правило, функционируют на базе системно-функционального подхода, являющегося во многом предшественником процессного подхода. Переход на процессную модель управления - задача, сложность которой зависит от масштаба и специфики деятельности предприятия. В большинстве случаев в практике бизнеса она решается путем приглашения консультантов, обладающих глубокими знаниями в области процессного подхода и методами трансформации систем управления компаниями и предприятиями в соответствии с его стандартами.

Вторым важным требованием является соответствие текущей модели бизнес-процессов предприятия техническим критериям, использующимся при их автоматизации. Период автоматизации бизнес-процессов - этап, который позволяет провести их реструктуризацию. Целью реструктуризации является поиск и расшивка "узких мест" на предприятии, поиск нерационально используемых ресурсов и финансового потенциала, определение возможностей текущего расширения производственной системы предприятия и т.д. Понятно, что автоматизация является весьма затратным мероприятием и может оцениваться в десятки миллионов евро. При этом жизненно важным фактором является подготовка предприятия к этому процессу, приведение структуры его бизнес-процессов в максимально эффективную конфигурацию. В процессе автоматизации консультантами выстраивается новая модель структуры бизнес-процессов, получаемая в результате автоматизации большинства из них. При этом изменения в новой модели будут весьма сложны и потребуют перестройки автоматизированных систем, что может стать крайне затратным мероприятием для компании или предприятия. С этой целью и требуется изначально выстроить конфигурацию бизнес-процессов в наиболее эффективной форме, чтобы минимизировать последующие действия по ее реструктуризации.

Уровень и глубина автоматизации зависит как от бюджета предприятия, так и от его IT-стратегии. Как правило, IT-стратегия основывается на видении руководства и, в случае участия в автоматизации сторонней компании, рекомендациях ее экспертов. IT-стратегия - комплексный план развития информационной инфраструктуры предприятия, целью которого является непрерывное повышение эффективности автоматизируемых бизнес-процессов с учетом влияния на работу предприятия различных рисков и неопределенности. В большинстве случаев 1Т-стратегия тесно увязывается с общей корпоративной стратегией предприятия, занимая важные сегменты в планах его развития. Как правило, IT-стратегия определяет темны инновационного развития предприятия, очерчивая круг возможностей по совершенствованию исследовательской платформы (для проведения НИОКР), автоматизации научных работ и процессов технологического совершенствования продукции.

2.2 Характеристика системы электронного документооборота «Е1 Евфрат»

Система «Е1 Евфрат» -- мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат« полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS (Distribution Management System), BPM (Business Performance/ProccessManagement - управление эффективностью бизнеса), и EMC (Energy management system)-систем. ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000.

Разработчик системы «Евфрат» - ведущая компания в области реализации проектов по разработке и внедрению интеллектуального программного обеспечения в России Cognitive Technologies. Коллектив разработчиков компании Cognitive Technologies был создан в 1968 году под руководством известного советского ученого В.Л.Арлазарова.

Сегодня у компании более 1 000 000 пользователей и 10 000 проектов. В компании работают 683 сотрудника, в том числе пять докторов наук и сорок кандидатов наук.

В основе системы «Е1 Евфрат» лежит уникальная программная платформа нового поколения Сognitive Nexus, являющаяся одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеющая аналогов на российском рынке. Платформа Cognitive Nexus является посредником между прикладными системами и реляционными СУБД (реляционная модель данных - это логическая модель в виде изменяющихся во времени наборов отношений. Использование реляционных баз данных было предложено доктором Коддом из компании IBM в 1970 году). Данная платформа применяется для трансформации объектов и запросов и позволяет переводить данные из терминов системы документооборота (составные части документов: поля, связки, приложенные файлы и т.д.) в термины применяемой в данной системе СУБД.

Сognitive Nexus использует стандартные возможности SQL (Structured Query Language -- «язык структурированных запросов») -- универсальный компьютерный язык, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционных базах данных), без привязки к особенностям систем от различных вендоров. Управление сложными объектами (документами) в Cognitive Nexus реализовано на базе XML-технологий. Платформа позволяет использовать преимущества объектно-ориентированных и реляционных СУБД при работе с объектами, имеющими сложную структуру. На базе Сognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Сognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения. Еще одной важной отличительной особенностью Сognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД. В настоящее время «Е1 Евфрат» совместима с MS SQL Server 2005/2008 (СУБД, разработанная Microsoft), Oracle 10/11g (Oracle Corporation - одна из крупнейших американских компаний, разработчик систем управления базами данных, ПО для организаций) и MySQL ( Разработку и поддержку MySQL осуществляет корпорация Oracle, получившая права на торговую марку вместе с поглощённой Sun Microsystems, которая ранее приобрела шведскую компанию MySQL AB).

Одним из преимуществ системы является то, что связь между клиентом и сервером реализована посредством протоколов HTTP/HTTPS. Это позволяет работать с системой из любого места, где доступен интернет.

В схеме архитектуры - IIS - патентованный набор серверов для нескольких служб (сервисов) Интернета от компании Майкрософт.

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов), автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа),полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/Proccess Management - управление эффективностью бизнеса). В визуальном редакторе (рисунок 5) можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рисунок 5 - Визуальный редактор

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

договоры;

служебные записки.

«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).

В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами. Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска: автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных; возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам; отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом; модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний; возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач; Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия).

Система электронного документооборота Е1 «Евфрат» предоставляет возможность контролировать деятельность своих сотрудников без вынуждения каждого сотрудника предоставлять отчет. Е1 сэкономит время. Достаточно делать выгрузки необходимых вам отчетов, контролировать актуальные задачи и следить за просроченным исполнением поручений в режиме реального времени (рисунок 6).



Рисунок 6 - Контроль исполнения заданий

Е1 содержит невероятно удобную функцию делегирования и замещения должностей. С помощью данной функции пользователь может назначить себе временного или постоянного заместителя. Временный заместитель действует в системе до тех пор, пока замещаемый пользователь не войдет в систему (удобно при замещении человека на время его отпуска). Для руководителя, который по тем или иным причинам не использует Е1, но зарегистрирован в ней, как пользователь, от которого требуется некая активность (согласования, выдача поручений и др.), можно завести в системе постоянного заместителя.

Система замещения должностей является действенным инструментом автоматизации бизнес-процессов, позволяющим руководителям еще быстрее распределять задачи между сотрудниками, а сотрудникам эффективно использовать свое рабочее время (рисунок 7).

Рисунок 7 - Делегирование полномочий

Е1 позволяет автоматизировать большинство рутинных и повторяющихся операций в бизнес-процессов, тем самым значительно повышая эффективность использования рабочего времени сотрудников. С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать такие не требующие вмешательства человека операции, как:

регистрация документов;

присоединение файлов;

запуск документов по типовым маршрутам;

создание связей между документами;

отправка документов по электронной почте;

назначение исполнителя документа, срока его исполнения и контролера;

формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам (Рисунок 8).

Рисунок 8 - Автообработка документов

автоматизация бизнес электронный документооборот

Таким образом, E1 «Евфрат» позволяет автоматизировать бизнес организации в таких процессах как согласование и обработка документов, ознакомление с документами, выдача поручений и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками и многоe другое. Автоматизация бизнеса обеспечивается за счет применения в системе свободных и жестких маршрутов (workflow) движения документов.



Заключение

Система электронного документооборота - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и так далее), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.

На сегодняшний день для структуризации и систематизации накопленной информации, а также успешного ведения бизнеса организации вынуждены использовать современные информационные технологии и системы. Одной из таких систем, ускоряющих делопроизводство и повышающих эффективность бизнеса, является система электронного документооборота. Внедрение таких систем позволяет повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности.

Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

«Евфрат-Документооборот»- система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Данная система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы Евфрат-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.