Делопроизводство и его организация. Виды документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Делопроизводство и его организация. Виды документов

Делопроизводство в XVI-XVIII вв.

документирование оформление исполнение отправка

Понятие делопроизводства. Делопроизводством называется процесс создания и перемещения документов в информационных целях, а также в связи с их рассмотрением, утверждением и исполнением. Делопроизводство включает в себя организацию хранения документов, т.е. определенный порядок размещения архивных материалов относительно друг друга.

Организация делопроизводства связана с основной деятельностью каждого фондообразователя. Для фондообразователя характерно наличие правового акта об его образовании, задачах, компетенции и порядке деятельности (закона, указа, декрета, положения и т.п.). Иными словами, само понимание содержания документов и методика их изучения во многом зависят от знания исследователем системы делопроизводства и основных особенностей важнейших документов фондообразователей.

Создание системы документирования в России. Усовершенствование организации делопроизводства происходило постепенно, в неразрывной связи с историей архивного дела в России. Система документирования как процесс создания документов и определенный порядок работы с ними сложилась к XVI в. С образованием в конце XV в. русского централизованного государства выявилась необходимость в четкой организации документирования управленческой деятельности создаваемого высшего, центрального и местного государственного аппарата. И хотя в этот период еще не было установленной структуры и зафиксированной регламентации деятельности приказов как органов отраслевого управления, тем не менее с точки зрения ведения документации прослеживалось определенное единообразие, которое проявлялось в их организации, системе распределения прав и обязанностей, составлении документов. Штат приказа состоял из судьи, дьяка, подьячих, сторожа и рассыльных. Подьячие делились на «старых», «средних» и «молодых». «Старые» подьячие составляли документы, «молодые» переписывали («белили») их. В обязанности «средних» подьячих входила справочная работа.

Делопроизводство в XVI--XVII вв. Это время можно назвать периодом становления системы документирования, которая строилась в основном на традициях и в отдельных случаях на указаниях закона. Некоторые нормы деятельности учреждений и документирования были зафиксированы в законодательных актах: судебниках 1497 г., 1550 г. и Уложении 1649 г. В период становления системы документирования, намечаются такие стадии работы с документами, как оформление приема документов, организация их исполнения и отправка.

Жизнь документа в учреждении начиналась оформлением его поступления. На обратной стороне полученного документа, обычно под адресом, ставилась дата его поступления и отмечалось, кем документ доставлен. Эта помета служила начальной датой поступившего документа. Следующим этапом работы было направление на исполнение и исполнение документа. В XVI--XVII вв. этот процесс отличался уже определенной последовательностью. Функции чиновничьего аппарата были четко разграничены. В центральных учреждениях (приказах) поступивший документ попадал к дьяку -- помощнику судьи, который делал пометку, как исполнить документ (составить черновик). В соответствии с этой пометой старший подьячий составлял черновик, после чего тот поступал к дьяку, который его «чернил», т.е. вносил исправления. Младший подьячий переписывал текст набело и передавал его старшему. Переписанный набело текст старший подьячий сличал с черновиком, о чем делал пометку на обороте внизу. Затем документ поступал на просмотр к дьяку, который подписывал документ. Отличительной особенностью документирования деятельности приказов в этот период была, как уже отмечалось (см. разд. 1.1), столбцовая форма делопроизводства. Текст документов писался поперек, на узкой стороне бумажных полос. Если текст не умещался на одной такой полосе, его продолжали на другой. Исписанные полосы склеивались одна с другой, и получалась бумажная лента, длина которой зависела от величины текста. Текст писался на одной стороне. Оборотная сторона оставалась чистой и использовалась для адресов, резолюций, подписей и пр. Процесс отправления документов являлся завершающим этапом работы с ними. В учреждениях XVI--XVII вв. он был несложным. Документы свертывались в свиток, так чтобы был читаем адрес, и запечатывались особой печатью. Длинный ряд склеенных листов сворачивался в трубку и отдавался на хранение. Это были свитки-столбцы, сохранившие свою форму вплоть до XVIII в.

Делопроизводство в XVIIIв. В этот период начинается следующий этап в развитии документирования. Создание, статус, устройство каждого государственного учреждения в XVIII в. оформляется законом. Деятельность коллегий, созданных Петром I, в отличие от приказов была основана на строгой законодательной регламентации прав и обязанностей членов коллегий, порядка работысдокументами. Преимущество коллегий над приказами заключалось в коллегиальном обсуждении и решении дел, единообразии внутреннего устройства, четком разграничении функций. Документирование деятельности учреждений также получило свое законодательное оформление: 28 февраля 1720 г. был утвержден Генеральный регламент, определивший задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. Этот документ был первым законодательным актом дореволюционной России, установившим систему документирования, которая сохранила свое влияние вплоть до 1917 г. В нем была подробно описана организационная работа канцелярии; впервые законодательным актом определялся порядок приема документов. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегий. Он должен был следить, чтобы с документов были сняты и сохранены копии. На всех поступающих документах он ставил номер и дату подачи их в коллегию. Секретарь готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их: от того, как этот чиновник подготовил дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь хранил печать коллегии. Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией.

Движение документа в учреждении. Регистрация документов. В соответствии с Генеральным регламентом этот процесс начинался оформлением приема документа. Отметку о поступлении делал секретарь в верхнем правом углу первой лицевой стороны документа. Она состояла из даты поступления и его номера. Наличие номера свидетельствовало о том, что документы стали учитываться. Учет документов по их индивидуальным признакам, который оформлялся записью по установленной форме сведений о документе с целью их охраны и поиска, контроля исполнения, стали называть регистрацией. Генеральный регламент устанавливал порядок регистрации поступающих и отправляемых документов. Определены были цели регистрации. Прежде всего, она ставила задачу охраны документов. Одновременно регистрационные журналы являлись и справочным аппаратом. Кроме того, регистрация помогала осуществить контроль исполнения и систематизацию документов, поскольку регистрация отдельных групп документов (указов царя и Сената) производилась в специальных журналах. Ведение регистрационных журналов в коллегиях было возложено на коллежского регистратора. Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные -- канцеляристами, но секретарь проверял их. Протоколы и резолюции составлял нотариус.

В XVIII в. порядок исполнения и составления документов по сравнению с XVI--XVII вв. изменился. Была введена определенного формата гербовая бумага трех образцов разной стоимости и величины. На каждом образце изображался государственный герб -- двуглавый орел с обозначением под ним стоимости бумаги. В 1700 г. была отменена столбцовая форма делопроизводства и предписывалось все документы писать «в листы и тетради».

Сведения о специальной службе контроля исполнения документов также относятся к XVIII в. Согласно Генеральному регламенту за исполнением решений, принятых коллегией, наблюдал нотариус. Он вел специальную книгу -- «настольный реестр», в котором указывалось, какие документы рассмотрены на заседании коллегии, а какие еще не рассмотрены. Во второй книге, которая велась в канцелярии, учитывались решенные документы. Отправку документов также осуществляла канцелярия. Для этого документы складывались в виде конвертов и опечатывались.

Таким образом, законодательное закрепление норм документирования было отличительной чертой рассматриваемого периода. Для всех центральных и местных учреждений была установлена единообразная система документирования.

Делопроизводство в XIX в.

Особенности документирования XIX в. Следующий этап раз-вития системы документирования вдореволюционной России связан с образованием в XIX в. государственного аппарата нового типа, прежде всего центральных органов управления -- министерств. Управление, основанное на принципе единоначалия, сложная многоступенчатая структура министерств, детальная регламентация законом порядка создания и прохождения документа определили характер документирования в этот период. Постановку делопроизводства характеризует еще большая, по сравнению с XVIII в., его регламентация, устанавливаемая законом. В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии. Документы могли поступать непосредственно министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов. Кроме того, министр ведал секретными делами. В департаменты поступали предписания министра. Департаменты вели переписку с другими равными и подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, переданные из канцелярии министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.

Этапы процесса делопроизводства. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: организация приема документов; направление на исполнение и исполнение; регистрация документов и контроль за их исполнением; отправка документов. На поступившем документе секретарь отмечал дату его приема. Начальствующим должностным лицом давалось указание об исполнении: «к ведению», «к делу», «к докладу со справкой». Процесс регистрации документов был сложным. Поступавший документ регистрировался на всех ступенях его движения -- в канцелярии министерства, в департаментах и отделениях. В канцелярии велся общий журнал для регистрации всех поступивших в нее документов. Для регистрации документов, которые рассматривались в самой канцелярии, в каждом ее отделении был частный журнал. Документы, поступающие в департаменты, регистрировались в общем журнале департамента и в частных журналах его отделений. Аналогичным образом регистрировались и все исходящие документы. Директор канцелярии министра распределял документы по департаментам, отмечал на них дату поступления и докладывал о них министру. На документах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку «нужное». Эта надпись обязывала директора департамента на следующий день представить необходимые сведения или исполнить документ.

Документы составлялись в одном или нескольких экземплярах, которые по отношению друг к другу назывались дублетными. Дублеты в основном изготавливались посредством типографии. Если с документа изготавливались копии, то он являлся оригиналом. Первоначальный экземпляр документа, содержащий исправления, называется черновиком, а отредактированный вариант, переписанный начисто, --беловиком. Подписанный или заверенный иным способом беловик становится подлинником. Беловик обязательно подписывается. Черновик, остающийся в делопроизводстве взамен беловика, называется отпуском и подписывается только тем лицом, которое сверило его с оригиналом. Нередко документы имеют резолюции (относящиеся ко всему документу) и пометы (относящиеся к отдельным местам), написанные теми лицами, которым они были адресованы. Существуют делопроизводственные индексы и пометы, фиксирующие прохождение документа через систему делопроизводства. На исходящем документе и его отпуске фиксируется дата подписания и отправки документа, год, номер дела, вкоторое подшит документ. При поступлении подлинника в указанное учреждение проставляются: дата поступления; номер по журналу входящих бумаг; помета главы учреждения о дальнейшей судьбе документа; входящий штамп структурной части, куда поступил документ; пометы главы структурной части о направлении документа непосредственному исполнителю; дата исполнения распоряжения и номер изготовленного ответного документа. Также проставляется год и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Часто документы по одному вопросу объединяются и образуют дело, досье, сборник. Многие документы одного вида комплектуются в приказы, протоколы, именуемые нарядами. Иногда комплектация происходит по авторам документов или по хронологическому принципу.

Виды документов верховной власти. Высшие учреждения и должностные лица сносились с низшими повелениями, указами, предписаниями и приказами (последние применялись главным образом в военном ведомстве). Повеления и указы исходили от верховной власти -- царя. Однако некоторые учреждения (например, Сенат) могли действовать от имени верховной власти, издавая указы от ее имени или ссылаясь на нее. Важнейшее значение имели следующие царские повеления:

* манифест -- форма обращения царя к народу, которая придавала особое торжественное значение какому-либо событию (объявление войны, заключение мира, рождение, бракосочетание царственных особ и т.д.);

* именной указ -- он был адресован учреждениям и главам центральных ведомств, посвящался крупным событиям и важным вопросам и включался в издания законов;

* рескрипт -- обращение к сановным лицам об их назначении на важный пост или отставке. В рескриптах иногда излагалась политика царя по определенным вопросам;

* объявленные указы -- устные повеления царя, приобретшие форму закона для приведения повеления в исполнение.

Документы государственных учреждений. Одними из групп документов являлись мнения -- законопроекты, принятые Государственной думой и Государственным советом, и положения [Комитета и Совета министров. Необходимо отметить также всеподданнейшие доклады -- письменные тексты докладов, ко-торые делались царю в устной форме высшими сановниками; указы Сената; циркуляры министерств подведомственным им учреждениям.

Документы государственных учреждений могли быть служебными и личными. Служебные документы подразделялись на сношения (переписку) и документы внутреннего делопроизводства. Сношения --это служебная переписка, корреспонденция между различными учреждениями. Равные или просто не подчиненные друг другу структуры сносились друг с другом, как правило, отношениями. Другой часто встречающийся формой сношений равных или не подчиненных друг другу должностных |лиц являются официальные письма. Их отличительной чертой выступает то, что, принимая форму личного письма, они посвящались деловым вопросам. Обращение в них обычно имело следующее выражение: «Милостивый государь NN!»; концовка же была такого типа: «Прошу принять уверение в совершенном моем уважении и преданности». Внизу левого поля официальных писем указывался адресат (титул, фамилия и инициалы в дательном падеже).

Отчеты. Взаимодействие низших и высших инстанций также оформлялось в форме отчетов о деятельности низших учреждений, представлений и докладов по отдельным вопросам, рапортов и донесений. Отчеты нередко снабжались статистическими приложениями, которые с конца XIX в. превратились в статистические обзоры. В совокупности отчеты отражали не только все стороны государственного управления, но и (вследствие крайней централизации и бюрократизации власти) все основные стороны социально-экономической жизни страны вообще. Содержащиеся в отчетах статистические и другие фактические данные имели сводный, обобщающий характер. По каждому министерству они охватывали всю территорию России или значительную ее часть, а в делопроизводстве некоторых министерств содержались сведения более чем за вековой период. С 1880-х годов отчеты и обзоры стали печататься типографским способом тиражом в несколько десятков экземпляров. Систематичность представления и устойчивая форма изложения данных в подобных отчетах дают I возможность их сравнительного изучения за ряд лет. Отчеты министерств также являются историческим источником, наиболее четко характеризующим правительственную политику в тех или иных отраслях общественно-экономической жизни России. Министерские отчеты -- это архивные документы, в которых сочетаются обоснование и оценка деятельности соответствующего ведомства со стороны его руководителя, высших органов власти, рассматривавших отчеты, царя, поэтому они представляют большую ценность для исследователя.

Представления. В системе делопроизводства высших и центральных учреждений России XIX -- начала XX в. одно из основных мест принадлежало представлениям министерств в Государственный совет. Государственную думу, Комитет (Совет) министров, Первый департамент Сената. Большинство представлений было посвящено важнейшим вопросам государственного управления и содержало соответствующие законопроекты. Нередко представления имели обширные приложения, например, отзывы других ведомств по данному вопросу, обзоры иностранных законодательств и т.п. Представления требовались в нескольких десятках экземпляров для обязательного предварительного ознакомления с ними других заинтересованных ведомств, раздачи их членам высших органов государственной власти, изучения перед обсуждением, поэтому они обычно отпечатывались типографским способом и отлагались в фондах целого ряда учреждений и лиц, имевших то или иное отношение к их рассмотрению.

Документация учреждений, имеющих коллегиальный характер. Внутренняя документация учреждений, имевших коллегиальный характер (Государственный совет и его департаменты; Сенат; Синод; Комитет министров; губернские правления и т. п.), чаще всего бывает представлена протоколами и журналами заседаний. Также в делопроизводстве таких учреждений встречаются разного рода докладные записки, распорядительные документы (приказы по учреждению и т. п.), бухгалтерские материалами, а также документами, организующими процесс делопроизводства (журналы входящих и исходящих бумаг, настольные реестры и т. п.). Журналы в учреждениях, имевших коллегиальный характер, являлись важнейшим видом документов. В отличие от протоколов, в журналах обсуждение каждого вопроса отражалось, как правило, в более или менее обобщен ном виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино; близкие мнения разных лиц могли излагаться как одно цельное выступление; иногда прения опускались и сообщалась лишь суть вопроса. Обычно журналы составлялись после заседаний на основании кратких записей секретарей и часто дополнительно правились участниками совещаний, поэтому они, к сожалению, не дают полной и точной картины хода обсуждения вопроса. Государственная канцелярия по журналу составляла меморию -- краткое изложение журнала и мнения. Мемория предназначалась для высочайшего прочтения и утверждения мнения Государственным советом. В Сенате присутствию сенаторов докладывалась подготовленная оберсекретарем записка, в первой части которой сначала указывались время возникновения дела и сведения о его движении до поступления в Сенат, затем почти дословно пересказывалось последовательное содержание всех основных относящихся к делу документов. На полях записки указывались краткие заголовки излагаемых документов. Во второй части записки в обобщенном виде излагалось существо дела, перечислялись вопросы, подлежащие решению, и при-водились относящиеся к делу законы. После 1863 г. записки стали более краткими, в них сохранялась лишь вторая часть, а вместо первой включался краткий перечень документов дела. Заседание присутствия сенаторов фиксировалось в журнале (или протоколе): в нем сообщались состав присутствия, краткое содержание обсуждавшихся дел и принятые по ним резолюции, Нa основании записки и журнала с резолюцией оформлялось определение по делу. Текст обоих документов (записки и журнал) почти полностью повторялся определением. Делопроизводство Синода во многом было похоже на делопроизводство Сената.

Обычно подлинные журналы, мемории, указы и другие подобные документы, вследствие того значения, которое им придавалось, хранились в виде нарядов в хронологическом порядке. В дела, к которым они относились, помешались их копии, хранящиеся в архивах и теперь. Коммерческая документация. В процессе деятельности различных предприятий и фирм складывались документы акционерных компаний: устав компании; списки акционеров; протоколы собраний, доклады правления общим собраниям; отчетные материалы; циркуляры; бухгалтерская отчетность; переписка с государственными учреждениями, кредитными, торгово-промышленными, транспортными и другими фирмами и отдельными лицами по различным вопросам деятельности предприятия; договоры и соглашения, определявшие взаимоотношения предприятий с другими фирмами и т.п.). Наиболее ценным историческим источником являются внутренние отчеты, которые полно анализируют положение дел и операции фирмы. Переписка (корреспонденция) -- наиболее распространенный вид коммерческой документации. Деловое письмо, удостоверенное соответствующим образом, имело значение договора, обязательного для обеих сторон. Вследствие этого отечественное законодательство предписывало капиталистическим предприятиям вести книги копий всей исходящей корреспонденции, а также учитывать все ценности данного коммерческого предприятия. Получили распространение специальные копировальные книги, на тонкие листы которых с помощью специальных пресс-аппаратов отпечатывались исходящие документы, которые подписывались от имени предприятия несколькими директорами. Иногда их подписям предшествовал штамп предприятия или его правления. Образцы подписей директоров и других ответственных служащих фирм систематически особыми циркулярами сообщались всем корреспондентам. Письмо за подписью нескольких лиц следует рассматривать как письмо фирмы или ее правления в целом.

Акты. Это юридические документы, оформлявшие всевозможные сделки, передачи имуществ от владельца к владельцу. Акты распадаются на три большие группы: крепостные, совершаемые в присутственном месте «у крепостных дел»; явочные, подлежащие лишь засвидетельствованию у маклера или нотариуса; домашние, не требующие особого засвидетельствования.

Просительные документы. Особую группу личных документов, возникшую в связи с делами правового характера, составляли так называемые просительные документы (прошения, жалобы, акты и др.). Они подавались на имя императора, какого-либо должностного лица или в учреждение. Значительная часть актов и просительных документов должна была оплачиваться особым гербовым сбором, а потому писалась на специальной гербовой бумаге (особым образом клейменной) или на обычной бумаге, но с наклейкой гербовой марки.

Послужные списки. В делопроизводстве государственных учреждений XIX -- начала XX вв. отдельное место занимали послужные (формулярные) списки, которые содержали сведения о службе отдельных лиц. В послужной список вносились все сведения о человеке: имя, отчество, фамилия, дата рождения, чин, должность, вероисповедание, происхождение, наличие имения, образование, участие в войнах, семейное положение. Также в хронологическом порядке фиксировались все прохождения по службе. Послужные списки отличаются точностью содержания информации. Обычно формулярные списки составлялись в нескольких экземплярах. Краткие формулярные списки составлялись также при повышении по службе и награждении орденами; их можно встретить в фондах многих государственных учреждений, а также фондах личного происхождения.

Документы личного происхождения. Основными видами [документов личного происхождения были письма (беловики, черновики), дневники, рукописи, записные книжки, личные и семейные фотографии. Особенность подобных архивных материалов заключается в том, что они в большинстве случаев посвящены тем сторонам жизни, которые официально не освещаются. С одной стороны, эти документы дают историку материал для суждения о личности автора, с другой -- они содержат отзывы и свидетельства автора о современниках и исторических событиях. Письма -- едва ли не самый многочисленный вид документов, входящих в состав большинства личных фондов. По содержанию, тону и форме они целиком зависят от того, кем были корреспонденты и каковы были их Взаимоотношения в данный период. Автор мог ставить своей целью закрепить в памяти происшедшие события, систематизировать их и разобраться в них, выразить свое отношение к ним -- так возникали дневники. Иногда дневники рассматривались их авторами как материал для будущих воспоминаний. Возможны две основные формы дневников: ежедневные заметки или несколько обобщенные хронологически более редкие записи. Нередко дневники дополнялись в самом тексте или в приложении к ним письмами, визитными карточками, театральными и другими билетами, программами спектаклей и вечеров, меню, вырезками из газет и другими материалами. Особенностью воспоминаний (мемуаров) является то, что, во-первых, они обычно писались много позже событий, в них отображаемых, и, во-вторых, уже при их создании предназначались для более или менее широкого круга читателей. Отсюда их меньшая достоверность или полнота по сравнению с дневниками: некоторые факты прошлого могли стереться из памяти автора, о некоторых он мог умолчать; кроме того, взгляды автора обязательно отражают его воззрения на происходящие события, поэтому являются субъективными.

Делопроизводство в начале XX в. и в период Советского государства

Попытки реформирования делопроизводства в конце XIX -- начале XX в. В указанный выявилось противоречие между произошедшей реорганизацией государственного аппарата и неизменностью общих законодательных норм, оформлявших процессы документирования. Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, их большой оперативности. Это обусловило появление новых черт процесса документирования и документационного обслуживания учреждений. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать систему документирования в рамках одного учреждения. Так, в 1911 г. была проведена работа по рационализации документирования процессов управления в военном ведомстве. Новая организация его была закреплена «Положением о письмоводстве и делопроизводстве», которое упрощало технику переписки. Сокращалось количество служебных документов: для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов -- рапорт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение; допускались официальные письма; оставалась одна форма записки (вместо докладной, памятной, пригласительной и пр.). В положении говорилось о необходимости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии в достаточном количестве пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе и другими множительными аппаратами, копировальными прессами, литографскими и типографскими станками.

Становление системы документирования Советского государства. Необходимость документирования фактов, событий, явлений затрагиваются уже в первых декретах Советской власти. Декретом СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов» и дополнившим его декретом СНК от 18 ноября 1917 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений Правительства» был установлен порядок внесения законопроектов, их рассмотрения, утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу. Эти два декрета и послужили основой для издания в дальнейшем актов о документировании. Одной из задач, вставших перед Советской властью, являлось упрощение процесса создания документов Введение нового правописания и новой орфографии дали возможность начать с I января 1918 г. составлять документы в соответствии с новым правописанием, демократизировав сам процесс документирования.

Существенное значение для развития Советского законодательства о документировании имела Конституция РСФСР 19-18 г., в которой были указаны виды актов, издаваемых высшими органами государственной власти и управления. В Конституции было дано описание государственного герба РСФСР, вошедшего затем в состав первой гербовой печати государственных учреждений РСФСР. Порядок издания актов органами государственной власти и государственного управления, установленный Конституцией РСФСР, в дальнейшем уточнялся и совершенствовался. Много новых норм вводилось законодательством для различных систем документации. Так, в 1922 г. издано положение о векселях, о формах отчетов трестов, схемы балансов, в 1929 г. -- положение о чеках и т.п. Был издан также ряд актов, в которых поднимались некоторые частные, но важные вопросы документирования. Составлялись проекты рационализации систем документирования. При их составлении учитывались требования максимального сокращения времени прохождения документов в учреждении путем уменьшения количества проходимых инстанций, упрощения регистрационных процессов, установления однократной регистрации, выделения документов, не подлежащих регистрации. Разрабатывались и внедрялись индивидуальные или групповые карточные системы регистрации. Составлялись инструкции по делопроизводству применительно к конкретному аппарату. На основе анализа документации учреждений разрабатывались и внедрялись трафаретные документы по отдельным счетным операциям. При этом внимание обращалось не только на форму документов, но и на стандартизацию и сокращение до минимума содержания документов. Серьезное значение для становления системы документирования имела борьба с волокитой. Оперативность управления, во многом зависящая от организации систем документирования, была особенно необходима в чрезвычайных условиях Гражданской войны и хозяйственной разрухи. Большое внимание уделялось документированию деятельности органов государственной власти -- Советов.

В первые годы деятельности советских государственных учреждений продолжала существовать журнальная система регистрации документации, перешедшая из дореволюционного аппарата. Однако эта система сразу же была упрошена и сведена к двум журналам «входящих» и «исходящих» документов. Особенно много было сделано для разработки системы регистрации и классификации материалов. Кроме того, вместо существовавших журнальных систем регистрации были предложены многочисленные варианты индивидуальных и групповых карточных систем.

Немалое влияние на организацию и развитие систем документирования в советских учреждениях оказало развернувшееся в 1920-е годы движение за научную организацию труда и управления, получившее название борьбы за НОТ. Разрабатывались вопросы научной организации управленческого труда и НОТ. Среди возникающих в начале 1920-х гг. новых специализированных учреждений по внедрению НОТ в управление первостепенное место заняло Бюро стандартизации при ВСНХ СССР.

Государственный институт техники управления (ИТУ), образованный в 1925 г., разработал и применял научно обоснованные методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии рабочего дня. Движение документов отражалось с помощью наблюдательных карточек или графиков, наглядно характеризующих путь документа в учреждении. Изучалось движение как входящей, так и исходящей корреспонденции. Основными недостатками, отмеченными ИТУ при изучении движения документов в учреждении, было наличие лишних инстанций при направлении документа к исполнителю, лишних операций при его обработке, медлительность движения и исполнения документа. После ликвидации в 1932 г. Института техники управления работа по совершенствованию управленческого аппарата, и в частности делопроизводства, перешла к ведомствам, каждое из которых решало их лишь применительно к своей системе, что впоследствии привело к разнобою в постановке делопроизводства в учреждениях.

В 1930-е годы вышло несколько постановлений о системе делопроизводства в сельских Советах, в которых устанавливались формы учета и первичной документации, заведенной в сельских Советах, и порядок ответственности за постановку делопроизводства.

Исключительное значение для упорядочения документирования деятельности высших органов государственной власти и управления имели указания Конституции СССР 1936 г. об актах, издаваемых этими органами. Работа ведомств по совершенствованию документирования и форм документов отражалась в инструкциях, правилах и указаниях, разработанных каждым ведомством в отдельности. Некоторые инструкции носили типовой характер и были обязательны для однородных организаций, например районных финансовых органов, народных судов, учреждений Академии наук и др. 17января 1948 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об упорядочении делопроизводства в сельских Советах депутатов трудящихся».

Это постановление в отличие от предыдущих законодательных актов, касающихся отдельных сторон документирования, было целиком посвяшено вопросам делопроизводства в системе однородных учреждений. Постановление вводило и утверждало инструкцию по делопроизводству в сельских Советах.

Развитие делопроизводства в СССР. В 1961 г. Совет Минитров РСФСР принял постановление «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». В постановлении отмечались серьезные недостатки в постановке делопроизводства, в частности отсутствие инструкций о делопроизводстве, в результате чего делопроизводство велось бессистемно и в каждом учреждении по-своему. Постановление утвердило примерную инструкцию о делопроизводстве. Инструкция, являясь регламентирующим документом, содержала общие нормы, которые должны были предъявляться к поставлению документов, их обработке, научной организации подготовке к сдаче в архив.

В 1963 г. Главное архивное управление (ГАУ) подготавливает и издает «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», имеющие важное значение для организации документов и последующего их хранения в архиве учреждения. При составлении Правил ГАУ исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с доку-ментами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс и основы государственного архивного фонда закладываются именно в делопроизводстве. Правила излагали основные требования к оформлению документов, их учету и созданию учетно-справочного аппарата, классификации и индексации документов, составлению номенклатур дел, формированию дел, экспертизе научной и практической ценности документов, проводимой экспертной комиссией учреждения, и подготовке дел к сдаче в архив учреждения. В том же году Совет Министров СССР издает постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», в котором говорится о разработке диной государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая должна была охватить все основные виды делопроизводства, соответствующие отдельным сторонам управленческой деятельности. ЕГСД была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства, она определила развитие систем документирования на длительный период. ЕГСД установила унифицированный порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последующему хранению и использованию.

Наряду с документированием деятельности государственных учреждений большое внимание уделялось документированию удостоверений личности и трудовой деятельности отдельных граждан.

В 1966 г., как уже упоминалось, в системе Главного архивного управления был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). А в 1970-1980-е гг. были разработаны положения единой государственной системы делопроизводства, которые представляли собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Таким образом, система ведения документации в Советском Союзе получила планомерное развитие и оказала большое влияние на организацию документирования в настоящий период.

Размещено на Allbest.ru