Оформление деловых документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Что такое бланк документа? Какие виды бланков документов определяет ГОСТ 6.30-2003

Бланк документа ? это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

В соответствии с п. 4 ГОСТ 6.30-2003 документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов ? А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм ? левое; 10 мм ? правое; 20 мм ? верхнее; 20 мм ? нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А ГОСТ 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

? общий бланк;

? бланк письма;

? бланк конкретного вида документа.



2. Составить и оформить реквизиты бланка для писем, бланка конкретного вида документов с продольным и угловым расположением реквизитов

Бланк с продольным расположением реквизитов приказа представлен в приложении А.

Бланк с угловым расположением документов представлен в приложении Б.

3. Как формируется заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

? о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

? чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

4. Оформить примеры заголовков к текстам: письмо, протокол, приказ, докладная записка

1) Заголовок к письму с угловым бланком:

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Нефтекамский машиностроительный колледж (ГБПОУ НМК) ул. Ленина, 66 г. Нефтекамск, 452688 Тел. (34783) 5 00 76 E-mail: post@nmt.edu.ru https:// www.nmt.edu.ru ОГРН: 1020201881908 ИНН/КПП: 0264000846/026401001
______________ № _________________ На № _________ от _________________

О прохождении практики

2) Заголовок к письму с продольным бланком:

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Нефтекамский машиностроительный колледж

(ГБПОУ НМК)

ул. Ленина, 66, г. Нефтекамск. 452688

Тел./факс: (34783) 5 00 76 Е-mail: post@nmt.edu.ru https:// www.nmt.edu.ru

ОГРН: 1020201881908,, ИНН/КПП: 0264074397/026401001

______________ № _________________

На № _________ от _________________

О прохождении практики

3) Заголовок протокола:

Публичное акционерное общество «Нефтекамский автозавод»

(ПАО «НЕФАЗ»)

05.02.2018 № 18-К

г. Нефтекамск

О премировании работников предприятия

4) Заголовок приказа:

Публичное акционерное общество «Нефтекамский автозавод»

(ПАО «НЕФАЗ»)

ПРИКАЗ

о премировании работников предприятия по итогам 2017 года

5) Заголовок докладной записки:

Отдел рекламы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

18.10.2017 № 132

г. Нефтекамск

5. Как оформляется реквизит «адресат»

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

6. Оформить несколько примеров адресатов: учреждению, руководителю предприятия, конкретному должностному лицу

Адресат ? учреждение:

ГБПОУ Нефтекамский машиностроительный колледж

Адресат ? руководитель учреждения:

ГБПОУ Нефтекамский машиностроительный колледж

В.С. Гумерову

Адресат - конкретное должностное лицо:

ГБПОУ Нефтекамский машиностроительный колледж

Заведующему учебной частью К.С. Николаевой



7. Какие элементы входят в реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное ? на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

8. Оформить подпись руководителя предприятия, его заместителя, руководителя структурного подразделения, документа, составленного комиссией

Подпись руководителя:

Генеральный директор ПАО «НЕФАЗ»	Личная подпись	В.С. Григорьев

Подпись заместителя руководителя предприятия:

Заместитель генерального директора по экономическому развитию ПАО «НЕФАЗ»	Личная подпись	И.И. Иванов

Подпись руководителя структурного подразделения:

Начальник коммерческого отдела ПАО «НЕФАЗ»	Личная подпись	П.П. Сидоров

Подпись документа, составленного комиссией:

Председатель комиссии	Личная подпись	С.С. Сидоров
Члены комиссии:	Личная подпись	Н.В. Лапшина
	Личная подпись	И.О. Санина



9. Какие элементы входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются

документ бланк реквизит оформление

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

10. Составить и оформить гриф утверждения руководителем предприятия, другим распорядительным документом

Документ утвержден руководителем предприятия:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ПАО «НЕФАЗ»

В.С. Григорьев

Документ утвержден другим распорядительным документом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора

ПАО «НЕФАЗ» от 21.01.2018 № 56

11. Где располагаются все виды согласования документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее ? виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.



12. Из каких элементов состоит гриф согласования

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

13. Составить и оформить внутреннее согласование документа с руководителями структурных подразделений предприятия

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела кадров

ПАО «НЕФАЗ»

Личная подпись А.Т. Насыров

Дата

Главный бухгалтер

ПАО «НЕФАЗ»

Личная подпись К.С. Широков

Дата

Начальник юридической службы

ПАО «НЕФАЗ» О.С. Добровольская

Дата

14. Как оформляется приложение к документу

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

15. Оформить приложение к какому-либо документу

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

16. Назвать вспомогательные отметки к документам

К вспомогательным отметкам относятся следующие реквизиты:

19 - отметка о контроле;

21 - отметка о наличии приложения;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о контроле (реквизит 19)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

При заверении соответствия копии документа подлиннику (реквизит 26) ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости ? часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

17. Оформить насколько видов отметок: об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело, о поступлении документа

Отметка об исполнителе:

Задорожная А.М.

5 69 90

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело:

Отправлено письмо от 16.02.2018 № 81

В дело № 05-08

Отметка о поступлении документа:



Приложение А

Бланк письма с продольным расположением документов

Открытое акционерное общество

«Гостиница «Кама»

(ОАО «Гостиница «Кама»)

Комсомольский пр., дом 34

Г. Нефтекамск, 452680

Тел./факс: (34783) 45084 Е-mail: kama.nef@mail.ru

ОКПО: 11519713, ОГРН: 1170280030678, ИНН/КПП: 0264074397/026401001



Приложение Б

Бланк письма с угловым расположением документов

Открытое акционерное общество

«Гостиница «Кама»

(ОАО «Гостиница «Кама»)

Комсомольский пр., дом 34

г. Нефтекамск, 452680

Тел./факс: (34783) 45084

Е-mail: kama.nef@mail.ru

https:// www/hotel-kama.ru

ОКПО: 11519713, ОГРН: 1170280030678

ИНН/КПП: 0264074397/026401001

______________ № _________________

На № _________ от __________________



Приложение В

Образец продольного бланка письма должностного лица

Открытое акционерное общество

Гостиница «Кама»

(ОАО «Гостиница «Кама»)

ПРИКАЗ

Нефтекамск

Размещено на Allbest.ru