Особливості інформаційного забезпечення управління підприємств і організацій

Особливості інформаційного забезпечення управління підприємств і організацій

Features information management software enterprises and organizations

The article considers and analyzes the major modern scientific approaches to the definition of concept information security management. The essential characteristics of information support are formulated. Peculiarities which must be considered during developing a coherent theoretical concept of information support management in management of companies and organizations. The list of requirements for information provision, resulting from its main purpose, for example: to provide relevant information, fast provision of information, provide conditions to prevent unauthorized access and adequate protection of trade secrets is formed. It is suggested to examine the information provision as part of a system and process management as a resource support system, as a specific type of professional activity, as well as from economic, organizational, technological and technical points of view. The expediency of the formation of information support in management of companies and organizations.

Keywords: information, information security management, enterprise, organization.

\

Постановка проблеми. В умовах інформаційного суспільства основним шляхом удосконалення управління діяльності є побудова ефективної системи інформаційного забезпечення. Проблемі формування високоефективної системи інформаційного забезпечення управління підприємств і організацій науковими колами приділено недостатньо уваги. Саме тому актуальною постає проблема визначення сутності інформаційного забезпечення та його особливостей в управлінні підприємств і організацій.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Сьогодні існують різні підходи до визначення сутності та складу інформаційного забезпечення. Найширші напрацювання в цій сфері мають І.О. Бланк, К.В. Щиборщ, С.Н. Лебе- дєва, В.С. Рожнов, Ф.І. Хміль, Н.М. Гуляєва, А.В. Гавриков та інші вчені.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми Незважаючи на значну кількість публікацій щодо визначення сутності інформаційного забезпечення, нині відсутні наукові розробки стосовно особливостей його застосування в управлінні підприємств і організацій.

Мета статті полягає в обґрунтуванні сутності та особливостей інформаційного забезпечення управління підприємств і організацій. Цей процес є надзвичайно актуальним, оскільки існують суттєві розбіжності у визначеннях основних понять різними авторами. Як показує аналіз спеціальної наукової літератури з проблем інформації, інформаційних систем в економіці й управлінні, управління інформаційними потоками, розвитку ринку інформаційних послуг, у наш час відсутня єдність думок навіть щодо тлумачення самого терміна «інформація».

Виклад основного матеріалу дослідження.

Особливістю розвитку сучасних світових спільнот є перехід до нової сходинки еволюції -- інформаційної стадії розвитку. Прогрес економіки багато в чому визначається передовими інформаційними технологіями. Глобальний характер розповсюдження інформатизації, що базується на інформаційних технологіях і охоплює практично всі сфери розвитку країн світу, викликає глибокі якісні зміни в організаційно-технологічній і соціально-економічній структурі будь-якої держави. За стрімкістю і масштабністю розповсюдження це явище є унікальним, адже жоден інший вид виробництва і жодна інша технологія не запановували у світі так швидко, надійно і практично.

У найрозвинутіших країнах, що переходять від індустріального до інформаційного суспільства, стрімкий розвиток інформаційних технологій виявляється насамперед у підсиленні інформаційного забезпечення в економіці й управлінні, а також постійній диверсифікації інформаційного сектору. Цей прояв відображається в конкретних соціально-економічних показниках, а саме збільшенні чисельності зайнятих в інформаційному секторі, модифікації професійно-кваліфікаційної зайнятості в національній економіці тощо.

Під час більш детального аналізу явища, що розглядається, виявляються й інші зміни в соціально-економічному житті розвинутих країн, насамперед збільшення частки національного продукту, створеного на базі інформаційних товарів і послуг.

З урахуванням ролі інформації в управлінні підприємств і організацій, що постійно зростає, важливу роль відіграє визначення сутності основних понять та їх особливостей в управлінні.

Ефективність будь-якої управлінської технології значною мірою залежить від якості інформаційного забезпечення, тобто від того, наскільки оперативно та точно буде отримана необхідна інформація для прийняття певних управлінських рішень.

У загальному розумінні інформаційне забезпечення -- це система показників і засобів їх опису (класифікатори й коди, економічна документація та відповідним чином організована інформаційна база) [1, с. 57].

З точки зору системного підходу інформаційне забезпечення -- це динамічна система даних і способи їх обробки, які дають змогу вивчити реальний стан керованого об'єкта, виділити чинники, що його визначають, а також виявити можливості здійснення необхідних управлінських дій.

У науково-економічних дослідженнях є різні підходи до визначення сутності інформаційного забезпечення: як інформаційного обслуговування управління; як заходів зі створення інформаційного середовища управління; як сукупності дій з надання необхідної для управління інформації у зазначене місце із заданою періодичністю.

У праці «Информационное обеспечение хозяйственной деятельности предприятия» В.С. Рожнов [2, с. 84] розглядав інформаційне забезпечення як необхідний елемент будь-якої організації, який стоїть вище за техніку управлінських робіт. На його думку, як матеріальне виробництво неможливо уявити без предметів праці, так і управління неможливо уявити без інформації. Ми розділяємо думку дослідника про те, що категорія інформаційного забезпечення повинна розглядатись у тісній взаємодії з іншими забезпечуючими ресурсами систем управління, а також про те, що інформаційне забезпечення управління -- це зв'язок інформації із системами управління і процесом управління загалом.

Під системою інформаційного забезпечення К.К. Гордєєв і С.Ф. Маліков розуміли сукупність сумісно діючих елементів, необхідних для виконання встановлених функцій. Натомість Л.О. Терещенко і І.І. Матвієнко-Зубенко [3, с. 107] визначають інформаційне забезпечення як важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначених для відображення інформації, що характеризує стан керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

В.В. Годин та І.К. Корнєєв [4, с. 19] визначили інформаційне забезпечення як інформаційне обслуговування управління, як дії з надання потрібної для управлінської діяльності інформації в необхідне місце на основі певних процедур із заданою періодичністю, а також як заходи щодо створення інформаційного середовища управління. В інформаційне середовище управління входять джерела інформації, інформаційна система організації, органи управління як користувачі інформаційної системи.

Є.В. Моісеєнко та Є.Г. Лаврушина [5, с. 27] мають досить цікаве і відмінне від інших науковців бачення. Вони розглядають інформаційне забезпечення як підсистему інформаційної системи підприємства і визначають його як сукупність проектних рішень за обсягами, розміщенням, формами організації інформації (єдиної системи класифікації і кодування інформації уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків), що циркулює в підприємствах і організаціях, а також як методологію побудови баз даних. До складових інформаційного забезпечення науковці відносять показники, довідкові дані, класифікатори і кодифікатори інформації, уніфіковані системи документації, інформацію на носіях тощо. Таке бачення заслуговує на увагу, але, на наш погляд, є хибним з економічної точки зору і підходить лише для вирішення технічних завдань на підприємстві, зокрема такий розподіл (на інформаційне, технічне, програмне, методичне, організаційне, правове і лінгвістичне забезпечення) інформаційної системи підходить лише для створення автоматизованої системи управління підприємств і організацій як одного з інструментів ефективного управління.

А.К. Семенов і В.Н. Набоков під інформаційним забезпеченням управління пропонують розуміти сукупність інформаційних ресурсів, засобів, методів і технологій, яка сприяє ефективній реалізації всього процесу управління, зокрема розробленню та реалізації управлінських рішень. Схожу точку зору мають М.П. Денисенко та

І.В. Колос [6, с. 364], які під системою інформаційного забезпечення управління підприємством розуміють сукупність даних, організацію їх введення, обробки, збереження та накопичення, пошуку і поширення в межах компетенції між зацікавленими особами у зручній для них формі та у зручному вигляді. Ці дослідники також виділяють три її складові, такі як інформаційні ресурси, інформаційні технології, технічні засоби та програмне забезпечення.

Власної точки зору щодо розуміння сутності терміна «інформаційне забезпечення» дотримується Т.В. Безбородова [7, с. 3]. Дослідник вважає, що інформаційне забезпечення -- це процес задоволення потреб користувачів в інформації, необхідній для прийняття рішення, для здійснення якого необхідна наявність відповідної інформаційної системи.

На думку С.П. Кулицького [8, с. 24], поняття «інформаційне забезпечення» пов'язане з процесом професійної діяльності, такої як інформаційна діяльність. Тобто з'являється окрема сфера професійної діяльності, а не просто складова процесу управління. Особливий акцент зроблено на зв'язку поняття «інформаційне забезпечення» з інформаційними потребами управлінців. Об'єктивною передумовою формування такого об'єкта дослідження, як «інформаційні потреби» різних суб'єктів, зокрема суб'єктів управління, є розподіл праці і поява та розвиток нових технологій збирання, передавання, оброблення та збереження інформації [9, с. 3].

О.Ю. Корнєєв [10, с. 24] розглядає таке поняття, як система інформаційного забезпечення підприємницької діяльності, і визначає його як сукупність взаємопов'язаних інформаційних систем, що опосередковують на міжсуб'єктному рівні відносини щодо організації та здійснення підприємництва, метою створення якої є забезпечення повної і достовірної інформації для ефективного здійснення підприємницької діяльності.

Узагальнюючи і критично оцінюючи опрацьовані наукові праці, можна сформулювати сутнісні характеристики інформаційного забезпечення:

1) інформаційне забезпечення є функціональним комплексом, що забезпечує органічну взаємодію технічних засобів, методів і технологій роботи з інформацією;

2) інформаційне забезпечення -- це сукупність інформаційних ресурсів, засобів, методів і технологій, яка сприяє ефективній реалізації процесу управління;

3) інформаційне забезпечення є інструментом, що генерує інформацію, яка складається з важливих даних та не дає відволікатись менеджерам на зайву та громіздку інформацію;

4) інформаційне забезпечення -- це безперервний процес постійного забезпечення можливості збирання, пошуку, групування, аналізу, зберігання та поширення інформації серед зацікавлених менеджерів підприємств і організацій;

5) інформаційне забезпечення є інструментом, що забезпечує надходження інформації про стан та параметри функціонування певних об'єктів управління через визначені проміжки часу або відповідно до її запитів та орієнтується на раніше визначені основні показники діяльності суб'єкта;

6) інформаційне забезпечення -- це управлінська технологія, оскільки відображає інформацію щодо стану керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень;

7) інформаційне забезпечення є інструментом, що підтримує функціонування системи менеджменту, оскільки надає своєчасну, достовірну та повну інформацію про бізнес-процеси та бізнес-об'єкти для ефективного управління певними аспектами діяльності вищому менеджменту та керівникам усіх рівнів;

8) інформаційне забезпечення -- специфічний вид професійної діяльності, оскільки враховує інформаційні потреби різних суб'єктів, зокрема суб'єктів управління;

9) інформаційне забезпечення є складовою системи та процесу управління, виражаючи на міжсуб'єктивному рівні відносини щодо організації та здійснення підприємництва, метою створення якої є забезпечення повної і достовірної інформації для ефективного здійснення підприємницької діяльності [16, с. 21].

Інформаційне забезпечення управління підприємств і організацій, як і будь-які інші економічні явища, має певні особливості, які слід враховувати під час розроблення цілісної теоретичної концепції інформаційного забезпечення управління. Основними з них є:

1) велика кількість інформаційних даних із зовнішнього та внутрішнього середовища, які значно впливають на результати діяльності підприємств і організацій, порівняно із суб'єктами господарювання інших сфер національної економіки;

2) під час створення інформаційного забезпечення управління увага повинна бути сконцентрована на урахуванні усіх основних факторів внутрішнього і зовнішнього середовища;

3) система інформаційного забезпечення повинна враховувати підтримку менеджменту під час забезпечення їх самоокупності, гнучкості та певного рівня самостійності;

4) особливу увагу потрібно звертати на автоматизацію управління логістичним процесом [8, с. 68].

Основне призначення інформаційного забезпечення управління полягає у створенні такої організацію і такого механізму подання інформації, які б відповідали будь-яким вимогам користувачів, а також умовам автоматизованих технологій [7, с. 24].

Призначення інформаційного забезпечення обумовлює і вимоги до нього:

1) надання повної, достовірної, однозначної, релевантної та своєчасної інформації для проведення розрахунків і реалізації процесів прийняття управлінських рішень у функціональних підсистемах з мінімумом витрат на її збирання, зберігання, пошук, обробку і передачу;

2) сформована інформація повинна із заданим рівнем точності відображати параметри функціонування певного об'єкта;

3) інформаційне забезпечення повинно надавати інформацію, достатню для ефективної реалізації всіх функцій об'єкта;

4) необхідними є кодування інформації та створення надійних засобів її передавання та зберігання для забезпечення її захисту від несанкціонованого використання та для спрощення роботи з інформаційними потоками в системі управління підприємств і організацій;

5) для підтримання відповідного рівня оперативності надання необхідної інформації повинна бути забезпечена сумісність з інформаційними системами, що взаємодіють із системою інформаційного забезпечення об'єкта;

6) в інформаційній системі мають бути передбачені засоби контролю вхідної і результативної інформації, оформлення даних в інформаційних масивах та контролю цілісності інформаційної бази;

7) форми документів повинні не лише відповідати вимогам корпоративних стандартів підприємства, але й оперативно трансформуватися у прийнятну для сприйняття іншими користувачами форму;

8) інформація має надходити до системи управління підприємством не тільки із заданою періодичністю, але й на запит користувачів, оскільки параметри функціонування певних об'єктів управління змінюються з плином часу;

9) використання керівниками підприємств і організацій певної інформації має сприяти підвищенню ефективності їхньої діяльності.

Висновки

Інформаційне забезпечення управління можна розглядати з економічної, організаційної, технологічної та технічної точок зору, а також як систему ресурсного забезпечення, як специфічний вид професійної діяльності, як складову системи та процесу управління.

Інформаційне забезпечення, що базується на широкому застосуванні нових інформаційних технологій, засобів комп'ютерної та комунікаційної техніки, дає змогу підвищувати ефективність роботи підприємств і організацій у декілька разів, оптимізовувати за заданими критеріями використання ресурсів, скорочувати документообіг з переходом до електронних технологій управління.

Таким чином, можна запропонувати таке визначення особливостей інформаційного забезпечення управління підприємств і організацій: це функціональний комплекс, що забезпечує органічну взаємодію технічних засобів, методів та технологій роботи з інформацією, можливість цілеспрямованого безперервного збору, пошуку, групування, аналізу, зберігання та поширення інформації серед зацікавлених менеджерів підприємств і організацій, а також надходження своєчасної, достовірної та повної інформації про стан та параметри функціонування певних об'єктів управління через визначені проміжки часу або відповідно до їх запитів; відображає інформацію щодо стану керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень; формує інформацію, яка складається з важливих даних та не дає відволікатись менеджерам на зайву та громіздку інформацію, сприяючи ефективній реалізації процесу управління та враховуючи інформаційні потреби всіх користувачів.

Як показав проведений аналіз, інформаційне забезпечення управління відіграє важливу роль у забезпеченні ефективної діяльності підприємств і організацій шляхом інформаційно-аналітичної, методологічної та інструментальної підтримки менеджменту, а отже, посідає одне з перших місць в управлінні.

Бібліографічний список

1. Информационные технологии в экономике и управлении: [учебно-методический комплекс] / [В.П. Божко, Д.В. Власов, М.С. Гаспариан]. - М.: Изд. центр ЕАОИ, 2010. - 120 с.

2. Рожнов В.С. Информационное обеспечение хозяйственной деятельности предприятия / В.С. Рожнов. - М.: Финансы и статистика, 1987. - 144 с.

3. Терещенко Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку: [навч. посіб.] / Л.О. Терещенко, І.І. Матієнко-Зубенко. - К.: КНЕУ, 2004. - 187 с.

4. Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: [учебник] / В.В. Годин, И.К. Корнеев. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

5. Моисеенко Е.В. Информационные технологии в экономике / Е.В. Моисеенко, Е.Г. Лаврушина. - Владивосток: ВГУЭС, 2015. - 246 с.

6. Денисенко М.П. Інформаційне забезпечення ефективного управління підприємством / М.П. Денисенко, І.В. Колос // Економіка і держава. - 2006. - № 7. - С. 19-24.

7. Безбородова Т.В. Структурно-морфологічна модель системи інформаційного забезпечення процесу управління / Т.В. Безбородова // Економіка та держава. - 2007. - № 4. - С. 27-29.

8. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління / С.П. Кулицький. - К.: МАУП, 2012. - 426 с.

9. Височин І.В. Інформаційне забезпечення управління товарооборотом підприємств роздрібної торгівлі / І.В. Височин // Схід. - 2011. - № 7 (114). - С. 3-7.

10. Корнєєв Ю.О. Інформаційне забезпечення розвитку підприємницької діяльності / Ю.О. Корнєв // Вісник НАН України. - 2008. - № 5. - С. 24-31.

Размещено на Allbest.ru