Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности ? неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, называемом приёмной. Помимо приёмной в идеале офис должен иметь комнату отдыха или комнату-кухню и отсек или комнату для технических средств (копировальных аппаратов, машины для уничтожения бумаг и т.п.).

Требования к организации рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном уровне.

Огромное эмоциональное воздействие на человека могут оказывать цвета, которые его окружают. Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса ? мягкие, неконтрастные сочетания, без резких "кричащих" цветов.

Специалисты по эргономике (научная дисциплина, комплексно изучающая человека в его деятельности) рекомендуют не забывать золотое правило, соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху или слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы (результат ? остеохондроз и близорукость).

Термин "эргономика" (от греч. ergon ? работа и nomus ? закон) был принят в Англии в 1949 г., когда группа учёных образовала Эргономическое исследовательское общество.

Любая световая или шумовая вибрация ? источник раздражения, приводящий человека в состояние повышенной возбудимости и нервозности, при котором вряд ли возможно выполнение ответственной работы. Мерцающая и дребезжащая лампа на потолке ? верная гарантия постоянного полустрессового состояния. Привычка включать телевизор или радио для поднятия настроения, едва успев прийти на работу, ? тоже "отличное" средство для создания повышенной утомляемости. Специалисты считают, что 50?60 децибел ? предельный уровень шума для офисной работы (для сравнения: громкая речь 70 децибел). Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому дверная обивка, двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки не излишества для офиса, а необходимость.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22?24 градуса Цельсия, а влажность 60?40%.

Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной руководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководителя или фирмы. Если учесть, что приёмная ? это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придаётся её оборудованию.

Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекомендуемые для проходов:

- ширина прохода для одного человека ? 60 см.

- для двух человек ? 80 см.

- для трёх человек ? 100 см.

- между столами ? 55 см.

- между отопительными приборами и рабочим столом ? 55 см.

- между стеной и столом ? 65 см.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещённым, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Стул ? обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.

Монитор устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить монитор дополнительным приспособлением ? держателем для документов. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придётся вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учётом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного пользования ими и находились под контролем секретаря.

Не стоит забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте. Как известно, порядок на столе ? порядок в голове, порядок освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение привычного порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и препятствует "пропаже" документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки с другими документами. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент. Нагромождение "бумаг" не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов. Почаще проводите генеральную уборку на своём рабочем месте, в ящиках стола, шкафах, избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы ? повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также вызывает положительные эмоции. Однако устраивать в офисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют, потому что действие ароматов очень индивидуально и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у сотрудников.

Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30 м³/ч. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели. Интерьер приёмной хорошо оживляют живые растения, которые ни в косм случае не должны стоять на пути, мешая людям проходить. Большое значение имеет выбор мебели, удобной и современной. В зоне обслуживания посетителей размещаются несколько стульев или кресел и небольшой столик.

Эргономические требования

Рабочее место секретаря располагается рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приёмную, встречать их лицом, а не спиной.

Слово "организация" произошло от лат.organizo, т.е. соединение частей в одно целое и упорядочение их.

Рабочее место ? это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащённая необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочею места ? система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники.

Согласно рекомендациям НИИ труда для рациональной организации рабочих мест необходимо:

- выбрать габариты и форму мебели;

- обеспечить удобное положение корпуса сотрудника при работе, создающее хорошее зрительное восприятие и свободное положение;

- оборудовать рабочее место соответствующей организационной техникой, средствами механизации;

- разместить мебель и сотрудников с учётом последовательности выполняемых работ;

- создать благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда.

В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

- не держать на рабочем месте ничего лишнего;

- все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой ? слева;

- документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется класть так, чтобы их можно было легко читать, брать и удобно ими пользоваться.

Для секретаря правомерны понятия "нормальная" и "максимальная" рабочие зоны. В нормальной рабочей зоне служащий работает кистью и пальцами рук, согнутых в локте. А в максимальной ? действует вытянутой oт плеча рукой. Нормальной зоной рабочего пространства столешницы следует считать ту, что находится прямо перед работающим и на расстоянии 50 60 см справа и слева. Для того чтобы определить оптимальную рабочую зону, нужно сесть за стол, протянуть правую руку вправо, затем левую ? влево и каждой рукой описать перед собой полукруг.

Рабочее место секретаря

Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения трудоспособности в течение всего рабочего дня.

Хороший руководитель обустраивает приёмную так, чтобы всем в ней было комфортно, удобно и безопасно.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь ? лицо компании, то и рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Аксессуары рабочего места секретаря

Основными принадлежностями рабочего стола секретаря являются:

- набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, наклейки и т.д.;

- календарь-органайзер;

- лотки для бумаг (из 4?6 секций);

- вертикальная подставка для журналов, папок, книг;

- визитница;

- планшет с прижимом;

- алфавитная книжка;

- представительская папка;

- ящик для дискет:

- нумераторы, дагеры, штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах;

- папки?файлы и папки пластиковые;

- степлер, дестеплер, дырокол.

У профессионального секретаря всегда под рукой должны быть предметы, необходимые в самых различных, порой неожиданных, ситуациях. В столе, в личном шкафу или сейфе секретаря должны быть:

- ножницы, иголки, нитки, булавки;

- запасные канцелярские товары;

- запасные картриджи и бумага для офисных и других печатающих устройств;

- бланки документов фирмы;

- ярлыки-закладки для упрощения поиска документов в папках;

- визитные карточки;

- дубликаты ключей;

- аптечка;

- минеральная вода, запасы кофе, чая, сигарет;

- список дней рождений с отметкой о вкусах и интересах виновника торжества, а также с записью того, что вы дарили им в прошлые годы (чтобы не допустить повторения);

- запас обёрточной бумаги, набор разноцветных лент для упаковки подарков;

- 1?2 сувенира, которые можно использовать в качестве презентов;

- качественный пятновыводитель;

- запасные колготки, носовые платки.

В зависимости от обстоятельств этот список может быть дополнен или сокращён.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

- рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём.

рабочее место секретарь

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники предполагает размещение ее с учётом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления ? для картотек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и т.д. Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постоянно строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. При оборудовании рабочего места монитор устанавливается на специальном столике так, чтобы задняя панель была обращена к стене (так как около нёс зарегистрирован максимальный уровень напряжённости электрического поля), экран не должен располагаться напротив окна или других прямых источников света, дающих блики на экране.

Стол, на котором устанавливается монитор, должен быть достаточной длины, чтобы расстояние до экрана составляло 60?70 (не ближе 50) см и в то же время можно было работать с клавиатурой в непосредственной близости от пользователя (30?40 см). Конструкция рабочей мебели (столы, кресла, стулья) подбирается таким образом, чтобы обеспечивать возможность индивидуальной регулировки соответственно росту работающего, а также удобную позу. Часто используемые предметы груда следует размещать в оптимальной рабочей зоне, на одном расстоянии от глаз работающего. На поверхности рабочего стола необходимо расположить подставку для документов, расстояние которой от глаз должно быть аналогичным расстоянию от глаз до клавиатуры. Рабочее кресло снабжается подлокотниками. На рабочем месте необходимо предусмотреть подставку для ног.

Освещение является одним из важнейших производственных условий работы. Общая освещённость в комнате должна быть не слишком большой, но и не слишком малой (в пределах 300?500 люкс). Если помещение светлое, то на окна предусматриваются шторы или жалюзи. Рабочие места пользователей дисплеев желательно не располагать непосредственно у окон. Во всех случаях экран монитора следует ориентировать так, чтобы он не давал бликов, а именно под углом к окну, близким к прямому. Искусственное освещение не должно быть слишком ярким. Кроме общих ламп, освещающих комнату, необходима настольная (не менее 60 Вт) лампа.

Классификация средств оргтехники

Как следует сидеть за компьютером

В офисах компьютеры часто размещают на больших столах с выдвижной доской для клавиатуры. Монитор обычно ставят на угол, и во время работы все время приходится смотреть вправо или влево.

Осанка ? это положение, которое принимает ваше тело, когда вы сидите за компьютером. Правильная осанка (рис.3) необходима для профилактики заболеваний шеи, рук, ног и спины.

Рисунок 3. Правильная осанка

Рекомендуемое положение во время работы за компьютером:

- стул-кресло должен иметь возможность индивидуальной регулировки;

- расстояние до экрана ? 60?70 см;

- пользователь должен смотреть на экран сверху вниз под углом 10° от горизонтальной линии;

- наличие подставки под ноги.

Идеальная высота сиденья ? когда ступни ног полностью касаются пола, а угол сгиба коленей при этом составляет примерно 90°. Очень важно, чтобы край сиденья имел мягкую скруглённую вниз форму. Это позволяет избежать давления на кровеносные сосуды и не нарушать циркуляцию крови.

Всем известно, что продолжительная сидячая работа вредна человеку, поэтому удобное рабочее кресло ? это и наше здоровье, и настроение, и работоспособность, и производительность. Как утверждает "всезнающая" статистика, работа на эргономически правильно сконструированных стульях по сравнению с обычными стульями:

- уменьшает число ошибок в 2 раза;

- повышает концентрацию внимания (+ 7%);

- сохраняет активность (+ 9%);

- сохраняет позитивное самочувствие (+ 15%);

- способствует хорошему настроению (+ 10%).

Правильная осанка во время работы максимально разгружает мышцы и позволяет работать дольше, меньше уставая.

Но и правильная осанка, и хорошая мебель не помогут, если весь день сидеть в одной позе. Длительное неподвижное положение приведёт к мышечной усталости. Если вам приходится весь день сидеть, вставайте время от времени либо слегка изменяйте высоту кресла или крышки стола, чтобы изменить общее положение тела.

Согласно требованиям, разработанным специалистами по эргономике, суммарное время непосредственной работы на персональном компьютере не должно превышать 6 ч за смену.

На протяжении рабочего дня следует устраивать перерывы продолжительностью 10?20 мин. Работа без перерыва за монитором компьютера не должна превышать 45?60 мин. Во время перерывов рекомендуется выполнять необходимые комплексы физических упражнений.

Памятка секретарю

1. Старайтесь сидеть за компьютером на 2,5 см выше, чем на обычном стуле.

2. Расположите монитор прямо перед собой. Верхняя треть экрана ? на уровне глаз, чтобы при работе угол наклона шеи был естественным.

3. Настройте высоту спинки стула таким образом, чтобы она соприкасалась с местом наибольшего изгиба спины.

4. Уши должны располагаться точно в плоскости плеч.

5. Плечи должны располагаться точно над бёдрами.

6. Когда вы смотрите вниз, голова должна находиться точно над шеей, а не наклоняться вперёд.

7. Опирайтесь обеими ступнями о пол или подставку для ног. Под столом должно быть достаточно просторно, чтобы вы свободно могли вытягивать ноги.

8. Руки должны удобно располагаться по сторонам.

9. Локти должны быть согнуты и находиться примерно в 3 см от корпуса.

10. Запястья должны принять нейтральное положение (ни подняты, ни опущены).

11. Сядьте так, чтобы край стула не давил под колени.

Правильная осанка во время работы максимально разгружает мышцы и позволяет работать дольше, меньше уставая.

Санитарно-гигиенические требования для работников офиса