Професійні знання та вміння референта-помічника керівника та аналіз їх формування в процесі фахової підготовки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Референтська діяльність як складова інформаційної діяльності організації

1.1 Нормативно-правова база діяльності референта

1.2 Місце фахівців з референтської діяльності в системі професійної класифікації України

1.3 Кваліфікаційна характеристика секретаря керівника

Розділ 2. Референт: його місце і завдання в інформаційному забезпеченні керівника

2.1 Сукупність знань та навичок необхідних для професійної діяльності референта

2.2 Порівняльний аналіз завдань фахівців інформаційного забезпечення керівника

Висновок

Список використаних джерел та літератури



Вступ

Актуальність теми курсової роботи. В сучасних умовах інформаційного, соціально-економічного розвитку особливо важливим є інформаційне забезпечення будь-якого процесу управління, який складається зі збору і переробки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Саме володіння достовірною і актуальною інформацією разом з вмінням ефективно застосовувати методи і засоби її збору, обробки, передачі слугує основою успішної діяльності будь - якого підприємства і організації.

Референт є провідним фахівцем служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) організації. Його посадові обов'язки, права і відповідальність, як і служби в цілому, витікають з положень нормативно-методичної бази діловодства - сукупності законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використовування документів в поточній діяльності організації, а також регламентуючі роботу служби ДЗУ в цілому, тобто її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і т.д.

Склад робіт, що виконують референти, визначаються багатьма аспектами. Це і облік, реєстрація, розгляд і підготовка кореспонденції, що надходить для подання керівництву; організація прийомів відвідувачів; прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка в підрозділи і розсилка вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на зберігання та у внутрішній архів фірми. Специфіка роботи референта полягає в тому, що йому доводиться не тільки виконувати операції з документами та технічними засобами, але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що референту доводиться повсякчас вирішувати завдання різного ступени складності, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт.

Розробленість теми курсової роботи: Серед опрацьованих джерел слід виділити: наукові роботи Варенко В.М. яка дала визначення професії референта інформаційної діяльності, визначила суть його професіоналізму і головні завдання які повинен виконувати референт; публікації Бесп'янської Г. яка визначила місце і основні завдання, які повинен виконувати референт в установі; робота Кульчицького С.П. який висвітлив основи організації інформаційної діяльності у сфері управління; значний внесок у вивчення праці референтів зробили Орлова М., Кульчик М., Кузнецова Т.В., Загорецька О., Вербицька Т.С., які виділили основні завдання референта в установі, описали його професійні компетенції.

Також значний внесок у вивчення референтської діяльності зробила Ю.Вялова, И.Н.Кузнецов, П.В.Веселов, які не тільки розкрили суть діяльності референта і його основні функції та кваліфікаційні вимоги, а й змогли висловити свої думки і теорії щодо вимог до його ділових і особистих якостей на сучасному етапі розвитку.

Мета курсової роботи: дослідити професійні знання та вміння референта - помічника керівника та проаналізувати їх формування в процесі фахової підготовки.

Основні завдання курсової роботи:

- проаналізувати місце та роль референтської діяльності в процесі управління організацією;

- дослідити нормативно-правову базу діяльності референта;

- охарактеризувати основні кваліфікаційні вимоги до професії референта;

- дослідити основні функції та завдання референта;

- здійснити порівняльний аналіз посадових інструкцій «референта» та «помічника керівника».

Об'єктом дослідження для даної курсової роботиє референтська діяльність в процесі інформаційного забезпечення керівника.

Предметом дослідження є функції, завдання референта як фахівця інформаційної діяльності.

Методи дослідження: Провідним методом дослідження став системний підхід до розгляду поставленої проблеми, адже предмет дослідження - функції та завдання референта - помічника керівника та процес їх формування є складовими реферетської діяльності, а референтська діяльність розглядається як елемент інформаційної діяльності. Системний підхід також визначив розгляд поставленої проблеми за основними напрямами в аспектах виникнення, сучасного стану та тенденцій розвитку професійної діяльності референта в процесі управління.

У дослідженні проблеми також використано метод зіставлення, який дозволив проаналізувати завдання та напрями роботи відділів та управлінь Рівненської облдержадміністрації з інформаційного забезпечення регіонального управління.

Теоретична і практична цінність курсової роботи - полягає в узагальненні теоретичних та методичних положень з питань формування професійних знань та вмінь референта - помічника керівника.

Практичне значення роботи полягає в аналізі становлення референта як працівника управлінської сфери, функцій та завдань що покладаються на нього як на помічника керівника.

Структура роботи. Курсова робота складається з двох розділів:

У першому розділі охарактеризована нормативно-правова база діяльності референта та місце даних фахівців у системі професійної класифікації України.

У другому розділі охарактеризовано професію референта: поняття "референт", зміст та характер його роботи, функції, завдання, ділові та особисті вимоги до фахівця даної спеціальності. Здійснено порівняльний аналіз професійних вимог посадових інструкцій фахівців інформаційної сфери.



Розділ 1. Референтська діяльність як складова інформаційної діяльності організації

1.1 Нормативно-правова база діяльності референта

В даний час правова основа діяльності секретаря складається з декількох напрямків: законодавче регулювання, нормативне та нормативно-методичне регулювання загальнодержавного дії.

Вищої правової значимості мають закониУкраїни. Для діяльності секретаря найбільш важливі такі закони, як Закон «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації», Закон «Про електронний цифровий підпис», Закон «Про архівну справу», Закон "Про державну мову» Закон «Про бухгалтерський облік», Закон «Про акціонерні товариства», Закон «Про суспільства із обмеженою відповідальністю» та інші.

Закон України «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» (2005 р.) закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси та ін), врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язок надання інформації державним органам.

Метою Закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії. Дія закону поширюється на відносини, що виникають при здійсненні цивільно-правових угод.

Саме широке поширення електронні документи з електронним підписом, повинні отримати в комерційних організаціях і, насамперед, в угодах з купівлі-продажу та в інших операціях з надання послуг, які потребують найбільшої оперативності. Особливо важливий закон для банків, де електронний документ отримав найбільше поширення і став застосовуватися в першу чергу. Закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу" регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини у сфері управління архівною справою в інтересах громадян, суспільства і держави. Згідно з Законом "Про мови народів України" від 25.10.1991 № 1807-1 офіційне діловодство може вестися державною мовою України - російською, державних мовами республік та інших мовах народівУкраїни , що визначаються законодавством республік.

У Законі "Про державну мову України" від 01.07.2005 зазначено, що державна мова підлягає обов'язковому використанню у діяльності державних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів України та інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій усіх форм власності, у тому числі в діяльності з ведення діловодства.

Ключову роль при оформленні документів грає ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів держави, підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від форми власності та організаційно-правової форми. Стандарт встановлює склад реквізитів документів, вимоги до їх оформлення та вимоги до змісту інформації бланка.

Пакет цих документів необхідно постійно оновлювати по мірі заміни нормативно - методичних актів новими.



1.2 Місце фахівців з референтської діяльності в системі професійної класифікації України

Професію секретаря можна вважати однією з найбільш поширених. Важко знайти підприємство, установу, організацію, де немає такої посади. Втім, поширеність -- це не завжди глибоке знання всіх аспектів діяльності. Сьогодні ми зупинимося лише на одному з них -- на визначенні місця професії секретаря у системі професійної класифікації в Україні та за кордоном.

Історія секретарської справи сягає сивої давнини. Ще за часів Римської імперії до секретарів (лат. довірена особа) ставилися з особливою повагою, адже довірити свої таємниці та доручити конфіденційні справи можна було тільки надійним та відданим людям. Поступово основні функції секретарів дедалі більше почали нагадувати ті, які вони виконують і донині.

Останнім часом у багатьох фірмах спостерігається тенденція заміни звичайних секретарів на різноманітних офісних професіоналів: референтів, офіс-менеджерів, адміністративних помічників тощо. Найчастіше це зумовлено стрімким розвитком управлінських та адміністративних технологій, появою сучасного комп'ютеризованого офісного обладнання, загостренням конкуренції та відповідним підвищенням кваліфікаційних вимог до адміністративних і офісних працівників, необхідністю забезпечення більш вузької спеціалізації в їх роботі та можливостей для подальшого кар'єрного зростання.

Однак іноді це лише данина моді, і як наслідок -- у деяких компаніях офіс-менеджери керують лише собою, бо не мають жодного підпорядкованого працівника, референти не знають не тільки іноземної, а навіть державної мови, помічники керівників не здобули вищої освіти.

Тож чи завжди такі зміни обґрунтовані? Не варто забувати, що сьогодні секретар -- це людина високоосвічена, яка прагне особистісного та професійного розвитку, застосовує у своїй роботі найсучасніші електронні засоби, нові технології для обробки, передавання та реєстрації інформації, листування і спілкування з численними відвідувачами та клієнтами офісів, а також колегами по роботі. Таким чином, можна сказати, що ця давня професія нині набуває нового сенсу.

Нагадаємо, що основними нормативними документами професійно-класифікаційної сфери в Україні є Класифікатор професій ДК 003:2005 (далі - КП) та Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі -- ДКХП). Професійні назви робіт, у яких використано термін «секретар», представлено у КП досить широко. Тут і керівні посади, де термін «секретар» має суто традиційний характер, тобто представники цих професій фактично не виконують секретарських функцій у їх загальноприйнятому розумінні (або виконують на надзвичайно високому рівні для важливих організацій державного значення), і звичайні секретарі, що працюють на різноманітних підприємствах разом з іншими адміністративними та офісними працівниками. Наведемо приклади таких назв професій з КП:

1141.1 Вища посадова особа (голова, генеральний секретар, секретар, президент, лідер, керівник та ін.) політичної партії

1142.1 Вища посадова особа (голова, співголова, генеральний секретар, секретар) організації наймачів (підприємців, промисловців)

1142.1 Вища посадова особа (голова, співголова, президент, віце-президент, генеральний секретар, секретар) професійної спілки

1143.1 Академік-секретар національної академії (наук, мистецтв і т. ін.) України

1143.1 Головний учений секретар президії Національної академії (наук, мистецтв і т. ін.) України

1143.3 Академік-секретар

1143.3 Вища посадова особа (президент, віце-президент, головний учений секретар та ін.) академії, що діє на громадських засадах

*1143.4 Генеральний секретар федерації з виду спорту

* 1229.1 Секретар відповідальний

* 1229.1 Секретар Ради національної безпеки і оборони України

1229.1 Секретар Рахункової палати України

1229.1 Секретар Центральної виборчої комісії

1229.7 Учений секретар

1231 Секретар корпоративний

1234 Прес-секретар

2444.2 Перекладач-секретар сліпого вчителя (викладача)

3431 Відповідальний секретар редакції

3431 Відповідальний секретар федерації виду спорту

3431 Керуючий справами (секретар) виконавчого комітету

3431 Оргсекретар (асоціації, союзу, федерації)

3431 Секретар адміністративний *3431 Секретар виконкому

3431 Секретар комітету (організації, підприємства, установи)

3431 Секретар органу самоорганізації населення * 3431 Секретар правління

*3431 Секретар судового засідання

3431 Секретар суду

3432 Відповідальний секретар колегії судової

3432 Секретар колегії судової

3439 Секретар дипломатичного агентства

3439 Секретар колегії (комітету)

3439 Секретар ради (науково-технічної, наукової, художньо-технічної)

3439 Секретар творчої спілки.

*4115 Секретар

4115 Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

4115 Секретар навчальної частини (диспетчер)

4115 Секретар незрячого фахівця

4115 Секретар-друкарка

4115 Секретар-стенографістка

Звісно, наші читачі не обіймають посад, що зазначені на початку та у середині переліку. Ці назви наведено для ілюстрації тієї важливої ролі, яку відіграє термін «секретар» у процесі утворення назв професій та посад. Втім, і для оформлення службових документів важливо знати, як правильно пишуться ці назви.

Офісні посади секретарів розташовані в кінці списку. Код професійних назв робіт -- 4115 -- означає, що вони належать до професійного угруповання КП «Секретарі».

Кваліфікаційні характеристики для більшості цих професій наводяться у Випуску 1 ДКХП «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності». Для прикладу наведемо кваліфікаційну характеристику професії секретаря керівника (організації, підприємства, установи) із зазначеного ДКХП.

1.3 Кваліфікаційна характеристика секретаря керівника

Завдання та обов'язки:

· Виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.

· Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

· Організовує діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень.

· Приймає документи та особисті заяви і передає їх на підпис керівнику.

· Готує документи і матеріали, необхідні керівникові для роботи.

· Стежить за своєчасним розглядом документів, поданих на виконання у структурні підрозділи та конкретним виконавцям, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівникові на підпис, забезпечує якісне їх редагування.

· Організовує телефонні переговори керівника, записує отриману по каналах зв'язку інформацію і своєчасно доводить до відома керівника її зміст; працює з приймально-переговорними пристроями (телефакс, телекс тощо), приймає та передає телефонограми.

· За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирає необхідні матеріали, повідомляє про час і місце проведення, порядок денний, реєструє учасників), веде і оформлює протоколи засідань і нарад.

· Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства.

· Веде контрольно-реєстраційну картотеку. Забезпечує керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.

· Друкує за вказівкою керівника службові матеріали або вводить поточну інформацію в банк даних.

· Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

· Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

· Готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також копіює документи на персональному ксероксі.

Повинен знати:

· Постанови, розпорядження, накази.

· Положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи щодо діяльності підприємства та організації діловодства.

· Структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів,

· Організацію діловодства.

· Методи оброблення і оформлення документів.

· Архівну справу.

· Машинопис.

· Правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документованої інформації, комп'ютерами і друкарськими машинами.

· Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

· Правила друкування ділових листів з використанням типових форм.

· Основи етики та естетики.

· Правила ділового спілкування.

· Основи організації праці й управління.

· Правила експлуатації обчислювальної техніки.

· Основи адміністративного права та законодавства про працю.

Кваліфікаційні вимоги. Професійно-технічна освіта без вимог до стажу роботи або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві і стаж роботи за професією секретаря-друкарки не менше одного року. референт професійний інформаційний забезпечення

На підставі кваліфікаційних характеристик розробляються посадові інструкції для усіх працівників підприємств, у тому числі і секретарів. У посадових інструкціях мають бути відбиті специфіка діяльності підприємства, особливості організаційно-штатної структури, фактичний розподіл обов'язків між працівниками. Для прикладу наведемо посадову інструкцію секретаря-друкарки, яку було розроблено на підставі відповідної кваліфікаційної характеристики, вміщеної у Випуску 1 ДКХП.

Призначається на посаду наказом керівника підприємства.

Підзвітна керівнику підприємства (керівнику структурного підрозділу).

Мета діяльності: створення умов для забезпечення максимальної ефективності роботи керівника підприємства (структурного підрозділу) та допомога йому в роботі.

2. Завдання та обов'язки

Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення та обслуговування роботи керівника підприємства (структурного підрозділу).

Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

Здійснює підготовку засідань і нарад, які проводить керівник (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, реєструє учасників), веде і оформлює протоколи.

Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи.

Друкує тексти підготовлених керівником наказів, розпоряджень, листів та інших документів.

Передає та приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв (електронна пошта, телекс, факс, телефакс тощо).

Виконує різні операції з використанням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації під час підготовки та прийняття рішень.

Веде контрольно-реєстраційну картотеку, стежить за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль.

Організовує діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку, передає її після розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

Приймає документи, що потребують підпису керівника.

Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання та у встановлені строки здає до архіву.

Готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також робить копії документів на персональному ксероксі.

3. Має право

Складати листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок директора підприємства.

У разі необхідності залучати працівників підприємства до підготовки документів, що потрібні керівнику підприємства.

Не приймати службові документи, що потребують підпису керівника, але підготовлені з порушенням чинних стандартів, у тому числі вимог Інструкції з діловодства підприємства.

У рамках своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику підприємства, з метою ефективного використання його робочого часу.

Вносити пропозиції щодо поліпшення ефективності застосування комп'ютерної та іншої офісної техніки.

4.Відповідальність

За неякісне та несвоєчасне виконання розпоряджень керівника підприємства.

За недотримання Правил внутрішнього розпорядку та Положення про комерційну таємницю підприємства.

За неграмотне або викривлене друкування інформації та несвоєчасне донесення її до користувачів.

5.Повинен знати

Положення, інструкції, інші керівні матеріали і нормативні документи з організації діловодства.

Структуру і керівний склад підприємства та його підрозділів.

Стенографію; машинопис; правила орфографії та пунктуації.

Порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм.

Правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів та інших технічних засобів, що використовуються в процесі роботи.

Правила користування приймально-передавальними пристроями.

Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

Основи організації праці.

Основи законодавства про працю.

6.Кваліфікаційні вимоги

Професійно-технічна освіта без вимог до стажу роботи або повна загальна середня освіта та професійна підготовка за встановленою програмою.

7.Взаємозв'язки за посадою

Безпосередньо контактує з керівником підприємства, а також, за його вказівкою, -- з працівниками підприємства та інших організацій при підготовці необхідної документації, довідок або іншої інформації.

Не будуть принципово відрізнятися від наведеного прикладу типової посадової інструкції секретаря-друкарки і посадові інструкції секретаря директора підприємства, секретаря-стенографістки тощо. Всі ці професійні назви робіт споріднені і належать до однієї професійної групи КП. Однак, наприклад, для секретаря директора підприємства можуть бути більш конкретно виписані обов'язки щодо організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності директора. Також у розділі Повинен знати можна перелічити конкретні комп'ютерні програми, які можуть допомогти у роботі секретаря, наприклад з пакету МS Office.

Звісно, кваліфікаційні характеристики, що розробляються і публікуються в ДКХП один раз на кілька років, не завжди встигають за розвитком технологій, змінами у системах організації праці, професійної освіти тощо. Натомість врахувати всі зазначені зміни дають можливість посадові інструкції, які можна досить оперативно змінювати у разі потреби відповідним наказом керівника підприємства.



Розділ 2. Референт: його місце і завдання в інформаційному забезпеченні керівника

2.1 Сукупність знань та навичок необхідних для професійної діяльності референта

Основні обов'язки:

Складають, набирають на комп'ютері, редагують та коригують тексти кореспонденції, рахунків, матеріалів презентацій, буклетів, публікацій, доповідей та інших матеріалів за стенографічними нотатками, під диктовку або з рукописних чернеток.

Розкривають та розподіляють за призначенням звичайну та електронну кореспонденцію, інші матеріали, що надходять, а також координують потік інформації у своєму підрозділі при комунікації з іншими структурними підрозділами та організаціями.

Організовують, готують графіки та надають необхідні підтвердження щодо різних зустрічей та переговорів свого керівника.

Замовляють офісні матеріали, а також експлуатують і обслуговують матеріальні засоби (офісне обладнання, меблі).

Відповідають на телефонні дзвінки та електронні повідомлення, а також переадресовують їх у разі необхідності.

Встановлюють та підтримують системи зберігання інформації у паперовому та електронному вигляді за допомогою комп'ютерів.

Визначають та встановлюють офісні процедури.

Вітають відвідувачів, дізнаються про характер їх справ та направляють до керівника або іншої компетентної особи.

Нотують та оформлюють протоколи зустрічей.

Складають плани-графіки відряджень та резервують місця у готелях.

Можуть збирати дані, статистичні показники та іншу інформацію, а також проводити різні дослідження.

*Можуть організовувати конференції.

* Можуть здійснювати нагляд за роботою іншого персоналу, а також навчати (тренувати) інших працівників щодо застосування відповідного програмного забезпечення.

Кваліфікаційні вимоги:

* Повна середня освіта.

* Навчання за 1-2-річною програмою у коледжі або за іншою програмою для підготовки секретарів чи попередній досвід роботи у сфері діловодства (канцелярської роботи).

Споріднені професії, які класифікуються в інших професійних групах:

* Судові секретарі (реєстратори) та медичні писарі

*Виконавчі помічники

* Юридичні секретарі

* Медичні секретарі

*Офіс-менеджери

Зверніть увагу, що інформація про обов'язки секретарів у різних країнах світу може бути не лише цікавою, а й корисною. її можна враховувати у процесі розроблення відповідних посадових інструкцій за умов дотримання вимог нормативних документів сфери професійної класифікації України.

Вимоги, що пред'являються до секретаря. До якостей особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових та особистих якостей.

До ділових якостей належать:

· професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов?язків і організації зв?язку;

· досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції;

· ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних завдань;

· уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документаційних і організаційних функцій;

· самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;

· тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації;

· пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;

· лояльність, відданість роботі.

До особистих якостей належать:

· зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатися з урахуванням ділової обстановки;

· особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб'язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами;

· вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;

· інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;

· ввічливість.

Робочий день секретаря:

Перша половина робочого дня

· перевірити стан робочих місць (свого і керівника), привести до ладу свій зовнішній вигляд, скласти або уточнити план на поточний день;

· підібрати необхідні документи та справи;

· отримати кореспонденцію, ознайомитися з її змістом та зареєструвати. Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника;

· документи, що залишились, розподілити по виконавцям, підготувати варіанти відповідей;

· переглянути огляди, що надійшли, звіти, запрошення. Дати та час проведення записати у щоденнику-календарі;

· розкласти кореспонденцію в залежності від терміновості виконання, телеграми, термінові факси, телефонограми негайно передати керівникові;

· залишити документи, що використовуються для поточної інформаційно-довідкової роботи;

· доповісти керівникові про отриману кореспонденцію;

· уточнити з керівником зміст спланованих заходів на поточний день;

· передати по телефону й особисто вказівки керівника відповідним виконавцям і нагадати про терміни виконання документів;

· робота з відвідувачами;

· підшивка виконаних документів у справи;

· виконання робіт на комп'ютері;

· організація копіювання документів.

Друга половина робочого дня:

· продовженні роботи з відвідувачами та на телефоні;

· збирання та підготовка до підписання виконаних документів;

· доповісти керівникові про виконані документи, взяти у нього опрацьовані документи;

· опрацювати і відправити вихідні документи;

· намітити заходи на наступний день.

Кінець робочого дня:

· переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів;

· якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, треба забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами;

· привести робоче місце в порядок, прибрати документи, замкнути на ключ сейф і всі шафи з документами, вимкнути з мережі електротехнічне обладнання.

2.2 Порівняльний аналіз завдань фахівців інформаційного забезпечення керівника

Інформаційне забезпечення органів державної влади та управління є складною системою, яка характеризується сукупністю організаційних, методичних, психологічних складових, які у взаємозв'язку впливають на прийняття управлінських рішень.

Фахівець з інформаційного забезпечення державного управління є суб'єктом соціальних інформаційних відносин і його діяльність регулюється відповідними Законами України та іншими нормативно-правовими актами.

Центральною фігурою інформаційного забезпечення є дефржслужбовець, діяльність якого характеризується значним психологічним напруженням, обмеженням у часі, різноманітністю інформаційних потреб, значним управлінським та інформаційним ризиком.

Секретар - одна з найпоширеніших професій на сучасному ринку праці. Без секретаря не обходиться жодна організація.

Секретар - це права рука керівника, співробітник, що володіє оперативною інформацією і знаходиться в курсі поточних справ компанії, фірми, організації, підприємства або установи.

За останні роки професія секретаря зазнала істотні зміни. Якщо нещодавно секретаря прийнято було називати "обличчям фірми", то сьогодні його вже можна порівняти з правою рукою керівника, що регулює різні виробничі процеси. В нашій країні різко зріс попит на кваліфікованих секретарів. Це пов'язано в першу чергу з виникненням великої кількості структур. Міжнародний професійний клуб секретарів (Professional Secretaries International) дав таке визначення сучасному секретарю: "Це ініціативний і поміркований помічник шефа, що володіє всіма професійними навичками, необхідними для офісу, приймає рішення в межах своєї компетенції і при необхідності бере управління на себе".

Сьогодні в організаціях і на підприємствах різної організаційно-правової форми існує досить багато різновидів секретарської професії. Коло обов'язків різного секретарського персоналу дуже різнорідний.

Оператор на телефоні у великих організаціях приймає всі телефонні дзвінки і з'єднує з потрібними абонентами. Секретар на телефоні приймає телефонні замовлення та повідомлення, дає по телефону необхідні довідки про номенклатуру товарів або послуг, що надаються фірмою, за дорученням керівника зв'язується по телефону з власними співробітниками та представниками сторонніх організацій.

Технічний секретар працює з оргтехнікою. Секретар приймальної приймає листи, факси, повідомлення по електронній пошті, відповідає на телефонні дзвінки і переадресує їх за призначенням, приймає відвідувачів.

Секретар офісу приймає та аналізує кореспонденцію, готує проекти документів, організує роботу з документами, виконує доручення керівника та його заступників, є координатором і диспетчером роботи офісу.

В Кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців посада секретаря дається з доповненнями: секретар-друкарка, секретар незрячого фахівця, секретар керівника, секретар-стенографістка, вчений секретар. Всіх їх відрізняє велика різноманітність функцій, комплекс обов'язків і прав, різних вимог до освіти, досвіду роботи та навичок. Кваліфікаційні характеристики даних фахівців представлені в Додатку А.

Розвиток в Україні нових соціально-економічних відносин викликало стрімке зростання різного роду недержавних підприємств і фірм. Керівник кожної такої організації має секретаря.

Секретарі працюють і у представників вільних професій - адвокатів, нотаріусів, а також на малих приватних підприємствах. Управлінський персонал недержавних комерційних організацій, як правило, дуже невеликий.

Керівники цих фірм займаються в основному вирішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (в першу чергу - адміністративної) роботи доручають своїм секретарям. Секретар керівника сучасної фірми повинен не тільки швидко друкувати і правильно оформляти документи, але і складати тексти різних документів, редагувати проекти, не тільки раціонально організувати прийом відвідувачів та телефонне обслуговування, але і самостійно вирішувати багато питань згідно з дорученими від керівника вказівками.

Цей новий різновид секретарської професії отримав назву секретаря-референта. Як відомо, секретар та референт - досить різні різновиди секретарської професії.

Секретар керівника організації - це помічник, який організовує діяльність першого керівника, становить для нього документи, організовує наради, переговори, відрядження, здійснює телефонне обслуговування.

Референт - це фахівець не тільки в області секретарського справи, але і в сфері основної діяльності фірми; він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналітичні документи; аналізує ситуацію та приймає участь в розробці стратегії і тактики діяльності фірми. Слово "секретар" походить від латинського слова secret ("секрет, таємниця"), а слово "референт" означає "людина, що повідомляє що-небудь".

Походження назви "секретар-референт" частково пояснює роль і значення секретаря в структурі управління.

Секретар-референт - це довірена особа керівника, що володіє певною інформацією і звільняє свого шефа від поточної роботи, щоб дати йому можливість зосередитися на вирішенні основних питань діяльності підприємства. Завдяки роботі секретаря-референта керівник може максимально сконцентруватися на виконанні своїх професійних завдань.

Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій.

Таким чином, секретар-референт повинен вміти виконувати всі види робіт: від найпростіших технічних до творчих. Але його робота відрізняється від роботи інших секретарів насамперед високим професіоналізмом, наявністю референтских видів робіт, пов'язаних зі збором, аналізом, поданням матеріалів і складанням документів, вільним знанням іноземних мов і бездоганним знанням комп'ютерних технологій.

Секретар-референт - це високоосвічений, творчо обдарований, високопрофесійний помічник керівника, якого він завжди довіряє і на якого може покластися при виконанні доручень будь-якої складності.



Висновок

У курсовій роботі здійснено теоретичне обґрунтування та практичне вирішення щодо інформаційного забезпечення підприємницької діяльності.

Визначено умови здійснення підприємницької діяльності та її основні принципи, а також роль, суть та значення інформації на підприємництві.

Основні висновки і результати, які одержано в ході досліджень, зводяться до такого.

Показано особливу роль інформації і інформаційних ресурсів в референтській діяльності сучасних підприємств, що обумовлена їх безпосередньою участю в економічних процесах та постійно зростаючим рівнем інформатизації ринкового середовища та суспільства в цілому.

Визначено, що інформаційне забезпечення діяльності підприємства має ґрунтуватися на комплексному використанні потенційних і наявних інформаційних ресурсів з урахуванням їх основних особливостей.

Під інформаційним забезпеченням референтської діяльності підприємства запропоновано розуміти сукупність форм, методів та інструментів управління інформаційними ресурсами, необхідних і придатних для реалізації аналітичних і управлінських процедур, що забезпечують стабільне функціонування підприємства, його стійкий перспективний розвиток.

Надано загальну характеристику інформаційних ресурсів та сформовано принципові підходи до їх оцінки з використанням інформаційного підходу, теорій інформаційних ресурсів та економічної інформації.

Реалізація цих підходів надає можливість визначати цінність інформації та сформувати максимально раціональну систему збору даних, що є основою сукупності інформаційних ресурсів підприємства.

Розроблено послідовність формування інформаційно-керуючої системи.

Я вважаю, що жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації.

В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора.

Розвиток будь-якого підприємництва необхідний, тому потребує підтримки, як на державному, так і на місцевому рівні.



Список використаних джерел та літератури

1. Домникова, М. А. Секретарь: успешная карьера / М. А. Домникова, М. Ю. Привалова. - М. : Современник - БИС, 1997. - 320 с. : ил.

2. Корнєв Ю.Г. Інформаційно-аналітична діяльність як сфера бізнесу// Підприємництво, господарство, право. -- 2003. -- №12.

3. Корнєв Ю.Г. Проблеми формування загальнонаціональної системи інформаційного забезпечення розвитку підприємництва // Економіка: проблеми теорії та практики. -- Дніпропетровськ, 2004. -- Вип. 187

4. Указ Президента N 477/2004 ( 477/2004 ) від 24.04.2004 ) Про заходи щодо забезпечення підтримки та подальшого розвитку підприємницької діяльності

5. Варналій З.С. Основи підприємництва: Нав. посіб. - К.: Знання-Прес. 2002. - 239 с.

6. www.president.gov.ua

7. www.wikipedia.org.wiki. Підприємництво

8. www. zakon.rada.gov.ua

9.Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря : учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. - М. : ТК Велби : Проспект, 2005.

10. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов [и др.] ; под ред. И. К. Корнеева. - М. : ТК Велби : Проспект, 2005.

11. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.] - М. : МЦФЭР, 2004.

Размещено на Allbest.ru