Метою даної роботи є дослідження зовнішнього документообігу в органі виконавчої влади і розроблення пропозицій щодо його удосконалення.

Об'єктом і базою дослідження даної роботи є Головне управління економіки Чернігівської обласної державної адміністрації.

Головне управління економіки обласної державної адміністрації є її структурним підрозділом, підзвітне та підконтрольне голові обласної державної адміністрації, а також Міністерству економіки з питань реалізації єдиної державної політики економічного і соціального розвитку України.

Предметом дослідження є теоретичні положення та прикладні підходи до вдосконалення організації системи зовнішнього документообігу в органі виконавчої влади.

Результати

Економічна інформація є однією з найбільш масових різновидностей інформації. Вона відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і послуг. Економічна інформація виникає у процесі виробничо-господарської діяльності і використовується для управління цією діяльністю. Вона характеризує стан виробничо-господарської і фінансової діяльності об'єкта через систему натуральних і вартісних показників.

Система документообігу Головного управління економіки пов`язана з процесами збору, обробки, розповсюдження і зберіганням саме економічної інформації.

Дослідження було спрямоване на фіксування обсягів вхідної і вихідної інформації. В процесі роботи було виявлено, що документообіг в органах державної влади характеризується складністю і різноманітністю як напрямків поширення інформації так і її видів.

Для аналізу кількісних характеристик інформації були використані первинні документи, а саме: “Інформація про документообіг, кількість вхідної і вихідної кореспонденції в Головному управлінні економіки”. Ця форма звітності складається на перше число кожного місяця.

Вхідна кореспонденція поділяється на службові документи і листи громадян.

Службові документи поділяються на такі категорії: Закони України, Постанови Верховної Ради України; Укази і Розпорядження Президента України; Документи від Верховної Ради України; Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, інші документи; документи від міністерств, держкомітетів України, центральних установ, інших державних структур; документи від управлінь, відділів ОДА, обласних установ; документи від районних державних адміністрацій; документи від обласних, районних, селищних, сільських рад та їх виконкомів; документи від підприємств, господарств, товариств, установ і організацій області; інші документи; відомості, протоколи, зведення, звіти, бухгалтерські та інші документи.

Вихідна кореспонденція поділяється на: розпорядження голови Головного управління економіки; листи; інформації та відповіді на листи; відповіді на заяви і скарги громадян; списки, бюлетені.

З метою проведення аналізу вся інформація в потоках була структурована на вісім категорій у відповідності до кореспондентів (рис.1).

Рис. 1. Схема зовнішніх інформаційних потоків Головного управління економіки обласної державної адміністрації.

За даними, отриманими в Головному управлінні, було проведено аналіз кожного з інформаційних потоків. В якості одиниці виміру кількості інформації був вибраний документ (док.).

На рисунку 2 показана динаміка змін обсягів вхідної і вихідної документації Головного управління економіки, яка надходить і відправляється у Міністерство економіки. Дані за 2009 рік надані як прогнозні, виходячи з фактичних результатів діяльності за шість місяців 2009 року.

Рис. 2. Динаміка документообігу з Міністерством економіки України

Для вхідної документації характерно збільшення надходження у першому кварталі, що пояснюються надсиланням управлінської документації після обробки документів з міністерства, як органу управління вищого рівня. Відправлення має найбільші обсяги у четвертому кварталі, що пояснюється наданням річних звітів до міністерства. Зменшення надходжень і відправлень документів у другому і третьому кварталах пояснюється тим, що в цей період складаються тільки проміжні (квартальні) звіти, кількість і обсяг яких менше за річні. Крім того на цей період припадає найбільша кількість відпусток державних службовців, які планують свою роботу з урахуванням цього факту.

Кількість документів, що надходить з Верховною Ради України є непостійною, що пояснюється специфікою роботи вищого законодавчого органу України. Кількість документації, що направляється до Верховної Ради України також є непостійною, тому що вона переважно складається із відповідей на вхідні документи.

Документообіг з Кабінетом Міністрів України представлений на рисунку 3.

Рис. 3. Динаміка документообігу з Кабінетом Міністрів України

Аналіз документообігу з Кабінетом Міністрів України свідчить, що кількість вхідних документів до Головного управління найбільша у першому кварталі, що співпадає з періодичністю надходження документації з органів управління вищого рівня. Найбільша кількість відправлень спостерігається у четвертому і першому кварталах, що зв`язано зі звітністю. Найменша кількість відправлень у третьому кварталі.

Аналіз динаміки документообігу з міністерствами України та іншими центральними органами свідчить про постійне, зростання кількості інформації за цим потоком. Темпи зростання у 2007, 2008 та 2009 роках складають 108,03%, 154,00% і 125,00% відповідно. Причому зміна кількості вхідної і вихідної кореспонденції відбувається синхронно, без великих розривів, що може свідчити про добре налагоджений характер взаємодії.

Документообіг з обласною державної адміністрації, управліннями та відділами має тенденцію до зростання. Також особливістю даного потоку являється те, що кількість вихідної інформації переважає над кількість вхідної. Це пов'язано з тим, що надається щоденна інформація з питань внутрішньої політики обласної державної адміністрації та відділу з питань взаємодії з засобами масової інформації та зв'язків з громадськістю стосовно основних подій, які впливають на соціально - економічну і суспільно-політичну ситуацію в області.

Динаміка загального документообігу зображена на рисунку 4.

Рис. 4. Динаміка загального документообігу

Як видно з результатів аналізу тенденція підвищення кількості надходження документів у першому кварталі і відправлення у четвертому зберігається і в загальній динаміці документообігу. Кількість надходжень документів у четвертому кварталі складає в середньому 72% від надходжень у першому кварталі. В той же час відправлення у четвертому кварталі складають 110% від кількості документів у першому. Крім того має місце збільшення загального обсягу документів, які надходять і відправляються у Головному управлінні економіки. Загальне збільшення оброблювальної інформації за чотири роки складає 216%. Також кількість вхідної інформації перевищує кількість вихідної.

Висновки