Трудовая книжка

Размещено на http://www.Allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

Выборгский филиал

Направление подготовки 38.03.04 Государственное и муниципальное управление

Профиль «Государственное и муниципальное управление»

Кафедра государственного и муниципального управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Дисциплина: «Документационное обеспечение и делопроизводство»

на тему:

Трудовая книжка

Автор Гульцева Ксения

Студентка 4 курса:

Руководитель работы:

ст. преп. Славко М.А.

Выборг, 2017 г.



1. Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает факт сотрудничества между работодателем и наемным сотрудником. В официальной книжке указываются любые изменения, связанные с определенным гражданином, подтверждается его поступление и увольнение с определенного предприятия. В данной статье будут рассмотрены нюансы нововведений, касающихся трудовых книжек в 2017 году.

По сей день каждый работодатель, будь то начальник юридической организации или индивидуальный предприниматель, обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника. В ней отмечается момент поступления на работу, должность работника и отражается перемещение по должностям или увольнение. Данное правило касается как граждан России, так и иностранных лиц, пересекающих границу нашей страны в поисках трудоустройства.

Помимо поступления на работу, должности и увольнения, в трудовой книге так же отражается информация о получении работником каких-либо трудовых достижений: грамоты, прохождение курсов повышения квалификации, любые благодарственные письма. Само собой, негативные отзывы здесь так же могут быть, но таковые встречаются намного реже, чем поощрительные записи, так как любой отрицательный опыт может окончательно испортить будущую жизнь любого трудоспособного гражданина.

Но устоявшийся порядок уже совсем скоро будет подвержен серьезным изменениям, которые коснуться каждого трудоспособного гражданина.

Правительством Российской Федерации с 2017 года будет проведена серьезная реформа, которая коснется каждого трудоустроенного гражданина. Дело в том, что указом президента дано распоряжение убрать из обихода такой документ, как трудовая книжка.

Инициаторами подобного законопроекта указывается факт того, что ликвидация трудовых книжек позитивно скажется на экономике всей страны. Работодателям и наемным работникам больше не придется проходить длительную процедуру регистрации и получения трудовых книжек, необходимости внесения в них любой информации и головной боли при расчетах. Конечно, весь трудовой опыт людей сохраниться, ведь сданные документы переправят в Пенсионный фонд, где будет учтен весь рабочий опыт людей, позволяющий рассчитывать на социальные выплаты при достижении пенсионного возраста.

2. Отмена трудовых книжек

Первыми в списке испытателей станут индивидуальные предприниматели и владельцы компаний, где работает не более 15 работников. Таким учреждениям предстоит убрать из обихода трудовые книжки уже в ближайшее время, и правительство будет тщательно следить за развитием ситуации, наблюдая за течением трудовых отношений в таких организациях после нововведений.

На данный момент вся информация о трудовой занятости человека передается индивидуальным предпринимателем напрямую в государственные структуры посредством персонифицированного учета, так что, в принципе, данной системы достаточно для контроля за работой людей. Трудовые книжки уже давно служили этаким формальным доказательством полученного опыта, и частные предприниматели могли испытывать серьезные проблемы, если не соблюдали мельчайшие нюансы ведения документов, которые, фактически, являлись больше данью традициям, нежели обоснованной необходимостью.

Положительные особенности отмены трудовых книжек в 2017 году

Инициаторы в правительстве РФ четко отмечают целый ряд позитивных тенденций, к которым приведет данное мероприятие.



Для работодателя это принесет:

- уменьшение ответственности из-за сократившегося объема бумажных документов;

- облегчение работы работников кадровых отделов;

- возможность сократить физическое место хранения, где ранее располагались трудовые книжки работников;

- нет опасений быть оштрафованным за какие-либо неточности, которые заметят проверяющие инстанции в трудовых книжках.

Для самих работников данная инициатива приведет к следующим моментам:

- отсутствие необходимости в обязательном порядке носить с собой важный документ, который можно легко потерять, но довольно сложно восстановить;

- иностранным лицам не требуется более заниматься открытием трудовой книжки национального российского образца, что облегчает процесс трудоустройства;

- при выходе на пенсию будет достаточно написать простое заявление.

Конечно, имеются и не слишком радужные перспективы, так как будущая пенсия работников будет напрямую зависеть от честности нанимателя, который обязан производить выплаты с зарплаты работников в Пенсионный фонд и предоставлять всю информацию о занятости по отчетным периодам. Но на данный аспект сотрудник может влиять самостоятельно, требуя от нанимателя соблюдать Закон, так что каждый трудоустроенный гражданин будет максимально стимулирован работать официально, что не может не радовать.

3. Записи в трудовой книжке в 2017 году

Трудовая книжка -- это один из основных документов, предъявляемых работодателю при заключении трудового договора (абз. 3 ч. первой ст. 65 ТК РФ). А если сотрудник заключает трудовой договор впервые, работодатель заводит ему трудовую книжку самостоятельно.

Итак, при приеме на работу сотрудника в его трудовую книжку нужно внести соответствующую запись. Причем сделать это работодатель обязан в отношении всех сотрудников, проработавших в организации по месту основной работы более пяти дней (ч. третья ст. 66 ТК РФ).

Все записи в трудовой книжке делаются аккуратно, чернилами синего, фиолетового или черного цвета и без сокращений (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225, п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69). Запись в трудовой книжке о приеме на работу вносится после издания соответствующего приказа.

В графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка напишите полное наименование организации, а далее -- сокращенное (при наличии). Нумеровать такую запись не нужно. Под наименованием в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставьте порядковый номер, в графе 2 -- дату приема на работу. Затем в графе 3 напишите, что человек принят, назначен или избран на конкретную должность. Причем должность и структурное подразделение, куда принимается работник, укажите согласно приказу о приеме на работу или иному документу-основанию. В графе 4 укажите его номер, дату и название. Чаще всего это именно приказ о приеме на работу.

Профессию или специальность работника запишите по документу об образовании, укажите наличие квалификации или специальных знаний.

Дату заполнения трудовой книжки проставьте следующим образом: год и число -- цифрами, а месяц -- словом. Такой способ написания предусмотрен бланком трудовой книжки.

После того как вы все внесли, попросите работника расписаться в предусмотренной для этого графе. Пусть он заодно проверит, правильно ли внесены сведения.

Вслед за подписью работника лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно поставить свою подпись и заверить ее печатью работодателя или печатью кадровой службы.

Записи об увольнении в трудовой книжке в 2017 году

Когда работника увольняют, в трудовую книжку нужно внести соответствующую запись. Сделать это нужно в последний день работы, после чего трудовая книжка выдается ему на руки (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Записи об увольнении в трудовой книжке присвойте порядковый номер. В графе 2 раздела «Сведения о работе» укажите дату внесения записи. В графу 3 раздела «Сведения о работе» внесите саму запись. Вы можете использовать несколько вариантов формулировок: «уволен(а)», «трудовой договор прекращен», «трудовой договор расторгнут». Проверьте, чтобы основание увольнения, указанное в трудовой книжке, совпадало с тем, которое содержится в приказе об увольнении. В конце записи должна стоять ссылка на статью Трудового кодекса, по которой работника увольняют. В графе 4 укажите реквизиты приказа о прекращении трудового договора.

Запись об увольнении в трудовой книжке в 2017 году

Основным документом, подтверждающим опыт работы, можно считать трудовую книжку. За верную запись об увольнении в трудовой книжке отвечает кадровик или сам наниматель. На руки человек получает ее уже после увольнения. В документе должны быть соответствующие пометки о прекращении действия договора. Выдать книжку следует в срок по закону. Иначе компанию могут оштрафовать. Расскажем о правильном оформлении ухода из компании в 2017 году.

Заполнение трудовой книжки в 2017 году

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор. В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать - расскажем в данной статье.

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина. Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

1. Трудовой кодекс РФ.

2. Правила ведения (постановление Правительства РФ №225).

3. Инструкция (приказ Минтруда №69).

Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

4. Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

трудовой книжка электронный документ

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон - сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом - либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Далее делается запись о приеме на работу, формулировка при этом должна быть полной. Чтобы зафиксировать ознакомление с этой записью, ставится подпись сотрудника.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг - внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.



Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

1. Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений. Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной

Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта

2. Образование сотрудника

Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его - удостоверение, диплом или аттестат

3. При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись

4. Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений

Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации

После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия

Как заполнять документ в разных случаях

Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций

В трудовую книжку подлежит внесению такая информация:

1. О сотруднике: полные ФИО, дата рождения, наличие образования, специальность.

2. О работодателе: наименование предприятия, его организационно-правовая форма.

3. О трудовой деятельности: прием на работу, поощрения, перевод с согласия работника на другую должность, увольнение.

Инструкция по ведению трудовых книжек, введенная в действие приказом Министерства Труда РФ №69 обязана для соблюдения всеми работодателями.

Оттиск, печать и подпись

Работодателем назначается сотрудник, уполномоченный вести хранение и ведение, т.е. внесение информации в трудовые книжки работников. После каждой оформленной записи он должен ставить печать или оттиск (в зависимости от содержащейся в ней информации).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек устанавливает, что оттиск проставляется только при расторжении трудового договора. При внесении других записей достаточно печати и подписи самого сотрудника, которая будет свидетельствовать об оповещении работника о новых данных в его трудовой книжке.

Печать используется в качестве удостоверения подписи работодателя либо уполномоченного им должностного лица. В книжке проставляется только основная печать, использование кадровой запрещается (исключением не являются даже крупные предприятия).

Исправление ошибок

Порядок ведения трудовых книжек в РФ тщательно регламентирован. Законодателем устанавливаются процедура исправления ошибок - запрещается зачеркивать сведения, их можно признать недействительными или аннулировать.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

5. Электронные трудовые книжки в 2017 году

Общепринято, что трудовая книжка - это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом - в нашем актуальном обзоре.

Новый формат старого документа

На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе - это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала

С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.

Таким образом, что это - электронная трудовая книжка - остаётся открытым вопросом.

6. Статус документа на сегодня

В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.

Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.

Если наниматель - обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.

Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ №225, где она была зафиксирована сразу же после разработки.

Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:

- того, как вести и хранить рассматриваемые бланки;

- каким образом изготавливать эти бланки;

- освещения вопросов снабжения работодателей формулярами книжек.

Правила для бумажного экземпляра

Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге.

Это записи, фиксирующие:

1. Взятие работника на должность.

2. Уход с работы (с отметкой о том, на основании чего произошло увольнение).

3. Переводы с одной позиции на другую.

4. Данные о награждениях.

Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте.

По этой причине на работодателе лежит ответственность за:

- безопасность документа;

- его фактически верное заполнение и оформление.

В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ №225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.

Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда №69).

Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.

Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.

Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы

Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.

Так, по приказу Минфина №117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.

В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое - также нигде не определено.

Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:

- соответствовать всем утверждённым законом требованиям;

- быть уточнена и заверена подписью работодателя.

Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.

К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.

По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.

Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.

Будущее электронной документации

История применения трудовых книжек бумажного формата в рамках российской правовой системы довольно продолжительна. Впервые значение и форма изготовления данного документа были определены ещё до того, как появилась компьютерная техника. С того момента никаких значительных перемен не происходило.

Однако в век цифровых технологий - когда владение компьютерной техникой не выступает прерогативой незначительного меньшинства - ведение бумажной трудовой книжки сложно назвать эффективным.

Этому есть несколько причин:

- изготовление документа на бумажном носителе более трудоёмко и затратно;

- определённые сложности связаны с процессом ведения документа, внесением поправок в содержание уже сделанных записей, его восстановление в случае потери и др.

Считается, что электронная трудовая книжка с 2017 года или позже должна исключить описанные проблемы и существенно упростить положение работодателей и самих служащих.

В 2017 году вопрос о том, можно ли вести трудовую книжку в какой-либо форме, кроме бумажной, всё ещё не решён. Кроме того, любая попытка со стороны работодателя игнорировать существующие правила ведения этого документа на традиционном носителе может привести к ответственности за несоблюдение актов трудового законодательства.



Список литературы

1. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2017)

2. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Басаков М.И. -Феникс - Москва, 2014. - 384 c.

3. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд. - М.: Инфра-М, 2012. - 304 с.

4. Проведение обследования документационного обеспечения управления и формализация его результатов / Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2014. - №7. - С. 22-38.

5. Документационное обеспечение управления в публикациях 2015 года / Делопроизводство. - 2016. - №1. - С. 103-106

6. Документационное обеспечение управления персоналом; Дашков и Ко/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А. - Москва, 2016. - 220 c.

7. Конфиденциальные документы в номенклатуре дел / Колганова М.А. Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - №11. - С.47

8. Общие требования к текстам документов и их унификация / Кожанова Е.Н. Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - №2. - С.43

9. Управление персоналом: учебник / Т.П. Вернигорова, А.И. Горбачев и др.; под ред. А.И. Турчинова; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: РАГС, 2008. - 606 с.: табл. - (Учебники Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации).

10. Разработка табеля унифицированных форм документов организации - важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами / Фионова Л.Р. Делопроизводство. - 2014. - №3. - С.15-20.

Размещено на Allbest.ru