Управление контрактами по проекту

В состав контрактов включены агентские договора (договора поручительства) (см. Приложение 2), договора с контрагентами, договора аренды, договора с подрядчиками на проведение ремонтно-монтажных работ.

Агентские договора регламентируются Главой 52 ГК РФ, представляет собой совокупность договора комиссии и договора поручительства. Стоимость работ по данному типу договора выражается в процентном соотношении от выручки и зависит от объемов реализации продукции (услуг). То есть, если условно, действуя от имени компании, агент реализует услуги в некотором, оговоренном договором объеме, его вознаграждение составляет некую процентную ставку, если объем выручки превышает установленный раппель Объем выручки, в пределах которой варьируется процентное комиссионное вознаграждение., то процентное вознаграждение пропорционально возрастает.

Договора с контрагентами тоже имеют свою специфику. В отличие от агентских договоров здесь отсутствует раппель, а процент по договору является строго фиксированным, независимо от выручки.

Так же в компании присутствуют договора аренды, которые оговаривают строго фиксированную цену.

К примеру, ООО «Парадиз» арендует помещение под офис по договору аренды. В текущем месяце между организацией-арендатором и арендодателем заключен агентский договор, согласно которому организация (агент) по поручению и за счет арендодателя (принципала), но от своего имени заключает договор со специализированной организацией (подрядчиком) на проведение работ по монтажу оптоволоконной сети в арендованном помещении. По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала п.1 ст.1005 ГК РФ. Принципал обязан уплатить агенту вознаграждение в размере и в порядке, установленных в агентском договоре ст.1006 ГК РФ. На рисунке 2 представлена многоуровневая, неравномерная структура контрактных отношений в СБ ООО «Парадиз»

Рисунок 2. Многоуровневая, неравномерная структура контрактных отношений в СБ ООО «Парадиз».

Многоуровневой эта система называется потому что в части управления агентскими договорами в СБ ООО «Парадиз» практикуется иерархическая структура. Неравномерность характеризуется разнообразием типов контрактов в рамках одного проекта реализуемого СБ ООО «Парадиз».

По условиям договора на организацию - агента возложена обязанность по заключению от своего имени со специализированной организацией (подрядчиком) договора на проведение работ по монтажу оптоволоконной сети в арендованном помещении. Согласно ст.1011 ГК РФ к отношениям, вытекающим из агентского договора, по условиям которого агент действует от своего имени, применяются правила, предусмотренные Гл. 51 "Комиссия" ГК РФ, если эти правила не противоречат положениям гл.52 "Агентирование" ГК РФ или существу агентского договора.

В рамках специфики предпринимательской деятельности при заключении договора, оговаривается кроме вознаграждения и объем реализуемых услуг по договору, который характеризуется размером выручки, если речь идет об агентских договорах со страховыми компаниями или с контрагентами.

Если речь идет о договоре подряда на ремонтные или строительные работы, то здесь ситуация обстоит иначе. Существует различные способы оценки объемов и стоимости работ.

Первым этапом рассматриваемого интеграционного метода является составление укрупненного календарного плана работ проекта (см. Приложение 3) с назначенными на работы ресурсами. Данный календарный план является входными данными для системы управления затратами проекта. Затем, система управления затратами позволяет произвести калькуляцию (смету) (см. Приложение 4) затрат проекта. Далее возможна автоматическая коррекция расписания в соответствии с результатами калькуляции или же с установленной целевой величиной затрат. Использование данного метода позволяет в случае подписания контракта легко получать из предварительных оценок исходный план проекта.

Сначала менеджер проекта определяет работы самого верхнего уровня, необходимые для выполнения контракта. Эти работы заносятся в расписание объединяющего проекта. Затем создаются подпроекты и передаются конкретным менеджерам, которые будут отвечать за их выполнение. Менеджеры предоставляют детальную информацию по работам своего подпроекта. В результате свертывания данной информации, определяются длительности работ более высокого уровня. Этот метод обеспечивает следующее:

§ Менеджеры проекта имеют полные права в отношении оценивания работ своих подпроектов

§ Оценка длительности и стоимости работ более высокого уровня основывается на длительности входящих в них работ и оценках количества и стоимости ресурсов, требуемых для их выполнения.

§ В случае заключения контракта, создание исходного плана и полного расписания проекта не представляет никакого труда, так как оценка стоимости проекта производилась на основании календарного графика работ.

§ Будущие контракты с подобным набором работ могут быть оценены при использовании уже существующего расписания.

Затраты проекта рассчитываются сразу после того, как только в расписание проекта введены основные работы, длительность которых зависит от количества назначаемых на них ресурсов. Рабочие часы проекта содержатся в его календарном плане, а система управления затратами рассчитывает все прямые издержки, дополнительные выплаты, накладные, общие и управленческие расходы и другие текущие затраты, возникающие в процессе выполнения работ. Все затраты должны быть подсчитаны, при необходимости с учетом возрастания стоимости, и помещены в отчет для проведения анализа. В целях недопущения повторного ввода данных и уменьшения вероятности ошибок необходимо, чтобы вносимые в расписание работы автоматически переносились в систему управления затратами. Затем, элементы, отсутствующие в расписании, вносятся в систему управления затратами. Это могут быть материалы, другие прямые затраты или задачи с фиксированным объемом работ (например, задачи управления проектом). Такого рода элементы, так или иначе связанные с проектом, но не влияющие на его календарный график, должны вводиться в систему управления затратами. Это избавляет расписание от дополнительных, фиктивных работ и в то же время позволяет системе управления затратами правильно отражать все текущие издержки проекта. Для того чтобы контракт был заключен, чаще всего требуется проведение так называемого планирования “сверху вниз”. В частности, может возникнуть необходимость сведения затрат по проекту к установленной сумме или же уменьшение затрат на определенную величину (10%).

Система управления затратами проекта должна предоставлять возможность оценивания затрат проекта в различных срезах (например, затраты на конкретный этап или же по определенному субподрядчику, функциональной группе и пр.) Когда такие вычисления будут произведены, необходимо распределить рабочие часы среди всех ресурсов, с тем чтобы определить прямые и накладные расходы по каждому из них. Если контракт будет заключен, то перенос данных о рабочем времени в расписание проекта не составит труда (рисунок 3).

Рисунок 3. Объединяющий проект с подпроектами и межпроектными связями.

2.2 Подготовка и заключение контракта

Процесс создания исходного плана значительно усложняется при использовании каких-либо других методов оценивания объемов работ и затрат проекта. Когда оценка затрат основывается на расписании, создание исходного плана сводится к установлению недостающих связей между работами и подпроектами. Планирование ресурсов может производиться для самого низкого уровня иерархии - конкретных исполнителей или же, наоборот, для самого верхнего уровня, чтобы упростить процесс выравнивания (использование общих резервов работ для уменьшения перегрузки ресурсов).

Ресурсное планирование и выравнивание используется для создания исходного плана без перегруженных ресурсов. Стандартизация файлов с дополнительными данными, такими как иерархическая структура работ, календари и ресурсы имеет множество преимуществ. Создание исходного плана проекта необходимо для дальнейших расчетов фактической выработки. Кроме того, исходный план может пригодиться при проведении обсуждения результатов проекта по его закрытии.

Перед заключением договоров со страховыми компаниями на реализацию услуг, страховые компании высылают коммерческое предложение, в рамках которого рассматриваются особенности компании, как в стоимостном плане (стоимость услуг), так и в особенностях сопровождения этих услуг. А так же обсуждаются условия работы (сотрудничества) как на текущий момент, так и в перспективе. Аналитический отдел ООО «Парадиз» проводит анализ поступившего предложения на эффективность, перспективность и юридическую поддержку предлагаемых услуг. А так же в рамках этого анализа проводится рассмотрение вопроса о размере вознаграждения по договору. Анализ проводится с помощью сравнительного метода экспертных оценок. И на основании полученных результатов принимается решение о сотрудничестве. После чего происходит составление договора и его подписание.

Но на ряду с агентскими контрактами в организации, как было изложено выше, заключаются и другие типы контрактов. К примеру в рамках проекта «Развитие сети ООО СБ «Парадиз» предусмотрено заключение контрактов на ремонтные работы и строительство, так как расширение сети брокера охватывает не только увеличение линейки брендов, но и открытие новых офисов по Москве и ближайшему Подмосковью. Данный тип контракта регламентируется законодательством и включает в себя ряд условий:

§ Порядок проведения торгов (конкурса) установлен приказом Федеральной службы лесного хозяйства России от 28.07.97 N 97.

§ Проектно-сметная документация на капитальный ремонт, независимо от источников финансирования, подлежит государственной экспертизе в соответствии с порядком, установленным в Российской Федерации.

§ Срок капитального ремонта в целом определяется на основании исходных условий и может быть уточнен по итогам проведения торгов (конкурса). Сроки приемки отдельных очередей определяются сторонами.

§ Стоимость работ по проектированию и производству капитального ремонта определяется на основании проведенных торгов (конкурса) в пределах исходных условий.

§ Договоры заключаются с подрядной организацией, победившей на торгах (конкурсе), на основании исходных условий (стоимость, сроки, разрешающее право на соответствующий вид деятельности, лицензия и другие показатели) на весь период капитального ремонта объектов в порядке, устанавливаемом Государственным комитетом Российской Федерации по жилищной политике и строительства, Министерством экономики Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

§ Договоры между заказчиком и подрядчиком (далее именуются стороны) на проектирование и производство капитального ремонта заключается в течении 30 дней после получения подрядчиком документов, удостоверяющих его победу на торгах (конкурсе) и подтверждение финансирования в плановом порядке.

§ Уточнение стоимости, вызванное объективными причинами в процессе капитального ремонта, производится по взаимной договоренности между заказчиком, проектировщиком и подрядной организацией. Выделение дополнительных финансовых средств при увеличении стоимости ремонта производится заказчиком.

§ Объемы подрядных работ и необходимые финансовые средства определяются в договоре с разбивкой по годам и кварталам в соответствии с календарным планом ремонта и сроками ввода в действие мощностей и объектов. В случаях уменьшения размера финансовых ресурсов на очередной год (квартал) и квартал (месяц) или нарушения непрерывности финансирования срок ремонта уточняется сторонами.

§ Заказчик обеспечивает своевременное и непрерывное финансирование капитального ремонта. Размер, сроки перечисления аванса, порядок его погашения, а также условия промежуточных расчетов за выполненные работы в пределах 95 % их стоимости устанавливаются при заключении договора.

§ При невыполнении по вине подрядчика объектов работ, предусмотренных графиком их производства, сумма предъявленного промежуточного платежа за фактически выполненные работы уменьшается на стоимость недовыполненных работ или платежи задерживаются до устранения допущенного отставания.

§ Окончательный расчет производится в месячный срок после принятия объекта в эксплуатацию в целом или его очереди, если иной срок расчетов не предусмотрен в договоре. В случае задержки установленных договором сроков перечисления аванса, оплаты выполненных работ и окончательных расчетов заказчик возмещает подрядчику причиненные в результате этого убытки, включая затраты по уплате процентной ставки за кредит.

§ Заказчик несет ответственность за своевременную передачу оборудования для монтажа, если это обязательство по договору возложено на него. Если в результате недопоставок оборудования произведена остановка капитального ремонта более чем на месяц, срок окончания ремонта продлевается на период остановки производства работ. Размер санкций за несвоевременную передачу оборудования для монтажа устанавливается при заключении договора.

§ При необеспечении установленных договором сроков ввода в действие очередей (этапов), а также отдельных объектов финансирование ремонта приостанавливается заказчиком. Решение о завершении ремонта принимается в установленном порядке заказчиком при приемке объекта после ремонта.

§ В случае не обеспечения установленных договором сроков ввода в действие очередей, а также отдельных объектов по вине подрядчика им уплачивается штраф в размере одной тысячной части договорной стоимости за каждый день просрочки до фактического завершения ремонта. Договором могут предусматриваться и другие меры имущественной ответственности, а также взыскание убытков в полном размере сверх неустойки.

§ Подрядчик обязан устранить допущенные по его вине дефекты, обнаруженные в течении 12 месяцев со дня приемки объекта в эксплуатацию, если иной срок не установлен в договоре.

Таким образом, соблюдая все условия по контракту, происходит подготовка к его заключению и соответственно сам процесс подписания контракта.

2.3 Контроль и анализ состояния работ и затрат

В процессе реализации работ по контракту происходит постоянных контроль за добросовестным исполнение обязательств сторон по контракту. Руководитель проекта «Развитие сети СБ ООО «Парадиз» проверяет работу подрядчика и уведомляет подрядчика об обнаруженных дефектах. Такая проверка не влечет за собой изменения ответственности подрядчика. Руководитель проекта может дать подрядчику инструкции выявить дефект, снять покрытия и провести испытания любых работ, которые, по мнению руководителя проекта, могут содержать дефекты.

Руководитель проекта, в зависимости от специфики работ может давать подрядчику инструкции о проведении испытаний, которые не указаны в спецификациях, с целью проверки работ на наличие дефекта и если испытания подтвердили это наличие, расходы на проведении испытаний и образцы оплачивает подрядчик. Если дефекта не обнаружено, испытание представляет собой компенсационное обстоятельство.

В случае обнаружения дефектов в ходе работ по контракту уведомляет подрядчика в письменной форме о существовании этих дефектов. До истечении периода ответственности за устранение дефектов, который начинается с даты завершения и продолжается до момента, указанного в информационных картах контракта. Период ответственности за устранение дефектов обычно длится до тех пор, пока не устранены все дефекты.

В случае, если подрядчик не устранил дефект в сроки, указанные руководителем проекта в уведомлении, руководитель проекта проводит оценку стоимости устранения дефекта и организует его устранение, а подрядчик оплачивает оцененную сумму.

Так же по заключенным контрактам, в рамках данного проекта постоянно проводится контроль затрат. Ведомость объемов работ содержит перечень работ по строительству, монтажу, испытанию и сдаче в эксплуатацию, которые предстоит выполнить подрядчику. Ведомость объемов работ используется для расчета цены контракта. Подрядчик получает оплату по объему реально выполненных работ по расценкам, указанным в ведомости объемов работ.

При работе с агентскими контрактами происходит тоже контроль за выполнением условий по контракту, но он имеет свою специфику. Основными моментами в данном случае являются сроки подачи отчетов, своевременное перечисление денежных средств по договорам страхования и т.д.

В целях упростить контроль и анализ состояния работ и затрат по заключенным контрактам в рамках проекта по развитию сети продаж ООО «Парадиз», предлагается ввести автоматизированную систему по управлению контрактами, заключенными организацией по данному проекту. Система будет включать в себя контроль за выполнением обязательств по контрактам (договорам), определять размер комиссионного вознаграждения по агентским договорам, в зависимости от условий каждого контракта, независимо в какой роли выступает организация - в роли Агента или Принципала. А так же будет производить данная система контроль за сроками действия контрактов и за объемом и стоимостью работ.