Планирование личной работы менеджера

14. Следует фиксировать в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-то действия.

15. Следует резервировать определенную часть своего времени для рутинной, подготовительной, творческой работы.

Для экономии рабочего времени необходимо:

1) Избегать импульсивных поступков, ибо при работе урывками тратится больше времени.

2) Не отвлекаться, по возможности, на вновь возникающие проблемы, которые могут потребовать новых действий. Их целесообразна зафиксировать и вернуться к ним позже, что позволит завершить начатое, а им «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала полезна также на случай внезапных перерывов в работе, поскольку позволяет быстрее вернуться к ней.

3) На рабочем столе не держать ничего лишнего. Это помогает сконцентрироваться.

4) Уметь отличать главное от второстепенного, не разбрасываться, а заниматься одним делом, не тем, что хотелось, а самым важным в данный момент.

5) Действовать согласно намеченным приоритетам и делать работу сразу до конца.

6) Избегать ненужных встреч.

7) Составлять график рабочего дня и осуществлять постоянный текущий самоконтроль.

8) Не читать ненужную информацию, но полезную записывать на карточку и переносить в память компьютера.

Заключение

Итак, подведем итог данной курсовой работе. Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителя, так же как и осуществление планирования деятельности организации в целом.

В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше времени, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого перечня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

План предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие больших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много времени. Главное - в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы -- годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные - включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть -- главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при разработке дневных планов учитываются особенности индивидуальных биоритмов. Необходимо планировать рабочий день так, чтобы наиболее трудные часы попадали на «пик работоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» -- утренние часы, «голуби» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» -- к вечеру.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно распределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственности, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана происходит накануне вечером в несколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение затраты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5 - 10-минутные перерывы после каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи.

План работы менеджера уточняется утром совместно с секретарем, учитывая внезапно возникшие новые обстоятельства. В целом дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдерживаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и т. д.).

Список литературы

1. Антипов В. Бизнес-план как первый шаг к успеху // Бизнес. - 1996. - №7. - С.32-33.

2. Бизнес-планирование: Учебник / Под ред. В.М.Попова, С.И.Ляпунова. - М., 2001.- 290с.

3. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., П.Ройш Управление персоналом. - Мн.: Экоперспектива, 2000.

4. Веснин В.Р. Технология работы с персоналом и деловыми партнерами. - М.: ЭЛИТ-2000, 2002.

5. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Гардарики, 2002.

6. Горяев Т. Система менеджмента на современных предприятиях // Босс. - 2003. - №1. - С. 14-21.

7. Гунин В.Н., Ивановская Л.В. Методические основы нормирования и регламентирования инженерно-управленческого труда. - М.: МИУ, 2005.- 320с.

8. Дафт Р. Планирование в организации. - М.: Олма-Пресс, 2002.

9. Дизель П., Мак-Кинли У. Поведение человека в организации. - М.: Проспект, 2002.

10. Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломонидина Т.О. Организационное поведение. - М.: Инфра-М, 2000.

11. Лебедев О. Т., Каньковская А, Р. Основы менеджмента. - СПб.: НДМиМ, 2002.- 425с.

12. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Общ. ред. и вступ. ст. Л.И. Евенко. - М.: Дело, 2001.

13. Мухин Ю. И. Наука управлять людьми. - М., 2004.

14. О'Шонесси Дж. Принципы организации управления фирмой. М.: Дело, 2001.

15. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала. - Ростов н/Д: Феникс, 2001.

16. Семынин В. Планирование на предприятии // Бизнес журнал. - 2004. - №11. - С. 44-52.

17. Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом. - СПб.: Питер, 2000.

18. Управление организацией / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П.Румянцевой, Н.А.Саломатина. - М.: Инфра-М, 2003.

19. Уткин Э. А. Курс менеджмента. - М-: Зерцало, 2001.

20. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.- 368с.

21. Шеметов П. В. Элементы научного управления. - Новосибирск, 2002.- 312с.

22. Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера. - М.: Финансы и статистика, 2002.- 472с.

23. Шипунов В.Г., Е.Н. Кишкель Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 2001.-327с.

24. Шредер Г. А. Руководить сообразно ситуации. - М., 2003.- 160с.

25. Шуванов В. И. Социальная психология менеджмента. - М. ЗАО «Бизнес-шк. «Интел-Синтез», 2001.- 252с.

Глоссарий

Алгоритм - математически формализованная процедура.

Воздействие - изменение состояния организации.

Гибкость - способность к адаптации и модернизации.

Дедукция - метод анализа организации «от общего к частному».

Деловая игра - форма ролевого моделирования функционирования.

Демократический -- стиль руководства и управления, опирающийся на приоритет прав и участие работников в управлении.

Дискретность - прерывность, выделенность составляющих.

Звено - элемент структуры или процесса, представляющий первичную часть в последовательности их строения.

Инновационная организация - процесс, система, разрабатывающие и реализующие принципиально новые подходы и решения.

Инструментарий - упорядоченная совокупность, комплекс средств целенаправленного воздействия и методов применения.

Концерн - тесная, устойчивая интеграция организаций.

Корпоративность - склонность к групповой ассоциации и кооперации.

Механизм - целенаправленно функционирующая система.

Мотивация - внутреннее, опосредованное побуждение.

Оперативность - быстрота, своевременность, согласованность.

Орган - структурная часть организации, наделенная самостоятельными, законченными функциями.

Организационная структура - отражение внутреннего строения системы четко определенной конфигурацией элементов и связей.

Организация: - объединение людей для достижения целей.

Планирование - одна из важнейших функций руководителя, содержащая в качестве главных компонентов прогнозирование будущего развития и выработку способов реализации этого будущего.

Порядок - складывающееся или устанавливаемое и поддерживаемое соотношение составляющих.

Правила - устанавливаемые, ожидаемые в выполнении и контролируемые положения.

Принцип -- руководство, правило, норма, рекомендация.

Стимулирование - внешнее, целенаправленное принуждение.

Структура - отражение внутреннего строения.

Управление - процесс координации различных деятельностей с учетом их целей, условий выполнения, этапов реализации.

Размещено на Allbest.ru